Reportar nuevas contrataciones: registro de nuevos empleados

Si planeas contratar nuevos empleados, necesitarás varios datos para tus registros. Ya sea que estés por contratar a tu primer empleado, al empleado número cien o solo ayuda temporal para las fiestas, hay bastante que debes tener en cuenta como empleador.

Guía rápida para reportar una nueva contratación

• Verifica que puedan trabajar en EE. UU. haciendo que completen el Formulario I-9
• Haz que llenen el formulario W-4 para la retención del impuesto federal sobre la nómina
• Reporta la nueva contratación a la agencia laboral de tu estado
• Obtén un seguro de compensación para trabajadores (los requisitos varían según el estado)
• Elige un método para la nómina (por ejemplo, administrar la nómina tú mismo, contratar a un contable o usar un servicio de nómina)
• Coloca carteles sobre los derechos de los empleados en la oficina (incluyendo carteles federales y específicos del estado)

Asegúrate de que el empleado tenga permiso para trabajar en Estados Unidos

Lo primero es lo primero: antes de contratar a un nuevo empleado, debes verificar que esté legalmente autorizado para trabajar en EE. UU. Contratar a alguien que no tenga permiso puede resultar en multas o sanciones penales. Aquí te explicamos cómo comprobarlo:

• Haz que el empleado complete el Formulario I-9: Verificación de elegibilidad para el empleo antes o en su primer día de trabajo para confirmar que puede trabajar legalmente en EE. UU. Después de que complete el formulario, tendrás su información de contacto, número de Seguro Social y estado de elegibilidad para el empleo.

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• El empleado debe proporcionar documentación válida, como un pasaporte estadounidense, una tarjeta de residente permanente o una combinación de dos documentos (por ejemplo, una licencia de conducir de EE. UU. y una tarjeta de Seguro Social) para probar su identidad y autorización para trabajar antes de su tercer día de empleo.

• El Formulario I-9 y los documentos de respaldo suelen ser suficientes en la mayoría de los estados. Sin embargo, algunos estados requieren que los empleadores se inscriban en el programa E-Verify, un sistema administrado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS), los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS) y la Administración del Seguro Social. Estados como Arizona, Alabama y Mississippi obligan al uso de E-Verify, mientras que Carolina del Sur “alienta” a los empleadores a inscribirse. Otros estados, como Colorado, Idaho, Nebraska y Rhode Island, requieren que los contratistas públicos usen E-Verify.

• Los empleadores no están obligados a enviar el Formulario I-9 al gobierno federal, pero deben conservarlo en sus registros durante tres años después de contratar al empleado, o durante un año después de que el empleado deje de trabajar para la empresa (lo que ocurra más tarde).

Haz que llenen el Formulario W-4

Todo empleado que trabaje en Estados Unidos debe completar un Formulario W-4 (2019) para que el empleador sepa cuánto debe retener del salario del empleado para el pago de los impuestos federales sobre la renta. Esto se conoce como “retención de impuestos” o “retención en la nómina”. A partir de este formulario, el empleador puede determinar el estado civil del empleado, el número de dependientes y las cantidades adicionales de deducción. El formulario debe completarse antes de que el empleado reciba su primer pago. La información que se indique en el formulario estará vigente hasta que el empleado realice cambios, lo cual puede hacer tantas veces como quiera. Por ejemplo, esto podría ocurrir tras recibir un bono si desean ajustar el monto de la retención. El empleador conserva el formulario, pero debe presentarlo si lo solicita el Servicio de Impuestos Internos (IRS).

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Informa a la agencia de empleo de tu estado sobre el nuevo empleado

Después de contratar a alguien, deberás reportar al nuevo empleado a la agencia laboral de tu estado. Cada estado cuenta con una agencia responsable de los asuntos laborales, beneficios de desempleo y resolución de disputas entre empleadores y empleados. Al reportar al empleado, el estado también puede facilitar la recaudación de pagos de manutención infantil. Es importante destacar que cada estado tiene sus propios requisitos de reporte, incluidos los plazos y métodos. Por ejemplo, Alabama exige que los empleadores reporten nuevas contrataciones dentro de los siete días, y aquellos con cinco o más empleados deben hacerlo en línea.

Gestiona el seguro de compensación para trabajadores

Los requisitos del seguro de compensación para trabajadores varían según el estado. En la mayoría de ellos, es obligatorio que los empleadores tengan este seguro en caso de que un empleado sufra un accidente laboral o enferme debido a condiciones relacionadas con el trabajo. Este seguro garantiza que los empleados reciban la atención médica necesaria y el reemplazo de salario si no pueden trabajar.

Elige un método de nómina

Una vez que hayas contratado a tu primer empleado, necesitas establecer un sistema para pagarle. Puedes gestionar la nómina tú mismo, contratar a un contador o usar un servicio de nómina. Esta última opción ayuda a ahorrar tiempo y asegura que el proceso funcione con mayor fluidez. La nómina incluye tres componentes principales: pagar a los empleados, pagar los impuestos sobre la nómina (al IRS y a la agencia tributaria de tu estado) y presentar los formularios fiscales.

Coloca carteles sobre los derechos de los empleados

Según el Departamento de Trabajo, ciertos avisos deben ser exhibidos en el lugar de trabajo para que los empleados conozcan sus derechos. Algunos estados tienen requisitos adicionales para los carteles que deben mostrarse junto con las normas federales. Estos carteles están disponibles de forma gratuita.

¿Existen sanciones por incumplimiento?

Los empleadores en Estados Unidos están obligados a reportar las nuevas contrataciones a las agencias estatales dentro de plazos específicos, generalmente dentro de los 20 días posteriores al inicio del empleo, para facilitar la ejecución de la manutención infantil y prevenir el fraude en el seguro de desempleo; el incumplimiento puede resultar en multas que van desde $25 hasta $500 por cada empleado no reportado, dependiendo del estado y de si se considera que la falta de cumplimiento fue intencional.

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