Ahorrar en impuestos: de­du­c­cio­nes fiscales para autónomos

¿Qué pueden deducir exac­ta­me­n­te los pro­pie­ta­rios de negocios y los free­la­n­ce­rs de sus impuestos? ¿Se aplican reglas di­fe­re­n­tes a los free­la­n­ce­rs? Descubre los consejos fiscales más im­po­r­ta­n­tes para los tra­ba­ja­do­res autónomos y una visión general de qué impuestos se aplican.

In­fo­r­ma­ción ac­tua­li­za­da en abril de 2025.

1. Deducción por trabajar desde casa (home office)

Si eres autónomo y trabajas desde casa, puedes deducir ciertos gastos re­la­cio­na­dos con el te­le­tra­ba­jo (home office). La deducción se calcula en función del po­r­ce­n­ta­je de tu hogar utilizado de manera exclusiva y regular para el negocio. Por ejemplo, si tu oficina en casa ocupa el 10% del espacio total de tu hogar, podrías deducir el 10% de los gastos re­la­cio­na­dos con la casa, como intereses hi­po­te­ca­rios, alquiler, servicios públicos y re­pa­ra­cio­nes.

Sin embargo, existen re­qui­si­tos estrictos por parte del IRS. Tu oficina en casa debe usarse ex­clu­si­va­me­n­te para el negocio (por ejemplo, no puedes usarla también como ha­bi­ta­ción de invitados) y debe ser el lugar principal de tu actividad comercial. Deberás completar el Fo­r­mu­la­rio 8829, para reclamar esta deducción.

2. Gastos de teléfono e Internet

Los tra­ba­ja­do­res autónomos también pueden deducir los gastos re­la­cio­na­dos con sus servicios de teléfono e Internet, pero solo la parte de estos costos que se utiliza para fines co­me­r­cia­les. Por ejemplo, si usas tu teléfono tanto para negocios como para uso personal, solo puedes deducir la parte co­rre­s­po­n­die­n­te al negocio, la cual debe ca­l­cu­lar­se según cuánto de tu uso total esté re­la­cio­na­do con tu actividad comercial.

En cuanto al Internet, si utilizas la misma conexión para fines pe­r­so­na­les y co­me­r­cia­les, debes de­te­r­mi­nar y deducir la parte utilizada para el negocio, lo cual podría ser difícil si no llevas un registro es­pe­cí­fi­co del uso. Necesitas contar con una do­cu­me­n­ta­ción clara para respaldar estos gastos, como facturas te­le­fó­ni­cas que muestren las llamadas re­la­cio­na­das con el negocio o un registro detallado del uso de Internet.

3. De­pre­cia­ción

La de­pre­cia­ción permite a los tra­ba­ja­do­res autónomos deducir el costo de ciertos activos co­me­r­cia­les a lo largo del tiempo, en lugar de deducirlo todo de una sola vez. Esto incluye activos tangibles como edificios, vehículos, ma­qui­na­ria, muebles y equipos uti­li­za­dos en el negocio.

Además de la propiedad física, los activos in­ta­n­gi­bles como patentes, derechos de autor y software también pueden ser objeto de de­pre­cia­ción. Para calcular la de­pre­cia­ción, deberás de­te­r­mi­nar la vida útil del activo, que puede variar según el tipo de propiedad. La de­pre­cia­ción se reclama con el fo­r­mu­la­rio 4562.

Por ejemplo, si compras una co­mpu­tado­ra para tu negocio, en lugar de deducir todo el costo en el año de la compra, puedes di­s­tri­buir la deducción a lo largo de varios años, de acuerdo con las reglas de de­pre­cia­ción del IRS. El método exacto que utilices puede variar, por lo que es re­co­me­n­da­ble consultar las pautas del IRS o a un pro­fe­sio­nal fiscal.

4. Planes de Ju­bi­la­ción In­di­vi­dual (IRA)

Los tra­ba­ja­do­res autónomos tienen varias opciones de ahorro para la ju­bi­la­ción que pueden reducir su ingreso gravable. Las opciones más comunes incluyen:

• SEP IRA (Plan de Pensión Si­m­pli­fi­ca­da para Empleados): este plan te permite co­n­tri­buir hasta el 25% de tus ganancias netas (o $66,000 en 2023, lo que sea menor). Es una excelente opción si eres autónomo sin empleados.
• Solo 401(k): el Solo 401(k) está diseñado es­pe­cí­fi­ca­me­n­te para tra­ba­ja­do­res autónomos sin empleados (excepto un cónyuge). En 2023, puedes co­n­tri­buir hasta $22,500, más un 25% adicional de tus ganancias netas, hasta un total de $66,000.
• SIMPLE IRA: este plan es más adecuado para pequeños negocios o pro­pie­ta­rios únicos con menos de 100 empleados. La co­n­tri­bu­ción máxima para 2023 es de $15,500, con una co­n­tri­bu­ción adicional de $3,500 si tienes más de 50 años.

Las co­n­tri­bu­cio­nes a estas cuentas reducen tu ingreso gravable, lo que puede ayudarte a ahorrar dinero en impuestos mientras ahorras para tu ju­bi­la­ción. Es fu­n­da­me­n­tal consultar la página web del IRS para conocer los límites de co­n­tri­bu­ción más actuales y los re­qui­si­tos de ele­gi­bi­li­dad.

5. Gastos de en­tre­te­ni­mie­n­to

Los gastos de en­tre­te­ni­mie­n­to re­la­cio­na­dos con el negocio pueden ser de­du­ci­bles, pero las reglas son bastante estrictas. El IRS solo permite una deducción del 50 % para comidas y en­tre­te­ni­mie­n­to re­la­cio­na­dos con el negocio si están di­re­c­ta­me­n­te asociados con tu actividad comercial y puedes demostrar que el gasto fue necesario para el negocio. Esto significa que debes llevar registros claros que de­mue­s­tren que el propósito de la comida o el evento fue discutir asuntos de negocio.

Por ejemplo, si llevas a un cliente a un re­s­tau­ra­n­te para discutir un acuerdo de negocios, puedes deducir el 50 % del costo de la comida. Sin embargo, los eventos puramente sociales o el en­tre­te­ni­mie­n­to personal no son de­du­ci­bles. Para los gastos de en­tre­te­ni­mie­n­to, como boletos para eventos o co­n­fe­re­n­cias, se aplican las mismas reglas: debes demostrar que el gasto fue para fines co­me­r­cia­les.

6. Gastos de comida

Los gastos de comida a menudo se tratan de manera similar a los gastos de en­tre­te­ni­mie­n­to, pero existen reglas es­pe­cí­fi­cas. En general, puedes deducir el 50 % del costo de las comidas que estén di­re­c­ta­me­n­te re­la­cio­na­das con ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les. Esto incluye las comidas co­n­su­mi­das mientras viajas por trabajo o las comidas a las que invitas a un cliente.

Para reclamar estas de­du­c­cio­nes, debes tener los recibos y registros adecuados, que incluyan la fecha, la ubicación y el propósito comercial de la comida. Si no tienes recibos, puedes reclamar el 50 % de la asi­g­na­ción estándar de comidas es­ta­ble­ci­da por el IRS. Nue­va­me­n­te, estos gastos deben estar de­bi­da­me­n­te do­cu­me­n­ta­dos para resistir el es­cru­ti­nio durante una auditoría del IRS.

7. Asi­g­na­cio­nes para regalos

Si das regalos a clientes o socios co­me­r­cia­les, puedes deducir hasta $25 por persona al año. Esto puede ayudar a fomentar las re­la­cio­nes con los clientes, pero el valor del regalo debe ma­n­te­ne­r­se por debajo del límite. Por ejemplo, si le das un regalo a un cliente por un valor de $30, solo podrás deducir $25 de esa cantidad.

Además, los artículos pro­mo­cio­na­les que cuesten menos de $4 y se di­s­tri­bu­yan am­plia­me­n­te entre los clientes no pueden deducirse como regalos. Sin embargo, pequeños artículos pro­mo­cio­na­les como bo­lí­gra­fos, tazas u otros productos de marca que se reparten en co­n­fe­re­n­cias o eventos pueden seguir siendo de­du­ci­bles, siempre que no superen el umbral de $4.

8. Gastos de automóvil

Para los tra­ba­ja­do­res autónomos que usan su vehículo para fines co­me­r­cia­les, hay dos métodos para calcular las de­du­c­cio­nes re­la­cio­na­das con el automóvil: la tarifa estándar por milla y el método de los gastos reales.

• Tarifa estándar por milla: en 2023, la tarifa estándar por milla del IRS fue de 65.5 centavos por milla. Este método es más sencillo, ya que solo necesitas hacer un se­gui­mie­n­to de las millas co­me­r­cia­les re­co­rri­das, pero debes llevar un registro de tus millas para mostrar cuántas fueron para el negocio.
• Método de los gastos reales: con este método, puedes deducir los gastos reales de operación de tu vehículo, como gasolina, re­pa­ra­cio­nes, seguro, registro y de­pre­cia­ción. Ne­ce­si­ta­rás mantener registros de­ta­lla­dos de todos estos gastos y calcular el po­r­ce­n­ta­je utilizado para fines co­me­r­cia­les.

En ambos casos, debes mantener registros de tu ki­lo­me­tra­je o gastos, y el IRS puede requerir que de­mue­s­tres que el ki­lo­me­tra­je fue pri­n­ci­pa­l­me­n­te para uso comercial.

9. Gastos edu­ca­ti­vos

Los tra­ba­ja­do­res autónomos pueden deducir los gastos edu­ca­ti­vos re­la­cio­na­dos con la mejora o el ma­n­te­ni­mie­n­to de las ha­bi­li­da­des para su negocio. Por ejemplo, si tomas un curso para aprender un nuevo software que mejora tu trabajo, puedes deducir la matrícula, los libros y otros costos re­la­cio­na­dos con ese curso.

Sin embargo, la educación debe estar di­re­c­ta­me­n­te re­la­cio­na­da con tus ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les. Si tomas un curso solo por interés personal o no mejora tus ha­bi­li­da­des em­pre­sa­ria­les, esos gastos no ca­li­fi­ca­rían para una deducción. Registra y conserva las pruebas de los gastos re­la­cio­na­dos con la educación, incluidos los recibos y los detalles del curso, para respaldar tu re­cla­ma­ción.

10. Gastos de pu­bli­ci­dad y promoción

Los gastos de autónomos re­la­cio­na­dos con la pu­bli­ci­dad y la promoción de tu negocio suelen ser co­m­ple­ta­me­n­te de­du­ci­bles. Esto incluye anuncios en línea, anuncios impresos y los costos re­la­cio­na­dos con la creación de ma­te­ria­les de marketing como folletos, tarjetas de pre­se­n­ta­ción o el ma­n­te­ni­mie­n­to de tu página web.

También puedes deducir el costo de contratar pro­fe­sio­na­les de marketing, pagar por pu­bli­ci­dad en redes sociales o ejecutar campañas de correo ele­c­tró­ni­co. La clave aquí es que el gasto debe estar di­re­c­ta­me­n­te re­la­cio­na­do con la promoción de tu negocio. Debes mantener los recibos, contratos y do­cu­me­n­ta­ción que de­mue­s­tren la relación entre tus ac­ti­vi­da­des pu­bli­ci­ta­rias y tu negocio.

Di­fe­re­n­tes formas de trabajo por cuenta propia de un vistazo

¿Free­la­n­cer, pro­pie­ta­rio único o em­pre­sa­rio? Al comenzar un negocio, una de las primeras preguntas que debes resolver es en qué categoría de trabajo por cuenta propia encajas. Esta cla­si­fi­ca­ción no solo determina los tipos de impuestos que deberás pagar, sino que también ofrece in­fo­r­ma­ción sobre cómo maximizar tus ahorros fiscales. Aquí tienes una visión general de las di­fe­re­n­tes ca­te­go­rías de trabajo por cuenta propia y las obli­ga­cio­nes fiscales en EE. UU.

¿Free­la­n­cer, pro­pie­ta­rio único o em­pre­sa­rio?

En EE. UU., las personas que trabajan por cuenta propia pueden cla­si­fi­car­se como free­la­n­ce­rs/pro­pie­ta­rios únicos o em­pre­sa­rios a efectos fiscales. Cada categoría conlleva di­fe­re­n­tes im­pli­ca­cio­nes fiscales.

1. Free­la­n­cer: un free­la­n­cer es un co­n­tra­ti­s­ta in­de­pe­n­die­n­te que trabaja para varios clientes, ge­ne­ra­l­me­n­te sin contratos de empleo a largo plazo. Los free­la­n­ce­rs suelen ser re­s­po­n­sa­bles de sus propias de­cla­ra­cio­nes fiscales y deben pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (que cubre el Seguro Social y Medicare), además del impuesto sobre la renta. Los free­la­n­ce­rs ge­ne­ra­l­me­n­te son co­n­si­de­ra­dos “co­n­tra­ti­s­tas in­de­pe­n­die­n­tes” por el IRS.

2. Pro­pie­ta­rio único: un pro­pie­ta­rio único es dueño de un negocio no in­co­r­po­ra­do. Esto podría ser una operación de freelance donde tienes clientes pero ningún empleado, o un pequeño negocio basado en servicios. Como pro­pie­ta­rio único, informas tus ingresos y gastos en tu de­cla­ra­ción de impuestos personal y pagas impuestos sobre las ganancias (después de de­du­c­cio­nes).

3. Pro­pie­ta­rio de negocio: como pro­pie­ta­rio de un negocio (es­pe­cia­l­me­n­te si operas como una LLC o co­r­po­ra­ción), estás sujeto a impuestos co­me­r­cia­les, incluidos el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre el trabajo autónomo y, po­te­n­cia­l­me­n­te, el impuesto sobre el consumo, de­pe­n­die­n­do del tipo de negocio. Los pro­pie­ta­rios de negocios deben presentar fo­r­mu­la­rios es­pe­cí­fi­cos según el tipo de entidad, como el Fo­r­mu­la­rio 1120 para las co­r­po­ra­cio­nes o el Form 1065 para las so­cie­da­des.

Impuestos apli­ca­bles a las personas autónomas

Para ahorrar efi­ca­z­me­n­te en impuestos, las personas autónomas deben co­m­pre­n­der los impuestos que deben pagar:

Impuesto sobre la renta

El impuesto sobre la renta se aplica a tus ingresos gravables, que son ese­n­cia­l­me­n­te las ganancias que obtienes de tus ac­ti­vi­da­des por cuenta propia. Este es el impuesto con el que la mayoría de las personas están fa­mi­lia­ri­za­das y se presenta uti­li­za­n­do el Fo­r­mu­la­rio 1040 y el Anexo C. Los gastos re­la­cio­na­dos con tu negocio, como su­mi­ni­s­tros o gastos de oficina, son de­du­ci­bles, lo que ayuda a reducir tus ganancias gravables.

Impuestos estimados

Las personas autónomas deben realizar pagos estimados de impuestos si esperan deber más de $1,000 en impuestos durante el año. Estos pagos cubren tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Utiliza el Fo­r­mu­la­rio 1040-ES para calcular y presentar los impuestos estimados de forma tri­me­s­tral.

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (SE)

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es el equi­va­le­n­te de los impuestos de Seguro Social y Medicare que se retienen au­to­má­ti­ca­me­n­te de los salarios de los empleados. Si eres autónomo, debes pagar estos impuestos por ti mismo, lo que equivale al 15.3% de tus ganancias netas. Si tus ganancias superan los $400 en un año de­te­r­mi­na­do, estás obligado a presentar el Fo­r­mu­la­rio SE (Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia) junto con tu Fo­r­mu­la­rio 1040.

Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)

Si tienes empleados, eres re­s­po­n­sa­ble de pagar el Impuesto Federal de Desempleo. Este impuesto pro­po­r­cio­na be­ne­fi­cios a las personas que pierden su empleo. El impuesto FUTA se presenta uti­li­za­n­do el Fo­r­mu­la­rio 940, De­cla­ra­ción Anual del Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) del empleador.

Impuesto sobre el consumo (excise tax)

Los impuestos sobre el consumo se aplican a ciertos bienes y servicios, como co­m­bu­s­ti­ble, tabaco o artículos de lujo, y también pueden aplicarse a ciertos tipos de ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les. Este es un impuesto fijo sobre la venta o el uso de bienes o servicios, en lugar de un po­r­ce­n­ta­je del precio de venta. Si tu negocio involucra bienes o servicios sujetos a impuestos es­pe­cia­les (como un di­s­tri­bui­dor de co­m­bu­s­ti­ble o un fa­bri­ca­n­te de vehículos), debes presentar el Fo­r­mu­la­rio 720.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.