# Como escrever um e-mail formal: Dicas e exemplos Mais de **300 bilhões de e-mails** são escritos e enviados todos os dias no mundo, o que faz deste tipo de comunicação parte da vida cotidiana da maioria das pessoas. Principalmente em situações profissionais, e-mails mal escritos ou que não seguem um certo padrão podem pegar mal e não alcançar o objetivo almejado. Para evitar o cometimento de erros, aprenda, com o nosso tutorial, como escrever um e-mail formal. Dica **Como escrever um e-mail da forma correta:** 1. Escolha um assunto que explicite o objetivo do e-mail 2. Use a saudação adequada 3. Comece seu texto com as informações mais importantes 4. Seja objetivo no conteúdo e na estruturação 5. Faça uso de listas e destaque palavras-chave 6. Padronize seu e-mail com formatos e fontes 7. Finalize com o encerramento adequado 8. Assine e adicione anexos, se necessário ## Como escrever um e-mail formal de qualidade? Ao escrever um e-mail formal, você transmite profissionalismo e respeito. Tente sempre **adequar seu texto ao destinatário**. Ainda, aposte em frases **informativas e bem estruturadas**. Deixe o intuito da comunicação sempre clara e ajude no entendimento da sua intenção. Edite seu texto para que ele fique **o mais objetivo possível**, mas mantenha sempre a educação. Assim, você otimizará seu próprio tempo e o do seu leitor. Não economize na **cortesia** ao escrever um e-mail formal. Cumprimentar adequadamente, usar “por favor” e “obrigado”, e despedir-se educadamente são indispensáveis. Regras de etiqueta também se aplicam a e-mails e aumentam as chances de ele ser levado a sério e respondido em tempo hábil pelo destinatário. ## Passo a passo para escrever um e-mail formal Assim como cartas, e-mails formais também devem seguir um padrão, para que sejam adequadamente considerados pelo destinatário. ### Passo 1: Assunto Ao iniciar a escrita de um novo e-mail, você se depara com a caixa de assunto, muitas vezes ignorada. Ela serve para sinalizar **o objetivo da mensagem** logo de cara. Ao tomarem conhecimento do assunto, destinatários conseguem julgar, com mais rapidez, o imediatismo da comunicação e agir de acordo. O assunto de um e-mail também auxilia a organização e a classificação da caixa de entrada. Apresentamos, abaixo, interessantes exemplos de assuntos: - *Reunião para início do projeto: 24/03 - 10h* - *Programação: Seminário de Direitos Trabalhistas* - *Ata da Assembleia de 7 de novembro 2023* - *Aviso TI: Manutenção de software* Esses exemplos explicitam imediatamente aos destinatários, o conteúdo da mensagem do e-mail, assim como sua (possível) urgência. Evite inserir frases imprecisas no assunto, que não abordem o tema principal da comunicação, ou que possam causar algum desconforto: - *Atenção! Urgente!* — Faz mais sentido indicar o que é tão urgente do que utilizar palavras genéricas - *Pedido* — Adiante o que será pedido no e-mail - *Mais algumas dúvidas sobre o que foi acordado na reunião da última sexta-feira* — Escreva um assunto curto e objetivo - *RES: ENC: RES: ENC: RES: ENC: Almoço de domingo com Felipe e Cláudia* — Elimine abreviações automáticas - *Isso não está certo!* — Não adicione uma crítica ao assunto do e-mail Nota Em se tratando de [e-mail marketing](https://www.ionos.com/marketing/email-marketing "E-mail Marketing Software — IONOS"), muitas vezes muita energia é gasta na formulação do assunto perfeito. Utilize testes A/B e estatísticas para otimizar suas taxas de abertura de e-mails. ### Passo 2: Saudação Comece a escrever um e-mail formal pela saudação, acompanhada do vocativo. Apesar de curto e padronizado, muitos ainda se confundem na hora de elaborar o cumprimento adequado. #### Formalidade da saudação É preferível ser mais formal e educado que o necessário, do que o contrário. Utilizando a **expressão clássica** “Prezado Senhor…/Prezada Senhora…”, você nunca errará, principalmente se estiver se dirigindo a desconhecidos. Também pode ser interessante inserir título profissional em mensagens para doutores, advogados, médicos e outros: “Prezado Doutor…/ Prezada Doutora…”. Altos cargos exigem maiores formalidades. Nestes casos, opte por “Excelentíssimo Senhor…/Excelentíssima Senhora…”. Contudo, caso você já conheça o destinatário e tenha certa intimidade, basta dirigir-se a ele pelo nome, ou nome e sobrenome, precedido de termos como “Olá” ou “Bom dia”. #### Quem deve ser nomeado primeiro? Se você estiver escrevendo um e-mail formal que será enviado a várias pessoas, o ideal é que todas elas sejam nomeadas. Termos genéricos, como “Prezados”, só devem ser usados caso você não tenha acesso aos nomes dos destinatários. Via de regra, comece por mencionar quem possui **o cargo hierarquicamente mais elevado**. Caso estejam todos no mesmo nível, liste os nomes por ordem alfabética. #### Como saber o gênero do destinatário? Se você só tiver acesso, por exemplo, ao sobrenome do destinatário, será difícil descobrir seu gênero. Caso tenha tempo, realize breve pesquisa, para escrever o e-mail utilizando o artigo correto — usar o artigo errado pode somar pontos negativos à sua comunicação. Sites, redes sociais e cadastros podem ajudar você a obter mais informações sobre o destinatário. Caso não seja possível identificar o gênero do leitor, aposte em “Prezado(a) Senhor(a)”. #### Como pontuar a saudação? Inicie a saudação com letra maiúscula e finalize-a com uma **vírgula**. Deixe uma linha em branco e, em seguida, comece o texto do e-mail utilizando letra maiúscula. Jamais finalize uma saudação com ponto final. ### Passo 3: Introdução Antes de tratar propriamente do tema do seu e-mail, inicie a comunicação com um “quebra-gelo”. Sua introdução deve ser **concisa**, para não desperdiçar seu tempo e o do leitor. Observe alguns exemplos de como iniciar um e-mail: - *Com enorme interesse, entro em contato para me candidatar à vaga de emprego anunciada.* - *Espero que tenha aproveitado as suas férias.* - *Obrigada por auxiliar-me nas dúvidas de ontem.* - *Agradeço a pronta resposta!* - *Sua palestra sobre como escrever um e-mail formal foi de grande ajuda.* Caso seja possível, personalize a comunicação introdutória, **evitando frases genéricas**, como “faz tempo que não chove”. Pergunte sobre como o destinatário passou as férias, se melhorou do problema de saúde ou faça algum agradecimento, para demonstrar interesse. Como mostra o primeiro exemplo, você também pode utilizar a introdução do seu texto para reforçar o motivo do contato (no nosso caso, candidatar-se a uma vaga de emprego). ### Passo 4: Bloco de texto Chegou a hora do nosso tutorial de como escrever um e-mail formal focar-se no principal: no **conteúdo do e-mail**, que, como todos os outros componentes, deve ser **objetivo e bem estruturado**. Tenha em mente que, acima de tudo, seu leitor deve ser capaz de entender o que você deseja transmitir, para responder ou agir de acordo. Siga estas regras para escrever um e-mail de qualidade: - **Frases curtas**: Construa frases simples. Grandes orações, com vírgulas e voltas, podem atrapalhar o fluxo de leitura. - **Negrito e itálico**: Utilize a seu favor recursos para destacar as informações mais importantes do seu texto. Contudo, não exagere nos destaques — um por parágrafo é suficiente. - **Parágrafos lógicos**: Parágrafos estruturam o texto e devem ser divididos com clareza, de acordo com o contexto. Construa parágrafos que contenham de três a cinco frases. - **Listas**: Construa listas para apresentar fatos ou dados com maior objetividade. Dados de um encontro, custos de um projeto, membros de um passeio etc., podem ser elencados em índice, para facilitar a leitura. - **Palavras simples**: Muitas vezes a complexidade pode atrapalhar. Escreva com simplicidade, para que todos consigam entender o que você tem a dizer. Se forem imprescindíveis para a comunicação, faça uso de palavras elaboradas ou específicas, mas com parcimônia. - **Comunicação não violenta**: E-mails formais devem ser sempre corteses. Especialmente ao tecer críticas, elabore-as de forma construtiva. Evite escrever frases imperativas ou negativas. Dica Não espere até a última hora para pensar na estruturação do seu e-mail. Antes de começar a escrevê-lo, esboce sua estrutura, combinando pontos principais numa ordem lógica. ### Passo 5: Encerramento Um e-mail formal deve ser encerrado de maneira apropriada, com uma conclusão. Use o parágrafo de encerramento para resumir o assunto tratado, chamar o destinatário à ação ou para deixar uma boa impressão: - *Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.* - *Agradeço pela atenção.* - *Encontre mais informações no nosso site.* - *Ficarei feliz com a sua resposta.* - *Bom dia de trabalho e bom fim de semana.* Nota Apesar de cortês, a frase **“Desde já, agradeço pela resposta”** pode causar incômodo quando utilizada em processos de recrutamento. Como remetente, você demonstra estar aguardando uma ação que pode pressionar negativamente o seu destinatário. ### Passo 6: Fecho A saudação final é tão importante quanto a saudação inicial em e-mails formais, pois expressa apreço pelo leitor. Faça uso dos bons modos, mas sem exageros. Em caso de dúvida, aposte no padrão: “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”. Também é possível **utilizar variações** de fecho, para personalizar a comunicação: - *Com os melhores cumprimentos* - *Cordialmente* - *Saudações* - *Até breve* - *Grato/Grata* Apesar de ambas as formas serem aceitas na atualidade (com e sem vírgula), tradicionalmente adiciona-se essa pontuação ao fecho, separando-o da assinatura. Para não errar ao escrever e-mails formais, finalize o encerramento com o ponto final, pule uma linha, insira o fecho com vírgula, pule outra linha e parta para a assinatura, como mostra o exemplo abaixo: *Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.* *Cordialmente,* *Fulano de Tal* Dica Prefira não abreviar o fecho, como “Att.”, em e-mails formais. É importante se dar o trabalho de escrever a palavra por extenso, para um ar mais atencioso. ### Passo 7: Assinatura A assinatura é a última parte do seu e-mail. Além de apresentar seu nome, utilize este espaço para compartilhar informações de contato com o destinatário. Aprenda o que incluir e o que deixar em lado em [assinaturas de e-mail](https://www.ionos.com/pt-br/digitalguide/e-mail/marketing-por-e-mail/assinatura-de-e-mail-profissional/) pessoais e profissionais, no nosso artigo especializado. Nota P.S.: O *post scriptum* é um adendo que remonta o tempo das cartas escritas à mão, cuja edição era impossível. Como, antes de enviá-los, é possível editar e-mails tanto quanto necessário, dispense o uso do P.S. nesta e em outras comunicações digitais. ### Passo 8: Anexos Adicione um anexo ao seu e-mail somente se ele for realmente importante, para manter o e-mail **o mais leve possível**. Primeiramente, caixas de e-mail têm capacidade de armazenamento limitadas. Em segundo lugar, muitas pessoas costumam acessar o correio eletrônico somente pelo celular, que pode ficar mais lento ou gastar mais dados móveis que o desejado ao baixar anexos. Idealmente, limite anexos de e-mail a 5 MB. Caso não seja possível, ofereça um link de acesso ao conteúdo ou envie arquivos pesados somente mediante solicitação. ## Exemplo de como escrever um e-mail formal ***Assunto: Convite para Workshop XXXX, 24/11/23*** *Prezado Doutor Fulano de Tal,* *Primeiramente, gostaria de agradecer a agradável e informativa conversa que tivemos na semana passada.* *Conforme discutido na ocasião, ofereceremos um workshop sobre o tema aos interessados. Por isso, é com enorme prazer que o convidamos oficialmente a participar do evento.* - *Data: 24 de novembro de 2023* - *Horário: 10h00 - 16h00* - *Local: Sala de reuniões da empresa* *Receberemos, no total,**28 convidados**. Um**brunch**será oferecido a todos, no momento do intervalo.* *Caso tenha interesse em ser um de nossos palestrantes, peço que tenha a gentileza de entrar em contato o mais rapidamente possível, para que possamos inserir sua contribuição na programação*. *Será um prazer tê-lo conosco novamente.* *Até breve,* *Sicrano de Tal* *Coordenador de Recursos Humanos* *Empresa S/A* *Rua do Comércio, nº 123, Cidade das Flores – SP, CEP 77777-777* *Telefone: (11) 99999-9111* *E-mail: `sicrano.rh@empresa.com.br`* *`www.empresa.com.br`* **Quais são os acertos deste e-mail?** - A caixa de assunto é específica e objetiva. - A saudação é apropriada e personalizada, por conter o título do remente. - A introdução “quebra o gelo” ao relembrar pontos positivos de um encontro passado. - O bloco de texto é composto de parágrafos concisos e os dados mais importantes são listados ou destacados. - Uma chamada à ação foi inserida no encerramento. - A saudação final é cortês e personalizada. - A assinatura está completa e dispõe de variadas formas de contato. - Não foi necessário inserir anexo. ## Certo e errado ao escrever um e-mail formal
Errado Certo
Erros de digitação causam má impressão, pois muitos podem pensar que você não deu tanta atenção à escrita da mensagem. Releia seu e-mail e corrija possíveis erros antes de enviá-lo, para evitar constrangimentos.
Uma saudação inadequada, com nome, gênero ou título errado pode irritar seu leitor antes mesmo de ele chegar ao conteúdo de fato. Cheque seu remetente para certificar-se de utilizar a saudação correta, o gênero e o título devido.
Na pressa, é possível esquecer o anexo mencionado no texto, o que obrigará você a enviar um outro e-mail em sequência. Evite o constrangimento verificando a anexação de arquivos, se ela foi concluída com sucesso e se o documento anexado é o correto.
Se seu e-mail for baseado na emoção, podem surgir mal-entendidos na comunicação. Escreva e-mails em tom neutro ou amigável em ocasiões formais ou profissionais, para que não haja espaço para interpretações.
Frases longas ou complexas demais podem causar confusão ou serem completamente ignoradas pelos leitores. Seja prático e objetivo na comunicação por e-mail, e apresente informações importantes em destaque ou em listas.
Abreviaturas podem não ser compreendidas pelos leitores, obrigando-os a pesquisar pelos termos ou a ignorá-los, o que poderá comprometer a comunicação. Se o foco da sua mensagem é o leitor, opte sempre por escrever todas as palavras por extenso. Elas sempre são compreendidas mais rapidamente.
Sarcasmos e ironias podem não ser tão bem compreendidos quando em contextos escritos. Seja objetivo e escreva exatamente o que você quer dizer, para não ser mal interpretado. E-mails formais dispensam o uso de humor.
Emojis e emoticons ajudam a transmitir emoções, mas são pouco profissionais. Crie uma atmosfera amigável com o uso de palavras respeitosas e demonstrando interesse pelo destinatário.
Quando um texto é mal formatado, a leitura se torna mais difícil. Estrutura confusa, parágrafos sem conexão ou quebras de linha repentinas podem irritar destinatários, principalmente em acessos pelo celular. Organizar o texto de acordo com as ideias que ele transmite facilita a compreensão e a orientação dos leitores.
Ao entrar em contato com um e-mail grande demais, alguns destinatários chegam a esquecer-se do começo da mensagem, ao finalizá-la. Isso é, obviamente, um problema.Principalmente em situações de trabalho, ninguém tem tempo suficiente para ler grandes e-mails, a não ser que estes sejam extremamente necessários. Mesmo ao tratar de questões complexas, tente reduzir seu texto ao máximo, transmitindo somente o essencial. Isso deixará o assunto muito mais claro.
Antes de enviar um e-mail, pense se ele é realmente necessário, pois quem o recebe tem de dedicar tempo à leitura. Uma mensagem instantânea, uma ligação ou uma conversa cara a cara podem ser suficientes para esclarecer uma questão.
Cada cultura é diferente, portanto, palavras, traços e gestos culturais podem não ser bem recebidos. Talvez a amistosidade brasileira seja mal interpretada na Alemanha, país de indivíduos mais diretos. Ao tratar com parceiros internacionais, atente-se a questões culturais e adeque sua mensagem de acordo, para que seu e-mail seja visto com profissionalismo.
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