Microsoft Office 2019 vs. 2021: di­fe­re­n­cias

Las mayores di­fe­re­n­cias entre Office 2021 y 2019 residen pri­n­ci­pa­l­me­n­te en sus ca­pa­ci­da­des para el trabajo co­la­bo­ra­ti­vo y la impecable si­n­cro­ni­za­ción. Por ejemplo, Office 2021 ofrece una in­no­va­do­ra si­n­cro­ni­za­ción en tiempo real a través de OneDrive y Sha­re­Poi­nt, así como creación conjunta de do­cu­me­n­tos y sencillas funciones de co­me­n­ta­rios para el trabajo en equipo. Esta exhau­s­ti­va co­m­pa­ra­ti­va te ayudará a de­te­r­mi­nar si la atención prestada a la co­la­bo­ra­ción justifica una ac­tua­li­za­ción de Office 2019 a 2021.

Visión general: Office 2021 vs. 2019

Office 2021 vs. 2019: di­fe­re­n­cias y se­me­ja­n­zas

La principal ventaja de Office 2019 y 2021 es que son licencias únicas sin obli­ga­ción de su­s­cri­p­ción. Si prefieres pagar por un paquete Office una vez y uti­li­zar­lo in­de­fi­ni­da­me­n­te, obtendrás un software Office to­ta­l­me­n­te completo. Para uti­li­zar­lo, todo lo que tienes que hacer es comprar la licencia 2019 o 2021 una vez y activarla en línea con una cuenta gratuita de Microsoft.

La de­s­ve­n­ta­ja con respecto a la su­s­cri­p­ción a Microsoft 365 basada en la nube es que la licencia única solo ofrece soporte general durante un periodo de cinco años y soporte ampliado durante dos años. El soporte incluye ac­tua­li­za­cio­nes de seguridad, pero no nuevas fu­n­cio­na­li­da­des. Si quieres ac­tua­li­zar, tienes que comprar una nueva licencia. Microsoft 365, por otra parte, puede uti­li­zar­se sin re­s­tri­c­cio­nes y ofrece asi­s­te­n­cia, así como ac­tua­li­za­cio­nes de seguridad y de funciones mientras dure la su­s­cri­p­ción.

Di­fe­re­n­cia principal: final del soporte de Office 2019

La di­fe­re­n­cia principal y más im­po­r­ta­n­te entre Office 2019 y 2021 es que cuanto más antiguo sea el paquete Office, más probable es que el soporte de Microsoft se acabe por completo. Por ejemplo, para Office 2019, Microsoft anunció el fin oficial del soporte general en octubre de 2023. Con el soporte ampliado de dos años, el soporte oficial fi­na­li­za­rá en octubre de 2025, al igual que para Office 2016 y Windows 10.

Es una buena razón para que quien tenga una licencia única se plantee ahora la ac­tua­li­za­ción a Office 2021 o Microsoft 365. Según Microsoft, el soporte para Office 2021 durará hasta 2026. Si confías en un uso em­pre­sa­rial a largo plazo de Office, cambiar a Microsoft 365 supone no­r­ma­l­me­n­te más ventajas.

Resumen de las novedades de Office 2021

Lo que destaca al comparar las licencias es el diseño mo­de­r­ni­za­do y renovado de Office 2021, que se ha adaptado a Windows 11 (lanzado al mismo tiempo) y ofrece esquinas de ventana más suaves, una paleta de colores neutra e iconos es­ti­li­za­dos en el menú co­n­te­x­tual en Fluent Design. Bá­si­ca­me­n­te, Office 2021 tiene un aspecto más sutil y elegante que la versión pre­de­ce­so­ra Office 2019.

Mayor atención a la co­la­bo­ra­ción

In­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de la fecha de la­n­za­mie­n­to y de fin del soporte, lo que puede decirse acerca de las fu­n­cio­na­li­da­des de ambas versiones de Office es que Office 2019 y 2021 incluyen todas las apli­ca­cio­nes im­po­r­ta­n­tes de Microsoft Office. Entre ellas se incluyen:

• Word
• Excel
• Po­we­r­Poi­nt
• OneNote
• Outlook
• Access
• Publisher
• Sha­re­Poi­nt
• Exchange

A di­fe­re­n­cia de Office 2019, Office 2021 insiste más en el trabajo en equipo y la co­la­bo­ra­ción. Un ejemplo destacado es la inclusión de Teams en Office 2021, que está ausente en Office 2019. Teams permite que el paquete Office ofrezca un trabajo y una co­mu­ni­ca­ción más ada­p­ta­bles, in­de­pe­n­die­n­tes del di­s­po­si­ti­vo y la ubicación, sobre todo en la época en la que el trabajo a distancia y las oficinas en casa están a la orden del día. Sin embargo, es esencial que los co­m­pa­ñe­ros que se comunican utilicen Office 2021 o Microsoft 365, ya que las funciones de co­la­bo­ra­ción solo son mí­ni­ma­me­n­te co­m­pa­ti­bles con las versiones de Office 2019 o an­te­rio­res.

Nuevas fu­n­cio­na­li­da­des para las apli­ca­cio­nes de Office

Aunque las pri­n­ci­pa­les apli­ca­cio­nes de Microsoft son idénticas para ambas versiones, un examen más detallado revela gran cantidad de ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas nuevas en las apli­ca­cio­nes de Office 2021. Estas son las más im­po­r­ta­n­tes por apli­ca­ción.

Excel:

• Nueva función XLOOKUP/XVERWEIS: búsqueda es­pe­cí­fi­ca de múltiples variables y palabras clave o de un conjunto de elementos se­le­c­cio­na­dos en tablas de Excel
• Nueva función XMATCH/XVERGLE: búsqueda por posición de palabras clave y variables en un rango de filas se­le­c­cio­na­do
• Nueva función LET: asigna nombres a re­su­l­ta­dos concretos de un cálculo
• Nuevas funciones co­m­pa­ti­bles con matrices dinámicas
• Co­m­pa­ti­ble con Ope­n­Do­cu­me­nt 1.3

Word:

• Co­m­pa­ti­ble con Ope­n­Do­cu­me­nt 1.3

Po­we­r­Poi­nt:

• Grabación de vídeos de ponentes, así como gra­ba­cio­nes con puntero láser y a mano alzada
• Op­ti­mi­za­ción de pre­se­n­ta­cio­nes para lectores de pantalla
• Función de esbozo para hacer dibujos a mano alzada en las pre­se­n­ta­cio­nes para animarlas o ilu­s­trar­las
• Grabación y re­pro­du­c­ción de ilu­s­tra­cio­nes creadas con Po­we­r­Poi­nt
• Ex­po­r­ta­ción de pre­se­n­ta­cio­nes en formato de vídeo para re­uti­li­zar­las en línea

Outlook:

• Búsqueda in­s­ta­n­tá­nea con opciones de filtrado mejorada
• Función de tra­du­c­ción (más de 70 idiomas)
• Función de dibujo a mano alzada con tinta

Office 2021 con modo oscuro

Con un modo oscuro op­ti­mi­za­do y completo, Office 2021 ofrece algo más que una básica barra de he­rra­mie­n­tas os­cu­re­ci­da. Ahora también incorpora una vi­sua­li­za­ción agradable con fondos os­cu­re­ci­dos y fuentes claras. La versión 2021 sigue así la tendencia actual en torno al modo oscuro, ofre­cie­n­do una vi­sua­li­za­ción discreta, agradable y, sobre todo, re­s­pe­tuo­sa con la vista, es­pe­cia­l­me­n­te en salas de pre­se­n­ta­cio­nes oscuras, cuando se viaja o durante largas horas delante de la pantalla.

Licencia única de Office vs. su­s­cri­p­ción a Office: ventajas y de­s­ve­n­ta­jas

Antes de tomar una decisión sobre qué licencia de Office comprar, pre­gú­n­ta­te si quieres una licencia pe­r­ma­ne­n­te o prefieres utilizar el Office actual con la última gama de fu­n­cio­na­li­da­des. La ventaja de una licencia única es que es una inversión asumible. Compras el software Office una vez y puedes uti­li­zar­lo in­de­fi­ni­da­me­n­te. Hay un límite de tiempo en cuanto al fin del soporte. Después, puedes seguir uti­li­za­n­do el software, pero dejarás de recibir ac­tua­li­za­cio­nes im­po­r­ta­n­tes para ga­ra­n­ti­zar una seguridad y un re­n­di­mie­n­to óptimos.

Con una su­s­cri­p­ción a Microsoft 365, siempre tendrás la última versión de todas las apli­ca­cio­nes de Microsoft, incluidas las últimas funciones de seguridad. Para ello, dependes de la re­no­va­ción periódica y del pago de tu plan de su­s­cri­p­ción, así como de Microsoft Cloud. Si no sabes con seguridad qué versión de Office estás uti­li­za­n­do, puedes ave­ri­guar­lo fá­ci­l­me­n­te en “Archivo”, “Cuenta” y “Acerca de”.

Co­n­clu­sión: ¿Office 2019, 2021 o di­re­c­ta­me­n­te Microsoft 365?

En una co­m­pa­ra­ción directa, está claro que Office 2021 ofrece mejores funciones que Office 2019, es­pe­cia­l­me­n­te para empresas y uso comercial. Entre ellas están la in­te­gra­ción de Microsoft Teams, la si­n­cro­ni­za­ción de do­cu­me­n­tos en tiempo real, las funciones op­ti­mi­za­das de co­me­n­ta­rios y la in­te­gra­ción con OneDrive. En cuanto a las pri­n­ci­pa­les apli­ca­cio­nes de Office, como Word, Excel y Po­we­r­Poi­nt, ambas licencias son adecuadas para el uso doméstico. Sin embargo, ten en cuenta que Office 2019 dejará de recibir soporte oficial a partir de octubre de 2025. Office 2021 aún ofrecerá soporte hasta octubre de 2026.

Las empresas que necesiten Office en muchos di­s­po­si­ti­vos y para muchos usuarios al mismo tiempo a largo plazo deberían optar di­re­c­ta­me­n­te por un modelo de su­s­cri­p­ción a Microsoft 365 basado en el principio SaaS. Microsoft 365 ofrece las mejores funciones de trabajo en equipo, trabajo en la nube con si­n­cro­ni­za­ción au­to­má­ti­ca, y siempre las últimas versiones y funciones de seguridad de las apli­ca­cio­nes de Microsoft.