# Kādi tiesību akti par e-pasta arhivēšanu ir spēkā Apvienotajā Karalistē? Ja runa ir par jūsu privātajām e-pastu vēstulēm, jūs pats varat izlemt, vai tās saglabāt vai dzēst. Taču, ja jūs vadāt uzņēmumu — it īpaši regulētā nozarē —**Apvienotās Karalistes datu aizsardzības likumi un nozares noteikumi var prasīt, lai jūs saglabātu noteiktas e-pastu vēstules**. Šajā rakstā mēs izskaidrosim [e-pasta arhivēšanas](https://www.ionos.co.uk/office-solutions/email-archiving "Email Archiving - IONOS") pamatus, izklāstīsim Apvienotās Karalistes tiesisko regulējumu un iepazīstināsim ar labākajām praksēm, lai nodrošinātu atbilstību normatīvajām prasībām. ## Kas ir e-pasta arhivēšana? E-pasta arhivēšana ir visu ienākošo un izejošo e-pasta ziņojumu, tostarp metadatu un pielikumu, **sistemātiska un droša uzglabāšana**. Atšķirībā no parastajām dublējumkopijām arhivēšana ir paredzēta **ilgtermiņa saglabāšanai un vieglai piekļuvei**, jo īpaši gadījumos, kad tas nepieciešams juridisku vai normatīvu prasību dēļ. Lai gan atbilstība e-pasta arhivēšanas prasībām ir spēcīgs motivācijas faktors, arhivēšanai ir arī praktiskas priekšrocības: - **Samazina** primāro e-pasta serveru**slodzi**, uzlabojot to veiktspēju. - **Nodrošina aizsardzību tiesiskos strīdos**, regulatīvajās pārbaudēs vai iekšējās izmeklēšanās. - **Ļauj ātri atgūt** nejauši dzēstus vai pazaudētus e-pastus. - **Atbalsta avārijas atjaunošanu un darbības nepārtrauktības plānošanu**. ## Uz ko attiecas e-pasta arhivēšanas prasības un kāpēc? Ne visiem uzņēmumiem likums skaidri paredz pienākumu arhivēt e-pastus. Tomēr **daudzas Apvienotās Karalistes organizācijas faktiski ir spiestas to darīt** šādu iemeslu dēļ: - Apvienotās Karalistes Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR) un [2018. gada Datu aizsardzības likums](https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2018/12/contents "Data Protection Act 2018") - Nozarei specifiski noteikumi - Juridiskā riska pārvaldība un strīdu risināšanas vajadzības E-pasta arhivēšana ir īpaši svarīga regulētās nozarēs, piemēram: - **Finanšu un apdrošināšanas nozare** - **Veselības aprūpe** - **Juridiskie pakalpojumi** - **Valsts iestādes** - **Izglītība un pētniecība** Ja jūsu organizācija apstrādā personas datus, strādā ar klientiem vai pacientiem vai tiek pakļauta revīzijām, e-pasta vēstuļu saglabāšana un pārvaldība ir ārkārtīgi svarīga. **E-pasta vēstuļu nearkivēšana** var izraisīt naudas sodus, juridiskas sekas vai reputācijas kaitējumu. ## Galvenie Apvienotās Karalistes tiesiskie regulējumi e-pasta arhivēšanai ### Apvienotās Karalistes Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR) un 2018. gada Datu aizsardzības likums **Apvienotās Karalistes Vispārīgā datu aizsardzības regula (UK GDPR)** un **2018. gada Datu aizsardzības likums** nosaka, kā Apvienotajā Karalistē ir jāveic personas datu vākšana, uzglabāšana un apstrāde. Saskaņā ar šiem likumiem: - Fiziskām personām ir tiesības piekļūt saviem personas datiem (iesniedzot **piekļuves pieprasījumu** jeb SAR) - Jums ir jāatbild uz SAR **viena mēneša laikā**, kas sarežģītos gadījumos var tikt pagarināts līdz diviem mēnešiem - Pieprasījumi ir **bezmaksas**, ja vien tie nav pārmērīgi vai atkārtojas Ja e-pastos tiek glabāti personas dati, jums jāspēj **šos e-pastus ātri un droši atrast un izgūt**. Šo prasību neievērošana var izraisīt **Informācijas komisāra biroja (ICO)** sankciju piemērošanu. ### 2000. gada Informācijas brīvības likums (FOIA) Šis likums attiecas uz **valsts iestādēm** un noteiktām publiski finansētām organizācijām. Tas dod sabiedrības locekļiem tiesības pieprasīt informāciju, tostarp e-pasta saraksti. - Atbildes jāiesniedz **20 darba dienu** laikā - Ja attiecīgā informācija ir saglabāta e-pastos, tai jābūt pieejamai - Neievērošanas gadījumā var tikt piemērotas regulatīvās sankcijas Uz**privātajiem uzņēmumiem** neattiecas FOIA, ja vien tie nesniedz pakalpojumus valsts iestāžu vārdā. ### Nozarei specifiski noteikumi Atkarībā no jūsu nozares var būt spēkā papildu noteikumi. Piemēri: - **Finanšu uzraudzības iestādes (FCA)** noteikumi par uzskaiti un revīzijām - **Advokātu regulēšanas iestādes (SRA)** vadlīnijas par saziņu ar klientiem - **NHS datu glabāšanas standarti** un IG Toolkit atbilstība - **Izglītības nozares aizsardzības un datu drošības politikas** Datu glabāšanas termiņi bieži vien atšķiras atkarībā no nozares, taču parasti tie ir no **3 līdz 6 gadiem**. ## Kā nodrošināt atbilstību e-pasta arhivēšanas prasībām Lai izpildītu Apvienotās Karalistes likumdošanas un regulatīvās prasības, uzņēmumiem ir jāievieš strukturēti un droši arhivēšanas procesi. Tas ietver šādus pasākumus: Jūsu e-pasta arhivēšanas risinājumam būtu: - Nodrošiniet **drošību**, izmantojot piekļuves kontroli un šifrēšanu - Nodrošiniet **meklēšanas iespējas**, ļaujot ātri un precīzi atrast e-pastus - Saglabājiet metadatus, pielikumus un ziņojumu kontekstu - Nodrošiniet eksportēšanu **standarta formātos** (piemēram, PST, PDF, EML) Jums būtu arī: - Ziniet, **kur** tiek glabātas jūsu e-pasta vēstules (datu centros Apvienotajā Karalistē vai datu centros, kas atbilst GDPR prasībām) - Noteikt un dokumentēt datu **glabāšanas politiku** (cik ilgi tiek glabātas e-pasta vēstules, kas tiek dzēsts) - Apmāciet personālu ievērot e-pasta pārvaldības procedūras - Ieceliet **atbilstības speciālistu vai datu pārziņu** kā kontaktpersonu - Veiciet periodiskas revīzijas, lai pārbaudītu efektivitāti ## Kas būtu jāiekļauj jūsu e-pasta arhivēšanas politikā? Skaidri formulēta iekšējā politika nodrošina saskaņotu un likumīgu e-pasta sarakstes apstrādi. Tai jāaptver: - E-pasta arhivēšanas **mērķis** un juridiskais pamats - **Darbības joma**: kādas e-pasta vēstules tiek arhivētas un cik ilgi - **Uzglabāšanas vieta** un izmantotā tehnoloģija - **Piekļuves kontrole** un meklēšanas procedūras - **Dzēšanas noteikumi** (kad un kā e-pasti tiek dzēsti) - **Darbinieku pienākumi** un eskalācijas kārtība Politikas ieviešana palīdz jūsu organizācijai sagatavoties **revīzijām, strīdiem vai pieprasījumiem** par **datu piekļuvi**. Lūdzu, ņemiet vērā šī raksta juridisko atrunu. This is a markdown version of: [https://www.ionos.com/lv-lv/digitalguide/e-pasts/tehniskie-jautajumi/e-pasta-arhivesana-likumi-un-prakse-kas-jums-jazina/](https://www.ionos.com/lv-lv/digitalguide/e-pasts/tehniskie-jautajumi/e-pasta-arhivesana-likumi-un-prakse-kas-jums-jazina/) for AI/LLM consumption.