Kuinka synk­ro­noi­da Google-kalenteri ja Outlook

Monet käyttäjät käyttävät mie­lel­lään Outlookia tai Google-ka­len­te­ria ta­paa­mis­ten hal­lin­taan ja muis­tu­tus­ten aset­ta­mi­seen. Jotkut käyttäjät käyttävät jopa molempia ohjelmia, mikä voi nopeasti johtaa ta­paa­mis­ten se­ka­sor­toon. Yksi tapa korjata tämä on synk­ro­noin­ti. Sen avulla voit yhdistää molempien ka­len­te­rie­si ta­paa­mi­set. Yksi työkalu, jota voit käyttää tähän, on Outlook Google Calendar Sync.

Pikaopas Outlookin ja Google-ka­len­te­rin synk­ro­noin­tiin

1. Kirjaudu Google-ka­len­te­rii­si.
2. Avaa va­sem­mas­sa si­vu­pal­kis­sa sen ka­len­te­rin ase­tus­va­lik­ko, jonka haluat tilata, nap­saut­ta­mal­la ka­len­te­rin nimen vieressä olevaa kolmea pistettä. Valitse sitten Asetukset ja jakaminen.
3. Kopioi Ka­len­te­rin in­tegroin­ti-kohdasta ka­len­te­ri­si julkinen tai yk­si­tyi­nen iCal-osoite.
4. Vaihda Outlookin näkymä ka­len­te­ri­nä­ky­mäk­si ja napsauta Käynnistä > Lisää kalenteri > In­ter­ne­tis­tä.
5. Liitä vaiheessa 3 ko­pioi­ma­si URL-osoite ja napsauta OK.

Voit nyt tar­kas­tel­la Google-ka­len­te­ria­si Out­loo­kis­sa. Kalenteri päivittyy jat­ku­vas­ti, joten näet kaikki Google-ka­len­te­rii­si tehdyt muutokset myös Out­loo­kis­sa.

3 tapaa synk­ro­noi­da Outlook ja Google-kalenteri

On olemassa useita tapoja tar­kas­tel­la sekä Googlen että Outlookin ta­paa­mi­sia ilman, että molempia ka­len­te­rei­ta tarvitsee pitää auki sa­ma­nai­kai­ses­ti:

• Vienti- ja tuon­ti­toi­min­to­jen avulla voit siirtää yhden ka­len­te­rin nykyisen tilan toiseen ka­len­te­riin.
• Jos haluat myös muuttaa tai pidentää ta­pah­tu­mia, voit synk­ro­noi­da ka­len­te­ri­si kolmannen osapuolen so­vel­luk­sen kanssa. Tällä tavalla muutokset näkyvät mo­lem­mis­sa ka­len­te­reis­sa.
• Voit myös tilata oman ka­len­te­ri­si tai julkisen ka­len­te­rin (esim. seuran tai or­ga­ni­saa­tion ka­len­te­rin) ja niiden ta­pah­tu­mat. Näin voit si­säl­lyt­tää ne viikko- ja kuu­kausi­suun­ni­tel­mii­si.

Seu­raa­vas­sa selitämme, miten nämä kolme eri me­ne­tel­mää to­teu­te­taan.

Kuinka tuoda Google-ka­len­te­ri­si Out­loo­kiin

Kun tuot ka­len­te­rin, saat siitä ti­lan­ne­ku­van tuon­ti­het­kel­lä. Tämä tar­koit­taa, että tuodut ta­pah­tu­mat eivät päivitty au­to­maat­ti­ses­ti, kun teet muutoksia al­ku­pe­räi­seen ka­len­te­riin. Ta­paa­mis­ten tuominen on hyvä tapa lisätä Google-kalenteri Out­loo­kiin, jos haluat lisätä ka­len­te­rii­si kiinteitä ta­pah­tu­mia, kuten syn­ty­mä­päi­viä tai vas­taan­ot­toai­ko­ja. Jos haluat tuoda Google-ka­len­te­rin Out­loo­kiin tai toiseen ka­len­te­riin, sinun on ensin vietävä se.

Vie Google-ka­len­te­ri­si

Voit viedä Google-ka­len­te­ri­si kir­jau­tu­mal­la Google-tiliisi. Käynnistä ohjelma nap­saut­ta­mal­la ka­len­te­ri­pai­ni­ket­ta. Voit avata ka­len­te­rin asetukset nap­saut­ta­mal­la ylä­va­lik­ko­ri­vil­lä olevaa ra­tas­ku­va­ket­ta.

Valitse va­sem­man­puo­lei­ses­ta valikosta Tuo ja vie. Napsauta sitten Vie-osiossa Vie-pai­ni­ket­ta. Google luo au­to­maat­ti­ses­ti ZIP-tiedoston, joka sisältää ta­paa­mis­tie­to­si iCal-muodossa.

Jos haluat tuoda tiedoston Out­loo­kiin, sinun on purettava viety tiedosto (esi­mer­kik­si WinRAR-oh­jel­mal­la).

Tuo Google-kalenteri Out­loo­kiin (tie­to­ko­ne­ver­sio)

Jos haluat tuoda Google-ka­len­te­ri­si Outlookin työ­pöy­tä­so­vel­luk­sen avulla, avaa ensin sovellus. Etsi Tiedosto-välilehti ja valitse Avaa ja vie. Napsauta Tuo/vie ava­tak­se­si Tuo- ja vie-ohjatun toiminnon.

Valitse vaih­toeh­to Tuo iCalendar-tiedosto (.ics) tai vCalendar-tiedosto (.vcs) ja napsauta Seuraava.

Valitse purettu .ics-tiedosto ja määritä, haluatko tuoda sen olemassa olevaan ka­len­te­rii­si vai avata sen uutena ka­len­te­ri­na. Va­lit­se­mas­ta­si vaih­toeh­dos­ta riippuen Google-ka­len­te­rin ta­pah­tu­mat näkyvät joko Outlook-ka­len­te­ris­sa­si tai ne näkyvät eril­li­se­nä ka­len­te­ri­na kohdassa Muut ka­len­te­rit.

Tuo Google-kalenteri Out­loo­kiin verkossa

Voit lisätä Google-ka­len­te­rin Out­loo­kiin myös tuomalla viedyn Google-ka­len­te­rin Out­loo­kiin verkossa. Siirry ensin Outlookin verk­ko­si­vus­ton kir­jau­tu­mis­si­vul­le ja kirjaudu sisään. Siirry sitten ka­len­te­ri­nä­ky­mään nap­saut­ta­mal­la näytön va­sem­mal­la puolella olevaa pientä ka­len­te­ri­ku­va­ket­ta.

Voit lisätä viedyn Google-ka­len­te­ri­tie­dos­ton nap­saut­ta­mal­la Lisää kalenteri ja va­lit­se­mal­la avau­tu­vas­ta valikosta Tie­dos­tos­ta.

Valitse Tuo-valikosta Selaa-toi­min­nol­la viety .ics-tiedosto. Jos sinulla on useita Outlook-ka­len­te­rei­ta, voit myös valita, mihin Outlook-ka­len­te­riin Google-ka­len­te­ri­si tuodaan. Tuo kalenteri nap­saut­ta­mal­la Tallenna.

Kuinka tilata Google-kalenteri Outlook-tilillä

Voit tuoda Outlook-ka­len­te­rii­si Google-ka­len­te­ri­si uusimmat tiedot ti­laa­mal­la Google-ka­len­te­rin. Jos sinulla on jonkun toisen ka­len­te­rin osoite, voit tilata myös hänen ka­len­te­rin­sa. Voit esi­mer­kik­si yhdistää kump­pa­ni­si, työ­to­ve­rei­de­si tai jonkin jä­se­nyys­jär­jes­tö­si ka­len­te­rin. Kun kaikki ta­paa­mi­se­si ovat näh­tä­vis­sä yhdellä sil­mäyk­sel­lä, sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että unohdat jonkin ta­paa­mi­sen tai ta­pah­tu­man.

Kun tilaat ka­len­te­rin, se liitetään omaan ka­len­te­rii­si. Se toimii samalla tavalla kuin so­si­aa­li­sen median tilaukset. Heti kun tilaamasi ka­len­te­rin omistaja muuttaa tai lisää jotain ka­len­te­riin­sa, se näkyy myös omassa ka­len­te­ris­sa­si.

Tilaa Google-kalenteri Out­loo­kil­la (työ­pöy­tä­ver­sio)

Voit lisätä Google-ka­len­te­ri­si Outlook-tiliisi iCal-osoitteen avulla . Tämä osoite löytyy Google-ka­len­te­rin ase­tuk­sis­ta, joten avaa ensin Google-kalenteri. Napsauta sitten Asetukset ja jakaminen.

Otsikon ”Integroi kalenteri” alla on tar­vit­se­ma­si URL-osoite iCal-muodossa. Jos haluat viedä ka­len­te­rin omaan käyttöösi, voit kopioida URL-osoitteen, joka on nimellä ”Yk­si­tyi­nen osoite iCal-muodossa”. Jos olet asettanut ka­len­te­ri­si jul­ki­sek­si, voit kopioida julkisen osoitteen .

Siirry nyt Outlook-tiliisi. Siirry ka­len­te­ri­nä­ky­mään, valitse Lisää kalenteri ja sitten In­ter­ne­tis­tä….

Näkyviin tulee ikkuna (Uusi Internet-ka­len­te­ri­ti­laus). Voit liittää Google-ka­len­te­ri­si iCal-URL-osoitteen tähän. Kun olet liittänyt sen, napsauta OK. Olet nyt mää­rit­tä­nyt Google-ka­len­te­ri­si tilauksen Outlook-tilillesi. Sinun pitäisi nyt nähdä kaikki Google-ka­len­te­ri­si nykyiset ja tulevat ta­paa­mi­set ja ta­pah­tu­mat Out­loo­kis­sa.

Tilaa Google-kalenteri Outlookin verk­ko­ver­sion kautta

Google-ka­len­te­rien ti­laa­mi­nen Outlookin verk­ko­ver­sios­sa tapahtuu samalla tavalla kuin ka­len­te­rin ti­laa­mi­nen työ­pöy­tä­so­vel­luk­ses­sa. Ennen kuin kirjaudut Outlook-tiliisi, sinun on löy­det­tä­vä kyseisen Google-ka­len­te­rin iCal-osoite. Aivan kuten työ­pöy­tä­so­vel­luk­ses­sa, kun olet löytänyt osoitteen, avaa Outlook-tilisi ja siirry ka­len­te­ri­nä­ky­mään. Napsauta Lisää kalenteri.

Valitse seu­raa­vak­si vaih­toeh­to­luet­te­los­ta ”In­ter­ne­tis­tä…”.

Kirjoita teks­ti­kent­tään Google-ka­len­te­ri­si iCal-URL-osoite ja määritä nimi, jota haluat käyttää. Voit myös määrittää ka­len­te­ril­le värin ja/tai kuvakkeen. Kun olet valmis, napsauta Tuo.

Nyt voit avata Google-ka­len­te­rin milloin tahansa ja tar­kas­tel­la ka­len­te­rin ta­paa­mi­sia ja ta­pah­tu­mia suoraan Out­loo­kis­sa. Et kui­ten­kaan voi lisätä ta­paa­mi­sia tai ta­pah­tu­mia ka­len­te­riin.

Kuinka synk­ro­noi­da Google-kalenteri Outlookin kanssa kolmannen osapuolen so­vel­lus­ten avulla

Voit synk­ro­noi­da Google-ka­len­te­rit Outlookin kanssa myös ulkoisen so­vel­luk­sen avulla. Tähän sopivat esi­mer­kik­si ilmaiset työkalut, kuten avoimen läh­de­koo­din oh­jel­mis­to Outlook Google Calendar Sync, sekä mak­sul­li­set ratkaisut, kuten Sync2. Seu­raa­vas­sa kerromme, miten ka­len­te­rit synk­ro­noi­daan näiden kahden työkalun avulla.

Synk­ro­noin­ti Outlookin ja Google-ka­len­te­rin välillä

Vaihe 1: Lataa Outlook Google Calendar Sync -sovellus vi­ral­li­sel­ta pro­jek­ti­si­vul­ta

Vaihe 2: Kun tiedosto on ladattu, voit avata synk­ro­noin­tioh­jel­man kak­sois­nap­saut­ta­mal­la sitä. Ennen kuin voit aloittaa synk­ro­noin­nin, sinun on kuitenkin mää­ri­tet­tä­vä Outlook- ja Google-tilisi ase­tuk­sis­sa. Siirry tätä varten Asetukset-kohtaan ja kirjoita Outlook-tilisi osoite Outlook-kohdan alle. Lisää sitten Google-kohdassa Google-tilisi nap­saut­ta­mal­la Hae ka­len­te­rit ja kir­jau­tu­mal­la tilillesi.

Voit määrittää synk­ro­noin­ti­pa­ra­met­rit Synk­ro­noin­tia­se­tuk­set-kohdassa. Voit esi­mer­kik­si määrittää, kuinka usein ka­len­te­rit päi­vi­te­tään tai mitä värejä käytetään eri luokille. Voit muuttaa asetuksia milloin tahansa.

Vaihe 3: Tallenna asetukset ja palaa Synk­ro­noin­ti-väl ilehdelle. Napsauta Aloita synk­ro­noin­ti yh­dis­tääk­se­si va­lit­se­ma­si Outlook- ja Google-ka­len­te­rien ta­pah­tu­mat:

Synk­ro­noin­ti Sync2-so­vel­luk­sen avulla

Vaihe 1: Lataa ohjelma Sync2:n vi­ral­li­sil­ta verk­ko­si­vuil­ta.

Vaihe 2: Asenna ohjelma tie­to­ko­neel­le­si ja käynnistä se. Synk­ro­noin­nin asen­nus­oh­je tarjoaa sinulle erilaisia vaih­toeh­to­ja sen mukaan, mitkä tilit haluat synk­ro­noi­da. Jos haluat yhdistää Outlookin ja Googlen ka­len­te­rit, valitse Google-palvelut.

Vaihe 3: Kun olet valinnut Google-palvelut ja antanut ohjatulle toi­min­nol­le tiedot, jotka haluat synk­ro­noi­da, näyttöön avautuu Googlen kir­jau­tu­mi­sik­ku­na. Kirjaudu sisään ta­val­li­seen tapaan.

Vaihe 4: Kun olet kir­jau­tu­nut sisään, Sync2 yhdistää Google-tilisi au­to­maat­ti­ses­ti Outlook-ka­len­te­rii­si.

Google-ka­len­te­ri­si on nyt yh­dis­tet­ty Outlook-ka­len­te­rii­si. Voit tarkistaa, onko synk­ro­noin­ti on­nis­tu­nut, li­sää­mäl­lä ta­pah­tu­man Google-ka­len­te­rii­si. Ta­pah­tu­man pitäisi näkyä Outlook-ka­len­te­ris­sa­si pian sen jälkeen. Muista ottaa huomioon aikaväli, jonka olet mää­rit­tä­nyt Synk­ro­noin­ti­vä­li-kenttään. Voit muuttaa aikavälin asetusta Sync2-ase­tuk­sis­sa.