La gestión de do­cu­me­n­tos (records ma­na­ge­me­nt o RM, por sus siglas en inglés) es una di­s­ci­pli­na de la gestión em­pre­sa­rial que se encarga de su­pe­r­vi­sar la creación, recepción, al­ma­ce­na­mie­n­to, uso, acceso, ma­n­te­ni­mie­n­to y eli­mi­na­ción de do­cu­me­n­tos, ya sea en formato físico o digital. Esta práctica implica la ad­mi­ni­s­tra­ción de los do­cu­me­n­tos durante todo su ciclo de vida, con el objetivo de ga­ra­n­ti­zar una or­ga­ni­za­ción adecuada, facilidad de acceso y cu­m­pli­mie­n­to con los re­qui­si­tos legales y re­gu­la­to­rios.

¿Por qué es im­po­r­ta­n­te la gestión de do­cu­me­n­tos?

La gestión de do­cu­me­n­tos (records ma­na­ge­me­nt) se centra en:

  • Reducir la pérdida o el mal archivado de do­cu­me­n­tos
  • Ayudar a organizar mejor los do­cu­me­n­tos exi­s­te­n­tes
  • Permitir búsquedas y re­cu­pe­ra­cio­nes de do­cu­me­n­tos más rápidas
  • Mejorar los procesos de trabajo en general y aumentar la efi­cie­n­cia
  • Aumentar el espacio di­s­po­ni­ble en la oficina al reducir la necesidad de almacenar do­cu­me­n­tos físicos, como ar­chi­va­do­res

Además de mejorar el al­ma­ce­na­mie­n­to, la mo­di­fi­ca­ción y el in­te­r­ca­m­bio de do­cu­me­n­tos en el día a día, la gestión de do­cu­me­n­tos también establece políticas y es­tá­n­da­res para que se puedan mantener distintos tipos de do­cu­me­n­tos:

  • Ide­n­ti­fi­car qué do­cu­me­n­tos existen mediante un in­ve­n­ta­rio de registros (records inventory)
  • Aplicar los períodos de retención obli­ga­to­rios a los do­cu­me­n­tos al­ma­ce­na­dos
  • Eliminar do­cu­me­n­tos de forma adecuada
  • Aplicar re­te­n­cio­nes legales (legal holds) cuando sea necesario
  • Ide­n­ti­fi­car al re­s­po­n­sa­ble o pro­pie­ta­rio de cada serie do­cu­me­n­tal
  • Verificar que existe una cadena de custodia y una auditoría do­cu­me­n­tal adecuada
  • De­sa­rro­llar y aplicar políticas y pro­ce­di­mie­n­tos definidos de gestión de do­cu­me­n­tos, ya sean físicos o ele­c­tró­ni­cos
  • Mantener los do­cu­me­n­tos durante todo su ciclo de vida

A medida que una empresa crece, se vuelve más difícil tener una visión clara de dónde están al­ma­ce­na­dos los do­cu­me­n­tos, si están ac­tua­li­za­dos o incluso si aún se conservan.

Por ello, el objetivo de la gestión de do­cu­me­n­tos es ayudar a que una empresa mantenga sus do­cu­me­n­tos ac­ce­si­bles tanto para las ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les como para au­di­to­rías. Las hojas de cálculo son una he­rra­mie­n­ta muy útil para seguir el rastro de dónde se en­cue­n­tran los do­cu­me­n­tos. Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan este método, pero para empresas más grandes, lo más adecuado es utilizar suites de software de gestión do­cu­me­n­tal, que a menudo incluyen un software de co­n­ta­bi­li­dad.

Cómo cumplir con los re­qui­si­tos legales

Para muchas empresas, no se trata si­m­ple­me­n­te de decidir si organizar co­rre­c­ta­me­n­te los do­cu­me­n­tos mediante la gestión de do­cu­me­n­tos; en realidad, es un requisito legal. Una empresa puede en­fre­n­tar­se a multas elevadas y a la in­te­rru­p­ción de sus ope­ra­cio­nes si no cumple con las re­gu­la­cio­nes.

Ley Sarbanes-Oxley

Esta ley fue aprobada por el Congreso de EE. UU. el 30 de julio de 2002 y es una de las re­gu­la­cio­nes más im­po­r­ta­n­tes del país. También conocida como SOX (por sus siglas en inglés), esta ley es­ta­ble­ció reformas estrictas en la le­gi­s­la­ción existente sobre valores e impuso sanciones más severas para quienes no cumplan con la normativa. El objetivo de la ley es proteger a los in­ve­r­so­res del fraude en la in­fo­r­ma­ción fi­na­n­cie­ra emitida por las co­r­po­ra­cio­nes.

La Ley Sarbanes-Oxley logra estos objetivos mediante la creación de un nuevo organismo, el Public Company Ac­cou­n­ti­ng Oversight Board, que supervisa la co­n­ta­bi­li­dad y establece nuevos es­tá­n­da­res para los informes de auditoría. Ac­tua­l­me­n­te, los auditores de las empresas públicas están obligados a re­gi­s­trar­se en este organismo, el cual se encarga de in­s­pe­c­cio­nar e in­ve­s­ti­gar a estas compañías para ase­gu­rar­se de que cumplen con los re­qui­si­tos legales en materia de gestión do­cu­me­n­tal.

Los re­qui­si­tos más im­po­r­ta­n­tes de la SOX incluyen:

  • Re­s­po­n­sa­bi­li­dad del CEO y CFO: el Director Ejecutivo (Chief Executive Officer, CEO) y el Director Fi­na­n­cie­ro (Chief Financial Officer, CFO) deben ce­r­ti­fi­car la veracidad de los estados fi­na­n­cie­ros, asumiendo su re­s­po­n­sa­bi­li­dad por la im­ple­me­n­ta­ción y ma­n­te­ni­mie­n­to de controles internos efectivos en los informes fi­na­n­cie­ros.
  • Informe sobre controles internos: como parte de su informe anual bajo el Exchange Act, la dirección debe presentar un informe sobre los controles internos para demostrar su re­s­po­n­sa­bi­li­dad en el es­ta­ble­ci­mie­n­to y mantener de un marco es­tru­c­tu­ra­do de control interno para la in­fo­r­ma­ción fi­na­n­cie­ra.
  • Políticas de seguridad de datos: las empresas deben es­ta­ble­cer políticas formales de seguridad de datos y ase­gu­rar­se de que se co­mu­ni­quen cla­ra­me­n­te en toda la or­ga­ni­za­ción y se apliquen de manera estricta.
  • Prueba de cu­m­pli­mie­n­to: las or­ga­ni­za­cio­nes están obligadas a mantener y presentar do­cu­me­n­ta­ción ac­tua­li­za­da que demuestre que cumplen con los re­qui­si­tos es­ta­ble­ci­dos por la SOX.
Nota

La SOX contempla la co­n­se­r­va­ción tanto de do­cu­me­n­tos físicos como ele­c­tró­ni­cos. Es im­po­r­ta­n­te tener en cuenta las di­re­c­tri­ces sobre la retención de correos ele­c­tró­ni­cos al llevar la gestión do­cu­me­n­tal de una empresa: los correos ele­c­tró­ni­cos pueden co­n­si­de­rar­se (aunque no obli­ga­to­ria­me­n­te) co­rre­s­po­n­de­n­cia em­pre­sa­rial, y por lo tanto deben co­n­se­r­var­se durante un mínimo de siete años. Im­ple­me­n­tar una política a nivel em­pre­sa­rial que garantice el registro y archivo adecuado de toda la co­rre­s­po­n­de­n­cia relevante es clave para asegurar que tu empresa cumpla con la SOX.

Co­n­se­cue­n­cias del in­cu­m­pli­mie­n­to

El in­cu­m­pli­mie­n­to de la SOX puede conllevar sanciones graves, entre ellas:

  • Multas de entre $1 millón y $5 millones
  • Penas de prisión de hasta 20 años

Estas sanciones tan severas subrayan la im­po­r­ta­n­cia de respetar las normas de gestión do­cu­me­n­tal y de los informes fi­na­n­cie­ros, con el fin de mantener la in­te­gri­dad em­pre­sa­rial y proteger los intereses de los in­ve­r­so­res.

Cambios recientes en las políticas de apli­ca­ción

Aunque la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) sigue vigente, las prio­ri­da­des en su apli­ca­ción han cambiado. En febrero de 2025, el pre­si­de­n­te de EE. UU. ordenó al De­pa­r­ta­me­n­to de Justicia suspender la apli­ca­ción de la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), la Ley de Prácticas Corruptas en el Ex­tra­n­je­ro, alegando preo­cu­pa­cio­nes re­la­cio­na­das con la co­m­pe­ti­ti­vi­dad económica y la seguridad nacional. Esta decisión marca un cambio si­g­ni­fi­ca­ti­vo en el enfoque del gobierno es­ta­dou­ni­de­n­se respecto al cu­m­pli­mie­n­to co­r­po­ra­ti­vo y la lucha contra la co­rru­p­ción.

A pesar de este cambio, la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) sigue apli­cá­n­do­se ple­na­me­n­te, lo que obliga a las empresas a cumplir con estrictas no­r­ma­ti­vas sobre informes fi­na­n­cie­ros y controles internos. Es fu­n­da­me­n­tal que las compañías se mantengan al tanto de los cambios re­gu­la­to­rios y consulten con asesores legales es­pe­cia­li­za­dos para asegurar el cu­m­pli­mie­n­to tanto de la SOX como de las políticas federales en evolución.

Para obtener la in­fo­r­ma­ción más ac­tua­li­za­da, consulta fuentes oficiales como la Comisión de Bolsa y Valores (Se­cu­ri­ties and Exchange Co­m­mi­s­sion, SEC) o a pro­fe­sio­na­les legales es­pe­cia­li­za­dos en cu­m­pli­mie­n­to co­r­po­ra­ti­vo.

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