Reportar nuevas co­n­tra­ta­cio­nes: registro de nuevos empleados

Si planeas contratar nuevos empleados, ne­ce­si­ta­rás varios datos para tus registros. Ya sea que estés por contratar a tu primer empleado, al empleado número cien o solo ayuda temporal para las fiestas, hay bastante que debes tener en cuenta como empleador.

Guía rápida para reportar una nueva co­n­tra­ta­ción

• Verifica que puedan trabajar en EE. UU. haciendo que completen el Fo­r­mu­la­rio I-9
• Haz que llenen el fo­r­mu­la­rio W-4 para la retención del impuesto federal sobre la nómina
• Reporta la nueva co­n­tra­ta­ción a la agencia laboral de tu estado
• Obtén un seguro de co­m­pe­n­sa­ción para tra­ba­ja­do­res (los re­qui­si­tos varían según el estado)
• Elige un método para la nómina (por ejemplo, ad­mi­ni­s­trar la nómina tú mismo, contratar a un contable o usar un servicio de nómina)
• Coloca carteles sobre los derechos de los empleados en la oficina (in­clu­ye­n­do carteles federales y es­pe­cí­fi­cos del estado)

Asegúrate de que el empleado tenga permiso para trabajar en Estados Unidos

Lo primero es lo primero: antes de contratar a un nuevo empleado, debes verificar que esté le­ga­l­me­n­te au­to­ri­za­do para trabajar en EE. UU. Contratar a alguien que no tenga permiso puede resultar en multas o sanciones penales. Aquí te ex­pli­ca­mos cómo co­m­pro­bar­lo:

• Haz que el empleado complete el Fo­r­mu­la­rio I-9: Ve­ri­fi­ca­ción de ele­gi­bi­li­dad para el empleo antes o en su primer día de trabajo para confirmar que puede trabajar le­ga­l­me­n­te en EE. UU. Después de que complete el fo­r­mu­la­rio, tendrás su in­fo­r­ma­ción de contacto, número de Seguro Social y estado de ele­gi­bi­li­dad para el empleo.

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• El empleado debe pro­po­r­cio­nar do­cu­me­n­ta­ción válida, como un pasaporte es­ta­dou­ni­de­n­se, una tarjeta de residente pe­r­ma­ne­n­te o una co­m­bi­na­ción de dos do­cu­me­n­tos (por ejemplo, una licencia de conducir de EE. UU. y una tarjeta de Seguro Social) para probar su identidad y au­to­ri­za­ción para trabajar antes de su tercer día de empleo.

• El Fo­r­mu­la­rio I-9 y los do­cu­me­n­tos de respaldo suelen ser su­fi­cie­n­tes en la mayoría de los estados. Sin embargo, algunos estados requieren que los em­plea­do­res se inscriban en el programa E-Verify, un sistema ad­mi­ni­s­tra­do por el De­pa­r­ta­me­n­to de Seguridad Nacional (DHS), los Servicios de Ciu­da­da­nía e In­mi­gra­ción de EE. UU. (USCIS) y la Ad­mi­ni­s­tra­ción del Seguro Social. Estados como Arizona, Alabama y Mi­s­si­s­si­p­pi obligan al uso de E-Verify, mientras que Carolina del Sur “alienta” a los em­plea­do­res a in­s­cri­bi­r­se. Otros estados, como Colorado, Idaho, Nebraska y Rhode Island, requieren que los co­n­tra­ti­s­tas públicos usen E-Verify.

• Los em­plea­do­res no están obligados a enviar el Fo­r­mu­la­rio I-9 al gobierno federal, pero deben co­n­se­r­var­lo en sus registros durante tres años después de contratar al empleado, o durante un año después de que el empleado deje de trabajar para la empresa (lo que ocurra más tarde).

Haz que llenen el Fo­r­mu­la­rio W-4

Todo empleado que trabaje en Estados Unidos debe completar un Fo­r­mu­la­rio W-4 (2019) para que el empleador sepa cuánto debe retener del salario del empleado para el pago de los impuestos federales sobre la renta. Esto se conoce como “retención de impuestos” o “retención en la nómina”. A partir de este fo­r­mu­la­rio, el empleador puede de­te­r­mi­nar el estado civil del empleado, el número de de­pe­n­die­n­tes y las ca­n­ti­da­des adi­cio­na­les de deducción. El fo­r­mu­la­rio debe co­m­ple­tar­se antes de que el empleado reciba su primer pago. La in­fo­r­ma­ción que se indique en el fo­r­mu­la­rio estará vigente hasta que el empleado realice cambios, lo cual puede hacer tantas veces como quiera. Por ejemplo, esto podría ocurrir tras recibir un bono si desean ajustar el monto de la retención. El empleador conserva el fo­r­mu­la­rio, pero debe pre­se­n­tar­lo si lo solicita el Servicio de Impuestos Internos (IRS).

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Informa a la agencia de empleo de tu estado sobre el nuevo empleado

Después de contratar a alguien, deberás reportar al nuevo empleado a la agencia laboral de tu estado. Cada estado cuenta con una agencia re­s­po­n­sa­ble de los asuntos laborales, be­ne­fi­cios de desempleo y re­so­lu­ción de disputas entre em­plea­do­res y empleados. Al reportar al empleado, el estado también puede facilitar la re­cau­da­ción de pagos de ma­nu­te­n­ción infantil. Es im­po­r­ta­n­te destacar que cada estado tiene sus propios re­qui­si­tos de reporte, incluidos los plazos y métodos. Por ejemplo, Alabama exige que los em­plea­do­res reporten nuevas co­n­tra­ta­cio­nes dentro de los siete días, y aquellos con cinco o más empleados deben hacerlo en línea.

Gestiona el seguro de co­m­pe­n­sa­ción para tra­ba­ja­do­res

Los re­qui­si­tos del seguro de co­m­pe­n­sa­ción para tra­ba­ja­do­res varían según el estado. En la mayoría de ellos, es obli­ga­to­rio que los em­plea­do­res tengan este seguro en caso de que un empleado sufra un accidente laboral o enferme debido a co­n­di­cio­nes re­la­cio­na­das con el trabajo. Este seguro garantiza que los empleados reciban la atención médica necesaria y el reemplazo de salario si no pueden trabajar.

Elige un método de nómina

Una vez que hayas co­n­tra­ta­do a tu primer empleado, necesitas es­ta­ble­cer un sistema para pagarle. Puedes gestionar la nómina tú mismo, contratar a un contador o usar un servicio de nómina. Esta última opción ayuda a ahorrar tiempo y asegura que el proceso funcione con mayor fluidez. La nómina incluye tres co­m­po­ne­n­tes pri­n­ci­pa­les: pagar a los empleados, pagar los impuestos sobre la nómina (al IRS y a la agencia tri­bu­ta­ria de tu estado) y presentar los fo­r­mu­la­rios fiscales.

Coloca carteles sobre los derechos de los empleados

Según el De­pa­r­ta­me­n­to de Trabajo, ciertos avisos deben ser exhibidos en el lugar de trabajo para que los empleados conozcan sus derechos. Algunos estados tienen re­qui­si­tos adi­cio­na­les para los carteles que deben mostrarse junto con las normas federales. Estos carteles están di­s­po­ni­bles de forma gratuita.

¿Existen sanciones por in­cu­m­pli­mie­n­to?

Los em­plea­do­res en Estados Unidos están obligados a reportar las nuevas co­n­tra­ta­cio­nes a las agencias estatales dentro de plazos es­pe­cí­fi­cos, ge­ne­ra­l­me­n­te dentro de los 20 días po­s­te­rio­res al inicio del empleo, para facilitar la ejecución de la ma­nu­te­n­ción infantil y prevenir el fraude en el seguro de desempleo; el in­cu­m­pli­mie­n­to puede resultar en multas que van desde $25 hasta $500 por cada empleado no reportado, de­pe­n­die­n­do del estado y de si se considera que la falta de cu­m­pli­mie­n­to fue in­te­n­cio­nal.

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