Sådan im­por­te­rer du kontakter til Outlook

Selv i en tid med Facebook og WhatsApp er e-mails stadig et centralt kom­mu­ni­ka­tions­mid­del, især i virk­som­he­der. Microsoft Outlook er særligt velegnet som e-mail-klient til hyppige brugere på grund af sine fleksible mu­lig­he­der for kon­tak­tad­mi­ni­stra­tion. Takket være den ind­byg­ge­de import- og eks­port­gu­i­de kan ek­si­ste­ren­de kon­tak­top­lys­nin­ger nemt im­por­te­res til Outlook. Vi viser dig, hvordan du med blot få trin kan tilføje dine vigtigste kontakter til Outlooks adres­se­bog.

Hurtig guide til import af kontakter til Outlook

1. I Outlook skal du gå til Filer > Åbn og eksporter > Import/eksport
2. I guiden Import og eksport skal du vælge Importer fra et andet program eller en fil > Næste
3. Vælg Kom­maad­skil­te værdier > Næste > Klik på Gennemse, vælg CSV-filen og derefter im­portva­ri­an­ten > Næste
4. Klik på målmappen Kontakter > Næste > Udfør

Hvad er kravene til import af Outlook-kontakter?

Der er for­skel­li­ge grunde til, at det kan være nyttigt at importere kontakter til Outlook. Ofte har man eksterne kon­takt­lis­ter, som man gerne vil importere til sin Outlook-adres­se­bog. Det kan dog også være, at man ønsker at importere kontakter, som man tidligere har eks­por­te­ret fra Outlook – for eksempel for at lave en sik­ker­heds­ko­pi eller fordi man vil skifte version. I sidst­nævn­te tilfælde findes kon­takt­lis­ten allerede i det krævede im­port­for­mat, CSV. Hvis du har din egen kon­takt­lis­te, f.eks. i form af et Excel-regneark, skal du først gemme den i CSV-format, før du kan importere den til din Outlook-adres­se­bog.

Sådan gemmer du dine regneark som CSV-filer

Alle gængse reg­ne­arks­pro­gram­mer, såsom Microsoft Excel, OpenOf­fi­ce eller Li­breOf­fi­ce Calc, giver mulighed for at gemme regneark som CSV-filer. For Excel-brugere foregår det for eksempel på følgende måde:

1. I det første trin skal du klikke på det regneark, der in­de­hol­der de kon­tak­top­lys­nin­ger, du vil importere til Outlook-adres­se­bo­gen. Gå derefter til fanen Filer, og klik på Gem som.
2. Klik på Gennemse, vælg hvor du vil gemme filen, og åbn menuen i feltet Filtype ved at klikke på det lille pilikon, der peger nedad.
3. Find og vælg CSV (kom­ma­se­pa­re­ret). Klik til sidst på Gem. Excel vil informere dig om, at nogle funk­tio­ner i pro­jek­t­map­pen vil gå tabt (på grund af skiftet til CSV-format), hvilket du ac­cep­te­rer ved at klikke på OK.

Sådan im­por­te­rer du kontakter i Outlook-pro­gram­met

Hvis du har de ønskede kontakter i CSV-format, kan du straks begynde at importere dem til Outlook-adres­se­bo­gen. Du behøver ikke noget ekstra program til dette, da den førnævnte import- og eks­port­gu­i­de fra Microsoft Outlook er in­te­gre­ret som standard. Frem­gangs­må­den varierer lidt, afhængigt af om du bruger desktop- eller webkli­en­ten. Nedenfor har vi samlet en oversigt over im­port­pro­ces­sen i de for­skel­li­ge Outlook-versioner.

Sådan im­por­te­rer du kontakter i Outlook-pro­gram­met

Brugere af nyere versioner af Outlook finder guiden til import og eksport i menuen Filer. I det første trin åbner du den via fanen med samme navn:

Gå til me­nulinj­en til venstre, vælg »Åbn og eksporter«, og start guiden ved at klikke på »Import/eksport«.

I start­me­nu­en i import- og eks­port­gu­i­den kan du vælge mellem for­skel­li­ge hand­lin­ger. Hand­lin­gen »Importer fra et andet program eller en fil «, som er nødvendig for importen, er allerede markeret som standard, så du blot skal klikke på knappen »Næste «.

I den næste di­a­log­boks kan du også beholde valget »Comma Separated Values « og gå direkte videre til næste menu ved at klikke på »Næste«. Du kan bruge funk­tio­nen »Gennemse« til at angive, hvor den fil, der skal im­por­te­res, skal gemmes:

Inden du klikker på Næste, har du mulighed for at vælge en af tre im­portva­ri­an­ter:

1. Erstat dubletter med im­por­te­re­de poster: Hvis en kontakt allerede findes i Outlook, slettes de ek­si­ste­ren­de op­lys­nin­ger for denne kontakt og erstattes af op­lys­nin­ger­ne fra im­port­fi­len.
2. Tillad op­ret­tel­se af dubletter (stan­dar­dindstil­ling): Hvis en kontakt allerede findes i Outlook, opretter guiden Import og eksport en dublet af denne kontakt. Senere kan du kombinere op­lys­nin­ger­ne i adres­se­bo­gen eller fjerne den ønskede version.
3. Importer ikke dubletter: Hvis en kontakt allerede findes i Outlook, ignoreres de op­lys­nin­ger, der skal im­por­te­res.

Uanset hvilket valg du træffer, bliver du bedt om at angive desti­na­tions­map­pen i det følgende menu. Søg efter punktet »Kontakter« og klik på »Næste«.

Når du har klikket på »Afslut«, starter Outlook im­port­pro­ces­sen.

Sådan im­por­te­rer du kontakter i Outlook på nettet

Du kan også importere nye kontakter til din Outlook-adres­se­bog i Outlook på nettet. For at gøre dette skal du logge ind på we­bap­pli­ka­tio­nen og derefter klikke på det lille ikon med en person i værk­tøjs­linj­en nederst til venstre:

I det næste trin skal du klikke på knappen »Ad­mi­ni­strer kontakter« og vælge indstil­lin­gen »Importer kontakter«.

Im­port­me­nu­en åbnes nu. Her skal du klikke på »Gennemse«, vælge din CSV-fil og derefter klikke på »Åbn«. Til sidst skal du klikke på »Importer«.