Ποιοι νόμοι σχετικά με τη συμμόρφωση στην αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ισχύουν στο Ηνωμένο Βασίλειο;

Contents

Όσον αφορά τα προσωπικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να αποφασίσετε μόνοι σας αν θα τα διατηρήσετε ή θα τα διαγράψετε. Ωστόσο, αν διευθύνετε μια επιχείρηση —ιδίως σε έναν κλάδο που υπόκειται σε ρυθμίσεις—οι νόμοι περί προστασίας δεδομένων του Ηνωμένου Βασιλείου και οι κανονισμοί του κλάδου ενδέχεται να απαιτούν τη διατήρηση ορισμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τα βασικά στοιχεία της αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα περιγράψουμε το νομικό πλαίσιο του Ηνωμένου Βασιλείου και θα σας παρουσιάσουμε τις βέλτιστες πρακτικές για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης.

Τι είναι η αρχειοθέτηση email;

Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφέρεται στη συστηματική και ασφαλή αποθήκευση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των μεταδεδομένων και των συνημμένων. Σε αντίθεση με τα συνήθη αντίγραφα ασφαλείας, η αρχειοθέτηση έχει σχεδιαστεί για μακροπρόθεσμη διατήρηση και εύκολη ανάκτηση, ιδίως σε περιπτώσεις νομικών ή κανονιστικών απαιτήσεων.

Ενώ η τήρηση των απαιτήσεων αρχειοθέτησης των email αποτελεί ισχυρό κίνητρο, η αρχειοθέτηση προσφέρει επίσης πρακτικά οφέλη:

Μειώνει το φορτίο αποθήκευσης στους κύριους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βελτιώνοντας την απόδοση.
Παρέχει προστασία σε νομικές διαφορές, ελέγχους κανονιστικής συμμόρφωσης ή εσωτερικές έρευνες.
Επιτρέπει τη γρήγορη ανάκτηση email που έχουν διαγραφεί κατά λάθος ή έχουν χαθεί.
Υποστηρίζει την αποκατάσταση μετά από καταστροφή και τον σχεδιασμό συνέχειας λειτουργίας.

Σε ποιους ισχύουν οι απαιτήσεις αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και για ποιο λόγο;

Δεν απαιτείται ρητά από το νόμο από όλες τις επιχειρήσεις να αρχειοθετούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί στο Ηνωμένο Βασίλειο είναι στην πράξη υποχρεωμένοι να το πράττουν λόγω:

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) του Ηνωμένου Βασιλείου και ο Νόμος περί Προστασίας Δεδομένων του 2018
Κανονισμοί για συγκεκριμένους κλάδους
Ανάγκες διαχείρισης νομικών κινδύνων και επίλυσης διαφορών

Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ιδιαίτερα σημαντική σε τομείς που υπόκεινται σε ρυθμίσεις, όπως:

Χρηματοοικονομικά και ασφάλειες
Υγειονομική περίθαλψη
Νομικές υπηρεσίες
Δημόσιες αρχές
Εκπαίδευση και έρευνα

Εάν ο οργανισμός σας επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα, συνεργάζεται με πελάτες ή ασθενείς ή υπόκειται σε ελέγχους, η διατήρηση και η διαχείριση των αρχείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απαραίτητη. Η μη αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, νομικές επιπτώσεις ή βλάβη της φήμης.

Βασικά νομικά πλαίσια του Ηνωμένου Βασιλείου για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο βρετανικός ΓΚΠΔ και ο Νόμος περί Προστασίας Δεδομένων του 2018

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων του Ηνωμένου Βασιλείου (UK GDPR) και ο Νόμος περί Προστασίας Δεδομένων του 2018 ρυθμίζουν τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να συλλέγονται, να αποθηκεύονται και να υποβάλλονται σε επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα στο Ηνωμένο Βασίλειο.

Σύμφωνα με τους νόμους αυτούς:

Τα φυσικά πρόσωπα έχουν το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά τους δεδομένα (μέσω αιτήσεων πρόσβασης του υποκειμένου, ή SAR)
Πρέπει να απαντήσετε στα SAR εντός ενός μήνα, με δυνατότητα παράτασης σε δύο μήνες για περίπλοκες υποθέσεις
Τα αιτήματα είναι δωρεάν, εκτός εάν είναι υπερβολικά ή επαναλαμβανόμενα

Εάν τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να είστε σε θέση να εντοπίζετε και να ανακτάτε αυτά τα μηνύματα γρήγορα και με ασφάλεια. Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει στη λήψη μέτρων επιβολής από την Αρχή Προστασίας Δεδομένων (ICO).

Νόμος περί Ελευθερίας της Πληροφόρησης του 2000 (FOIA)

Ο νόμος αυτός ισχύει για τις δημόσιες αρχές και ορισμένους φορείς που χρηματοδοτούνται από το δημόσιο. Παρέχει στους πολίτες το δικαίωμα να ζητούν πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των επικοινωνιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι απαντήσεις πρέπει να δίνονται εντός 20 εργάσιμων ημερών
Εάν οι σχετικές πληροφορίες είναι αποθηκευμένες σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να είναι δυνατή η ανάκτησή τους
Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε κυρωτικές κυρώσεις

Οι ιδιωτικές εταιρείες δεν υπόκεινται στον νόμο FOIA, εκτός εάν παρέχουν υπηρεσίες για λογαριασμό δημόσιων φορέων.

Κανονισμοί που αφορούν συγκεκριμένους κλάδους

Ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείστε, ενδέχεται να ισχύουν επιπλέον κανόνες. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

Κανόνεςτης Αρχής Χρηματοοικονομικής Συμπεριφοράς (FCA) σχετικά με την τήρηση αρχείων και τους ελέγχους
Κατευθυντήριες οδηγίεςτης Αρχής Ρύθμισης Δικηγόρων (SRA) για την επικοινωνία με τους πελάτες
Πρότυπα διατήρησης δεδομένων του NHS και συμμόρφωση με το IG Toolkit
Πολιτικές προστασίας και ασφάλειας δεδομένων στον τομέα της εκπαίδευσης

Οι περίοδοι διατήρησης ποικίλλουν συχνά ανάλογα με τον τομέα, αλλά συνήθως κυμαίνονται από 3 έως 6 έτη.

Πώς να διασφαλίσετε τη σωστή συμμόρφωση με τους κανόνες αρχειοθέτησης email

Για να ανταποκριθούν στις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις του Ηνωμένου Βασιλείου, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εφαρμόσουν δομημένες και ασφαλείς διαδικασίες αρχειοθέτησης. Αυτό περιλαμβάνει τα εξής:

Η λύση αρχειοθέτησης email που χρησιμοποιείτε θα πρέπει:

Να είναι ασφαλές, με έλεγχο πρόσβασης και κρυπτογράφηση
Να είναι δυνατή η αναζήτηση, επιτρέποντας τη γρήγορη και ακριβή ανάκτηση email
Διατηρήστε τα μεταδεδομένα, τα συνημμένα και το πλαίσιο των μηνυμάτων
Επιτρέψτε την εξαγωγή σε τυπικές μορφές (π.χ. PST, PDF, EML)

Θα πρέπει επίσης:

Να γνωρίζετε πού αποθηκεύονται τα email σας (σε κέντρα δεδομένων με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο ή που συμμορφώνονται με τον ΓΚΠΔ)
Καθορίστε και τεκμηριώστε τις πολιτικές διατήρησης (πόσο καιρό διατηρούνται τα email, τι διαγράφεται)
Εκπαιδεύστε το προσωπικό ώστε να ακολουθεί τις διαδικασίες διαχείρισης email
Ορίστε έναν υπεύθυνο συμμόρφωσης ή έναν υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων ως σημείο επαφής
Διενεργείτε περιοδικούς ελέγχους για να επαληθεύετε την αποτελεσματικότητα

Τι πρέπει να περιλαμβάνει η πολιτική αρχειοθέτησης των email σας;

Μια σαφής εσωτερική πολιτική διασφαλίζει τη συνεπή και νόμιμη διαχείριση των επικοινωνιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα πρέπει να περιλαμβάνει:

Σκοπός και νομική βάση της αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πεδίο εφαρμογής: ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρχειοθετούνται και για πόσο χρονικό διάστημα
Τόπος αποθήκευσης και χρησιμοποιούμενη τεχνολογία
Έλεγχος πρόσβασης και διαδικασίες αναζήτησης
Κανόνες διαγραφής (πότε και πώς διαγράφονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
Ευθύνες του προσωπικού και διαδικασίες αναφοράς σε ανώτερα κλιμάκια

Η ύπαρξη μιας πολιτικής βοηθά τον οργανισμό σας να είναι προετοιμασμένος για ελέγχους, διαφορές ή αιτήματα πρόσβασης των υποκειμένων.

Παρακαλώ λάβετε υπόψη τη νομική δήλωση αποποίησης ευθύνης για το παρόν άρθρο.