Pliego de co­n­di­cio­nes: pieza clave en el de­sa­rro­llo de proyectos

Sea en el ámbito del de­sa­rro­llo de software o en el de la co­n­s­tru­c­ción, el pliego de co­n­di­cio­nes tiene un papel central en cualquier contrato de obras y servicios a la hora de es­pe­ci­fi­car qué, cómo y en qué plazos se han de llevar a cabo un proyecto. Redactado por el cliente o promotor y con carácter co­n­tra­c­tual, el pliego de co­n­di­cio­nes recoge los derechos, obli­ga­cio­nes y re­s­po­n­sa­bi­li­da­des entre ellos y es a partir de esta de­s­cri­p­ción que las empresas ca­n­di­da­tas presentan sus ofertas, es­pe­ci­fi­ca­n­do cuánto tiempo ne­ce­si­ta­rán y el precio. La empresa encargada de su ejecución (o co­n­tra­ti­s­ta) deberá cumplir con la mayor precisión posible los re­que­ri­mie­n­tos del co­n­tra­ta­n­te. Asimismo, el co­n­tra­ti­s­ta podrá por medio de él, comprobar en qué medida son rea­li­za­bles sus ex­pe­c­ta­ti­vas. ¿En qué consiste exac­ta­me­n­te un pliego de co­n­di­cio­nes? Y ¿cómo se ha de redactar?

El pliego de co­n­di­cio­nes fija las es­pe­ci­fi­ca­cio­nes que regulan la ejecución de un proyecto y suele re­da­c­tar­lo el promotor a través del pro­ye­c­ti­s­ta co­n­tra­ta­do por él para dirigir el proyecto.

En el campo del software, el uso del pliego de co­n­di­cio­nes está muy extendido, aunque muchos pro­fe­sio­na­les del diseño en medios de co­mu­ni­ca­ción también han sabido reconocer sus ventajas. Todos los re­qui­si­tos de un proyecto se detallan en el pliego de co­n­di­cio­nes, por lo que se trata de un documento exhau­s­ti­vo y extenso cuya redacción requiere a menudo mucho tiempo.

Aunque no hay una forma única de redactar un pliego de co­n­di­cio­nes, sí pueden señalarse de­no­mi­na­do­res comunes.

No hay ningún esquema prescrito por ley para un pliego de co­n­di­cio­nes. No obstante, hay co­n­te­ni­dos que se han es­ta­n­da­ri­za­do con la práctica. A co­n­ti­nua­ción, pasamos a presentar qué co­n­di­cio­nes se es­pe­ci­fi­can en un pliego de co­n­di­cio­nes para un proyecto de de­sa­rro­llo de software.

1. Pre­se­n­ta­ción

Además de los datos del promotor y del co­n­tra­ti­s­ta, en este apartado debe aparecer también una breve de­s­cri­p­ción general del proyecto indicando su contenido, cuáles son los objetivos y cuál será el resultado final. El objetivo es que una persona que no sabe nada del encargo pueda entender de qué va después de leer este apartado.

2. Es­pe­ci­fi­ca­cio­nes técnicas

A co­n­ti­nua­ción, describe el encargo. Enlaza con la de­s­cri­p­ción de la in­tro­du­c­ción y pro­fu­n­di­za con ex­pli­ca­cio­nes, detalla los objetivos de cada fase y las co­n­di­cio­nes generales y, dado el caso, es­pe­ci­fi­ca las pe­cu­lia­ri­da­des del proyecto.

• Re­qui­si­tos
  En este punto se detallan las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas del producto final: ¿qué se ha de im­ple­me­n­tar? Es el punto más im­po­r­ta­n­te del pliego de co­n­di­cio­nes porque sin una enu­me­ra­ción exacta y precisa de los atributos del sistema, el producto final podría alejarse del proyecto.
   
• Perfiles de usuario (“personas”)
  Estos perfiles ima­gi­na­rios co­n­tri­bu­yen a estimar mejor las ne­ce­si­da­des de los usuarios y mejora así el co­no­ci­mie­n­to del producto
   
• Pro­to­ti­pos de las páginas
  Suelen rea­li­zar­los los de­sa­rro­lla­do­res y sirven de base para de­sa­rro­llar la idea.
   
• Es­pe­ci­fi­ca­cio­nes de diseño re­s­po­n­si­vo y SEO
  Puede ser útil indicar las di­me­n­sio­nes de las páginas para su correcta vi­sua­li­za­ción y las medidas de SEO que se van a adoptar.
   
• Te­c­no­lo­gías externas
  He­rra­mie­n­tas de terceros que el sistema o la apli­ca­ción va a necesitar para funcionar.

3. Pre­su­pue­s­to

El cliente es­pe­ci­fi­ca cuánto está dispuesto a dedicar al proyecto, pero no es así en todos los casos. Muchas veces el cliente espera que las empresas ca­n­di­da­tas hagan su oferta.

Esta lista es solo un ejemplo de pliego de co­n­di­cio­nes. Existe una gran cantidad de proyectos distintos que re­que­ri­rán más o menos puntos y apartados. Asimismo, también es posible que durante la ejecución del proyecto surjan im­pre­vi­s­tos o el cliente quiera in­tro­du­cir va­ria­cio­nes no previstas en la redacción del pliego de co­n­di­cio­nes. Dado que se trata de un documento con carácter co­n­tra­c­tual que firman ambas partes y al que tienen que sujetarse, es co­n­ve­nie­n­te tener esto en cuenta y elaborar un contrato que, si bien ha de ser lo más preciso posible, sin dejar preguntas abiertas o cue­s­tio­nes por aclarar, permita una cierta fle­xi­bi­li­dad para evitar cargas de trabajo in­ne­ce­sa­rias o in­cu­m­pli­mie­n­to de fechas de entrega.

En la redacción, conviene escoger un lenguaje co­m­pre­n­si­ble y renunciar en la medida de lo posible a conceptos técnicos. El pliego de co­n­di­cio­nes está destinado a un grupo amplio de personas y no todas ellas disponen de co­no­ci­mie­n­tos técnicos.

Con el propósito de tra­n­s­mi­tir co­n­te­ni­dos complejos de forma co­m­pre­n­si­ble, se re­co­mie­n­da el uso de re­pre­se­n­ta­cio­nes gráficas. Trabaja con diagramas, tablas o mapas co­n­ce­p­tua­les para que lo más im­po­r­ta­n­te quede lo más claro posible.

Evita fo­r­mu­la­cio­nes poco precisas relativas a periodos de tiempo o costes, por ejemplo. Esto podría acarrear serias di­s­cre­pa­n­cias. Cuanto menor sea el margen de in­te­r­pre­ta­ción, mejor.