Cómo generar facturas con plugins en Woo­Co­m­me­r­ce

Si utilizas Woo­Co­m­me­r­ce, puedes crear y enviar tus facturas di­re­c­ta­me­n­te desde el sistema de la tienda. Con el plugin adecuado, puedes incluso evitar invertir en un software de fa­c­tu­ra­ción externo. Pero ¿cómo funciona la in­s­ta­la­ción y qué ex­te­n­sio­nes son re­co­me­n­da­bles?

¿Por qué generar facturas en Woo­Co­m­me­r­ce?

Por defecto, Woo­Co­m­me­r­ce solo crea co­n­fi­r­ma­cio­nes de pedido simples, pero no facturas pro­fe­sio­na­les. Para ello debes utilizar una he­rra­mie­n­ta adicional. Esta no tiene por qué ser un sistema de fa­c­tu­ra­ción externo. Con la ayuda de los plugins de Woo­Co­m­me­r­ce para la creación de facturas, puedes crear facturas pro­fe­sio­na­les di­re­c­ta­me­n­te desde el backend. Esto ofrece, entre otras, las si­guie­n­tes ventajas:

• Todos los datos pe­r­ma­ne­cen en el sistema en todo momento.
• No se requieren in­te­r­fa­ces para el software de fa­c­tu­ra­ción externo.
• Un plugin suele ser más barato que un programa externo y, por lo tanto, es lo más adecuado para evitar más gastos en Woo­Co­m­me­r­ce.
• El menú de na­ve­ga­ción está bien integrado en Woo­Co­m­me­r­ce y es intuitivo, por lo que las so­lu­cio­nes son fáciles de entender y se pueden utilizar sin ningún problema.

Cómo generar facturas en Woo­Co­m­me­r­ce: tutorial paso a paso

Te mostramos paso a paso cómo generar y enviar tus facturas di­re­c­ta­me­n­te con Woo­Co­m­me­r­ce. Como ejemplo, uti­li­za­re­mos el plugin “Woo­Co­m­me­r­ce PDF Invoices & Packing Slips” de WP Overnight, que ofrece una amplia gama de ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas para facturas pro­fe­sio­na­les en la versión básica gratuita.

Paso 1. Instalar el plugin

En el primer paso, inicia sesión en el backend de Woo­Co­m­me­r­ce e instala el plugin de facturas de tu elección. Para ello, haz clic en “Plugins” y luego “Add New” en el menú lateral izquierdo.

Después, haz clic en “Upload Plugin” si ya has guardado los archivos de in­s­ta­la­ción de la extensión lo­ca­l­me­n­te. También puedes utilizar la función de búsqueda: introduce el nombre del plugin deseado o las palabras clave adecuadas y se­le­c­cio­na “Install Now” en los re­su­l­ta­dos de búsqueda co­rre­s­po­n­die­n­tes. Tras la in­s­ta­la­ción, clica “Activate” para activar el plugin de­s­ca­r­ga­do.

Paso 2. Es­ta­ble­cer la co­n­fi­gu­ra­ción general de las facturas de Woo­Co­m­me­r­ce

Después de la in­s­ta­la­ción, puedes acceder a la he­rra­mie­n­ta de fa­c­tu­ra­ción di­re­c­ta­me­n­te a través del backend de Woo­Co­m­me­r­ce. Para ello, haz clic en la sección “Woo­Co­m­me­r­ce” del menú lateral izquierdo y se­le­c­cio­na la entrada “PDF Invoices”.

Au­to­má­ti­ca­me­n­te llegarás al menú de los ajustes generales. Aquí podrás de­te­r­mi­nar si la factura PDF enviada podrá de­s­ca­r­gar­se en la misma página o abrirse en una nueva ventana del navegador. También podrás añadir una plantilla de factura , se­le­c­cio­nar el formato de papel (A4 o carta), activar la co­m­pa­ti­bi­li­dad de los ca­ra­c­te­res de monedas y permitir di­fe­re­n­tes tipos de fuente (siendo posible reducir el tamaño del archivo). No olvides activar también el modo de prueba para que Woo­Co­m­me­r­ce utilice siempre la última co­n­fi­gu­ra­ción en todas las facturas creadas.

Paso 3. Diseñar la cabecera de las facturas de Woo­Co­m­me­r­ce

En la segunda mitad de los ajustes generales podrás diseñar la cabecera de las facturas. En primer lugar, inserta el logotipo de tu empresa con el botón “Set image” y es­pe­ci­fi­ca la ubicación de tu logotipo. En “Logo height” puedes de­te­r­mi­nar la altura total del logotipo en cm o mm.

Después de insertar tu logotipo, introduce el nombre y la dirección de tu tienda. Introduce in­fo­r­ma­ción adicional, como las co­n­di­cio­nes generales, en la casilla “Footer”. Los tres campos adi­cio­na­les que son op­cio­na­les están re­se­r­va­dos para los usuarios de la plantilla “Modern (Premium)”. Se utilizan para insertar columnas adi­cio­na­les en el pie de página. Una vez que hayas realizado todos los ajustes, guarda los cambios rea­li­za­dos con un clic en “Save Changes”.

En la vista previa a la derecha del menú, podrás ver el resultado de los cambios en tus facturas de Woo­Co­m­me­r­ce en cualquier momento.

Paso 4. Co­n­fi­gu­rar la au­to­ma­ti­za­ción de las facturas

En el siguiente paso, realiza todos los ajustes im­po­r­ta­n­tes para que todas las facturas de Woo­Co­m­me­r­ce se creen y envíen au­to­má­ti­ca­me­n­te. Para ello, ve a la pestaña “Files” y define primero cuándo debe enviarse la factura, por ejemplo, di­re­c­ta­me­n­te después de un nuevo pedido o en cuanto un pedido tenga el estado “Completed”. También puedes co­n­fi­gu­rar si la siguiente in­fo­r­ma­ción aparecerá en la factura:

• Dirección de entrega adicional
• Dirección de correo ele­c­tró­ni­co
• Número de teléfono
• Otros datos del cliente
• Fecha de la factura
• Número de la factura

En la segunda sección de la pestaña “Files”, se definen todos los ajustes im­po­r­ta­n­tes para almacenar las facturas en el sistema, como el formato de la factura. Para ello puedes asignar un prefijo y/o un sufijo, si aún no has creado un filtro para tu propio formato. Marca también la casilla “Reset invoice number every year” si quieres re­s­ta­ble­cer la nu­me­ra­ción de tus facturas de Woo­Co­m­me­r­ce al principio de año.

Paso 5. Crear la factura de Woo­Co­m­me­r­ce ma­nua­l­me­n­te

¿No has definido una au­to­ma­ti­za­ción para la creación o el envío de facturas? ¿O si­m­ple­me­n­te deseas crear la factura de un pedido ma­nua­l­me­n­te por otros motivos? Con Woo­Co­m­me­r­ce PDF Invoices & Packing Slips puedes hacerlo en cualquier momento de la siguiente manera:

1. Se­le­c­cio­na el menú “Woo­Co­m­me­r­ce” a través del menú lateral izquierdo del backend.
2. Haz clic en la sección “Orders”.
3. Se­le­c­cio­na el pedido del cliente para el que deseas crear una factura en Woo­Co­m­me­r­ce.
4. Comprueba la dirección de fa­c­tu­ra­ción que has guardado y haz clic en el menú “Create PDF” en “PDF Invoice”.
5. Abre la factura deseada para guardarla y enviarla en formato PDF.

Los mejores plugins para generar facturas en Woo­Co­m­me­r­ce

Hay una serie de plugins de Woo­Co­m­me­r­ce que ofrecen la práctica función de creación de facturas en el sistema. En la siguiente tabla, hemos resumido las cuatro mejores ex­te­n­sio­nes:

¿Qué ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas debe tener un plugin de facturas para Woo­Co­m­me­r­ce?

Los plugins di­s­po­ni­bles que permiten generar facturas di­re­c­ta­me­n­te en Woo­Co­m­me­r­ce difieren en varios aspectos como el coste o el alcance. Si estás buscando una solución para tu proyecto de Woo­Co­m­me­r­ce, los dos factores me­n­cio­na­dos co­n­s­ti­tu­yen una base im­po­r­ta­n­te para la toma de de­ci­sio­nes. Para que generar facturas para empresas sea lo más fácil posible, un plugin debe pro­po­r­cio­nar las si­guie­n­tes ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas:

• Po­si­bi­li­dad de diseñar las facturas de forma in­di­vi­dual (incluido el logotipo, la cabecera y el pie de página)
• Ge­ne­ra­ción y envío au­to­má­ti­co de facturas
• Creación de números de factura co­n­se­cu­ti­vos
• Di­fe­re­n­tes monedas e idiomas
• Función de vista previa
• No­m­bra­mie­n­to in­di­vi­dual de las facturas de Woo­Co­m­me­r­ce

Un breve resumen de los cuatro plugins de facturas para Woo­Co­m­me­r­ce

¿Cuáles son los detalles de los cuatro plugins me­n­cio­na­dos para generar facturas en Woo­Co­m­me­r­ce? A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas más im­po­r­ta­n­tes, así como las ventajas y de­s­ve­n­ta­jas de cada una de las so­lu­cio­nes.

Woo­Co­m­me­r­ce PDF Invoices & Packing Slips

El plugin Woo­Co­m­me­r­ce PDF Invoices & Packing Slips está di­s­po­ni­ble como versión básica gratuita o en una edición prémium de pago con ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas adi­cio­na­les como una función de ex­po­r­ta­ción o una conexión a Dropbox. Las pri­n­ci­pa­les ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de la extensión WP Overnight son:

• Añade au­to­má­ti­ca­me­n­te facturas en formato PDF a los correos ele­c­tró­ni­cos de Woo­Co­m­me­r­ce deseados.
• Facturas to­ta­l­me­n­te pe­r­so­na­li­za­bles (PDF o HTML).
• Todas las facturas se pueden descargar y enviar ma­nua­l­me­n­te en cualquier momento.
• Números de factura co­n­se­cu­ti­vos con formato pe­r­so­na­li­za­do.
• Di­s­po­ni­ble en más de 18 idiomas di­fe­re­n­tes.

Invoices for Woo­Co­m­me­r­ce

La extensión de código abierto Invoices for Woo­Co­m­me­r­ce pro­po­r­cio­na dos pla­n­ti­llas estándar (“micro” y “mínima”) para crear facturas en Woo­Co­m­me­r­ce. Tras una ac­tua­li­za­ción de pago a la versión prémium, puedes cambiar el tipo de letra y modificar las columnas y las líneas de totales, entre otras cosas. Las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas del plugin, en resumen, son:

• Añade au­to­má­ti­ca­me­n­te las facturas en PDF o a los correos ele­c­tró­ni­cos de Woo­Co­m­me­r­ce se­le­c­cio­na­dos.
• Las facturas pueden de­s­ca­r­gar­se a través de la página “Mi cuenta”.
• Opción de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube (Dropbox, OneDrive, Google Drive, Egnyte).
• Números de factura co­n­se­cu­ti­vos con formato pe­r­so­na­li­za­do.
• Búsqueda de errores integrada.

Woo­Co­m­me­r­ce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes and Shipping Labels

La extensión Woo­Co­m­me­r­ce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes and Shipping Labels de­sa­rro­lla­da por WebToffee es ideal si no solo quieres crear facturas en el backend de Woo­Co­m­me­r­ce, sino también listas de paquetes, etiquetas de envío, notas de envío y albaranes. En la versión prémium de pago puedes, entre otras cosas, crear y enviar facturas con firma. Las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas más im­po­r­ta­n­tes son:

• Añade au­to­má­ti­ca­me­n­te facturas en PDF en cualquier punto del proceso de pago.
• Fa­c­tu­ra­ción to­ta­l­me­n­te pe­r­so­na­li­za­ble (PDF).
• Números de factura co­n­se­cu­ti­vos con formato pe­r­so­na­li­za­do.
• Función de código de barras.
• Di­s­po­ni­ble en más de 10 idiomas.

Ge­r­ma­ni­zed Pro

El plugin de Woo­Co­m­me­r­ce Ge­r­ma­ni­zed, bá­si­ca­me­n­te gratuito, ofrece amplias opciones para adaptar de forma óptima tu tienda al mercado alemán. En la edición Pro, de pago, tendrás acceso a funciones más avanzadas, como ge­ne­ra­do­res de texto de muestra para los términos y co­n­di­cio­nes y la política de ca­n­ce­la­ción, así como facturas au­to­ma­ti­za­das en PDF. Un resumen de las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas más im­po­r­ta­n­tes de la extensión:

• Ge­ne­ra­ción au­to­má­ti­ca de facturas para el estado del pedido deseado.
• Fuentes in­di­vi­dua­les (Google Fonts o mediante la in­te­gra­ción en functions.php).
• Po­si­bi­li­dad de incluir código CSS en las pla­n­ti­llas de facturas.
• Archivos de facturas in­de­pe­n­die­n­te con control de acceso.