# Como declarar despesas com refeições e eventos corporativos

Quase todas as empresas têm dúvidas quanto a como registrar despesas de eventos corporativos. Independentemente de se tratar de uma multinacional gigante, uma pequena empresa ou um freelancer, **almoços ou jantares de negócios** constituem aspectos importantes das atividades comerciais gerais. Ocasiões como essas permitem que você se reúna com clientes, parceiros e até mesmo fornecedores, para estreitar relacionamentos, tratar de novos projetos e negociar contratos. Tudo isso tem um preço, mas parte dos custos podem ser dedutíveis de impostos.

No Brasil, despesas com alimentação e eventos corporativos podem ser dedutíveis de impostos, dependendo do regime de tributação (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e das regras estabelecidas pela Receita Federal. Entre situações possíveis de dedução estão festas de fim de ano e alguns outros eventos internos. Para conseguir as deduções, contudo, você deve documentar bem tais despesas e provar que estas estão diretamente relacionadas aos seus negócios.

Claro que nem é preciso dizer que, para fazer isso, você precisa organizar e armazenar todos os documentos pertinentes. No entanto, essa não é a única razão pela qual guardar os recibos de despesas com refeições e eventos corporativos é importante. Qualquer negócio, pequeno ou grande, pode ser escolhido para passar por uma **auditoria fiscal**. Se, em tal ocasião, as autoridades fiscais descobrirem que as refeições empresariais e as demais despesas com eventos não foram registradas corretamente e não podem ser comprovadas com os respectivos recibos, elas podem aplicar sanções. Por esse motivo, apresentamos neste artigo as informações mais importantes relacionadas às despesas com refeições e eventos corporativos.

## O que são recibos de despesas com refeições e eventos corporativos?

Um recibo de despesa é um documento contendo detalhes sobre **despesas de hospitalidade realizadas para fins comerciais**, como uma refeição empresarial. Tecnicamente, recibos de despesas com refeições e eventos corporativos pertencem à categoria de **documentos de suporte**, que normalmente são fornecidos por uma parte externa, neste caso, o restaurante ou o devido fornecedor. Taxas de serviço, aluguel do salão, cobrança de estacionamento e quaisquer outros custos relacionados também podem ser incluídos entre as despesas dedutíveis, a depender das circunstâncias. Para cumprir os padrões contábeis e fiscais no Brasil, é imperativo que você esteja em posse de todos os recibos e documentos de despesas corretos.

Especificamente no Brasil, é importante que as despesas enviadas às autoridades fiscais estejam claramente relacionadas a atividades empresariais, sendo essencial documentar adequadamente o evento e a finalidade corporativa dele. Isso inclui detalhes como o motivo da refeição ou evento, a lista de participantes, entre outros.

## O que um recibo de despesas com alimentação e eventos deve conter?

Para comprovar a finalidade de uma refeição ou evento corporativo, apresentar um simples recibo do restaurante, bar etc. não é suficiente como evidência documental. Sua documentação deve incluir todos os seguintes itens, para que possa ser considerada:

- **Nome e localização** do restaurante, **data** e **valor** da refeição ou evento
- **Número de pessoas** servidas
- O recibo deve registrar quaisquer **outros itens**, além de alimentos e bebidas, se também consumidos
- **Motivo** da refeição ou evento

## Dicas adicionais sobre recibos de refeições e eventos

Ao registrar despesas de eventos corporativos, você deve observar mais alguns pontos:

- O recibo precisa ser **impresso** – recibos e confirmações manuscritas devem ser evitados.
- Se você não tiver certeza se o recibo de despesas é suficiente, pode ser útil arquivar **provas adicionais** de que o evento ocorreu. Isso pode incluir e-mails enviados aos participantes ou até mesmo a programação do dia do evento.
- Em princípio, a ocasião e os custos associados devem ser aproximadamente proporcionais. Isso significa que os custos não devem ser muito excessivos para que o auditor entenda o valor gasto como **razoável**.
- É sempre recomendável que você **assine** cada recibo de despesas.

Conforme mencionado acima, **taxas de serviço** também são parte importante das refeições empresariais, podendo ser documentadas como despesa. De toda forma, é fundamental que você consiga comprovar todas as despesas por meio de recibos ou notas fiscais, independentemente do valor destas.

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