¿Cuánto tiempo deben conservar las empresas las notas de entrega? Los plazos de co­n­se­r­va­ción, ex­pli­ca­dos

En EE. UU., las notas de entrega ge­ne­ra­l­me­n­te no tienen un plazo federal de co­n­se­r­va­ción propio. Sin embargo, es posible que haya que conservar una nota de entrega cuando forma parte de la do­cu­me­n­ta­ción de respaldo de una tra­n­sac­ción comercial, un asiento contable, un gasto, una compra o una de­cla­ra­ción de impuestos.

Resumen ⓘ

La co­n­se­r­va­ción de las notas de entrega en EE. UU. depende de lo que respalde el documento:

• Las notas de entrega ge­ne­ra­l­me­n­te no tienen un plazo federal de co­n­se­r­va­ción propio. Lo que importa es para qué se utiliza el documento como prueba.
• A efectos del impuesto federal sobre los ingresos, los registros de respaldo ge­ne­ra­l­me­n­te se conservan hasta que vence el plazo de pre­s­cri­p­ción, que por lo general es de tres años después de la pre­se­n­ta­ción de la de­cla­ra­ción.
• Pueden aplicarse plazos más largos, por ejemplo, seis años cuando se omitió declarar ingresos que superan el 25 % de los ingresos brutos que figuran en la de­cla­ra­ción.
• Las notas de entrega digitales ge­ne­ra­l­me­n­te están sujetas a los mismos re­qui­si­tos de registro que las de papel, por lo que las empresas deben ase­gu­rar­se de que sigan siendo legibles, re­cu­pe­ra­bles y vi­n­cu­la­das a la tra­n­sac­ción.
• Un sistema es­tru­c­tu­ra­do de gestión do­cu­me­n­tal, incluidas las he­rra­mie­n­tas basadas en IA, puede ayudar a las empresas a archivar y cla­si­fi­car las notas de entrega.

No existe un plazo federal de co­n­se­r­va­ción universal que se aplique es­pe­cí­fi­ca­me­n­te a todas las notas de entrega.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige que las empresas mantengan registros que respalden los ingresos y los gastos de­cla­ra­dos en sus de­cla­ra­cio­nes de impuestos. Los do­cu­me­n­tos co­me­r­cia­les de respaldo pueden incluir facturas, recibos, cuentas pagadas y otros registros re­la­cio­na­dos con compras y ventas. Una nota de entrega puede cumplir una función de respaldo similar cuando ayuda a do­cu­me­n­tar una tra­n­sac­ción concreta.

¿Cuánto tiempo deben conservar las empresas las notas de entrega en EE. UU.?

El plazo de co­n­se­r­va­ción adecuado de una nota de entrega depende pri­n­ci­pa­l­me­n­te de lo que respalde el documento.

A efectos del impuesto sobre los ingresos federal, las empresas ge­ne­ra­l­me­n­te deben conservar los registros que respaldan los ingresos, las de­du­c­cio­nes y los créditos hasta que venza el plazo de pre­s­cri­p­ción de la de­cla­ra­ción de impuestos co­rre­s­po­n­die­n­te. En ci­r­cu­n­s­ta­n­cias normales, este plazo es por lo general de tres años después de la pre­se­n­ta­ción de la de­cla­ra­ción.

Sin embargo, en de­te­r­mi­na­das si­tua­cio­nes pueden aplicarse plazos más largos. Por ejemplo, el IRS ge­ne­ra­l­me­n­te aplica un plazo de seis años cuando un co­n­tri­bu­ye­n­te omite declarar ingresos que superan el 25 % de los ingresos brutos que figuran en la de­cla­ra­ción, y un plazo de siete años en los casos de re­cla­ma­cio­nes re­la­cio­na­das con valores sin valor o con de­du­c­cio­nes por deudas in­co­bra­bles. No hay plazo de pre­s­cri­p­ción si no se presenta ninguna de­cla­ra­ción o si se presenta una de­cla­ra­ción frau­du­le­n­ta. Los registros de los impuestos sobre el empleo ge­ne­ra­l­me­n­te deben co­n­se­r­var­se durante al menos cuatro años. Los registros re­la­cio­na­dos con bienes también pueden tener que co­n­se­r­var­se hasta que venza el plazo de pre­s­cri­p­ción del año en que se disponga del bien.

Las notas de entrega pueden ser re­le­va­n­tes, por ejemplo, cuando:

• confirman que se en­tre­ga­ron o re­ci­bie­ron me­r­ca­n­cías,
• respaldan los registros de compras o ventas,
• sirven de prueba de los gastos co­me­r­cia­les,
• ayudan a ju­s­ti­fi­car las compras de in­ve­n­ta­rio,
• respaldan conceptos de­cla­ra­dos en una de­cla­ra­ción de impuestos federal.

Si una nota de entrega respalda un concepto declarado en una de­cla­ra­ción de impuestos, debe, por lo tanto, co­n­se­r­var­se durante el plazo aplicable.

Por lo tanto, no existe un plazo federal de co­n­se­r­va­ción universal que se aplique es­pe­cí­fi­ca­me­n­te a todas las notas de entrega co­me­r­cia­les. Antes de desechar una nota de entrega, las empresas deben de­te­r­mi­nar qué respalda el documento y qué re­qui­si­tos federales, estatales, co­n­tra­c­tua­les o es­pe­cí­fi­cos del sector se aplican.

¿Por qué deben conservar las empresas las notas de entrega?

Las notas de entrega pueden ayudar a las empresas a demostrar que se su­mi­ni­s­tra­ron o re­ci­bie­ron me­r­ca­n­cías. Son es­pe­cia­l­me­n­te útiles para revisar facturas, resolver di­s­cre­pa­n­cias y ju­s­ti­fi­car tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les.

Una nota de entrega puede contener in­fo­r­ma­ción como los datos del proveedor o del cliente, las fechas de entrega, las de­s­cri­p­cio­nes y ca­n­ti­da­des de las me­r­ca­n­cías, y re­fe­re­n­cias a órdenes de compra o facturas.

Conservar estos do­cu­me­n­tos junto con las facturas y los registros contables re­la­cio­na­dos puede facilitar el se­gui­mie­n­to de las tra­n­sac­cio­nes y servir de prueba de respaldo si el IRS examina una de­cla­ra­ción de impuestos.

¿Cuál es el plazo de co­n­se­r­va­ción de las notas de entrega en papel?

No existe un plazo federal de co­n­se­r­va­ción es­pe­cí­fi­co para las notas de entrega en papel. Si una nota de entrega en papel respalda in­fo­r­ma­ción de una de­cla­ra­ción de impuestos federal, ge­ne­ra­l­me­n­te debe co­n­se­r­var­se durante el mismo tiempo que se exija para el registro su­b­ya­ce­n­te.

En el caso de muchos registros or­di­na­rios del impuesto federal sobre los ingresos, esto significa conservar el documento durante al menos tres años después de presentar la de­cla­ra­ción co­rre­s­po­n­die­n­te. Según las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias, pueden aplicarse plazos más largos.

Las empresas deben ase­gu­rar­se de que las notas de entrega pe­r­ti­ne­n­tes estén completas, sean fáciles de localizar y estén vi­n­cu­la­das a la tra­n­sac­ción co­rre­s­po­n­die­n­te. Antes de destruir los registros, las empresas también deben comprobar si las leyes estatales, las obli­ga­cio­nes co­n­tra­c­tua­les, los re­qui­si­tos de los seguros u otras normas exigen co­n­se­r­var­los durante más tiempo.

¿Cuál es el plazo de co­n­se­r­va­ción de las notas de entrega digitales?

A efectos de los impuestos federales, los registros co­me­r­cia­les pe­r­ti­ne­n­tes ge­ne­ra­l­me­n­te pueden al­ma­ce­nar­se en formato ele­c­tró­ni­co. El IRS aplica los re­qui­si­tos de registro tanto a los registros co­me­r­cia­les ele­c­tró­ni­cos como a los registros en papel.

Un sistema de registro ele­c­tró­ni­co debe conservar un registro completo y exacto y hacer que la in­fo­r­ma­ción sea accesible para el IRS cuando se requiera.

Al almacenar las notas de entrega en formato digital, las empresas deben ase­gu­rar­se, por lo tanto, de que:

• los do­cu­me­n­tos sigan siendo legibles durante todo el plazo de co­n­se­r­va­ción aplicable,
• los registros puedan re­cu­pe­rar­se cuando se requieran,
• los archivos re­pro­du­z­can con exactitud la in­fo­r­ma­ción de los registros ori­gi­na­les,
• los do­cu­me­n­tos puedan vi­n­cu­lar­se a la tra­n­sac­ción comercial co­rre­s­po­n­die­n­te.

Las empresas que co­n­vie­r­tan registros en papel a formato ele­c­tró­ni­co deben usar un sistema que indexe, almacene, conserve, recupere y re­pro­du­z­ca la in­fo­r­ma­ción de forma confiable.

¿Cómo deben almacenar las empresas las notas de entrega?

Muchas empresas reciben un gran número de notas de entrega, sobre todo cuando trabajan con pro­vee­do­res ha­bi­tua­les. Un sistema es­tru­c­tu­ra­do de gestión do­cu­me­n­tal puede facilitar el al­ma­ce­na­mie­n­to y la re­cu­pe­ra­ción de estos registros.

Algunas prácticas útiles son:

• almacenar las notas de entrega junto con las facturas re­la­cio­na­das,
• usar nombres de archivo cohe­re­n­tes,
• organizar los do­cu­me­n­tos por proveedor, fecha o proyecto,
• hacer copias de seguridad de los registros digitales con re­gu­la­ri­dad,
• aplicar reglas de co­n­se­r­va­ción según la finalidad de cada documento.

Los sistemas au­to­ma­ti­za­dos de gestión do­cu­me­n­tal también pueden ayudar a extraer in­fo­r­ma­ción de las notas de entrega y a asignar los do­cu­me­n­tos a la tra­n­sac­ción co­rre­s­po­n­die­n­te.

Las empresas que operan en más de un estado también deben co­n­si­de­rar si, además de las normas federales, se aplican re­qui­si­tos estatales de registro en materia fiscal, so­cie­ta­ria o de otro tipo.

¿Cómo puede ayudar la IA a archivar las notas de entrega?

Revisar ma­nua­l­me­n­te un gran número de notas de entrega puede llevar mucho tiempo, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas. Es posible que las empresas no siempre dispongan de los recursos para revisar cada documento in­di­vi­dua­l­me­n­te y de­te­r­mi­nar a qué tra­n­sac­ción co­rre­s­po­n­de y durante cuánto tiempo debe co­n­se­r­var­se.

Los sistemas basados en IA pueden ayudar a au­to­ma­ti­zar este proceso. Los sistemas es­pe­cia­li­za­dos de gestión do­cu­me­n­tal pueden extraer in­fo­r­ma­ción de las notas de entrega, cla­si­fi­car los do­cu­me­n­tos y aplicar reglas de co­n­se­r­va­ción pre­de­fi­ni­das. Los sistemas que usan un al­ma­ce­na­mie­n­to a prueba de ma­ni­pu­la­cio­nes también pueden ayudar a proteger los do­cu­me­n­tos ar­chi­va­dos frente a mo­di­fi­ca­cio­nes po­s­te­rio­res y a respaldar un registro digital confiable.

Por ejemplo, una pyme que recibe numerosas notas de entrega cada día podría usar un sistema de IA es­pe­cia­li­za­do de la siguiente manera:

1. Se detecta au­to­má­ti­ca­me­n­te una nueva nota de entrega en el archivo y se extrae su contenido.
2. El sistema de IA analiza in­fo­r­ma­ción como el proveedor, las me­r­ca­n­cías, las ca­n­ti­da­des, las re­fe­re­n­cias de facturas y la in­fo­r­ma­ción contable pe­r­ti­ne­n­te.
3. El sistema clasifica el documento según tipos de documento pre­de­fi­ni­dos.
4. Con base en reglas pre­de­fi­ni­das, el sistema puede sugerir un plazo de co­n­se­r­va­ción adecuado o aplicarlo au­to­má­ti­ca­me­n­te y archivar el documento en co­n­se­cue­n­cia.

Una au­to­ma­ti­za­ción como esta puede ser es­pe­cia­l­me­n­te útil para las pymes, porque pueden aplicarse distintos re­qui­si­tos de co­n­se­r­va­ción federales, estatales e internos a di­fe­re­n­tes do­cu­me­n­tos. Un archivo digital con reglas de cu­m­pli­mie­n­to pre­de­fi­ni­das puede ayudar a que los procesos de archivo sean más efi­cie­n­tes. Sin embargo, la re­s­po­n­sa­bi­li­dad de cumplir con los re­qui­si­tos legales y fiscales apli­ca­bles sigue siendo de la empresa.

¿Qué ocurre si las empresas no conservan las notas de entrega?

Por lo general, una empresa no se expone a una sanción si­m­ple­me­n­te porque falte una nota de entrega de­te­r­mi­na­da. Lo más im­po­r­ta­n­te es si la empresa puede ju­s­ti­fi­car la tra­n­sac­ción o el concepto fiscal que re­s­pa­l­da­ba el documento.

Si una empresa no puede presentar registros adecuados durante un examen del IRS, es posible que tenga di­fi­cu­l­ta­des para ju­s­ti­fi­car los ingresos, los gastos, las de­du­c­cio­nes u otros conceptos de­cla­ra­dos en su de­cla­ra­ción de impuestos. Según las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias, esto puede dar lugar a que se rechacen de­du­c­cio­nes o a que se hagan ajustes en el impuesto adeudado.

Por lo tanto, las empresas deben revisar con re­gu­la­ri­dad qué notas de entrega deben co­n­se­r­var­se, durante cuánto tiempo deben guardarse los registros su­b­ya­ce­n­tes y si los do­cu­me­n­tos pueden re­cu­pe­rar­se cuando se necesiten. Un proceso claro de co­n­se­r­va­ción de las notas de entrega puede ayudar a las empresas a mantener registros contables co­n­fia­bles y a cumplir los re­qui­si­tos federales de registro en materia fiscal.

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