Microsoft Office Suite es una de las so­lu­cio­nes ofi­má­ti­cas más populares. Uti­li­za­n­do sus variadas apli­ca­cio­nes, podemos trabajar con archivos de Word, Excel o Po­we­r­Poi­nt que nos permiten desde escribir textos, a calcular fórmulas ma­te­má­ti­cas o realizar pre­se­n­ta­cio­nes. Aunque pasen los años, esta suite ofimática sigue de­mo­s­tra­n­do su ve­r­sa­ti­li­dad. Sin embargo, muchos usuarios de­s­co­no­cen la mayor parte de las funciones y he­rra­mie­n­tas que incluye. Por ejemplo, los programas de MS Office tienen una fu­n­cio­na­li­dad que nos permite crear, grabar y ejecutar macros para au­to­ma­ti­zar de­te­r­mi­na­das tareas y procesos. De esta forma, podemos ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, sobre todo cuando nuestro trabajo implica repetir los mismos pasos y tareas una y otra vez.

¿Qué pasos exac­ta­me­n­te hay que seguir para crear macros en Word y para qué sirven las macros? Re­s­po­n­de­mos a estas preguntas a co­n­ti­nua­ción y te enseñamos a crear tus propias macros y apli­car­las en tus do­cu­me­n­tos.

¿Qué es una macro en Word?

Una macro es una serie de in­s­tru­c­cio­nes o comandos que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera se­cue­n­cial mediante una sola orden de ejecución. Están presentes en pro­gra­ma­ción y en ciertas apli­ca­cio­nes de los programas in­fo­r­má­ti­cos más ha­bi­tua­les. Por lo tanto, pueden ser uti­li­za­das por de­sa­rro­lla­do­res y usuarios para crear se­cue­n­cias de acciones. En el caso de Microsoft Word, que es un pro­ce­sa­dor de texto, las macros co­n­s­ti­tu­yen una fu­n­cio­na­li­dad esencial que nos permite au­to­ma­ti­zar una serie de tareas cuando tenemos que de­sa­rro­llar ac­ti­vi­da­des de forma re­pe­ti­ti­va.

Para que podamos grabar y ejecutar nuestras propias macros de Word, contamos con una he­rra­mie­n­ta integrada que también podemos encontrar en otras apli­ca­cio­nes como Access, Excel o Po­we­r­Poi­nt. Esta he­rra­mie­n­ta, para poder grabar marcos, utiliza el lenguaje de scripts Visual Basic for Ap­pli­ca­tio­ns (VBA) que también ha sido de­sa­rro­lla­do por Microsoft.

Nota

El lenguaje de pro­gra­ma­ción dirigido por eventos VBA reemplazó a mediados de los años noventa a los an­te­rio­res programas creados por Microsoft Office que uti­li­za­ban macros y eran in­co­m­pa­ti­bles entre sí. Visual Basic supuso una solución uniforme que permitió crear y ejecutar cadenas de comandos co­m­pa­ti­bles en varios programas haciendo posible, por ejemplo, tra­n­s­fe­rir datos de un documento de Word a una hoja de cálculo de Excel con un solo clic.

¿Cómo funcionan las macros en Word?

Crear macros en Word puede sonar como una tarea reservada a pro­gra­ma­do­res con ex­pe­rie­n­cia. La verdad es que la mayoría de los usuarios de Word no suele contar con co­m­pe­te­n­cias avanzadas en ge­ne­ra­ción de código y lenguajes de pro­gra­ma­ción. Sin embargo, debido a que la he­rra­mie­n­ta de macros integrada nos permite programar en un entorno gráfico sin escribir código, para crear y utilizar macros en Word no es necesario tener co­no­ci­mie­n­tos de pro­gra­ma­ción. Para crear una nueva macro debemos, en primer lugar, comenzar la grabación de nuestra macro, luego es necesario grabar los pasos haciendo clic en los comandos co­rre­s­po­n­die­n­tes y, por último, debemos detener la grabación. Al grabar una macro de Word, el código VBA se genera au­to­má­ti­ca­me­n­te.

Nota

El editor de Visual Basic es una he­rra­mie­n­ta más de Microsoft Office que pone a nuestra di­s­po­si­ción un entorno de de­sa­rro­llo VBA. Gracias a esta he­rra­mie­n­ta, es posible vi­sua­li­zar y editar el código de las macros grabadas.

Cuando creas una nueva macro en Word, puedes asignarle una co­m­bi­na­ción de teclas o un botón y añadirlos a la barra de he­rra­mie­n­tas de acceso rápido para poder iniciar la macro y eje­cu­tar­la fá­ci­l­me­n­te en cualquier momento. Para hacer que la macro esté di­s­po­ni­ble en todos los futuros do­cu­me­n­tos, agrégala a la plantilla Normal.dotm.

Crear macros en Word: ex­pli­ca­ción paso a paso

Si quieres au­to­ma­ti­zar tus tareas más usadas en Word, pero no tienes co­no­ci­mie­n­tos de pro­gra­ma­ción en VBA, puedes hacer uso de la grabadora de macros. Para acceder a la barra de he­rra­mie­n­tas de macros, debes ir a la pestaña “Vista”, donde en­co­n­tra­rás el grupo “Macros”. De todas formas, es re­co­me­n­da­ble activar las he­rra­mie­n­tas de pro­gra­ma­dor si queremos crear y editar las macros en Word ya que, entre otras cosas, de esta forma tendremos acceso al editor de Visual Basic. Para activar esta caja de he­rra­mie­n­tas opcional, tienes que hacer lo siguiente:

  1. Pincha sobre la pestaña “Archivo”.
  2. Luego ve a “Opciones”.
  3. En “Pe­r­so­na­li­zar la cinta de opciones” y “Pestañas pri­n­ci­pa­les”, activa la casilla “De­sa­rro­lla­dor”.
Imagen: Word 2016: “Personalizar la cinta de opciones” dentro de “Opciones de Word”
Des­ac­ti­va­n­do la casilla “De­sa­rro­lla­dor”, podrás eli­mi­nar­lo de la cinta de opciones de Word en cualquier momento.

Una vez que hayas activado la casilla “De­sa­rro­lla­dor”, se mostrará au­to­má­ti­ca­me­n­te una nueva pestaña con ese nombre en la interfaz de Word. Al abrir esa pestaña, podremos ver a la izquierda todas las acciones ne­ce­sa­rias para escribir y editar macros. A co­n­ti­nua­ción, te mostramos paso a paso cómo crear tus propias macros usando este menú de acceso rápido y cómo eje­cu­tar­las una vez creadas.

Grabar una macro eje­cu­ta­ble con un botón

Una de las formas más populares de crear una nueva macro en Word es grabar una macro eje­cu­ta­ble con un botón. Para hacerlo, debemos acceder a la pestaña “De­sa­rro­lla­dor” y se­le­c­cio­nar “Grabar macro”:

Imagen: Word 2016: pestaña “Desarrollador”
Si queremos abrir el menú “Grabar macro” en Word, también podemos presionar [Alt], [W] y [G].

En el cuadro “Nombre de la macro”, escribe un nombre para la macro. A co­n­ti­nua­ción, en la lista “Guardar macro en”, se­le­c­cio­na el documento para el cual quieres crear la macro. Para usar esta macro en futuros do­cu­me­n­tos, en el cuadro “Guardar macro en” deberás es­pe­ci­fi­car “Todos los do­cu­me­n­tos (Normal.dotm)”. Para que la macro se ejecute al hacer clic en un botón, elige “Botón”:

Imagen: Menú “Grabar macro” en Word 2016
En el cuadro “De­s­cri­p­ción”, tienes la opción de in­tro­du­cir in­fo­r­ma­ción es­pe­cí­fi­ca sobre la macro de Word que estás creando.

En la ventana de la izquierda, haz clic en la nueva macro y luego en “Agregar”. A co­n­ti­nua­ción, haz clic en “Modificar”. Por último, se­le­c­cio­na un icono de botón para la nueva macro de Word:

Imagen: Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido en Word 2016
Cuando asignas un botón a una nueva macro, puedes es­pe­ci­fi­car si quieres que esté di­s­po­ni­ble para todos los do­cu­me­n­tos de Word (pre­de­te­r­mi­na­do) o solo para un documento concreto.

Para confirmar, haz doble clic en “Aceptar”. Ahora es el momento de grabar los pasos. Haz clic en los comandos o presiona las teclas para cada paso de la tarea. Word graba los clics y las pu­l­sa­cio­nes de teclas, pero no los mo­vi­mie­n­tos y se­ña­li­za­cio­nes del ratón. Para se­le­c­cio­nar texto mientras estás grabando la macro tienes que usar el teclado (Shift + flecha de de­s­pla­za­mie­n­to).

Cuando hayas terminado, puedes detener la grabación haciendo clic en “Detener la grabación”:

Imagen: “Detener grabación” en las herramientas de desarrollador en Word 2016
“Detener grabación” en las he­rra­mie­n­tas de de­sa­rro­lla­dor en Word 2016.

El botón de la macro creada aparece en la Barra de he­rra­mie­n­tas de acceso rápido:

Imagen: Microsoft Word 2016: Barra de herramientas de acceso rápido
En el menú de acceso rápido, se in­co­r­po­ran los iconos asociados a las macros.

Grabar una macro con un método abreviado del teclado

Para grabar una macro con un método abreviado de teclado, vamos a seguir, en un principio, los mismos pasos que hemos seguido para grabar una macro con un botón. En primer lugar, hacemos clic en “Vista” > “Macros” > “Grabar macro”, es­cri­bi­mos un nombre para la macro y, a co­n­ti­nua­ción, es­pe­ci­fi­ca­mos si queremos o no usar esta macro en futuros do­cu­me­n­tos. Para ejecutar la macro al presionar un método abreviado de teclado, hacemos clic en “Teclado”:

Imagen: Menú de Word “Grabar macro”
Si in­tro­du­ci­mos un nombre para la nueva macro que ya existe, Word nos va a preguntar si queremos re­em­pla­zar la macro original.

Se abrirá el menú “Pe­r­so­na­li­zar teclado” y en él debemos se­le­c­cio­nar la macro bajo “Comandos”. A co­n­ti­nua­ción, haz clic con el botón izquierdo del ratón en “Nueva tecla de método abreviado” y en ese mismo cuadro escribe la co­m­bi­na­ción de teclas: Alt+Ctrl+L

Imagen: Word 2016: Menú “Personalizar teclado”
Word nos avisa cuando una co­m­bi­na­ción de teclas está asignada a otra función. Si no, aparecerá el mensaje “Sin asignar”.

Para utilizar esta macro de método abreviado de teclado en futuros do­cu­me­n­tos, asegúrate de que el cuadro “Guardar cambios en” es­pe­ci­fi­ca “Normal”. Luego, haz clic en “Asignar”. Cuando cierras el menú, ha llegado el momento de grabar los pasos.

Ejecutar una macro en Word

Una vez que has creado una macro, podrás eje­cu­tar­la siempre que quieras haciendo clic en un botón del menú de acceso rápido o pre­sio­na­n­do una co­m­bi­na­ción de teclas. También podrás ejecutar tus macros de Word desde tu colección de macros siguiendo los si­guie­n­tes pasos:

  1. En la pestaña “De­sa­rro­lla­dor”, haz clic en el botón “Macros” o, en la pestaña “Vista”, haz clic en el menú “Macros” y, a co­n­ti­nua­ción, en el botón “Ver macros”.
  2. Se­le­c­cio­na la macro que quieras de la lista haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre ella.
  3. Haz clic en “Ejecutar”.
Imagen: Lista de macros disponibles en Word 2016
Si has ha­bi­li­ta­do la casilla “De­sa­rro­lla­dor”, podrás abrir la macro de Word que quieras uti­li­za­n­do el editor de Visual Basic. Para ello, debes hacer clic sobre “Modificar”.

Agregar un botón de macro a la cinta de opciones

En caso de que en­cue­n­tres que el icono de la macro visible en la barra de acceso rápido es demasiado pequeño o si quieres agregar un botón de macro de acceso directo, Word te da la opción de agregarlo a cualquier pestaña a través de la cinta de opciones. Para ello, deberás crear un nuevo grupo pe­r­so­na­li­za­do, que es donde vas a agregar la macro. A co­n­ti­nua­ción, desde “Archivo” > “Opciones” > “Pe­r­so­na­li­zar la cinta de opciones” podrás se­le­c­cio­nar la macro que desees.

Crear un grupo pe­r­so­na­li­za­do:

En “Pe­r­so­na­li­zar la cinta de opciones”, haz clic en el botón “Nuevo grupo”, que aparece junto a los grupos estándar de esta pestaña. A co­n­ti­nua­ción, haz clic en “Cambiar nombre” y escribe un nombre para el grupo pe­r­so­na­li­za­do. También podrás asignarle un icono:

Imagen: Word 2016: personalizar la cinta de opciones de la pestaña “Inicio”
Word solo muestra el símbolo se­le­c­cio­na­do cuando la ventana de programa se reduce y el grupo se pliega.

Agregar una macro a un grupo pe­r­so­na­li­za­do en Word:

Una vez que hemos creado un grupo pe­r­so­na­li­za­do para la cinta de opciones, podremos agregar todas las macros de Word que queramos a ese grupo. Para ello, primero tienes que ir a la lista “Comandos di­s­po­ni­bles en” y se­le­c­cio­nar la opción “Macros”. A co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na la macro que deseas agregar a tu grupo en la ventana de la izquierda y el grupo al que deseas agregar la macro en la columna derecha y haz clic en “Agregar” y en “Aceptar”.

Imagen: Agregar una macro a una pestaña en Word
Si quieres eliminar una macro de un grupo pe­r­so­na­li­za­do, tienes que se­le­c­cio­nar­la en la ventana de la derecha y hacer clic en el botón “Quitar”.

Si todo ha ido bien, el nuevo grupo deberá aparecer en la cinta de opciones:

Imagen: Word 2016: cinta de opciones personalizada
De forma pre­de­te­r­mi­na­da, un nuevo grupo se añade a los grupos exi­s­te­n­tes que aparecen en la derecha en la misma pestaña, aunque existe la opción de mo­di­fi­car­lo para colocar el botón en otra pestaña.

Importar macros a Word

Nos podemos encontrar con el caso de que ya di­s­po­ne­mos de macros en VBA, pero ne­ce­si­ta­mos im­po­r­tar­las a Word. Esto ocurre, por ejemplo, cuando hemos creado nuestras macros en otro di­s­po­si­ti­vo o nos las ha enviado otra persona. En Internet, además, existen varias páginas web donde es posible encontrar numerosas macros y código. Microsoft Word nos da la opción de importar esas cadenas de comandos ya creadas para que podamos, de este modo, uti­li­zar­las en Word. Para ello, la he­rra­mie­n­ta necesaria es el editor de Visual Basic que ya hemos me­n­cio­na­do pre­via­me­n­te. Para abrirlo, podemos utilizar el atajo del teclado [Alt] + [F11] o ir a la pestaña “De­sa­rro­lla­dor”.

Los pasos que debemos dar a co­n­ti­nua­ción serán di­fe­re­n­tes en función de si estamos im­po­r­ta­n­do un archivo con macros o código de macros.

Importar archivos con macros listas para usar (.frm, .bas, .cls):

Si dispones de un archivo con macros, puedes im­po­r­tar­lo a tu programa de Word siguiendo unos pocos pasos. El primero consiste en buscar en el Ex­plo­ra­dor de proyectos de Visual Basic el documento al que queremos agregar nuestra macro importada. Si el Ex­plo­ra­dor de proyectos no está visible en el editor de código, tienes que ir a la pestaña “Ver” y hacer clic en “Ex­plo­ra­dor de proyectos”. A co­n­ti­nua­ción, haz clic sobre tu proyecto actual o sobre otro proyecto de Word si quieres que se aplique a un documento es­pe­cí­fi­co. Si se­le­c­cio­na­mos el proyecto “Normal”, la macro de Word se importará a todos los do­cu­me­n­tos:

Imagen: Explorador de proyectos en el editor de Visual Basic
Cuando ya no necesites el ex­plo­ra­dor, podrás cerrarlo haciendo clic en la “X” situada en la esquina superior derecha.

Para importar la macro, haz clic en “Archivo” y, a co­n­ti­nua­ción, en “Importar archivo”. Tienes que es­pe­ci­fi­car la ubicación del archivo de macros y hacer clic en “Abrir” para comenzar con la im­po­r­ta­ción.

Imagen: Opción “Importar archivo” en el editor de Visual Basic
Si has creado una macro de Word, también puedes ex­po­r­tar­la como un archivo uti­li­za­n­do el botón “Exportar archivo”.

Importar código de una macro:

En el caso de que solo dispongas del código VBA de una macro, la im­po­r­ta­ción se realiza de otra manera. Lo primero es se­le­c­cio­nar el documento al que se desea añadir la secuencia de comandos au­to­ma­ti­za­da. Para ello, abre el Ex­plo­ra­dor de proyectos y haz doble clic en “Normal” (así la macro se guardará en la plantilla general) o en la entrada “Thi­s­Do­cu­me­nt” (su­b­ca­r­pe­ta de “Microsoft Word Objetos”):

Imagen: Microsoft Word 2016: explorador de proyectos
Al se­le­c­cio­nar el proyecto “Normal”, Word guarda la macro en la plantilla general Normal.dotm.

Aparecerá una ventana de código que es donde vamos a copiar el código de la macro. Luego, hacemos clic en “Guardar”. Si en el paso anterior se­le­c­cio­na­s­te un documento de Word es­pe­cí­fi­co, se te informará de que es necesario guardarlo como “Documento de Word con macros”. Para ello, haz clic en “No” y se­le­c­cio­na la opción correcta bajo “Tipo de archivo”. Cuando hayas acabado, haz clic en “Guardar” para crear el nuevo formato de archivo:

Imagen: Modificar el tipo de archivo de Word
Cuando guardamos una macro importada en nuestro documento Word actual, es necesario modificar el formato de nuestro documento actual, que no se guardará en la plantilla general.

Macros de Word: ejemplos de se­cue­n­cias de comandos útiles

Ahora que ya sabes qué es una macro de Word y que has aprendido a crear, ejecutar e importar macros, ha llegado el momento de mostrarte algunos ejemplos concretos de macros en Word para que puedas ver, mediante un caso práctico, el fin de estas he­rra­mie­n­tas de au­to­ma­ti­za­ción con comandos en el pro­ce­sa­dor de textos de Microsoft.

Macros para de­te­r­mi­nar au­to­má­ti­ca­me­n­te la longitud media de las frases

Existen varias he­rra­mie­n­tas web que nos permiten analizar nuestros textos para poder de­te­r­mi­nar, por ejemplo, cuál es la longitud media de las frases que uti­li­za­mos. Pero, si contamos con la macro apropiada, Word puede ca­l­cu­lar­lo di­re­c­ta­me­n­te. A co­n­ti­nua­ción, incluimos un código que sirve para capturar au­to­má­ti­ca­me­n­te todas las frases de un documento y dividir el número total de palabras entre el número de frases. Esta macro utiliza el mensaje de texto “Promedio de palabras por frase” para presentar la longitud media:

Sub Contador de palabras()
Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0
For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next
MsgBox "Promedio de palabras por frase: " + Str(Int(numWords / numSentences))
End Sub

Macro para corregir errores ti­po­grá­fi­cos

Cualquier persona que tenga que escribir textos desde el ordenador con fre­cue­n­cia, sabe que es muy fácil cometer algún error al teclear las palabras. Corregir estos errores es sencillo, pero con la siguiente macro tan solo tendrás que colocar el cursor delante de los ca­ra­c­te­res in­te­r­ca­m­bia­dos. Al ejecutar la macro por co­m­bi­na­ción de teclado o haciendo clic en un botón, los ca­ra­c­te­res se co­rre­gi­rán au­to­má­ti­ca­me­n­te.

Sub Error tipográfico()
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
Selection.Cut
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
Selection.Paste
End Sub

Código macro para eliminar todos los hi­pe­r­ví­ncu­los

En Word, cuando in­tro­du­ci­mos páginas web o di­re­c­cio­nes de correo ele­c­tró­ni­co, se crean de forma au­to­má­ti­ca enlaces a los co­rre­s­po­n­die­n­tes destinos web. Si no quieres que esos hi­pe­r­ví­ncu­los aparezcan en tu documento de Word, tienes que ir eli­mi­ná­n­do­los uno a uno. El siguiente ejemplo de macro en Word te ahorrará muchísimo trabajo ya que se encarga de eliminar de forma au­to­má­ti­ca el primer hi­pe­r­ví­ncu­lo que detecte en el documento. Solo tienes que ejecutar la macro hasta que todos los vínculos y enlaces hayan des­apa­re­ci­do:

Sub SinHipervínculos()
'On Error Resume Next
Dim x As Variant
For Each x In ActiveDocument.Hyperlinks
Selection.WholeStory
Selection.Range.Hyperlinks(1).Delete
Next x
End Sub

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