Crear un diagrama de Gantt en Excel es así de sencillo

Toda la in­fo­r­ma­ción que ofrece un diagrama de Gantt también puede vi­sua­li­zar­se en una tabla. Sin embargo, esta tabla no es tan rápida de entender como el diagrama. Para poder vi­sua­li­zar el gráfico, primero debe crearse una base para Excel. Esto es exac­ta­me­n­te para lo que se hace una tabla: en la primera columna se in­tro­du­cen todas las tareas que surgen en el proyecto, mientras que la barra de título contiene in­fo­r­ma­ción sobre el periodo de tiempo. Para el diagrama de Gantt, es necesario es­pe­ci­fi­car el punto de partida y la duración.

A partir de estos datos puedes crear tu diagrama. Primero se­le­c­cio­na la tabla completa, luego dirígete a la pestaña “Insertar” y se­le­c­cio­na la opción “Barras apiladas” entre las opciones de diagramas de columnas y barras. Excel conectará entonces los dos valores: el valor es­pe­ci­fi­ca­do como punto de partida se muestra ahora como la primera parte de la barra, mientras que la duración forma la parte restante de la barra (como se muestra en la figura de abajo). Sin embargo, la de­li­mi­ta­ción de color de la primera parte de la barra es superflua en un diagrama de Gantt y debe ser eliminada. En Excel, existe un truco para esto: en lugar de eliminar el área en sí, si­m­ple­me­n­te se elimina el color. Para ello, dirígete a la pestaña “Formato” (en la sección “He­rra­mie­n­tas de gráfico” que aparece en el menú cuando se crea el diagrama).

Ahora se­le­c­cio­na la primera parte de la barra. Asegúrate de que esta área también esté marcada en todas las demás líneas, de lo contrario tendrás que repetir el proceso para cada barra in­di­vi­dual. A co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na “Efecto relleno” en el menú y haz clic en “Sin relleno”. Ahora la primera parte de la barra sigue ahí, pero ya no se puede ver. Has creado un diagrama de Gantt clásico: las tareas se cla­si­fi­can en el lado izquierdo del gráfico y las barras (visibles) muestran la duración de dichas tareas.

Una gran ventaja de Excel es que, si deseas realizar un cambio, como, por ejemplo, modificar el intervalo de tiempo o renombrar una tarea, puedes hacerlo di­re­c­ta­me­n­te en la tabla. El gráfico se ajustará de manera au­to­má­ti­ca. Sin embargo, si deseas in­tro­du­cir otra tarea, deberás ajustar el área de datos del diagrama. Una vez que hayas activado el diagrama completo haciendo clic sobre él, verás el icono del filtro. Después de hacer clic en el botón, pincha sobre “Se­le­c­cio­nar datos...” en la parte inferior. El menú que se abre te permite insertar datos en tu diagrama.

En la línea superior del menú puedes ver el área ac­tua­l­me­n­te se­le­c­cio­na­da. Para insertar nuevas tareas, debes ampliarla. Para ello, escribe las re­fe­re­n­cias correctas de celdas ya sea di­re­c­ta­me­n­te en la fila o pinchando en el botón del borde derecho de la fila, y después, puedes se­le­c­cio­nar el rango con el puntero del ratón.

En el marco de un proyecto, a veces ciertas tareas se repiten una y otra vez. Para que esto se pueda vi­sua­li­zar, hay que hacer visibles varias barras en la misma línea: primero debes agregar más columnas a tu tabla; después, definir los puntos de partida y periodos de tiempo adi­cio­na­les, y, a co­n­ti­nua­ción, tendrás que ajustar el área de datos del diagrama y eliminar el color de las áreas de las barras que no son im­po­r­ta­n­tes para el diagrama de Gantt.

Es posible que desees realizar mo­di­fi­ca­cio­nes adi­cio­na­les en tu diagrama de Gantt para adaptarlo a las ne­ce­si­da­des de tu proyecto. La primera pe­r­so­na­li­za­ción del diseño será pro­ba­ble­me­n­te dar a cada barra su propio color, lo que se hace bá­si­ca­me­n­te de la misma manera que cuando se cambia el color de relleno de las áreas de inicio de las barras, solo que ahora tendrás que hacerlo barra por barra.

También puede ser útil para ti, en función de la situación, el mostrar u ocultar ciertos elementos del diagrama. Utiliza el símbolo “+” junto al gráfico para se­le­c­cio­nar los co­m­po­ne­n­tes del diagrama que necesitas. En este tipo de gráfico no suele ser muy útil incluir una leyenda. Si, por el contrario, activas la función de etiquetas para los datos, podrás leer la duración co­rre­s­po­n­die­n­te di­re­c­ta­me­n­te en las barras. También puede ser útil ajustar el eje X: haz clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta del eje y, a co­n­ti­nua­ción, en “Formatear eje...”. En la barra lateral que se abre a co­n­ti­nua­ción podrás cambiar el intervalo y adaptarlo al proyecto co­rre­s­po­n­die­n­te.