Cómo crear una plantilla de factura para particulares

Como particular, puede que en algún momento necesites emitir una factura, ya sea por la venta de un artículo usado o por haber prestado un servicio puntual. En este artículo te explicamos, paso a paso, cómo hacer correctamente una factura particular y qué aspectos debes tener en cuenta. Además, te dejamos una práctica plantilla en Word para que puedas descargarla y usarla para tus futuras facturas.

¿Qué es una factura particular?

Incluso siendo particular, en Estados Unidos puedes emitir facturas sin problema. Esto puede ser necesario si vendes un artículo de uso personal, realizas un servicio no profesional o simplemente si alguien te pide un comprobante de pago. Las empresas también pueden solicitarte una factura cuando te compran algo o te contratan para un servicio puntual.

Pero atención: es importante saber que en ciertos casos emitir una factura puede tener consecuencias fiscales o legales. Por ejemplo, si realizas ventas de forma habitual o con ánimo de lucro, el IRS (Internal Revenue Service) podría considerar que no es una simple venta entre particulares, sino una actividad comercial. Esto implicaría la necesidad de registrar un negocio y declarar esos ingresos a nivel fiscal.

¿Qué normas fiscales se aplican a las facturas particulares?

Los particulares pueden emitir facturas, pero todo depende de la frecuencia y del tipo de transacciones que realices.

Ventas ocasionales como particular

• Si vendes artículos de uso personal por menos de lo que te costaron, no debes pagar impuestos.
• Tampoco necesitas cobrar impuestos sobre las ventas (sales tax) en estas transacciones ocasionales.

Ventas con ganancia

• Si vendes un artículo por más de lo que pagaste originalmente, podrías tener que declarar esa ganancia y pagar impuestos por ella (capital gains tax).

Ventas frecuentes = actividad comercial

Si realizas ventas o prestas servicios de forma regular, el IRS puede considerarlo una actividad empresarial, lo que implica:

• Declarar esos ingresos.
• Posiblemente recaudar y pagar impuestos sobre las ventas (sales tax).
• Registrar tu actividad como negocio.

Declaración de ingresos

• Si ofreces servicios y ganas más de $600 al año con un mismo cliente, este podría enviarte un Formulario 1099-NEC.
• Plataformas online como PayPal o eBay reportan tus ingresos al IRS si superas los $600 anuales, usando el Formulario 1099-K.

Regulaciones estatales

• Algunos estados exigen que incluso los particulares cobren el impuesto sobre las ventas o sales tax en ciertas ventas. Asegúrate de revisar las normas de tu estado.

¿Cuándo deberías emitir una factura como particular?

Si ofreces bienes o servicios como particular, puedes emitir una factura tanto a otra persona como a una empresa. No existen requisitos legales estrictos para las facturas de particulares, pero pueden servir como comprobante de pago y dejar claros los términos de la transacción.

¿Qué debe incluir una factura particular?

Aunque no hay normas oficiales, una factura bien estructurada debería incluir lo siguiente:

• Tu nombre y dirección (emisor)
• Nombre y dirección del comprador (receptor)
• Fecha y lugar de emisión de la factura
• Motivo de la factura (por ejemplo, venta de productos, servicio realizado)
• Lista detallada de los bienes o servicios ofrecidos, incluyendo fecha de entrega o del servicio, cantidad, descripción, precio unitario y precio total
• Monto total a pagar
• Condiciones de pago (por ejemplo, “Pago inmediato” o “Pago en 10 días”)
• Método de pago y detalles (si es necesario, incluye datos bancarios o el método de pago preferido)

Un cierre amable, como un saludo o una nota de agradecimiento, le puede dar un toque más profesional.

También puedes incluir otros detalles relevantes de la transacción. Por ejemplo, si el artículo que vendes tiene algún defecto conocido, es buena idea dejar constancia en la factura:

“Como se comentó previamente, la pantalla del teléfono presenta unos pequeños arañazos en la parte superior izquierda.”

¿Qué NO debe incluir una factura particular?

• Impuesto sobre las ventas (sales tax): como particular, no estás obligado a cobrar el impuesto sobre las ventas a menos que operes oficialmente como negocio.
• Datos comerciales: no incluyas el nombre de una empresa, número de identificación fiscal (tax ID) u otros datos comerciales, a menos que estés registrado oficialmente como negocio.

Para evitar malentendidos, puedes añadir una nota como:

“Esta factura corresponde a una transacción privada y no incluye impuestos sobre las ventas.”

¿Cuándo una venta privada se considera un negocio?

Las ventas ocasionales entre particulares suelen estar libres de impuestos, pero si realizas transacciones con frecuencia, el IRS y las autoridades fiscales estatales pueden considerarlas como actividad empresarial (business). Si vendes bienes o servicios de forma regular con la intención de obtener ganancias, es posible que debas registrarte como negocio, declarar ingresos y cobrar impuestos sobre las ventas.

Comprar productos para revenderlos, vender artículos nuevos o idénticos, o realizar ventas de forma mensual o trimestral aumenta la probabilidad de que tu actividad sea clasificada como negocio. Aunque no hay un límite oficial, si vendes 30 o más artículos al mes, especialmente en plataformas como eBay, Etsy o Facebook Marketplace, podrías llamar la atención de las autoridades fiscales.

Tener una tienda online o promocionar activamente tus productos también puede hacer que se considere una actividad comercial. En estos casos, puede que necesites registrarte como empresario individual (sole proprietor) o crear una Limited Liability Company (LLC), obtener un EIN (Employer Identification Number), presentar el formulario Schedule C (Form 1040) y cumplir con las normativas fiscales de tu estado. Lo ideal es consultar con un profesional fiscal para aclarar tu situación.

Aspectos fiscales a considerar en las ventas privadas

Aunque una venta no sea considerada como transacción comercial, podrías tener ciertas obligaciones fiscales. Si vendes un artículo por más de lo que te costó, debes declarar la ganancia y pagar impuestos por ella (capital gains tax).

• Las ganancias a corto plazo (si tuviste el artículo menos de un año) se declaran como ingresos normales.
• Las ganancias a largo plazo (si lo tuviste más de un año) suelen tener un tipo impositivo más bajo.

En las ventas online, plataformas como eBay, PayPal y Venmo deben informar al IRS si tus transacciones superan los $600 anuales, mediante el Formulario 1099-K. Esto puede generar confusión si estás vendiendo objetos usados con pérdidas, como muebles o electrónicos.

Además, algunos estados exigen el cobro del impuesto sobre las ventas incluso a vendedores ocasionales, sobre todo si superas ciertos umbrales, como $3,000 al año en ventas. Te recomendamos revisar las normativas con el Departamento de Ingresos de tu estado para asegurarte de estar cumpliendo con las leyes.

Plantilla de factura para particulares para descargar

Ya sea que utilices un editor de texto o un software de facturación, emitir una factura como particular es rápido y sencillo. Solo debes asegurarte de incluir todos los datos importantes y añadir cualquier nota relevante, como la descripción del producto o servicio, al final del documento.

Guarda siempre una copia de la factura, en digital o en papel, para futuras referencias. Esto puede ser útil, por ejemplo, al presentar tu declaración de impuestos (tax return).

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.