Crea fo­r­mu­la­rios PDF re­lle­na­bles con Acrobat y Freeware

La respuesta es simple: no. Con MS Word no se puede crear un PDF re­lle­na­ble, al menos no es el programa indicado para hacerlo.

Aunque algunas fuentes en Internet afirman lo contrario, con la conocida apli­ca­ción Office de Microsoft es posible crear tanto fo­r­mu­la­rios estáticos para imprimir como fo­r­mu­la­rios in­ter­ac­ti­vos para rellenar di­re­c­ta­me­n­te en el ordenador (por cierto, esto también es posible con otras apli­ca­cio­nes de Office como Excel). Al activar las he­rra­mie­n­tas para de­sa­rro­lla­do­res ocultas en las opciones, puedes acceder a una amplia gama de funciones y opciones de diseño. Con estas puedes añadir fá­ci­l­me­n­te campos de entrada de texto, ventanas eme­r­ge­n­tes de ca­le­n­da­rio y listas de­s­ple­ga­bles a su documento, pro­te­ge­r­lo contra la edición por parte de terceros, co­m­pa­r­ti­r­lo con las personas re­le­va­n­tes y evaluar es­ta­dí­s­ti­ca­me­n­te tu fo­r­mu­la­rio (su­po­nie­n­do que tengas los co­no­ci­mie­n­tos ne­ce­sa­rios). Word también te ofrece varias pla­n­ti­llas para descargar. Por ejemplo, fo­r­mu­la­rios para feedbacks o ca­le­n­da­rios que se pueden utilizar para organizar la di­s­tri­bu­ción semanal de tareas dentro de tu empresa.

Sin embargo, el resultado es siempre un archivo .doc que se puede utilizar para muchas tareas, pero que no ofrece las ventajas de un PDF (por ejemplo, la re­pro­du­c­ción fiel y sin mo­di­fi­ca­cio­nes en otros di­s­po­si­ti­vos).

Ahora también es posible en Word guardar do­cu­me­n­tos di­re­c­ta­me­n­te como archivos PDF. El único problema es que, durante el proceso de guardado, se pierden todos los elementos in­ter­ac­ti­vos de tu fo­r­mu­la­rio, de modo que ya no se puede rellenar. Lo mismo sucede si utilizas un creador de PDF como PDF24 como co­n­tro­la­dor para una impresora virtual.

Una posible solución son los paquetes de apli­ca­cio­nes gratuitas Ope­nO­f­fi­ce y Li­breO­f­fi­ce. Los fo­r­mu­la­rios creados con estos programas conservan sus elementos in­ter­ac­ti­vos incluso después de haber sido guardados en formato PDF. Cua­l­quie­ra que ya haya trabajado con MS Office se en­fre­n­ta­rá rá­pi­da­me­n­te a los productos de la co­m­pe­te­n­cia: la creación de fo­r­mu­la­rios funciona casi de la misma manera en los distintos programas.

Te ex­pli­ca­re­mos exac­ta­me­n­te lo que necesitas hacer para crear un fo­r­mu­la­rio PDF con Ope­nO­f­fi­ce Writer, el equi­va­le­n­te gratuito a MS Word, como ejemplo (en principio, estos fo­r­mu­la­rios también se pueden crear en todas las demás apli­ca­cio­nes de Ope­nO­f­fi­ce, in­clu­ye­n­do Calc):

1. Abre Ope­nO­f­fi­ce.
2. Haz clic en “Archivo” > “Nuevo” > “Documento de fo­r­mu­la­rio XML”.
3. Ahora haz clic en “Barra de he­rra­mie­n­tas” > “Controles de fo­r­mu­la­rio” en el punto de menú “Ver” para vi­sua­li­zar la barra de he­rra­mie­n­tas de los fo­r­mu­la­rios. Aparece como una ventana separada, pero también se puede adjuntar a la barra de menús en la parte superior de la ventana.
4. Para empezar a diseñar tu fo­r­mu­la­rio, todo lo que tienes que hacer ahora es activar el “Modo Borrador” en la barra de he­rra­mie­n­tas.

A partir de ahora, tienes libertad para diseñar tu fo­r­mu­la­rio con todos los medios y he­rra­mie­n­tas que Ope­nO­f­fi­ce pone a tu di­s­po­si­ción – texto, imágenes, objetos, fo­r­mu­la­rios, tablas, etc. – y podrás uti­li­zar­los li­bre­me­n­te. Puedes insertar los elementos in­ter­ac­ti­vos de tu fo­r­mu­la­rio en cualquier lugar del documento con el ratón.

Los si­guie­n­tes elementos están di­s­po­ni­bles en la barra de he­rra­mie­n­tas:

• Casilla de ve­ri­fi­ca­ción: una casilla vacía, que el usuario del fo­r­mu­la­rio terminado puede marcar con un clic del ratón (u otro símbolo) o dejar vacía. Esto se puede utilizar, por ejemplo, para comprobar el sexo correcto en un fo­r­mu­la­rio de solicitud.
• Campo de texto: un espacio libre en el que el usuario puede escribir una cierta cantidad de texto, por ejemplo, para co­me­n­ta­rios adi­cio­na­les o como re­tro­ali­me­n­ta­ción en el fo­r­mu­la­rio.
• Campo fo­r­ma­tea­do: aquí el usuario puede in­tro­du­cir un valor numérico, que está sujeto a reglas pre­de­fi­ni­das por el creador. Por ejemplo, la selección de posibles números puede limitarse a los dígitos del 1 al 10.
• Botón: esta función crea un botón que se puede enlazar con una macro. Las macros son se­cue­n­cias de comandos más o menos complejas, que se pueden llamar con un botón de este tipo, sin que el usuario tenga que volver a realizar todas las entradas. Por ejemplo, puedes hacer que tu dirección se in­tro­du­z­ca au­to­má­ti­ca­me­n­te en un fo­r­mu­la­rio con solo pulsar un botón. Las macros se utilizan pri­n­ci­pa­l­me­n­te en Open Office Calc y funcionan de forma similar en Microsoft Excel.
• Campo de opciones: una forma especial del campo de marcado que es pa­r­ti­cu­la­r­me­n­te útil para cue­s­tio­na­rios de opción múltiple. Si se agrupan varios campos de este tipo, solo se puede se­le­c­cio­nar uno a la vez.
• Campo de listas: esta función crea un menú de­s­ple­ga­ble con una selección de opciones pre­via­me­n­te es­ta­ble­ci­das por el creador del fo­r­mu­la­rio. El list box también puede co­ne­c­tar­se a una fuente de datos existente.
• Cuadro combinado: funciona como un list box, pero permite al usuario del fo­r­mu­la­rio in­tro­du­cir in­fo­r­ma­ción adicional si no desea se­le­c­cio­nar ninguna de las opciones pree­s­ta­ble­ci­das.
• Campo de eti­que­ta­do: se utiliza para añadir un texto de de­s­cri­p­ción (etiqueta) a todos los elementos in­ter­ac­ti­vos. De este modo, puedes, por ejemplo, etiquetar casillas de selección y di­s­po­ne­r­las con el texto co­rre­s­po­n­die­n­te en el documento.
• Controles adi­cio­na­les: de­pe­n­die­n­do de la versión de Ope­nO­f­fi­ce, se ofrecen otras funciones prácticas. Esto incluye, por ejemplo, un control de­s­li­za­n­te con el que el usuario del fo­r­mu­la­rio puede de­s­pla­zar­se por una lista fija de números (por ejemplo, años de na­ci­mie­n­to). El campo de fecha añade un campo de entrada de fecha fo­r­ma­tea­do pre­via­me­n­te a tu fo­r­mu­la­rio.

Haciendo doble clic en cualquier elemento in­ter­ac­ti­vo, puedes ajustar las pro­pie­da­des hasta el último detalle. Esto incluye la altura y el ancho de un campo de entrada, así como su marco, título y estilo de vi­sua­li­za­ción (plano o con “efecto 3D”). Para si­m­pli­fi­car el trabajo en su fo­r­mu­la­rio, también puedes copiar elementos y todas sus co­n­fi­gu­ra­cio­nes y pegarlas en otro lugar. Desactiva el modo de diseño de vez en cuando para probar sus elementos in­ter­ac­ti­vos.

Una vez que hayas terminado, haz clic en “Archivo” y “Exportar como PDF” para convertir tu documento de Ope­nO­f­fi­ce en un PDF re­lle­na­ble. Los usuarios pueden abrir, rellenar e imprimir o guardar los do­cu­me­n­tos con casi cualquier lector de PDF y en­viár­te­los di­re­c­ta­me­n­te a ti.