Webinar: ventajas y re­qui­si­tos de los se­mi­na­rios online

Internet y la World Wide Web sirven para conectar a personas de todo el mundo. Las redes sociales se utilizan como punto de encuentro para co­mu­ni­car­nos en privado o pú­bli­ca­me­n­te con amigos y fa­mi­lia­res, pero también con de­s­co­no­ci­dos. Cua­l­quie­ra puede tener acceso de forma gratuita a una gran pro­po­r­ción de in­fo­r­ma­ción sobre di­fe­re­n­tes ámbitos temáticos repartida en un sinnúmero de proyectos di­fe­re­n­tes. Las tiendas online y las pla­ta­fo­r­mas de ventas como Amazon o eBay permiten comprar sin que haya que moverse del sofá y se dispone de gran cantidad de contenido mu­l­ti­me­dia: se puede escuchar música de camino a casa con el móvil, compartir las canciones e imágenes pre­fe­ri­das con otros usuarios y ser testigos de las ex­pe­rie­n­cias de nuestros allegados gracias a las tra­n­s­mi­sio­nes en directo. Uno de los formatos que también saca partido a las ventajas que ofrecen Internet y la Web es el webinar, también conocido como webminar, al que recurren muchas empresas para llevar a cabo pre­se­n­ta­cio­nes, se­mi­na­rios, cursos o talleres online.

¿Qué es un webinar?

El término webminar es el resultado de la co­m­bi­na­ción de las palabras “web”, pro­ce­de­n­te de World Wide Web, y “seminar”, vocablo inglés para seminario, y describe la tra­n­s­mi­sión online de se­mi­na­rios, pre­se­n­ta­cio­nes y contenido de este tipo por vídeo. A di­fe­re­n­cia de un webcast, en el que la in­fo­r­ma­ción se presenta a petición y se transmite en una única dirección, el webminar está diseñado bajo un punto de vista in­ter­ac­ti­vo y, en co­n­se­cue­n­cia, permite una co­mu­ni­ca­ción bi­di­re­c­cio­nal entre el orador y el resto de pa­r­ti­ci­pa­n­tes.

En la mayoría de los casos, los webminars tienen lugar en directo, aunque es­po­rá­di­ca­me­n­te también puede tratarse de gra­ba­cio­nes. No obstante, en ambos casos se fija pre­via­me­n­te un horario con el momento exacto de inicio y fi­na­li­za­ción. El ponente puede recurrir a di­fe­re­n­tes tipos de ma­te­ria­les (contenido mu­l­ti­me­dia, dia­po­si­ti­vas, pro­ye­c­cio­nes, etc.) para hacer la pre­se­n­ta­ción y utiliza VoIP (Voice over IP) para co­mu­ni­car­se con los pa­r­ti­ci­pa­n­tes. Como la conexión se establece a través de Internet no es necesario que los pa­r­ti­ci­pa­n­tes y los ponentes se en­cue­n­tren fí­si­ca­me­n­te en el mismo lugar, sino que basta con estar conectado a la red y disponer de los datos de acceso ne­ce­sa­rios. Si el or­ga­ni­za­dor concede a algún pa­r­ti­ci­pa­n­te el derecho a in­te­r­ve­nir, este podrá hacerlo di­re­c­ta­me­n­te durante la pre­se­n­ta­ción. Otras opciones para la in­ter­ac­ción en los webinars son los chats, las encuestas y los métodos para compartir y descargar archivos.

¿Cómo funciona un seminario web?

Antes de que tenga lugar un seminario online, el ponente debe fijar una fecha y co­mu­ni­cár­se­la a los posibles pa­r­ti­ci­pa­n­tes. Por norma general la pa­r­ti­ci­pa­ción es limitada, por lo que los in­te­re­sa­dos deben in­s­cri­bi­r­se primero. A co­n­ti­nua­ción el proveedor envía a los usuarios se­le­c­cio­na­dos una co­n­fi­r­ma­ción a través del correo ele­c­tró­ni­co a la que acompaña de una serie de in­s­tru­c­cio­nes adi­cio­na­les, así como de los datos y enlace de acceso. En ocasiones se usa también un mensaje re­co­r­da­to­rio poco antes de que empiece el webminar. Aunque no­r­ma­l­me­n­te basta con un navegador tra­di­cio­nal para es­ta­ble­cer la conexión con “la sala de la co­n­fe­re­n­cias”, hay casos en los que se requiere una apli­ca­ción cliente es­pe­cí­fi­ca.

Una vez se ha es­ta­ble­ci­do la conexión, es momento de prestar atención a la tra­n­s­mi­sión en directo. No­r­ma­l­me­n­te se pueden in­te­r­ca­lar varias ventanas que presentan di­fe­re­n­tes co­n­te­ni­dos con di­fe­re­n­tes funciones. Por norma la imagen principal muestra dia­po­si­ti­vas u otro material de apoyo usado por el ponente, el cual aparece en directo en una ventana más pequeña. Otras ventanas sirven para presentar una lista con los pa­r­ti­ci­pa­n­tes presentes, incluir un chat o pro­po­r­cio­nar acceso a in­fo­r­ma­ción puesta a di­s­po­si­ción de los usuarios.

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La duración media de un webminar oscila entre los 45 y los 60 minutos. Una vez terminada la ponencia, es habitual que los pa­r­ti­ci­pa­n­tes puedan hacer preguntas a los oradores bien con micrófono, bien a través de un chat, de­pe­n­die­n­do del formato del webminar. En algunos se­mi­na­rios online también se permite es­ta­ble­cer una co­mu­ni­ca­ción directa entre ponentes y usuarios. Para de­s­co­ne­c­tar­se basta con cerrar el cliente o la ventana del navegador co­rre­s­po­n­die­n­te.

Re­qui­si­tos técnicos para la pa­r­ti­ci­pa­ción en un webinar

En principio es posible pa­r­ti­ci­par en un seminario web usando cualquier di­s­po­si­ti­vo con conexión a Internet y, además, es re­co­me­n­da­ble disponer de un ancho de banda alto para que se pueda llevar a cabo de forma efectiva la tra­n­s­mi­sión de gran cantidad de contenido au­dio­vi­sual. En algunos casos, de­te­r­mi­na­dos di­s­po­si­ti­vos móviles como sma­r­t­pho­nes o tablets no pueden procesar co­rre­c­ta­me­n­te la tra­n­s­mi­sión de in­fo­r­ma­ción, por lo que se hace necesario recurrir a or­de­na­do­res de mesa. La conexión se establece, como ya se ha dicho, con un navegador web o con un software cliente pro­po­r­cio­na­do por el or­ga­ni­za­dor, que con la ayuda de las apli­ca­cio­nes ne­ce­sa­rias también se encarga de ad­mi­ni­s­trar la tra­n­s­mi­sión de datos y el webminar.

Para poder asistir al seminario web, los pa­r­ti­ci­pa­n­tes necesitan un altavoz o unos au­ri­cu­la­res. Quien además pretenda es­ta­ble­cer co­mu­ni­ca­ción directa con los ponentes y el resto de pa­r­ti­ci­pa­n­tes, debe disponer de un micrófono y una webcam. En algunos casos es también posible co­ne­c­tar­se vía te­le­fó­ni­ca y escuchar la co­n­fe­re­n­cia de esta forma.

Pri­n­ci­pa­les ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de los se­mi­na­rios online

Estas son las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que co­n­vie­r­ten las co­n­fe­re­n­cias online en un elemento muy in­te­re­sa­n­te para los ponentes y los pa­r­ti­ci­pa­n­tes:

• co­mu­ni­ca­ción de audio en tiempo real gracias a VoIP,

• uso de chats para co­mu­ni­car­se con mensajes de texto,

• pre­se­n­ta­cio­nes claras mediante dia­po­si­ti­vas o pro­ye­c­cio­nes,

• streaming de vídeo,

• descarga de material adicional,

• opción práctica: se puede grabar la in­te­r­ve­n­ción y ofrecerla o co­n­su­l­tar­la y

• creación e im­ple­me­n­ta­ción de encuestas y cue­s­tio­na­rios.

Webinar: ventajas e in­co­n­ve­nie­n­tes

Aunque el contenido expuesto pueda ser exac­ta­me­n­te el mismo, hay di­fe­re­n­cias entre los se­mi­na­rios pre­se­n­cia­les y los que se re­pro­du­cen en Internet, que si bien presentan ventajas también tienen algunos puntos en contra. Sin duda alguna, lo más de­s­ta­ca­ble de los webminars es que permiten el acceso desde cualquier lugar, lo que a su vez supone un ahorro de tiempo y costes tanto para los oradores como para los pa­r­ti­ci­pa­n­tes. Además, de­pe­n­die­n­do del marco en el que se produzca el seminario, en muchos casos también se puede pa­r­ti­ci­par de forma anónima, pues solo se requiere la entrada de una dirección de correo ele­c­tró­ni­co. Sin embargo, para la re­pro­du­c­ción de un webminar se está sujeto sin al­te­r­na­ti­va al buen fu­n­cio­na­mie­n­to de la te­c­no­lo­gía. Si esta falla o no es posible co­ne­c­tar­se a Internet los in­te­re­sa­dos no podrán pa­r­ti­ci­par. Si se producen problemas técnicos en el lado del or­ga­ni­za­dor, lo más probable es que haya que cancelar y posponer el seminario online para otro momento. Las ventajas e in­co­n­ve­nie­n­tes de los se­mi­na­rios web se presentan a co­n­ti­nua­ción:

¿En qué ámbitos son útiles los se­mi­na­rios online?

Tanto los se­mi­na­rios pre­se­n­cia­les como los webinars tienen una ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca en común, y es que ambos pro­po­r­cio­nan un buen marco para tra­n­s­mi­tir a un elevado número de personas contenido didáctico en un periodo de tiempo reducido. No cabe duda entonces de que este tipo de se­mi­na­rios desempeña un papel sin igual en la enseñanza online. Uni­ve­r­si­da­des, centros de formación superior y escuelas de idiomas ofrecen webminars sobre di­fe­re­n­tes temas, fa­ci­li­ta­n­do el trabajo tanto a alumnos como a docentes, aunque sin duda resultan de gran utilidad en el apre­n­di­za­je a distancia. Además existen otros campos en los que la apli­ca­ción de este formato de co­mu­ni­ca­ción es también muy útil, tales como:

• la pre­se­n­ta­ción de productos,

• ruedas de prensa,

• reuniones,

• en­tre­vi­s­tas online/ en­tre­vi­s­tas de trabajo,

• formación online y

• ge­ne­ra­ción de leads