# Modelo de livro-caixa: Ferramenta útil de contabilidade

O livro-caixa é um dos livros contábeis mais importantes da contabilidade corporativa. Apesar de ser um documento simples, muitas vezes uma planilha do Excel, o livro-caixa é usado para registrar os **pagamentos em dinheiro de uma empresa**. Afinal, se uma empresa tem de demonstrar suas finanças anualmente para a Receita Federal, ela deve não somente prestar conta das transações feitas por débito ou crédito, mas também elaborar uma lista com todas as transações realizadas em dinheiro.

Manter um livro-caixa ajuda a garantir que essa lista esteja sempre correta, e modelos de livro-caixa podem ser de grande ajuda. A vantagem de um **livro-caixa digital, como uma planilha Excel**, é que este é mais rápido e claro. Ainda, os valores podem ser inseridos automaticamente e compensados entre si. Assim sendo, modelos de livro-caixa digitais apresentam um panorama da situação financeira de uma empresa, poupando a necessidade de cálculos demorados, que podem incorrer em erros.

Adotar um modelo de livro-caixa também pode ser vantajoso para autônomos, independentemente de serem obrigados a manter um livro-caixa ou não. Além de disponibilizar um modelo de livro-caixa para download, este artigo também lhe ensinará a preenchê-lo corretamente. Primeiramente, contudo, explicamos o que está realmente envolvido com a manutenção de um livro-caixa.

## Quem deve manter um livro-caixa?

Nem todos são obrigados a manter um livro-caixa: ele é obrigatório apenas para empresas que operam usando escrituração contábil por partidas dobradas e devem preparar um **balanço patrimonial** anual. No Brasil, a contabilidade deve seguir as normas estabelecidas pelo Código Civil Brasileiro e pelo Regulamento do Imposto de Renda, além das normas emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade. Ainda, é importante que você tome conhecimento e siga as normas brasileiras de contabilidade (NBC) emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade.

Fato No caso de uma auditoria fiscal, um **livro-caixa incompleto ou incorreto** pode levar a consequências desagradáveis, como a avaliações negativas pela Receita Federal. Para evitar dores de cabeça, certifique-se de manter os seus livros-caixa sempre completos e compreensíveis.

Mesmo que você opte por seguir princípios da contabilidade simples para documentar as suas transações, ainda pode fazer sentido manter um livro-caixa. Ao contrário do que ocorre no comércio eletrônico, **pagamentos em dinheiro são muito mais difíceis de lidar em retrospecto**, portanto manter os registros sempre atualizados é sempre vantajoso, para qualquer empresa. Com um livro-caixa, você pode acompanhar as entradas e saídas em espécie.

## Baixe o nosso modelo de livro-caixa

Se você se decidir por manter um livro-caixa, pode **baixar o modelo gratuito** do nosso Digital Guide. O nosso livro-caixa está disponível como uma planilha Excel. Baixe-o no seu dispositivo e comece a contabilizar suas transações em dinheiro digitalmente. A seguir, apresentaremos, em detalhes, quais informações o documento deve conter e como você pode preenchê-lo corretamente.

[![Imagem: Modelo de livro-caixa da IONOS para o Excel](https://www.ionos.com/pt-br/digitalguide/fileadmin/_processed_/f/6/csm_modelo-livro-caixa_a0edd62a14.webp "Modelo de livro-caixa da IONOS para o Excel")](https://www.ionos.com/pt-br/digitalguide/fileadmin/StartupGuide/Screenshots/modelo-livro-caixa.png) Basta fazer o download do modelo de livro-caixa da IONOS e começar a contabilizar digitalmente as suas transações em dinheiro. Abaixo, explicamos detalhadamente quais informações o formulário deve conter e como preenchê-lo corretamente. Modelo_Livro-caixa_IONOS.xlsx## Informações importantes de um livro-caixa

Ao enviar sua declaração de impostos à Receita Federal no final de um ano fiscal, o livro-caixa é um documento essencial para o registro de todas as transações em dinheiro, servindo como base para a apuração dos impostos devidos. Como todos os demais livros comerciais, o livro-caixa deve ser mantido de acordo com os princípios de **transparência e compreensibilidade**. Para garantir isso, há algumas entradas obrigatórias que cada entrada no livro-caixa deve ter.

Nosso modelo de livro-caixa em branco para download contém todos os detalhes necessários para um livro-caixa devidamente preenchido. As seguintes informações são registradas em seis colunas:

1. **Data** da transação
2. **Número do recibo** para atribuição clara do documento à transação
3. **Texto da reserva** (descrição curta da transação)
4. **Receita** e **moeda** da receita ou despesa em dinheiro
5. Taxa de **imposto aplicada** (imposto sobre vendas)
6. **Saldo atual** de caixa e **saldo devedor**

No cabeçalho do modelo de livro-caixa, definimos dois campos: um para inserir o **nome da sua empresa** e outro para registrar o **período** da respectiva folha do livro-caixa. Não se esqueça de colocar a sua **assinatura** na tabela. Todas as receitas e despesas incorridas devem ser **documentadas cronologicamente**. Aqui, o princípio da completude é muito importante. Até mesmo algo tão simples quanto a compra de balas, um clássico pagamento em dinheiro, deve ser anotada no livro-caixa. Uma das grandes vantagens do formato de livro-caixa para Excel é: o programa compensa os itens entre si automaticamente, exibindo o saldo atualizado.

## Como preencher um livro-caixa

Depois de baixar o nosso modelo de livro-caixa gratuito, prossiga da seguinte forma:

1. Primeiramente, insira o **nome da sua empresa** no cabeçalho do documento.
2. Depois, faça a entrada inicial para o **período**: se você quiser começar o livro-caixa no mesmo dia, anote a **data atual**. Se você quiser preencher a folha do livro-caixa ao longo de vários dias (mais provável de ocorrer em casos excepcionais), insira a data final quando a folha estiver preenchida. Desta forma, você evitará entradas incorretas.
3. O próximo passo é transferir o **saldo atual de caixa** para a tabela. Este deve ser inserido na primeira linha da coluna “Balanço”. Aqui, anote a data atual e o valor em dinheiro.
4. Agora comece a **registrar cronologicamente** os pagamentos em dinheiro do dia (ou do período em que você está mantendo o livro-caixa): o **número do recibo**, a **data** da transação e o valor da **receita ou despesa**. É importante que você insira cada transação individualmente e que os valores numéricos possam ser lidos corretamente a partir dessa tabela de Excel.

Dica Se um determinado valor não ficar legível (por exemplo, se uma vírgula for definida incorretamente), a coluna “Balanço” exibirá a **mensagem de erro *\#VALOR!***. Basta corrigir esse erro para os valores serem recalculados.

5. Na coluna “Descrição”, insira um breve comentário sobre a transação comercial, por exemplo, na forma de texto. **No dia seguinte, no máximo**, você deve inserir todos os pagamentos no modelo de livro-caixa.
6. Na parte inferior da tabela, à direita, a **soma das receitas e despesas** é inserida e o saldo é calculado. Antes de imprimir a folha do livro-caixa, verifique novamente se todos os valores foram corretamente inseridos, para que a entrada final possa ser calculada sem erros. Esta será transferida como saldo inicial na próxima folha.
7. Recomendamos que você **imprima a folha do livro-caixa no final de cada dia**. Verifique primeiro se o período do documento foi especificado corretamente no cabeçalho. Você pode anexar sua **assinatura** ao documento impresso e **arquivá-lo cronologicamente** com os outros registros. Você também pode salvar essas folhas como PDFs.
8. No dia seguinte, comece uma nova folha de livro-caixa com o **modelo salvo**.

Nota: **Detalhes no livro-caixa não podem ser alterados após serem arquivados**. Fazer isso é contra os princípios da contabilidade. Se você encontrar um erro, a alteração precisa ser identificável e compreensível para terceiros e marcada com a data da alteração. Assim sendo, **manter o livro-caixa exclusivamente em formato digital não é suficiente**. Para garantir que alterações subsequentes sejam rastreáveis, imprima o livro-caixa no final do dia, assine-o e arquive-o cronologicamente. Isso garantirá que todos os princípios contábeis sejam mantidos.

No nosso Digital Guide, você pode encontrar mais detalhes sobre [livros-caixa](https://www.ionos.com/pt-br/digitalguide/startup/gestao-empresarial/contabilidade-de-livro-caixa/) e como preenchê-los corretamente.

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