¿Qué leyes sobre el archivado de correos están vigentes en EE. UU.?

Cuando se trata de tus correos ele­c­tró­ni­cos pe­r­so­na­les, tú decides si los guardas o los eliminas. Pero si diriges una empresa - sobre todo en un sector regulado - es posible que las leyes es­ta­dou­ni­de­n­ses sobre la obli­ga­ción de archivar correos ele­c­tró­ni­cos te exijan conservar ciertos mensajes. En este artículo te ex­pli­ca­mos los aspectos clave del archivado de correos, el marco legal que lo regula y las mejores prácticas para cumplir con las exi­ge­n­cias no­r­ma­ti­vas.

¿Qué es el archivado de correos ele­c­tró­ni­cos?

En pocas palabras, archivar correos ele­c­tró­ni­cos significa guardar de forma si­s­te­má­ti­ca todos los mensajes enviados y recibidos, junto con sus metadatos y archivos adjuntos, en un formato seguro y fácil de buscar. A di­fe­re­n­cia de las copias de seguridad ha­bi­tua­les, el archivado se centra en conservar la in­fo­r­ma­ción a largo plazo y en poder re­cu­pe­rar­la cuando sea necesario, es­pe­cia­l­me­n­te por motivos legales o de cu­m­pli­mie­n­to normativo.

Cumplir con los re­qui­si­tos legales para el archivado de correos es una mo­ti­va­ción clave, pero también aporta ventajas prácticas:

• Reduce la carga de al­ma­ce­na­mie­n­to en los se­r­vi­do­res de correo pri­n­ci­pa­les, lo que mejora el re­n­di­mie­n­to.
• Ofrece una capa de pro­te­c­ción en casos legales, au­di­to­rías o in­ve­s­ti­ga­cio­nes internas.
• Facilita la re­cu­pe­ra­ción rápida de correos eli­mi­na­dos o perdidos por error.
• Co­n­tri­bu­ye a la re­cu­pe­ra­ción ante fallos y asegura la co­n­ti­nui­dad operativa del negocio.

¿A quién se aplican los re­qui­si­tos de archivado de correos y por qué?

No todas las empresas están le­ga­l­me­n­te obligadas a archivar correos ele­c­tró­ni­cos. Sin embargo, muchas sí deben cumplir con no­r­ma­ti­vas es­pe­cí­fi­cas, ya sea por el sector en el que operan o por su tamaño. Ámbitos como el fi­na­n­cie­ro, sanitario, educativo, jurídico o las empresas que cotizan en bolsa suelen estar regulados tanto a nivel federal como estatal en Estados Unidos.

Algunas pequeñas empresas o autónomos pueden estar exentos, salvo que se rijan por no­r­ma­ti­vas se­c­to­ria­les concretas. En cualquier caso, es re­s­po­n­sa­bi­li­dad de la dirección o del personal encargado del cu­m­pli­mie­n­to normativo ase­gu­rar­se de que se aplican co­rre­c­ta­me­n­te las prácticas de archivado. Ignorar estas obli­ga­cio­nes puede dar lugar a multas, sanciones ju­di­cia­les o pe­na­li­za­cio­nes por parte de los or­ga­ni­s­mos re­gu­la­do­res.

Resumen de las pri­n­ci­pa­les leyes de cu­m­pli­mie­n­to sobre archivado de correos en EE. UU.

En Estados Unidos, varias leyes y no­r­ma­ti­vas federales co­n­s­ti­tu­yen la base legal para la obli­ga­ción de archivar correos ele­c­tró­ni­cos en de­te­r­mi­na­das empresas y sectores.

La Ley del Mercado de Valores de 1934 (Se­cu­ri­ties Exchange Act)

La Ley del Mercado de Valores de 1934 (SEC.gov)

• Se aplica a entidades fi­na­n­cie­ras y a empresas que cotizan en bolsa.
• Exige conservar los registros re­la­cio­na­dos con tra­n­sac­cio­nes de valores, incluidos los correos ele­c­tró­ni­cos, durante un mínimo de seis años.
• La SEC (Comisión de Bolsa y Valores) puede imponer sanciones en caso de in­cu­m­pli­mie­n­to, como lo de­mue­s­tran numerosos casos de apli­ca­ción.

Normativa de la CFTC (Commodity Futures Trading Co­m­mi­s­sion)

La Ley Commodity Exchange Act (CEA) y su normativa

• Afecta a co­mi­sio­ni­s­tas de futuros, co­rre­do­res y ope­ra­do­res.
• Obliga a conservar durante cinco años todos los registros de tra­n­sac­cio­nes, incluidas las co­mu­ni­ca­cio­nes ele­c­tró­ni­cas como los correos ele­c­tró­ni­cos (desde una enmienda de 1999).
• El in­cu­m­pli­mie­n­to puede suponer multas mi­llo­na­rias; la CFTC ha recaudado miles de millones en sanciones en las últimas décadas.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX)

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 (PDF)

• Se aplica a todas las empresas que cotizan en bolsa y a las firmas de auditoría.
• Obliga a conservar los registros de auditoría, incluidos los correos re­la­cio­na­dos, durante al menos cinco años.
• Las in­fra­c­cio­nes pueden dar lugar a procesos penales, incluida la pena de prisión.

Las Reglas Federales de Pro­ce­di­mie­n­to Civil (FRCP)

Reglas Federales de Pro­ce­di­mie­n­to Civil

• Regulan el tra­ta­mie­n­to de pruebas en juicios civiles en EE. UU.
• Desde 2006, la Regla 37(e) establece que debe co­n­se­r­var­se toda la in­fo­r­ma­ción ele­c­tró­ni­ca relevante (ESI), incluidos los correos ele­c­tró­ni­cos, si está re­la­cio­na­da con litigios en curso o pre­vi­si­bles.
• No conservar esta in­fo­r­ma­ción puede conllevar sanciones ju­di­cia­les o a de­ci­sio­nes de­s­fa­vo­ra­bles en el proceso.

No­r­ma­ti­vas estatales y reglas del IRS

Además de la le­gi­s­la­ción federal, cada estado puede tener sus propias no­r­ma­ti­vas que obligan a las empresas a conservar correos ele­c­tró­ni­cos y otros registros por motivos fiscales o legales. Por ejemplo:

• En Ca­li­fo­r­nia, los datos deben co­n­se­r­var­se durante al menos cuatro años.
• La mayoría de las agencias tri­bu­ta­rias estatales exigen conservar los registros al menos tres años.
• El Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) re­co­mie­n­da mantener los registros em­pre­sa­ria­les hasta siete años, de­pe­n­die­n­do del tipo de documento.

Además, las leyes estatales de pri­va­ci­dad de datos, como la Ley de Pri­va­ci­dad del Co­n­su­mi­dor de Ca­li­fo­r­nia (CCPA) y la CPRA, también pueden influir en el archivado de correos ele­c­tró­ni­cos, ya que exigen prácticas tra­n­s­pa­re­n­tes en el tra­ta­mie­n­to de datos y limitan el tiempo durante el cual pueden co­n­se­r­var­se.

Cómo cumplir co­rre­c­ta­me­n­te con las normas de archivado de correos ele­c­tró­ni­cos

Cumplir con los re­qui­si­tos legales no significa si­m­ple­me­n­te guardar los correos. También debes poder:

• Demostrar dónde se almacenan los datos.
• Explicar la te­c­no­lo­gía utilizada para el archivado.
• Do­cu­me­n­tar el ca­le­n­da­rio de archivado y los plazos de retención.
• Mostrar cómo se pueden recuperar los correos y en qué formatos están di­s­po­ni­bles.
• Acreditar que puedes entregar los correos rá­pi­da­me­n­te si lo solicita un auditor o un abogado.

En de­fi­ni­ti­va: el archivado debe ser or­ga­ni­za­do, seguro y ve­ri­fi­ca­ble. Una vez que elijas el método para archivar correos, fo­r­ma­lí­za­lo mediante una política de archivado de correos ele­c­tró­ni­cos clara. Esta debe incluir:

• El objetivo e im­po­r­ta­n­cia del archivado
• Dónde y cómo se almacenan los correos
• El plazo de co­n­se­r­va­ción según el tipo de mensaje
• Los re­s­po­n­sa­bles y personas de contacto
• In­di­ca­cio­nes sobre qué debe co­n­se­r­var­se y qué puede eli­mi­nar­se

Esto garantiza una apli­ca­ción coherente de la normativa en toda la or­ga­ni­za­ción y te prepara ante una posible auditoría o proceso judicial.

Ten en cuenta el aviso legal de este artículo.