Ahorrar en impuestos: deducciones fiscales para autónomos

¿Qué pueden deducir exactamente los propietarios de negocios y los freelancers de sus impuestos? ¿Se aplican reglas diferentes a los freelancers? Descubre los consejos fiscales más importantes para los trabajadores autónomos y una visión general de qué impuestos se aplican.

Información actualizada en abril de 2025.

1. Deducción por trabajar desde casa (home office)

Si eres autónomo y trabajas desde casa, puedes deducir ciertos gastos relacionados con el teletrabajo (home office). La deducción se calcula en función del porcentaje de tu hogar utilizado de manera exclusiva y regular para el negocio. Por ejemplo, si tu oficina en casa ocupa el 10% del espacio total de tu hogar, podrías deducir el 10% de los gastos relacionados con la casa, como intereses hipotecarios, alquiler, servicios públicos y reparaciones.

Sin embargo, existen requisitos estrictos por parte del IRS. Tu oficina en casa debe usarse exclusivamente para el negocio (por ejemplo, no puedes usarla también como habitación de invitados) y debe ser el lugar principal de tu actividad comercial. Deberás completar el Formulario 8829, para reclamar esta deducción.

2. Gastos de teléfono e Internet

Los trabajadores autónomos también pueden deducir los gastos relacionados con sus servicios de teléfono e Internet, pero solo la parte de estos costos que se utiliza para fines comerciales. Por ejemplo, si usas tu teléfono tanto para negocios como para uso personal, solo puedes deducir la parte correspondiente al negocio, la cual debe calcularse según cuánto de tu uso total esté relacionado con tu actividad comercial.

En cuanto al Internet, si utilizas la misma conexión para fines personales y comerciales, debes determinar y deducir la parte utilizada para el negocio, lo cual podría ser difícil si no llevas un registro específico del uso. Necesitas contar con una documentación clara para respaldar estos gastos, como facturas telefónicas que muestren las llamadas relacionadas con el negocio o un registro detallado del uso de Internet.

3. Depreciación

La depreciación permite a los trabajadores autónomos deducir el costo de ciertos activos comerciales a lo largo del tiempo, en lugar de deducirlo todo de una sola vez. Esto incluye activos tangibles como edificios, vehículos, maquinaria, muebles y equipos utilizados en el negocio.

Además de la propiedad física, los activos intangibles como patentes, derechos de autor y software también pueden ser objeto de depreciación. Para calcular la depreciación, deberás determinar la vida útil del activo, que puede variar según el tipo de propiedad. La depreciación se reclama con el formulario 4562.

Por ejemplo, si compras una computadora para tu negocio, en lugar de deducir todo el costo en el año de la compra, puedes distribuir la deducción a lo largo de varios años, de acuerdo con las reglas de depreciación del IRS. El método exacto que utilices puede variar, por lo que es recomendable consultar las pautas del IRS o a un profesional fiscal.

4. Planes de Jubilación Individual (IRA)

Los trabajadores autónomos tienen varias opciones de ahorro para la jubilación que pueden reducir su ingreso gravable. Las opciones más comunes incluyen:

• SEP IRA (Plan de Pensión Simplificada para Empleados): este plan te permite contribuir hasta el 25% de tus ganancias netas (o $66,000 en 2023, lo que sea menor). Es una excelente opción si eres autónomo sin empleados.
• Solo 401(k): el Solo 401(k) está diseñado específicamente para trabajadores autónomos sin empleados (excepto un cónyuge). En 2023, puedes contribuir hasta $22,500, más un 25% adicional de tus ganancias netas, hasta un total de $66,000.
• SIMPLE IRA: este plan es más adecuado para pequeños negocios o propietarios únicos con menos de 100 empleados. La contribución máxima para 2023 es de $15,500, con una contribución adicional de $3,500 si tienes más de 50 años.

Las contribuciones a estas cuentas reducen tu ingreso gravable, lo que puede ayudarte a ahorrar dinero en impuestos mientras ahorras para tu jubilación. Es fundamental consultar la página web del IRS para conocer los límites de contribución más actuales y los requisitos de elegibilidad.

5. Gastos de entretenimiento

Los gastos de entretenimiento relacionados con el negocio pueden ser deducibles, pero las reglas son bastante estrictas. El IRS solo permite una deducción del 50 % para comidas y entretenimiento relacionados con el negocio si están directamente asociados con tu actividad comercial y puedes demostrar que el gasto fue necesario para el negocio. Esto significa que debes llevar registros claros que demuestren que el propósito de la comida o el evento fue discutir asuntos de negocio.

Por ejemplo, si llevas a un cliente a un restaurante para discutir un acuerdo de negocios, puedes deducir el 50 % del costo de la comida. Sin embargo, los eventos puramente sociales o el entretenimiento personal no son deducibles. Para los gastos de entretenimiento, como boletos para eventos o conferencias, se aplican las mismas reglas: debes demostrar que el gasto fue para fines comerciales.

6. Gastos de comida

Los gastos de comida a menudo se tratan de manera similar a los gastos de entretenimiento, pero existen reglas específicas. En general, puedes deducir el 50 % del costo de las comidas que estén directamente relacionadas con actividades comerciales. Esto incluye las comidas consumidas mientras viajas por trabajo o las comidas a las que invitas a un cliente.

Para reclamar estas deducciones, debes tener los recibos y registros adecuados, que incluyan la fecha, la ubicación y el propósito comercial de la comida. Si no tienes recibos, puedes reclamar el 50 % de la asignación estándar de comidas establecida por el IRS. Nuevamente, estos gastos deben estar debidamente documentados para resistir el escrutinio durante una auditoría del IRS.

7. Asignaciones para regalos

Si das regalos a clientes o socios comerciales, puedes deducir hasta $25 por persona al año. Esto puede ayudar a fomentar las relaciones con los clientes, pero el valor del regalo debe mantenerse por debajo del límite. Por ejemplo, si le das un regalo a un cliente por un valor de $30, solo podrás deducir $25 de esa cantidad.

Además, los artículos promocionales que cuesten menos de $4 y se distribuyan ampliamente entre los clientes no pueden deducirse como regalos. Sin embargo, pequeños artículos promocionales como bolígrafos, tazas u otros productos de marca que se reparten en conferencias o eventos pueden seguir siendo deducibles, siempre que no superen el umbral de $4.

8. Gastos de automóvil

Para los trabajadores autónomos que usan su vehículo para fines comerciales, hay dos métodos para calcular las deducciones relacionadas con el automóvil: la tarifa estándar por milla y el método de los gastos reales.

• Tarifa estándar por milla: en 2023, la tarifa estándar por milla del IRS fue de 65.5 centavos por milla. Este método es más sencillo, ya que solo necesitas hacer un seguimiento de las millas comerciales recorridas, pero debes llevar un registro de tus millas para mostrar cuántas fueron para el negocio.
• Método de los gastos reales: con este método, puedes deducir los gastos reales de operación de tu vehículo, como gasolina, reparaciones, seguro, registro y depreciación. Necesitarás mantener registros detallados de todos estos gastos y calcular el porcentaje utilizado para fines comerciales.

En ambos casos, debes mantener registros de tu kilometraje o gastos, y el IRS puede requerir que demuestres que el kilometraje fue principalmente para uso comercial.

9. Gastos educativos

Los trabajadores autónomos pueden deducir los gastos educativos relacionados con la mejora o el mantenimiento de las habilidades para su negocio. Por ejemplo, si tomas un curso para aprender un nuevo software que mejora tu trabajo, puedes deducir la matrícula, los libros y otros costos relacionados con ese curso.

Sin embargo, la educación debe estar directamente relacionada con tus actividades comerciales. Si tomas un curso solo por interés personal o no mejora tus habilidades empresariales, esos gastos no calificarían para una deducción. Registra y conserva las pruebas de los gastos relacionados con la educación, incluidos los recibos y los detalles del curso, para respaldar tu reclamación.

10. Gastos de publicidad y promoción

Los gastos de autónomos relacionados con la publicidad y la promoción de tu negocio suelen ser completamente deducibles. Esto incluye anuncios en línea, anuncios impresos y los costos relacionados con la creación de materiales de marketing como folletos, tarjetas de presentación o el mantenimiento de tu página web.

También puedes deducir el costo de contratar profesionales de marketing, pagar por publicidad en redes sociales o ejecutar campañas de correo electrónico. La clave aquí es que el gasto debe estar directamente relacionado con la promoción de tu negocio. Debes mantener los recibos, contratos y documentación que demuestren la relación entre tus actividades publicitarias y tu negocio.

Diferentes formas de trabajo por cuenta propia de un vistazo

¿Freelancer, propietario único o empresario? Al comenzar un negocio, una de las primeras preguntas que debes resolver es en qué categoría de trabajo por cuenta propia encajas. Esta clasificación no solo determina los tipos de impuestos que deberás pagar, sino que también ofrece información sobre cómo maximizar tus ahorros fiscales. Aquí tienes una visión general de las diferentes categorías de trabajo por cuenta propia y las obligaciones fiscales en EE. UU.

¿Freelancer, propietario único o empresario?

En EE. UU., las personas que trabajan por cuenta propia pueden clasificarse como freelancers/propietarios únicos o empresarios a efectos fiscales. Cada categoría conlleva diferentes implicaciones fiscales.

1. Freelancer: un freelancer es un contratista independiente que trabaja para varios clientes, generalmente sin contratos de empleo a largo plazo. Los freelancers suelen ser responsables de sus propias declaraciones fiscales y deben pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (que cubre el Seguro Social y Medicare), además del impuesto sobre la renta. Los freelancers generalmente son considerados “contratistas independientes” por el IRS.

2. Propietario único: un propietario único es dueño de un negocio no incorporado. Esto podría ser una operación de freelance donde tienes clientes pero ningún empleado, o un pequeño negocio basado en servicios. Como propietario único, informas tus ingresos y gastos en tu declaración de impuestos personal y pagas impuestos sobre las ganancias (después de deducciones).

3. Propietario de negocio: como propietario de un negocio (especialmente si operas como una LLC o corporación), estás sujeto a impuestos comerciales, incluidos el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre el trabajo autónomo y, potencialmente, el impuesto sobre el consumo, dependiendo del tipo de negocio. Los propietarios de negocios deben presentar formularios específicos según el tipo de entidad, como el Formulario 1120 para las corporaciones o el Form 1065 para las sociedades.

Impuestos aplicables a las personas autónomas

Para ahorrar eficazmente en impuestos, las personas autónomas deben comprender los impuestos que deben pagar:

Impuesto sobre la renta

El impuesto sobre la renta se aplica a tus ingresos gravables, que son esencialmente las ganancias que obtienes de tus actividades por cuenta propia. Este es el impuesto con el que la mayoría de las personas están familiarizadas y se presenta utilizando el Formulario 1040 y el Anexo C. Los gastos relacionados con tu negocio, como suministros o gastos de oficina, son deducibles, lo que ayuda a reducir tus ganancias gravables.

Impuestos estimados

Las personas autónomas deben realizar pagos estimados de impuestos si esperan deber más de $1,000 en impuestos durante el año. Estos pagos cubren tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Utiliza el Formulario 1040-ES para calcular y presentar los impuestos estimados de forma trimestral.

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (SE)

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es el equivalente de los impuestos de Seguro Social y Medicare que se retienen automáticamente de los salarios de los empleados. Si eres autónomo, debes pagar estos impuestos por ti mismo, lo que equivale al 15.3% de tus ganancias netas. Si tus ganancias superan los $400 en un año determinado, estás obligado a presentar el Formulario SE (Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia) junto con tu Formulario 1040.

Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)

Si tienes empleados, eres responsable de pagar el Impuesto Federal de Desempleo. Este impuesto proporciona beneficios a las personas que pierden su empleo. El impuesto FUTA se presenta utilizando el Formulario 940, Declaración Anual del Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) del empleador.

Impuesto sobre el consumo (excise tax)

Los impuestos sobre el consumo se aplican a ciertos bienes y servicios, como combustible, tabaco o artículos de lujo, y también pueden aplicarse a ciertos tipos de actividades comerciales. Este es un impuesto fijo sobre la venta o el uso de bienes o servicios, en lugar de un porcentaje del precio de venta. Si tu negocio involucra bienes o servicios sujetos a impuestos especiales (como un distribuidor de combustible o un fabricante de vehículos), debes presentar el Formulario 720.

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