Cómo se crean e insertan gráficos en Excel

Para empezar, necesitas valores que quieras re­pre­se­n­tar en un gráfico. Debes in­tro­du­cir estos datos en una tabla y rotularla co­rre­c­ta­me­n­te (así ahorrarás tiempo, ya que Excel mantiene la ro­tu­la­ción de la tabla en el gráfico). A co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na el rango de celdas que deseas re­pre­se­n­tar en el gráfico –no hace falta que sean zonas co­li­n­da­n­tes. Mediante la tecla “Ctrlˮ podrás se­le­c­cio­nar varias áreas pequeñas si lo deseas.

Un diagrama normal de Excel se compone de varios elementos. En el centro aparece el gráfico en sí, la re­pre­se­n­ta­ción de los valores se­le­c­cio­na­dos, y a su lado en­co­n­tra­rás más in­fo­r­ma­ción:

• Títulos de eje: esta ro­tu­la­ción aporta in­fo­r­ma­ción acerca de los valores que estás re­pre­se­n­ta­n­do.
• Título del gráfico: el título es im­pre­s­ci­n­di­ble para que los demás también sepan qué se está re­pre­se­n­ta­n­do con solo echar un vistazo.
• Etiquetas de datos: para que sea más fácil reconocer los datos, sobre todo en gráficos de grandes di­me­n­sio­nes, puedes colocar etiquetas di­re­c­ta­me­n­te en cada uno de ellos.
• Tabla de datos: puedes mostrar la tabla co­rre­s­po­n­die­n­te dentro del propio gráfico como ayuda visual.
• Barras de error: para re­pre­se­n­tar rangos de error o de­s­via­cio­nes estándar en filas de datos, puedes mostrar barras de error.
• Leyenda: define los distintos colores del gráfico mediante la leyenda.
• Línea de tendencia: también puedes añadir líneas de tendencia para mostrar el sentido de de­sa­rro­llo de los valores.
• De­s­via­cio­nes pos./neg.: usa este elemento para mostrar de­s­via­cio­nes entre filas de datos.

Los elementos se pueden insertar en el gráfico de varias maneras. Por un lado, puedes usar el botón “Agregar elemento de gráfico” en la cinta de opciones de las he­rra­mie­n­tas de gráfico (debajo de la pestaña “Diseño”). También puedes usar el símbolo “más” que aparece justo al lado del gráfico. En ese menú, puedes vi­sua­li­zar elementos o volver a eli­mi­nar­los.

Además de adaptar los elementos, también puedes adaptar los datos po­s­te­rio­r­me­n­te. Una vez más, el programa de Microsoft te ofrece varias opciones. Por un lado, los gráficos de Excel son dinámicos, lo que significa que, si modificas los valores de la tabla de origen, también se mo­di­fi­ca­rán las barras, líneas o círculos del gráfico.

Por otro lado, también puedes modificar di­re­c­ta­me­n­te la selección de los valores dentro del gráfico. Mediante el filtro (un icono en forma de embudo al lado del gráfico) puedes mostrar u ocultar filas de datos y ca­te­go­rías. Con un clic sobre “Se­le­c­cio­nar datos…” puedes elegir varias opciones para se­le­c­cio­nar los valores. En la ventana emergente puedes adaptar el rango de datos, añadir filas de valores o in­te­r­ca­m­biar columnas y líneas.

Puede que, al margen de los elementos fu­n­cio­na­les, también desees adaptar el diseño de tu diagrama. Es muy frecuente que los usuarios no solo creen gráficos para sí mismos, sino también para re­pre­se­n­tar datos re­co­pi­la­dos y ca­l­cu­la­dos por otros. Si, por ejemplo, deseas adaptar el diseño a tu imagen co­r­po­ra­ti­va, Excel te ofrece algunas po­si­bi­li­da­des.

Puedes elegir entre distintas pla­n­ti­llas y usar el icono de pincel que aparece en el lateral del gráfico o en la cinta de opciones, debajo de la pestaña “Diseño de gráfico”, dentro de la sección “Estilos de diseño”.