Google Sheets: crea y optimiza tu tabla

Crear tablas en Google Sheets es un proceso simple que apenas requiere unos clics. Empezar con una plantilla te puede ahorrar tiempo y te ofrece la seguridad de estar tra­ba­ja­n­do con el formato adecuado desde el principio. Además, puedes apro­ve­char las numerosas funciones in­te­gra­das para usar tu tabla de manera más eficiente.

Crear tablas en Google Sheets: ventajas y re­qui­si­tos

Aunque Microsoft Excel sigue siendo la solución más conocida y popular en el ámbito de las hojas de cálculo, Google Sheets se mantiene muy co­m­pe­ti­ti­vo gracias a dos ventajas pri­n­ci­pa­les: es gratuito (Microsoft Excel no) y está integrado en el eco­si­s­te­ma de Google. La solución Cloud de Google te permite compartir y colaborar en do­cu­me­n­tos desde cualquier di­s­po­si­ti­vo siempre y cuando tengas una cuenta de Google. Si quieres crear una tabla con Google Sheets, los primeros pasos son rápidos y sencillos.

Cómo crear una tabla con Google Sheets: primeros pasos

Sigue estos pasos para añadir una tabla en Google Sheets:

1. Accede a la página web de Google Sheets.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Google o crea una nueva.
3. Haz clic en el gran signo más, que se encuentra bajo el en­ca­be­za­do “Crear una hoja de cálculo”, que está su­b­ti­tu­la­do como “Hoja de cálculo en blanco”.
4. Se abrirá una gran tabla vacía donde puedes empezar a trabajar, ini­cia­l­me­n­te con 26 columnas (de la A a la Z) y 1000 filas (de la 1 a la 1000), que puedes modificar según tus ne­ce­si­da­des.
5. La nueva tabla se guarda au­to­má­ti­ca­me­n­te en la nube y tiene su propia URL, por lo que puedes acceder a ella en cualquier momento desde la página web de Google Sheets o desde su propia URL. Sin embargo, es re­co­me­n­da­ble nombrar tu tabla desde el principio para organizar mejor tus archivos. Puedes hacerlo en el campo que hay encima de la pestaña “Archivo”, que tiene el nombre pre­de­te­r­mi­na­do de “Hoja de cálculo sin título”.
6. Si quieres compartir la tabla y permitir que otros la editen, usa el botón de compartir situado en la esquina superior derecha.

Es­tru­c­tu­ra de una tabla en Google Sheets

Una nueva tabla en Google Sheets se compone de celdas di­s­tri­bui­das en filas y columnas, con las columnas marcadas con letras y las filas con números. Cada celda tiene una re­fe­re­n­cia única que combina la letra de la columna y el número de la fila, como A1 para la primera celda en la esquina superior izquierda. Estas re­fe­re­n­cias son im­po­r­ta­n­tes si quieres trabajar es­pe­cí­fi­ca­me­n­te con ciertas áreas de tu tabla. Dar a cada columna un título de­s­cri­p­ti­vo facilita el uso de funciones avanzadas, como las tablas dinámicas de Google Sheets.

La función de co­me­n­ta­rios, que puedes activar o des­ac­ti­var con el icono de burbuja de diálogo de la derecha, es es­pe­cia­l­me­n­te útil para trabajo en equipo. Por lo demás, la es­tru­c­tu­ra de Excel y Google Sheets es muy similar en muchos aspectos. La versión gratuita de Google Sheets cuenta con numerosas funciones y opciones en las pestañas del menú. También puedes importar ex­te­n­sio­nes adi­cio­na­les o utilizar he­rra­mie­n­tas útiles. Para un uso aún más eficiente, puedes recurrir a los shortcuts de Google Sheets.

Crear tablas con pla­n­ti­llas en Google Sheets

Aunque ya has creado una nueva tabla en Google Sheets y estás listo para comenzar a trabajar, si buscas algo más elaborado que una simple lista, considera usar una plantilla. Existen numerosas pla­n­ti­llas de Google Sheets diseñadas para adaptarse pe­r­fe­c­ta­me­n­te a tus ne­ce­si­da­des desde el inicio. Estas pla­n­ti­llas ya vienen es­tru­c­tu­ra­das ade­cua­da­me­n­te, solo necesitas agregar tus datos. Para usar una plantilla, si­m­ple­me­n­te sigue estos pasos:

1. Abre una nueva tabla como se ha explicado an­te­rio­r­me­n­te.
2. Haz clic en la pestaña “Archivo” de la esquina superior izquierda.
3. Haz clic en “Nuevo”.
4. Aparecerá un menú de­s­ple­ga­ble a la derecha. Elige “De la galería de pla­n­ti­llas”.
5. Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador con una visión general de las pla­n­ti­llas más populares, que incluyen listas de tareas, pla­ni­fi­ca­do­res de pre­su­pue­s­tos, pla­ni­fi­ca­do­res de viajes y bodas, hojas de control de horas de trabajo o pla­ni­fi­ca­ción de turnos de empleados. Haz clic en la plantilla que se ajuste a tus ne­ce­si­da­des para cargarla en tu tabla original.

Importar registros de datos de otros do­cu­me­n­tos

Ahora puedes empezar a llenar tu nueva tabla con datos. Para añadir los datos ma­nua­l­me­n­te, si­m­ple­me­n­te haz clic en la celda co­rre­s­po­n­die­n­te y escribe o pega el valor que quieras. Si quieres tra­n­s­fe­rir un conjunto de datos de otra tabla, tienes dos opciones: puedes copiar y pegar los datos di­re­c­ta­me­n­te, lo que puede llevar a errores sobre todo cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos, o puedes optar por la función IM­PO­R­TRA­N­GE, que no solo importa los datos exi­s­te­n­tes de otro documento, sino también cualquier cambio que se realice po­s­te­rio­r­me­n­te en ese documento fuente.

Para utilizar IM­PO­R­TRA­N­GE, sigue estos pasos:

1. Haz clic en la celda donde quieras insertar los datos.
2. Introduce =IMPORTRANGE y sigue las in­s­tru­c­cio­nes que aparecen en pantalla.
3. Te va a pedir que in­tro­du­z­cas la URL del documento original, encerrada entre comillas y seguida de un punto y coma.
4. Es­pe­ci­fi­ca el rango de celdas que deseas importar, también entre comillas.
5. Autoriza el acceso al documento original para completar el proceso.

Funciones de cálculo en Google Sheets

Cuando creas una tabla en Google Sheets, dispones de muchas opciones más allá de si­m­ple­me­n­te in­tro­du­cir datos. El programa permite realizar cálculos de sumas totales, medias y otros re­su­l­ta­dos ma­te­má­ti­cos. Por ejemplo, para calcular la suma total de los valores en una columna es­pe­cí­fi­ca, puedes usar la función SUM (o SUMA). Solo necesitas hacer clic en una celda, escribir =SUM, y luego indicar los valores de inicio y fin, separados por dos puntos. Google Sheets te calculará au­to­má­ti­ca­me­n­te la suma total. Otras funciones útiles incluyen AVERAGE (para calcular promedios), COUNT (para contar elementos) y MAX (para de­te­r­mi­nar el valor máximo).

Crear gráficos

Google Sheets facilita la creación de gráficos visuales a partir de tus tablas. Si­m­ple­me­n­te se­le­c­cio­na los datos que quieres vi­sua­li­zar, ve a la pestaña “Insertar” y elige “Gráfico”. Esto generará un gráfico au­to­má­ti­ca­me­n­te, que podrás pe­r­so­na­li­zar uti­li­za­n­do el editor ubicado a la derecha. Los gráficos de Google Sheets son una he­rra­mie­n­ta es­pe­cia­l­me­n­te útil hacer pre­se­n­ta­cio­nes más dinámicas e in­fo­r­ma­ti­vas.