Los be­ne­fi­cios de una oficina sin papeles

Un lugar de trabajo or­ga­ni­za­do se ca­ra­c­te­ri­za por un archivo ordenado donde encontrar fá­ci­l­me­n­te todo tipo de do­cu­me­n­tos, desde contratos a facturas, pasando por encargos y pre­su­pue­s­tos. Sin embargo, no es este el estado natural de una oficina. Lo más normal es que la montaña de papeles en el archivo crezca sin parar, sin importar cuántas horas se dediquen a la or­ga­ni­za­ción y cla­si­fi­ca­ción de los di­fe­re­n­tes do­cu­me­n­tos. Así, la búsqueda de un documento necesario se puede demorar horas. La de­no­mi­na­da oficina sin papel puede ser una solución a la acu­mu­la­ción de do­cu­me­n­tos en el es­cri­to­rio, de forma que se mejoren los procesos de trabajo y se ahorre espacio y tiempo.

A la hora de estudiar si la di­gi­ta­li­za­ción do­cu­me­n­tal es co­n­ve­nie­n­te, cabe hacerse una serie de preguntas: ¿cuánto tiempo se pierde re­gu­la­r­me­n­te al buscar un de­te­r­mi­na­do documento?, ¿cómo de­s­co­n­ce­n­tra esta actividad al tra­ba­ja­dor de la tarea principal? En especial en el caso de grandes archivos, esta tarea puede ocupar, cada semana, desde algunos minutos hasta varias horas, un tiempo que se puede dedicar a otra tarea más pro­du­c­ti­va mediante la di­gi­ta­li­za­ción de dichos do­cu­me­n­tos.

Sin embargo, no conviene tomarse a la ligera este im­po­r­ta­n­te tránsito hacia la oficina in­fo­r­ma­ti­za­da, ya que los pasos me­n­cio­na­dos no se pueden de­sa­rro­llar de un día para otro. Na­tu­ra­l­me­n­te, también juegan un papel im­po­r­ta­n­te ciertos gastos im­pli­ca­dos en la compra del software y del hardware ne­ce­sa­rios que no se deben su­b­e­s­ti­mar y que varían de­pe­n­die­n­do de los recursos di­s­po­ni­bles.

Si se planifica un cambio a la oficina sin papeles, se deberían evaluar es­pe­cia­l­me­n­te estos ámbitos:

• Capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to y del servidor: el al­ma­ce­na­mie­n­to de los do­cu­me­n­tos ya exi­s­te­n­tes y de todos los que se van a generar en el futuro requiere del espacio necesario en el di­s­po­si­ti­vo. Si estos do­cu­me­n­tos se van a guardar junto a la base de datos en un servidor local, hay que ase­gu­rar­se de que este cuenta con la capacidad su­fi­cie­n­te. Asimismo, es necesario im­ple­me­n­tar una es­tra­te­gia adecuada para la creación y gestión de copias de seguridad. Una al­te­r­na­ti­va de al­ma­ce­na­mie­n­to externo la co­n­s­ti­tu­yen las so­lu­cio­nes en la nube como Dropbox o Evernote, manos ajenas en las cuales no solo se deja la re­s­po­n­sa­bi­li­dad para el alo­ja­mie­n­to, sino también la seguridad misma de los do­cu­me­n­tos.
• Escáner: la di­gi­ta­li­za­ción de do­cu­me­n­tos es la base de la oficina sin papeles y por eso es tan decisivo contar con el espectro necesario de funciones. A la hora de escoger el escáner más adecuado, es re­co­me­n­da­ble valorar la co­n­ve­nie­n­cia de un escaneado de alta velocidad, así como de una alta de­fi­ni­ción y habría que comprobar que puede trabajar con diversos formatos y distintos tipos de grosor de papel.
• Sistema de gestión do­cu­me­n­tal (DMS o Document Ma­na­ge­me­nt System): para ad­mi­ni­s­trar fá­ci­l­me­n­te los do­cu­me­n­tos es­ca­nea­dos es re­co­me­n­da­ble recurrir a algún software de gestión de co­n­te­ni­dos em­pre­sa­ria­les (En­te­r­pri­se Content Ma­na­ge­me­nt o ECM). Entre ellos, se dispone de so­lu­cio­nes de código abierto como Athento, Nuxeo o Alfresco. Si se prefiere, también se puede recurrir a programas como ELO Digital Office o iDocument para trabajar con Mac.
• Firma ele­c­tró­ni­ca con validez jurídica: al escanear un documento firmado a mano (contratos, etc.) se pierde la validez de la firma, así que será necesaria una firma ele­c­tró­ni­ca a la hora de presentar un documento escaneado ofi­cia­l­me­n­te. 

La oficina sin papeles acelera cla­ra­me­n­te los procesos de trabajo, ya que todos los do­cu­me­n­tos re­le­va­n­tes están di­s­po­ni­bles di­gi­ta­l­me­n­te siempre y desde cualquier lugar. No implica la necesidad de un gran espacio físico para el al­ma­ce­na­mie­n­to de do­cu­me­n­tos, ni genera costes por envío. Además de suponer una inversión en medio ambiente, la di­gi­ta­li­za­ción en la oficina también supone un beneficio en el día a día laboral.

Con todo y con eso, no hay que perder de vista algunas di­fi­cu­l­ta­des re­la­cio­na­das con la oficina sin papel, y es que todos los do­cu­me­n­tos se almacenan de forma central y, cada vez con más fre­cue­n­cia, en la nube, de fácil acceso para los tra­ba­ja­do­res, pero también vu­l­ne­ra­ble a accesos no au­to­ri­za­dos (hackers y Cía.). Para proteger los datos privados co­n­te­ni­dos en esta do­cu­me­n­ta­ción, es co­n­ve­nie­n­te tomar las medidas de seguridad pe­r­ti­ne­n­tes, bien por parte de la empresa o por parte del proveedor de alo­ja­mie­n­to. Asimismo, el sistema de gestión do­cu­me­n­tal que utilice la empresa ha de abarcar distintos tipos de permisos para gestionar el acceso de los tra­ba­ja­do­res a los distintos tipos de do­cu­me­n­tos. Se ha de procurar, además, que todos los do­cu­me­n­tos con re­le­va­n­cia jurídica estén di­s­po­ni­bles sin variar su forma según los plazos de ma­n­te­ni­mie­n­to vigentes.

Co­n­si­de­ra­n­do los aspectos me­n­cio­na­dos y no temiendo a una cierta de­di­ca­ción inicial, podrás be­ne­fi­ciar­te de las ventajas de la oficina sin papeles antes de lo que crees, y verás aparecer espacio libre donde antes solo había pasillos y carpetas.