¿Qué es la gestión de documentos y en qué consiste?

La gestión de documentos (records management o RM, por sus siglas en inglés) es una disciplina de la gestión empresarial que se encarga de supervisar la creación, recepción, almacenamiento, uso, acceso, mantenimiento y eliminación de documentos, ya sea en formato físico o digital. Esta práctica implica la administración de los documentos durante todo su ciclo de vida, con el objetivo de garantizar una organización adecuada, facilidad de acceso y cumplimiento con los requisitos legales y regulatorios.

¿Por qué es importante la gestión de documentos?

La gestión de documentos (records management) se centra en:

• Reducir la pérdida o el mal archivado de documentos
• Ayudar a organizar mejor los documentos existentes
• Permitir búsquedas y recuperaciones de documentos más rápidas
• Mejorar los procesos de trabajo en general y aumentar la eficiencia
• Aumentar el espacio disponible en la oficina al reducir la necesidad de almacenar documentos físicos, como archivadores

Además de mejorar el almacenamiento, la modificación y el intercambio de documentos en el día a día, la gestión de documentos también establece políticas y estándares para que se puedan mantener distintos tipos de documentos:

• Identificar qué documentos existen mediante un inventario de registros (records inventory)
• Aplicar los períodos de retención obligatorios a los documentos almacenados
• Eliminar documentos de forma adecuada
• Aplicar retenciones legales (legal holds) cuando sea necesario
• Identificar al responsable o propietario de cada serie documental
• Verificar que existe una cadena de custodia y una auditoría documental adecuada
• Desarrollar y aplicar políticas y procedimientos definidos de gestión de documentos, ya sean físicos o electrónicos
• Mantener los documentos durante todo su ciclo de vida

A medida que una empresa crece, se vuelve más difícil tener una visión clara de dónde están almacenados los documentos, si están actualizados o incluso si aún se conservan.

Por ello, el objetivo de la gestión de documentos es ayudar a que una empresa mantenga sus documentos accesibles tanto para las operaciones comerciales como para auditorías. Las hojas de cálculo son una herramienta muy útil para seguir el rastro de dónde se encuentran los documentos. Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan este método, pero para empresas más grandes, lo más adecuado es utilizar suites de software de gestión documental, que a menudo incluyen un software de contabilidad.

Cómo cumplir con los requisitos legales

Para muchas empresas, no se trata simplemente de decidir si organizar correctamente los documentos mediante la gestión de documentos; en realidad, es un requisito legal. Una empresa puede enfrentarse a multas elevadas y a la interrupción de sus operaciones si no cumple con las regulaciones.

Ley Sarbanes-Oxley

Esta ley fue aprobada por el Congreso de EE. UU. el 30 de julio de 2002 y es una de las regulaciones más importantes del país. También conocida como SOX (por sus siglas en inglés), esta ley estableció reformas estrictas en la legislación existente sobre valores e impuso sanciones más severas para quienes no cumplan con la normativa. El objetivo de la ley es proteger a los inversores del fraude en la información financiera emitida por las corporaciones.

La Ley Sarbanes-Oxley logra estos objetivos mediante la creación de un nuevo organismo, el Public Company Accounting Oversight Board, que supervisa la contabilidad y establece nuevos estándares para los informes de auditoría. Actualmente, los auditores de las empresas públicas están obligados a registrarse en este organismo, el cual se encarga de inspeccionar e investigar a estas compañías para asegurarse de que cumplen con los requisitos legales en materia de gestión documental.

Los requisitos más importantes de la SOX incluyen:

• Responsabilidad del CEO y CFO: el Director Ejecutivo (Chief Executive Officer, CEO) y el Director Financiero (Chief Financial Officer, CFO) deben certificar la veracidad de los estados financieros, asumiendo su responsabilidad por la implementación y mantenimiento de controles internos efectivos en los informes financieros.
• Informe sobre controles internos: como parte de su informe anual bajo el Exchange Act, la dirección debe presentar un informe sobre los controles internos para demostrar su responsabilidad en el establecimiento y mantener de un marco estructurado de control interno para la información financiera.
• Políticas de seguridad de datos: las empresas deben establecer políticas formales de seguridad de datos y asegurarse de que se comuniquen claramente en toda la organización y se apliquen de manera estricta.
• Prueba de cumplimiento: las organizaciones están obligadas a mantener y presentar documentación actualizada que demuestre que cumplen con los requisitos establecidos por la SOX.

Consecuencias del incumplimiento

El incumplimiento de la SOX puede conllevar sanciones graves, entre ellas:

• Multas de entre $1 millón y $5 millones
• Penas de prisión de hasta 20 años

Estas sanciones tan severas subrayan la importancia de respetar las normas de gestión documental y de los informes financieros, con el fin de mantener la integridad empresarial y proteger los intereses de los inversores.

Cambios recientes en las políticas de aplicación

Aunque la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) sigue vigente, las prioridades en su aplicación han cambiado. En febrero de 2025, el presidente de EE. UU. ordenó al Departamento de Justicia suspender la aplicación de la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero, alegando preocupaciones relacionadas con la competitividad económica y la seguridad nacional. Esta decisión marca un cambio significativo en el enfoque del gobierno estadounidense respecto al cumplimiento corporativo y la lucha contra la corrupción.

A pesar de este cambio, la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) sigue aplicándose plenamente, lo que obliga a las empresas a cumplir con estrictas normativas sobre informes financieros y controles internos. Es fundamental que las compañías se mantengan al tanto de los cambios regulatorios y consulten con asesores legales especializados para asegurar el cumplimiento tanto de la SOX como de las políticas federales en evolución.

Para obtener la información más actualizada, consulta fuentes oficiales como la Comisión de Bolsa y Valores (Securities and Exchange Commission, SEC) o a profesionales legales especializados en cumplimiento corporativo.

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