Kuinka tuoda yh­teys­tie­dot Out­loo­kiin

Vaikka Facebook ja WhatsApp ovatkin yleis­ty­neet, säh­kö­pos­ti on edelleen keskeinen vies­tin­tä­vä­li­ne, etenkin yri­tyk­sis­sä. Microsoft Outlook sopii erityisen hyvin ak­tii­vi­sil­le käyt­tä­jil­le säh­kö­pos­tioh­jel­mak­si jous­ta­vien yh­teys­tie­to­jen hal­lin­ta­mah­dol­li­suuk­sien­sa ansiosta. Si­sään­ra­ken­ne­tun tuonti- ja vien­ti­toi­min­non avulla olemassa olevat yh­teys­tie­dot voidaan tuoda helposti Out­loo­kiin. Näytämme sinulle, kuinka voit lisätä tär­keim­mät yh­teys­tie­to­si Outlookin osoi­te­kir­jaan vain muu­ta­mal­la vaiheella.

Pikaopas yh­teys­tie­to­jen tuomiseen Out­loo­kiin

1. Siirry Out­loo­kis­sa kohtaan Tiedosto > Avaa ja vie > Tuo/vie
2. Valitse Tuo ja vie -ohjatussa valitse Tuo toisesta oh­jel­mas­ta tai tie­dos­tos­ta > Seuraava
3. Valitse Pilkulla erotetut arvot > Seuraava > Napsauta Selaa, valitse CSV-tiedosto ja sitten Tuo-vaih­toeh­to > Seuraava
4. Napsauta Yh­teys­tie­dot-koh­de­kan­sio­ta > Seuraava > Valmis

Mitkä ovat Outlook-yh­teys­tie­to­jen tuonnin vaa­ti­muk­set?

On useita syitä, miksi yh­teys­tie­to­jen tuominen Out­loo­kiin on hyö­dyl­lis­tä. Yleensä sinulla on ulkoisia yh­teys­tie­to­luet­te­loi­ta, jotka haluat tuoda Outlookin osoi­te­kir­jaan. On kuitenkin myös mah­dol­lis­ta, että haluat tuoda yh­teys­tie­to­ja, jotka olet aiemmin vienyt Out­loo­kis­ta – esi­mer­kik­si var­muus­ko­pion luo­mi­sek­si tai koska haluat vaihtaa käyt­tö­jär­jes­tel­mää. Jäl­kim­mäi­ses­sä ta­pauk­ses­sa yh­teys­tie­to­luet­te­lo on jo tar­vit­ta­vas­sa CSV-tuon­ti­muo­dos­sa. Jos sinulla on oma yh­teys­tie­to­luet­te­lo, esi­mer­kik­si Excel-taulukon muodossa, sinun on ensin tal­len­net­ta­va se CSV-muotoon, ennen kuin voit tuoda sen Outlookin osoi­te­kir­jaan.

Kuinka tallentaa las­ken­ta­tau­lu­kot CSV-tie­dos­to­na

Kaikki yleiset tau­luk­ko­las­ken­taoh­jel­mat, kuten Microsoft Excel, Ope­nOf­fice tai LibreOf­fice Calc, tarjoavat mah­dol­li­suu­den tallentaa työkirjat CSV-tie­dos­toi­na. Esi­mer­kik­si Excelin käyt­tä­jil­le tämä toimii seu­raa­vas­ti:

1. Napsauta ensin sitä las­ken­ta­tau­luk­koa, joka sisältää yh­teys­tie­dot, jotka haluat tuoda Outlookin osoi­te­kir­jaan. Siirry sitten Tiedosto- vä­li­leh­teen ja napsauta Tallenna nimellä.
2. Napsauta Selaa ja valitse, mihin haluat tallentaa tiedoston, ja avaa Tallenna nimellä -kentän valikko nap­saut­ta­mal­la pientä alaspäin osoit­ta­vaa nuo­li­pai­ni­ket­ta.
3. Etsi ja valitse CSV (pilkulla erotettu). Napsauta lopuksi Tallenna. Excel ilmoittaa, että osa työkirjan omi­nai­suuk­sis­ta me­ne­te­tään (koska tiedosto muun­ne­taan CSV-muotoon), minkä hyväksyt nap­saut­ta­mal­la OK.

Kuinka tuoda yh­teys­tie­to­ja Outlookin työ­pöy­tä­so­vel­luk­seen

Jos sinulla on tar­vit­ta­vat yh­teys­tie­dot CSV-muodossa, voit aloittaa niiden tuonnin Outlookin osoi­te­kir­jaan heti. Et tarvitse tähän mitään li­sä­oh­jel­mis­to­ja, sillä edellä mainittu Microsoft Outlookin tuonti- ja vien­ti­toi­min­to on vakiona in­tegroi­tu ohjelmaan. Me­net­te­ly­ta­pa vaihtelee hieman sen mukaan, käytätkö työ­pöy­tä­so­vel­lus­ta vai verk­ko­so­vel­lus­ta. Olemme koonneet sinulle alla yh­teen­ve­don tuon­tipro­ses­sis­ta eri Outlook-ver­siois­sa.

Kuinka tuoda yh­teys­tie­to­ja Outlook-työ­pöy­tä­so­vel­luk­seen

Uudempien Outlook-ver­sioi­den käyttäjät löytävät Tuonti- ja vien­ti­toi­min­non Tiedosto-valikosta. Avaa se en­sim­mäi­ses­sä vaiheessa sa­man­ni­mi­ses­tä vä­li­leh­des­tä:

Siirry va­sem­mal­la olevasta va­lik­ko­pal­kis­ta kohtaan Avaa ja vie, jossa voit käyn­nis­tää ohjatun toiminnon nap­saut­ta­mal­la Tuo/Vie.

Tuonti- ja vien­ti­toi­min­non aloi­tus­va­li­kos­ta voit valita erilaisia toi­min­to­ja. Tuontia varten tar­vit­ta­va toiminto ”Tuo toisesta oh­jel­mas­ta tai tie­dos­tos­ta” on valittuna ole­tuk­se­na, joten sinun tarvitsee vain painaa Seuraava-pai­ni­ket­ta.

Seu­raa­vas­sa va­lin­taik­ku­nas­sa voit myös jättää valinnan ”Comma Separated Values ” (pilkuilla erotetut arvot) ennalleen ja siirtyä suoraan seu­raa­vaan valikkoon nap­saut­ta­mal­la ”Seuraava”. Voit käyttää ”Selaa ”-toimintoa mää­rit­tääk­se­si, mihin tuon­ti­tie­dos­to tal­len­ne­taan:

Ennen kuin napsautat Seuraava-pai­ni­ket­ta, voit valita yhden kolmesta tuon­ti­vaih­toeh­dos­ta:

1. Korvaa kak­sois­kap­pa­leet tuoduilla tiedoilla: Jos yh­teys­tie­to on jo olemassa Out­loo­kis­sa, kyseisen yh­teys­tie­don tiedot hylätään ja korvataan tuon­ti­tie­dos­ton tiedoilla.
2. Salli kak­sois­kap­pa­lei­den luominen (ole­tus­vaih­toeh­to): Jos yh­teys­tie­to on jo olemassa Out­loo­kis­sa, Tuonti- ja vien­ti­toi­min­to luo kak­sois­kap­pa­leen tästä yh­teys­tie­dos­ta. Myöhemmin voit yhdistää osoi­te­kir­jan tiedot tai poistaa haluamasi version.
3. Älä tuo kak­sois­kap­pa­lei­ta: Jos yh­teys­tie­to on jo olemassa Out­loo­kis­sa, sen tuon­ti­tie­dot hylätään.

Riip­pu­mat­ta va­lin­nas­ta­si sinua pyydetään mää­rit­tä­mään koh­de­kan­sio seu­raa­vas­sa valikossa. Etsi kohta Yh­teys­tie­dot ja napsauta Seuraava.

Kun olet nap­saut­ta­nut lopuksi Valmis-pai­ni­ket­ta, Outlook aloittaa tuon­tipro­ses­sin.

Kuinka tuoda yh­teys­tie­to­ja Out­loo­kiin verkossa

Voit tuoda uusia yh­teys­tie­to­ja myös Outlookin osoi­te­kir­jaan Outlookin verk­ko­so­vel­luk­ses­sa. Kirjaudu tätä varten verk­ko­so­vel­luk­seen ja napsauta sitten va­sem­mas­sa ala­kul­mas­sa olevan työ­ka­lu­ri­vin pientä ih­mis­hah­moa:

Seu­raa­vak­si napsauta ”Hallitse yh­teys­tie­to­ja” -pai­ni­ket­ta ja valitse ”Tuo yh­teys­tie­dot” -vaih­toeh­to.

Tämän jälkeen avautuu tuon­ti­va­lik­ko. Napsauta siellä Selaa, valitse CSV-tiedosto ja valitse sitten Avaa. Lopuksi napsauta Tuo.