Sådan til­ba­ge­kal­der du en e-mail i Outlook

Et forhastet klik, og før du ved af det, er din ufærdige e-mail allerede på vej til din kollega. Det er ir­ri­te­ren­de, men for brugere af Microsoft Outlook er det ikke verdens undergang. E-mail­pro­gram­met har en funktion, der gør det muligt at til­ba­ge­kal­de beskeder. Vi afslører, hvordan det fungerer, og hvad der skal til for at til­ba­ge­kal­de e-mails.

Kort oversigt over, hvordan man til­ba­ge­kal­der en e-mail i Outlook

• Åbn den e-mail, du vil til­ba­ge­kal­de, i et nyt vindue.
• Klik på Hand­lin­ger > Til­ba­ge­kald denne besked.
• Vælg en af de to mu­lig­he­der for til­ba­ge­kal­del­se af beskeder.

Kan jeg hente en besked frem, som jeg har sendt i Outlook?

Det er ikke alle e-mails, der kan til­ba­ge­kal­des. Du kan kun annullere af­sen­del­sen eller ændre indholdet af en e-mail, der er sendt med Microsoft Outlook, hvis:

1. Dit e-mail­pro­gram og mod­ta­ge­rens e-mail­pro­gram er forbundet til en Microsoft Exchange-server.
2. E-mailen er sendt internt i samme or­ga­ni­sa­tion ved hjælp af enten Outlook-de­sk­to­pap­pen eller Office 365.
3. Mod­ta­ge­ren har endnu ikke åbnet med­del­el­sen.

En e-mail, der er sendt via Outlook, kan kun til­ba­ge­kal­des, hvis disse tre be­tin­gel­ser er opfyldt.

Trin-for-trin-vej­led­ning i, hvordan man til­ba­ge­kal­der en besked i Outlook

Hvis du vil til­ba­ge­kal­de en e-mail, der allerede er sendt via Outlook, skal du gøre følgende:

Trin 1: Klik på mappen »Sendte med­del­el­ser«, som du finder i venstre side af Outlook-vinduet.

Trin 2: Vælg den besked, du vil til­ba­ge­kal­de via Outlook, og dob­belt­klik på den, så den åbnes i et nyt vindue.

Trin 3: Klik på knappen Hand­lin­ger, og vælg Outlook-indstil­lin­gen Til­ba­ge­kald denne besked i rul­le­me­nu­en.

Trin 4: Vælg en af de to til­ba­ge­kal­del­ses­mu­lig­he­der:

• Slet ulæste kopier af denne besked
• Slet ulæste kopier og erstat med en ny besked

Beslut, om du vil informere mod­ta­ge­ren eller mod­ta­ger­ne om årsagen til, at beskeden til­ba­ge­kal­des.

Bekræft dit valg ved at klikke på OK.

Sådan forlænger du tids­fri­sten for at til­ba­ge­kal­de beskeder i Outlook

Om du kan til­ba­ge­kal­de en besked eller ej, afhænger ikke af, hvor lang tid der er gået mellem det tidspunkt, hvor du sendte e-mailen, og det tidspunkt, hvor du forsøger at til­ba­ge­kal­de den. En til­ba­ge­kal­del­se kan kun gen­nem­fø­res, hvis de be­tin­gel­ser, der er nævnt tidligere i artiklen, er opfyldt.

Outlook giver dog brugerne mulighed for at udskyde af­sen­del­sen af udgående med­del­el­ser. Ved at aktivere denne funktion kan du nemt til­ba­ge­kal­de med­del­el­ser, der er blevet sendt inden for et bestemt tidsrum. Det kan f.eks. være 10 minutter efter, at du har trykket på send-knappen. Du kan ændre denne indstil­ling ved at følge ne­den­stå­en­de trin:

1. Klik på Filer > Ad­mi­ni­strer regler og advarsler.
2. Klik på Ny regel under E-mail­reg­ler.
3. Vælg indstil­lin­gen Anvend regel på med­del­el­ser, jeg sender, og klik på Næste.

4. Hvis du vil udsætte af­sen­del­sen af beskeder, kan du angive be­tin­gel­ser­ne herfor i den næste di­a­log­boks. Klik på Næste igen.
5. Markér af­kryds­nings­fel­tet ved siden af indstil­lin­gen “ Udsæt levering med et antal minutter“. I det andet felt kan du redigere re­gel­be­skri­vel­sen. Klik på “antal” for at angive tids­rum­met.

6. Dob­belt­klik på Næste, og klik derefter på Udfør.

Sådan kon­trol­le­rer du, om du har til­ba­ge­kaldt en e-mail i Outlook

Om en e-mail, der allerede er sendt, kan erstattes med en ny besked, afhænger ikke kun af, at oven­stå­en­de krav er opfyldt, men også af mod­ta­ge­rens Outlook-indstil­lin­ger.

Sådan finder du ud af, om til­ba­ge­kal­del­sen lykkedes

Outlook in­for­me­rer dig via e-mail om status for din til­ba­ge­kal­del­se. Hvis du har aktiveret funk­tio­nen, der også giver besked til mod­ta­ge­ren af e-mailen, vil ved­kom­men­de ligeledes modtage en besked om til­ba­ge­kal­del­sen. Du kan klikke på linket »Vis rapport om til­ba­ge­kal­del­se af besked« i e-mailen fra Outlook for at se, om til­ba­ge­kal­del­sen lykkedes.

Mislykket til­ba­ge­kal­del­se

Vellykket til­ba­ge­kal­del­se

Hvorfor mislykkes til­ba­ge­kal­del­ser?

Herunder er to årsager til, at en til­ba­ge­kal­del­se kan mislykkes:

Funk­tio­nen »Behandl mø­de­an­mod­nin­ger og svar på mø­de­an­mod­nin­ger og af­stem­nin­ger au­to­ma­tisk« er de­ak­ti­ve­ret.

Indstil­lin­gen »Behandl mø­de­an­mod­nin­ger og svar på mø­de­an­mod­nin­ger og af­stem­nin­ger au­to­ma­tisk« er som standard aktiveret. Hvis mod­ta­ge­ren imid­ler­tid har de­ak­ti­ve­ret denne funktion, gemmes både den op­rin­de­li­ge besked og til­ba­ge­kal­del­ses­be­ske­den i mod­ta­ge­rens indbakke. For at til­ba­ge­kal­del­sen kan gen­nem­fø­res, skal mod­ta­ge­ren først åbne til­ba­ge­kal­del­ses­be­ske­den. Hvis til­ba­ge­kal­del­ses­be­ske­den ikke åbnes, forbliver begge beskeder i mod­ta­ge­rens indbakke.

**En indbakke-regel flytter den op­rin­de­li­ge e-mail til en anden mappe.**Hvis mod­ta­ge­ren har oprettet en regel, der angiver, at den op­rin­de­li­ge e-mail og til­ba­ge­kal­del­ses-e-mailen skal gemmes i for­skel­li­ge mapper, vil til­ba­ge­kal­del­sen mislykkes. Hvis begge e-mails gemmes i samme mappe, afhænger det af, hvilken e-mail der åbnes først, om til­ba­ge­kal­del­sen lykkes.