Cada año, alrededor de 600,000 empresas cierran en EE. UU.. Las razones para la disolución pueden variar, pero todos los propietarios de negocios deben seguir un procedimiento similar. Para las empresas más pequeñas, el proceso puede ser rápido, mientras que para las más grandes suele llevar más tiempo. En algunos casos, dar de baja a la empresa puede no ser la mejor opción. Aquí tienes una guía paso a paso que te ayudará a gestionar el cierre de un negocio con menos estrés.

Cómo cerrar un negocio paso a paso

El cierre de una empresa en EE. UU. requiere una planificación cuidadosa y una ejecución adecuada para asegurarse de cumplir con todas las obligaciones legales, financieras y operativas. A continuación, te explicamos los pasos esenciales para cerrar un negocio correctamente:

Paso 1: decidir cerrar el negocio

Si eres empresario individual, puedes decidir cerrar tu negocio por tu cuenta. Sin embargo, si tienes una sociedad, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación, debes consultar el acuerdo de operación o los estatutos de la empresa para conocer el procedimiento a seguir. En la mayoría de los casos, es necesario realizar una votación formal entre socios, copropietarios o accionistas para aprobar el cierre del negocio.

Paso 2: presentar los documentos oficiales de disolución

Si tu empresa está registrada como LLC o corporación, debes presentar los Articles of Dissolution (Artículos de Disolución) ante la Secretaría de Estado en el estado donde se constituyó la empresa. Este trámite oficial es clave para cerrar un negocio legalmente y evitar futuras obligaciones fiscales y regulatorias.

Paso 3: notificar a las autoridades fiscales federales, estatales y locales

Debes presentar al Internal Revenue Service (IRS) tu declaración de impuestos final usando el formulario correspondiente a la estructura de tu empresa, como el Formulario 1040 (trabajadores por cuenta propia), el Formulario 1120 (corporaciones) o el Formulario 1065 (sociedades). Si tu empresa tenía empleados, es obligatorio presentar las declaraciones fiscales finales de nómina, incluyendo los Formularios 940 y 941. También debes comunicarte con la agencia tributaria estatal para liquidar impuestos como el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el empleo y el impuesto sobre franquicias. Finalmente, solicita al IRS la cancelación de tu Número de Identificación del Empleador (EIN) para formalizar el cierre de empresa.

Paso 4: pagar deudas y cancelar contratos

Antes de cerrar tu negocio, es importante liquidar todas las deudas pendientes con proveedores, prestamistas y acreedores. También debes notificar a los arrendadores y proveedores de servicios para cancelar contratos de alquiler, suministros, software y otros acuerdos en curso. Si tienes líneas de crédito comerciales, préstamos o tarjetas de crédito empresariales, debes cancelarlas o saldarlas.

Paso 5: notificar a empleados y gestionar la nómina final

Si tienes empleados, debes notificarles oficialmente sobre el cierre del negocio para cumplir con las leyes laborales estatales y federales. También debes procesar su última nómina, asegurándote de incluir los salarios pendientes, los beneficios y, si aplica, la indemnización. Antes de finalizar el año fiscal, emite los formularios W-2 para empleados y 1099 para contratistas independientes para reportar sus ingresos.

Paso 6: notificar a clientes y socios comerciales

Para garantizar un cierre sin inconvenientes, es recomendable informar sobre el cierre de la empresa a tus clientes, proveedores y socios comerciales. Si hay contratos u órdenes pendientes, debes cumplirlos o proporcionar reembolsos. También es buena idea actualizar tu página web, redes sociales y directorios empresariales anunciando oficialmente del cierre del negocio.

Paso 7: liquidar activos del negocio

Si deseas recuperar parte del valor de tu empresa, puedes vender inventario, equipos de oficina, propiedad intelectual u otros activos. Los ingresos obtenidos deben usarse para liquidar deudas pendientes y, si queda un saldo restante, distribuirlo entre los propietarios o accionistas según lo establecido en los acuerdos legales.

Paso 8: cancelar licencias, permisos y registros comerciales

Debes cancelar oficialmente todas las licencias, permisos y registros empresariales en agencias locales, estatales y federales. Esto incluye cerrar cuentas con autoridades regulatorias y asegurarte de que la empresa ya no tenga que pagar tarifas anuales o renovaciones. También es importante cancelar otros contratos como:

  • Contratos de alquiler
  • Suministros de energía
  • Seguros (responsabilidad civil, accidentes)
  • Contratos de teléfono e Internet
  • Contratos publicitarios y de marketing
  • Cuentas bancarias
  • Domiciliaciones bancarias

Paso 9: conservar documentos del negocio

Incluso después de cerrar un negocio, es obligatorio conservar registros importantes, como declaraciones fiscales y contratos. Se recomienda guardarlos entre tres y siete años, según la normativa estatal y federal.

Paso 10: declararse en quiebra (si es necesario)

Si tu negocio ha acumulado más deudas de las que puede pagar, es posible que debas considerar declararte en quiebra. Dependiendo de tu situación financiera, puedes acogerte a la quiebra bajo el Capítulo 7, que permite la liquidación total de los activos comerciales, o al Capítulo 11, que ofrece la posibilidad de reestructurar las deudas y establecer planes de pago.

Costes del cierre de empresa

El coste de cerrar un negocio en EE. UU. varía según el estado, la estructura empresarial y las deudas pendientes. Para negocios sin empleados ni deudas, el coste puede oscilar entre $50 y $500. Para empresas con empleados, contratos en vigor o deudas, el coste puede superar desde los $5,000 hasta los $10,000.

Cómo cerrar una pequeña empresa

Si estás buscando cerrar un pequeño negocio, el proceso de disolución dependerá de la estructura de tu empresa. Ya sea que tengas una LLC (sociedad de responsabilidad limitada), un negocio como autónomo o una sociedad, deberás seguir muchos de los pasos mencionados anteriormente. Sin embargo, para los trabajadores por cuenta propia y las LLC de un solo miembro, el proceso suele ser más rápido, ya que no se requiere la aprobación de socios o accionistas.

Si eres trabajador por cuenta propia, no es necesario presentar los Articles of Dissolution (Artículos de Disolución), ya que el negocio no es una entidad separada de su propietario. No obstante, debes presentar la declaración de impuestos final, cerrar las cuentas fiscales y cancelar las licencias o los permisos comerciales.

Para las LLC y sociedades, el cierre de una empresa sí requiere la presentación de los Articles of Dissolution (Artículos de Disolución) o documentos equivalentes ante la Secretaría de Estado correspondiente. Algunos estados exigen la liquidación de impuestos pendientes antes de aprobar la disolución, por lo que es importante asegurarse de estar al día con las obligaciones fiscales.

Si tu empresa no tiene empleados, puedes omitir las declaraciones fiscales relacionadas con la nómina, como las W-2 o informes de desempleo. Sin embargo, aún debes presentar las declaraciones fiscales estatales y federales finales y liquidar cualquier impuesto sobre franquicias o sobre las ventas que pudiera estar pendiente.

Aunque el cierre de una pequeña empresa suele ser más sencillo que la creación de una nueva, no siempre es inmediato. Algunos estados siguen cobrando impuestos sobre franquicias hasta que la disolución se ha formalizado completamente. Para evitar costes innecesarios, lo mejor es presentar los documentos de disolución en cuanto se dejen de realizar actividades comerciales.

Cerrar un negocio o suspenderlo temporalmente

Si crees que podrías reanudar operaciones en el futuro, podrías considerar suspender el negocio en lugar de cerrarlo definitivamente. Esta opción puede ser útil si aún no estás seguro de cerrar el negocio por completo o si necesitas tomarte un tiempo antes de tomar una decisión definitiva. Sin embargo, incluso si la empresa no está operativa, algunas obligaciones legales y fiscales siguen vigentes.

Todas las empresas deben seguir presentando declaraciones de impuestos ante el IRS, incluso si no han generado ingresos. En la mayoría de los casos, las empresas sin actividad no deberán pagar impuestos, pero no presentar la documentación correspondiente puede generar multas y sanciones. Además, algunas estructuras empresariales, como las LLC y las corporaciones, podrían seguir sujetas a impuestos sobre franquicias o tasas administrativas. Por ejemplo, California exige el pago de $800 anuales en concepto de impuesto sobre franquicias, independientemente de si la empresa tiene actividad o no.

Antes de poner un negocio en pausa, es recomendable liquidar todas las deudas y obligaciones financieras. Cualquier contrato de arrendamiento, suscripción o servicio a largo plazo debe ser revisado y cancelado si no va a utilizarse. Mantener estos contratos activos puede generar gastos innecesarios mientras el negocio está inactivo.

Para los trabajadores por cuenta propia, el proceso de suspensión de actividades es más simple, ya que no hay una separación legal entre el negocio y su propietario. No es necesario presentar documentos de disolución ante el estado, pero sí deben seguir informando ingresos y pérdidas comerciales en la declaración de impuestos personal (Formulario 1040, Anexo C).

Si no tienes claro si cerrar un negocio definitivamente o suspenderlo temporalmente, lo mejor es consultar la normativa específica de tu estado o asesorarte con un experto en derecho o fiscalidad empresarial. Tomar la decisión correcta puede evitarte problemas fiscales y administrativos en el futuro.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.

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