En France, l’archivage des emails privés n’est bien sûr pas obli­ga­toire. Cependant, la situation est dif­fé­rente dans le cas des emails pro­fes­sion­nels, notamment lorsqu’ils com­por­tent des éléments con­trac­tuels ou des documents fiscaux. Découvrez en plus sur l’obli­ga­tion d’archivage des emails en France.

L’archivage des emails est-il obli­ga­toire ?

L’email s’est imposé comme le principal canal de com­mu­ni­ca­tion dans les en­tre­prises. Des documents à valeur juridique sont échangés quo­ti­dien­ne­ment, souvent sans mesures spé­ci­fiques d’archivage. Or, une grande partie de ces messages reste non classée, au lieu d’être conservée selon les normes légales ou sec­to­rielles en vigueur.

Con­trai­re­ment à certains pays comme l’Allemagne ou les États-Unis, la France ne dispose pas d’une loi unique encadrant spé­ci­fi­que­ment l’archivage des emails. Toutefois, plusieurs textes ré­gle­men­taires exigentpi in­di­rec­te­ment cette con­ser­va­tion. La loi du 13 mars 2000 reconnaît la valeur probante d’un écrit élec­tro­nique, à condition que son auteur puisse être identifié et que son intégrité soit garantie : « L’écrit sous forme élec­tro­nique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier […] » (article 1316-1 ancien, aujourd’hui intégré dans le Code civil, article 1366).

De plus, un email contenant un contrat, une facture ou tout autre élément lié à une activité pro­fes­sion­nelle doit être conservé selon les durées prévues par le Code de commerce ou le Code général des impôts.

L’email re­pré­sen­te­rait aujourd’hui plus de 80 % des com­mu­ni­ca­tions écrites dans le monde pro­fes­sion­nel, bien devant la lettre ou le fax. Ainsi, archiver les courriels pro­fes­sion­nels est devenu aussi crucial que l’archivage des documents papier, tant pour se prémunir ju­ri­di­que­ment que pour répondre aux obli­ga­tions de con­for­mité.

Quels emails faut-il archiver ?

L’archivage n’est pas un processus anodin. Il est essentiel de trier les courriels et documents à conserver en fonction de leur valeur légale, comptable ou ad­mi­nis­tra­tive. Il convient de conserver notamment :

  • les éléments liés à la comp­ta­bi­lité de l’en­tre­prise, y compris les échanges ex­pli­ca­tifs ou jus­ti­fi­ca­tifs (rapports de gestion, con­fir­ma­tions, etc.)
  • les contrats en cours ou signés, ainsi que les courriels qui en attestent ou les com­plè­tent
  • les lettres com­mer­ciales ou courriels engageant ju­ri­di­que­ment l’en­tre­prise
  • les échanges relatifs aux obli­ga­tions fiscales et sociales (taxes, impôts, URSSAF, etc.)

Les pièces jointes jouent un rôle tout aussi important que le message lui-même, surtout lorsqu’elles com­por­tent une signature élec­tro­nique ou qu’elles ont une valeur con­trac­tuelle : devis, bons de commande, factures, avoirs, etc. Ces fichiers doivent être archivés dans des espaces sécurisés, soit nu­mé­ri­que­ment (serveur, coffre-fort numérique, solution d’archivage conforme), soit en parallèle dans un clas­se­ment physique si né­ces­saire.

En revanche, les emails internes sans valeur juridique ou ad­mi­nis­tra­tive, ainsi que les spams, pu­bli­ci­tés ou news­let­ters, ne né­ces­si­tent pas d’archivage obli­ga­toire. Leur con­ser­va­tion peut même poser des problèmes en matière de con­for­mité au RGPD si elle est excessive ou in­jus­ti­fiée.

Combien de temps les emails doivent-ils être archivés ?

La durée de con­ser­va­tion des emails dépend de leur nature. Les emails comp­tables ou liés à la fac­tu­ra­tion doivent être archivés pendant 10 ans, comme le stipule le Code de commerce. Les jus­ti­fi­ca­tifs fiscaux (dé­cla­ra­tions, cor­res­pon­dances avec l’ad­mi­nis­tra­tion) doivent être conservés 6 ans, selon le Code général des impôts. Les emails con­trac­tuels ou ayant valeur de preuve doivent être gardés tant que le contrat est en vigueur, et jusqu’à 5 ans après en cas de litige potentiel (délai de pres­crip­tion). Enfin, les emails RH (bulletins de paie nu­mé­riques, contrats de travail) doivent être conservés 5 ans minimum, voire plus selon le contexte.

En revanche, les emails sans valeur légale peuvent être supprimés à court terme, voire au­to­ma­ti­que­ment après 30 ou 90 jours, selon la politique interne de l’en­tre­prise.

Comment procéder à l’archivage des emails ?

En plus d’être une obli­ga­tion légale dans certains cas, archiver ses emails permet d’éviter toute perte de données. Une attaque in­for­ma­tique, une erreur humaine ou une simple panne peuvent entraîner la dis­pa­ri­tion de mails es­sen­tiels ! L’archivage contribue également à dé­sen­gor­ger les boîtes mail et à réduire les coûts de stockage sur les serveurs. Il améliore par ailleurs la pro­duc­ti­vité, en offrant un accès cen­tra­lisé, rapide et structuré à l’his­to­rique des échanges pro­fes­sion­nels.

Plusieurs méthodes d’archivage s’offrent aux en­tre­prises :

  • Archivage manuel par les col­la­bo­ra­teurs : chaque employé est res­pon­sable du tri et de la sau­ve­garde de ses emails sur son poste ou un support dédié. Cette méthode demande une grande confiance et une formation claire, mais présente des limites en termes de sécurité et de cohérence.
  • Archivage cen­tra­lisé via une GED (Gestion élec­tro­nique des documents) ou un espace de stockage partagé : les emails et pièces jointes sont trans­fé­rés vers un système structuré, sécurisé, souvent in­ter­con­necté avec d’autres outils métiers. Cette solution garantit une meilleure tra­ça­bi­lité.
  • Archivage au­to­ma­tique sur serveur de mes­sa­ge­rie : il est possible de mettre en place une copie sys­té­ma­tique des emails entrants et sortants vers une solution d’archivage dédiée. Cela suppose gé­né­ra­le­ment d’héberger sa propre mes­sa­ge­rie ou d’utiliser un service pro­fes­sion­nel com­pa­tible avec les outils d’archivage (coffre-fort numérique, Cloud sécurisé, etc.).

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.

Aller au menu principal