¿Qué leyes sobre el archivado de correos están vigentes en EE. UU.?

Cuando se trata de tus correos electrónicos personales, tú decides si los guardas o los eliminas. Pero si diriges una empresa - sobre todo en un sector regulado - es posible que las leyes estadounidenses sobre la obligación de archivar correos electrónicos te exijan conservar ciertos mensajes. En este artículo te explicamos los aspectos clave del archivado de correos, el marco legal que lo regula y las mejores prácticas para cumplir con las exigencias normativas.

¿Qué es el archivado de correos electrónicos?

En pocas palabras, archivar correos electrónicos significa guardar de forma sistemática todos los mensajes enviados y recibidos, junto con sus metadatos y archivos adjuntos, en un formato seguro y fácil de buscar. A diferencia de las copias de seguridad habituales, el archivado se centra en conservar la información a largo plazo y en poder recuperarla cuando sea necesario, especialmente por motivos legales o de cumplimiento normativo.

Cumplir con los requisitos legales para el archivado de correos es una motivación clave, pero también aporta ventajas prácticas:

• Reduce la carga de almacenamiento en los servidores de correo principales, lo que mejora el rendimiento.
• Ofrece una capa de protección en casos legales, auditorías o investigaciones internas.
• Facilita la recuperación rápida de correos eliminados o perdidos por error.
• Contribuye a la recuperación ante fallos y asegura la continuidad operativa del negocio.

¿A quién se aplican los requisitos de archivado de correos y por qué?

No todas las empresas están legalmente obligadas a archivar correos electrónicos. Sin embargo, muchas sí deben cumplir con normativas específicas, ya sea por el sector en el que operan o por su tamaño. Ámbitos como el financiero, sanitario, educativo, jurídico o las empresas que cotizan en bolsa suelen estar regulados tanto a nivel federal como estatal en Estados Unidos.

Algunas pequeñas empresas o autónomos pueden estar exentos, salvo que se rijan por normativas sectoriales concretas. En cualquier caso, es responsabilidad de la dirección o del personal encargado del cumplimiento normativo asegurarse de que se aplican correctamente las prácticas de archivado. Ignorar estas obligaciones puede dar lugar a multas, sanciones judiciales o penalizaciones por parte de los organismos reguladores.

Resumen de las principales leyes de cumplimiento sobre archivado de correos en EE. UU.

En Estados Unidos, varias leyes y normativas federales constituyen la base legal para la obligación de archivar correos electrónicos en determinadas empresas y sectores.

La Ley del Mercado de Valores de 1934 (Securities Exchange Act)

La Ley del Mercado de Valores de 1934 (SEC.gov)

• Se aplica a entidades financieras y a empresas que cotizan en bolsa.
• Exige conservar los registros relacionados con transacciones de valores, incluidos los correos electrónicos, durante un mínimo de seis años.
• La SEC (Comisión de Bolsa y Valores) puede imponer sanciones en caso de incumplimiento, como lo demuestran numerosos casos de aplicación.

Normativa de la CFTC (Commodity Futures Trading Commission)

La Ley Commodity Exchange Act (CEA) y su normativa

• Afecta a comisionistas de futuros, corredores y operadores.
• Obliga a conservar durante cinco años todos los registros de transacciones, incluidas las comunicaciones electrónicas como los correos electrónicos (desde una enmienda de 1999).
• El incumplimiento puede suponer multas millonarias; la CFTC ha recaudado miles de millones en sanciones en las últimas décadas.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX)

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 (PDF)

• Se aplica a todas las empresas que cotizan en bolsa y a las firmas de auditoría.
• Obliga a conservar los registros de auditoría, incluidos los correos relacionados, durante al menos cinco años.
• Las infracciones pueden dar lugar a procesos penales, incluida la pena de prisión.

Las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP)

Reglas Federales de Procedimiento Civil

• Regulan el tratamiento de pruebas en juicios civiles en EE. UU.
• Desde 2006, la Regla 37(e) establece que debe conservarse toda la información electrónica relevante (ESI), incluidos los correos electrónicos, si está relacionada con litigios en curso o previsibles.
• No conservar esta información puede conllevar sanciones judiciales o a decisiones desfavorables en el proceso.

Normativas estatales y reglas del IRS

Además de la legislación federal, cada estado puede tener sus propias normativas que obligan a las empresas a conservar correos electrónicos y otros registros por motivos fiscales o legales. Por ejemplo:

• En California, los datos deben conservarse durante al menos cuatro años.
• La mayoría de las agencias tributarias estatales exigen conservar los registros al menos tres años.
• El Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) recomienda mantener los registros empresariales hasta siete años, dependiendo del tipo de documento.

Además, las leyes estatales de privacidad de datos, como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) y la CPRA, también pueden influir en el archivado de correos electrónicos, ya que exigen prácticas transparentes en el tratamiento de datos y limitan el tiempo durante el cual pueden conservarse.

Cómo cumplir correctamente con las normas de archivado de correos electrónicos

Cumplir con los requisitos legales no significa simplemente guardar los correos. También debes poder:

• Demostrar dónde se almacenan los datos.
• Explicar la tecnología utilizada para el archivado.
• Documentar el calendario de archivado y los plazos de retención.
• Mostrar cómo se pueden recuperar los correos y en qué formatos están disponibles.
• Acreditar que puedes entregar los correos rápidamente si lo solicita un auditor o un abogado.

En definitiva: el archivado debe ser organizado, seguro y verificable. Una vez que elijas el método para archivar correos, formalízalo mediante una política de archivado de correos electrónicos clara. Esta debe incluir:

• El objetivo e importancia del archivado
• Dónde y cómo se almacenan los correos
• El plazo de conservación según el tipo de mensaje
• Los responsables y personas de contacto
• Indicaciones sobre qué debe conservarse y qué puede eliminarse

Esto garantiza una aplicación coherente de la normativa en toda la organización y te prepara ante una posible auditoría o proceso judicial.

Ten en cuenta el aviso legal de este artículo.