Tablas dinámicas: saca el máximo partido a Excel

Crear una tabla dinámica en Excel es un pro­ce­di­mie­n­to sencillo cuando se entiende cómo funcionan las di­fe­re­n­tes opciones del software. Una tabla dinámica siempre se basa en un registro de datos que consta de varias columnas. La primera línea de la columna debe contener el nombre de la categoría co­rre­s­po­n­die­n­te, de la que la tabla obtiene au­to­má­ti­ca­me­n­te tu in­fo­r­ma­ción. También es re­co­me­n­da­ble formatear la tabla como tal (uti­li­za­n­do la función "Formatear como tabla") y asignarle un nombre. Este paso facilita el trabajo, es­pe­cia­l­me­n­te cuando se tienen varios conjuntos de datos.

Hay dos maneras de crear una tabla dinámica en Excel: puedes utilizar la pestaña "Insertar" para llamar a la función Pi­vo­t­Ta­ble o bien usar las opciones de tabla. Sin embargo, ten en cuenta que esta última opción solo está di­s­po­ni­ble si has fo­r­ma­tea­do tus datos como tabla. Ahí puedes se­le­c­cio­nar la función "Combinar con tabla dinámica". En las opciones también es posible decidir dónde debe aparecer la nueva tabla dinámica: dentro de una hoja de cálculo existente o en una nueva.

Las tablas dinámicas pro­po­r­cio­nan numerosas funciones que ayudan a evaluar los datos. Te mostramos la di­ve­r­si­dad de opciones que pro­po­r­cio­nan estas tablas de Excel por medio de un ejemplo: ima­gi­ne­mos que ya se ha creado una tabla dinámica propia. Se basa en un registro de datos que enumera las ventas de un año, lo que incluye a los empleados im­pli­ca­dos, el volumen de negocios y el tipo de producto vendido. Ten en cuenta que el registro es una tabla simple con las columnas eti­que­ta­das. Las filas no tienen etiqueta.

La nueva hoja de cálculo en la que los datos deben aparecer en forma de tabla está co­m­ple­ta­me­n­te vacía al principio. Sin embargo, la ventana tiene una nueva barra lateral: los campos de la tabla dinámica. Todas las ca­te­go­rías que se han definido para las columnas del registro de datos aparecen en esta barra. También hay cuatro áreas en la barra lateral donde puedes arrastrar los campos de la tabla dinámica:

• Filtros
• Columnas
• Filas
• Valores

Al di­s­tri­buir los campos entre estas áreas, se crea la tabla dinámica buscada. En general, tiene sentido definir un campo para los nombres de columna y otro para las líneas. En "Filtro" puedes es­pe­ci­fi­car las ca­te­go­rías que deseas ver. Sin embargo, el área más in­te­re­sa­n­te está en "Valores", pues los campos que se in­tro­du­cen en esta área co­n­s­ti­tu­yen el foco de la tabla.

En este ejemplo, se in­tro­du­cen los meses en las filas y los empleados en las columnas. La tabla analiza au­to­má­ti­ca­me­n­te la in­fo­r­ma­ción que recibe del conjunto de datos y determina que están in­vo­lu­cra­dos doce meses di­fe­re­n­tes y cuatro empleados di­fe­re­n­tes. Se equipa el filtro con los dos tipos de producto, lo que da la po­si­bi­li­dad de filtrar la eva­lua­ción de la tabla según el paquete A o el paquete B.

Fi­na­l­me­n­te, nuestras ventas se reportan bajo el epígrafe "Valores". Excel crea la tabla au­to­má­ti­ca­me­n­te con nombres de columnas y filas, cuyos valores están re­la­cio­na­dos con las ca­te­go­rías a partir de la tabla del conjunto de datos, que ori­gi­na­l­me­n­te contenía cuatro columnas.

En este caso, Excel determina au­to­má­ti­ca­me­n­te la cantidad de ventas por mes y empleado. En lugar de los valores mo­ne­ta­rios ori­gi­na­les, la co­lo­ca­ción "Valores" resulta di­re­c­ta­me­n­te en "Número de ventas". De este modo, el usuario tiene la opo­r­tu­ni­dad de co­n­te­x­tua­li­zar y evaluar las cifras: Laura ha logrado dos ventas en abril. La tabla dinámica muestra también los re­su­l­ta­dos globales au­to­má­ti­ca­me­n­te: hubo tres ventas en junio y 24 durante todo el año.

Sin embargo, si estás más in­te­re­sa­do en la cuantía de las ventas en cada caso y no tanto en la cantidad de tra­n­sac­cio­nes de ventas rea­li­za­das, puedes mo­di­fi­car­lo fá­ci­l­me­n­te. Para ello, haz clic en el campo "Ventas" en el área "Valores", y dirígete a "Ajustes del campo de valor". Aquí, bajo "Combinar el campo de valores", cambia de "número" a "total". Como se puede ver, también se pueden se­le­c­cio­nar muchas otras clases de vi­sua­li­za­ción, que co­rre­s­po­n­den a las funciones de Excel.

Para valores mo­ne­ta­rios, tiene sentido vi­sua­li­zar­los en la moneda co­rre­s­po­n­die­n­te. Haz clic en el botón "Formato de número" para abrir una ventana en la que puedes formatear celdas (también está di­s­po­ni­ble para tablas no dinámicas con Excel). En este menú puedes elegir di­fe­re­n­tes formatos para los números, in­clu­ye­n­do la divisa.