# Millised e-kirjade arhiveerimist käsitlevad õigusaktid kehtivad Ühendkuningriigis? Kui tegemist on teie isiklike e-kirjadega, võite ise otsustada, kas need säilitada või kustutada. Kui aga tegelete äritegevusega – eriti reguleeritud valdkonnas –,**võivad Ühendkuningriigi andmekaitseseadused ja valdkonna eeskirjad nõuda teilt teatud e-kirjade säilitamist**. Käesolevas artiklis selgitame [e-kirjade arhiveerimise](https://www.ionos.co.uk/office-solutions/email-archiving "Email Archiving - IONOS") põhitõdesid, tutvustame Ühendkuningriigi õiguslikku raamistikku ja anname ülevaate parimatest tavadest, mis aitavad tagada nõuete täitmise. ## Mis on e-kirjade arhiveerimine? E-kirjade arhiveerimine tähendab kõigi sissetulevate ja väljaminevate e-kirjade, sealhulgas metaandmete ja manuste **süstemaatilist ja turvalist säilitamist**. Erinevalt tavapärastest varukoopiatest on arhiveerimine mõeldud **pikaajaliseks säilitamiseks ja hõlpsaks leidmiseks**, eriti juhul, kui seda nõuavad õigusaktid või regulatsioonid. Kuigi e-kirjade arhiveerimisnõuete järgimine on tugev motivatsioon, pakub arhiveerimine ka praktilist kasu: - **Vähendab** peamiste e-posti serverite**koormust**, parandades seeläbi**nende** jõudlust. - **Pakub kaitset õigusvaidluste**, regulatiivsete auditite või sisemiste uurimiste**korral**. - **Võimaldab** kogemata kustutatud või kadunud e-kirjade**kiiret taastamist**. - **Toetab katastroofijärgset taastamist ja tegevuse jätkuvuse planeerimist**. ## Kellele kehtivad e-kirjade arhiveerimise nõuded ja miks? Seadus ei kohusta kõiki ettevõtteid e-kirju arhiveerima. Siiski **on paljud Ühendkuningriigi organisatsioonid tegelikult kohustatud seda tegema** järgmistel põhjustel: - Ühendkuningriigi [isikuandmete kaitse](https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2018/12/contents "Data Protection Act 2018") üldmäärus (GDPR) ja [2018. aasta andmekaitseseadus](https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2018/12/contents "Data Protection Act 2018") - Tööstusharuspetsiifilised eeskirjad - Õigusriskide juhtimine ja vaidluste lahendamise vajadused E-kirjade arhiveerimine on eriti oluline reguleeritud valdkondades, nagu näiteks: - **Rahandus ja kindlustus** - **Tervishoid** - **Õigusabi** - **Avalik sektor** - **Haridus ja teadus** Kui teie organisatsioon töötleb isikuandmeid, tegeleb klientide või patsientidega või on auditeerimise objektiks, on e-kirjade säilitamine ja haldamine hädavajalik. **E-kirjade arhiveerimata jätmine** võib kaasa tuua trahve, õiguslikke riske või maine kahjustamist. ## Peamised Ühendkuningriigi õiguslikud raamistikud e-kirjade arhiveerimiseks ### Ühendkuningriigi isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) ja 2018. aasta andmekaitseseadus **Ühendkuningriigi isikuandmete kaitse üldmäärus (UK GDPR)** ja **2018. aasta andmekaitseseadus** reguleerivad isikuandmete kogumist, säilitamist ja töötlemist Ühendkuningriigis. Nende seaduste kohaselt: - Isikutel on õigus oma isikuandmetele juurde pääseda ( **isikuandmete juurdepääsutaotluse** ehk SARi kaudu) - Te peate SAR-idele vastama **ühe kuu jooksul**, mida keeruliste juhtumite korral võib pikendada kahe kuuni - Taotlused on **tasuta**, välja arvatud juhul, kui need on ülemäärased või korduvad Kui e-kirjades on salvestatud isikuandmeid, peate suutma **neid e-kirju kiiresti ja turvaliselt üles leida ning välja otsida**. Nõuete rikkumine võib kaasa tuua **Informatsiooni voliniku ameti (ICO)** poolt rakendatavad täitemeetmed. ### 2000. aasta teabevabaduse seadus (FOIA) Käesolev seadus kehtib **riigiasutuste** ja teatavate riiklikult rahastatavate asutuste suhtes. See annab kodanikele õiguse taotleda teavet, sealhulgas e-kirjavahetust. - Vastused tuleb esitada **20 tööpäeva** jooksul - Kui asjakohane teave on salvestatud e-kirjadesse, peab see olema kättesaadav - Nõuete täitmata jätmine võib kaasa tuua regulatiivseid karistusi **Eraettevõtted** ei kuulu FOIA reguleerimisalasse, välja arvatud juhul, kui nad osutavad teenuseid avaliku sektori asutuste nimel. ### Valdkonnapõhised eeskirjad Sõltuvalt teie tegevusalast võivad kehtida täiendavad eeskirjad. Näiteks: - **Finantskäitumise Järelevalveameti (FCA)** eeskirjad andmete säilitamise ja auditeerimise kohta - **Advokaatide Reguleerimisasutuse (SRA)** suunised kliendisuhtluse kohta - **NHS andmete säilitamise standardid** ja IG Toolkit’i nõuete täitmine - **Haridussektori kaitsemeetmed ja andmete turvalisuse põhimõtted** Andmete säilitamise tähtajad varieeruvad sageli valdkonniti, kuid jäävad tavaliselt **vahemikku 3–6 aastat**. ## Kuidas tagada e-kirjade arhiveerimise nõuete täitmine Et täita Ühendkuningriigi õigus- ja regulatiivseid nõudeid, peaksid ettevõtted rakendama struktureeritud ja turvalisi arhiveerimisprotsesse. See hõlmab järgmist: Teie e-kirjade arhiveerimislahendus peaks: - Tagage **turvalisus** juurdepääsukontrolli ja krüpteerimise abil - Ole **otsitav**, võimaldades kiiret ja täpset e-kirjade leidmist - Säilita metaandmed, manused ja sõnumi kontekst - Võimaldage eksportimist **standardvormingutes** (nt PST, PDF, EML) Samuti peaksite: - Teadke, **kus** teie e-kirju säilitatakse (Ühendkuningriigis asuvad või GDPR-ile vastavad andmekeskused) - Määrake kindlaks ja dokumenteerige oma **säilitamispoliitika** (kui kaua e-kirju säilitatakse, mis kustutatakse) - Koolitage töötajaid e-kirjade haldamise protseduure järgima - Määrake kontaktisikuks **vastavusametnik või andmete vastutav töötleja** - Viige läbi perioodilisi auditeid, et kontrollida tõhusust ## Mida peaks teie e-kirjade arhiveerimise kord sisaldama? Selge sisemine eeskiri tagab e-kirjavahetuse järjepideva ja seadusliku käsitlemise. See peaks hõlmama järgmist: - E-kirjade arhiveerimise **eesmärk** ja õiguslik alus - **Kohaldamisala**: millised e-kirjad arhiveeritakse ja kui kauaks - **Säilituskoht** ja kasutatav tehnoloogia - **Juurdepääsu kontroll** ja otsinguprotseduurid - **Kustutamiseeskirjad** (millal ja kuidas e-kirju kustutatakse) - **Töötajate vastutus** ja eskalatsiooniteed Poliitika olemasolu aitab teie organisatsioonil valmistuda **audititeks, vaidlusteks või andmesubjekti juurdepääsutaotlusteks**. Palun tutvuge käesoleva artikli õigusliku hoiatusega. This is a markdown version of: [https://www.ionos.com/et-ee/digitalguide/e-post/tehnilised-kuesimused/e-kirjade-arhiveerimine-seadused-ja-tavad-mida-peaksite-teadma/](https://www.ionos.com/et-ee/digitalguide/e-post/tehnilised-kuesimused/e-kirjade-arhiveerimine-seadused-ja-tavad-mida-peaksite-teadma/) for AI/LLM consumption.