Cada año, alrededor de 600,000 empresas cierran en EE. UU.. Las razones para la di­so­lu­ción pueden variar, pero todos los pro­pie­ta­rios de negocios deben seguir un pro­ce­di­mie­n­to similar. Para las empresas más pequeñas, el proceso puede ser rápido, mientras que para las más grandes suele llevar más tiempo. En algunos casos, dar de baja a la empresa puede no ser la mejor opción. Aquí tienes una guía paso a paso que te ayudará a gestionar el cierre de un negocio con menos estrés.

Cómo cerrar un negocio paso a paso

El cierre de una empresa en EE. UU. requiere una pla­ni­fi­ca­ción cuidadosa y una ejecución adecuada para ase­gu­rar­se de cumplir con todas las obli­ga­cio­nes legales, fi­na­n­cie­ras y ope­ra­ti­vas. A co­n­ti­nua­ción, te ex­pli­ca­mos los pasos ese­n­cia­les para cerrar un negocio co­rre­c­ta­me­n­te:

Paso 1: decidir cerrar el negocio

Si eres em­pre­sa­rio in­di­vi­dual, puedes decidir cerrar tu negocio por tu cuenta. Sin embargo, si tienes una sociedad, una sociedad de re­s­po­n­sa­bi­li­dad limitada (LLC) o una co­r­po­ra­ción, debes consultar el acuerdo de operación o los estatutos de la empresa para conocer el pro­ce­di­mie­n­to a seguir. En la mayoría de los casos, es necesario realizar una votación formal entre socios, co­pro­pie­ta­rios o ac­cio­ni­s­tas para aprobar el cierre del negocio.

Paso 2: presentar los do­cu­me­n­tos oficiales de di­so­lu­ción

Si tu empresa está re­gi­s­tra­da como LLC o co­r­po­ra­ción, debes presentar los Articles of Di­s­so­lu­tion (Artículos de Di­so­lu­ción) ante la Se­cre­ta­ría de Estado en el estado donde se co­n­s­ti­tu­yó la empresa. Este trámite oficial es clave para cerrar un negocio le­ga­l­me­n­te y evitar futuras obli­ga­cio­nes fiscales y re­gu­la­to­rias.

Paso 3: notificar a las au­to­ri­da­des fiscales federales, estatales y locales

Debes presentar al Internal Revenue Service (IRS) tu de­cla­ra­ción de impuestos final usando el fo­r­mu­la­rio co­rre­s­po­n­die­n­te a la es­tru­c­tu­ra de tu empresa, como el Fo­r­mu­la­rio 1040 (tra­ba­ja­do­res por cuenta propia), el Fo­r­mu­la­rio 1120 (co­r­po­ra­cio­nes) o el Fo­r­mu­la­rio 1065 (so­cie­da­des). Si tu empresa tenía empleados, es obli­ga­to­rio presentar las de­cla­ra­cio­nes fiscales finales de nómina, in­clu­ye­n­do los Fo­r­mu­la­rios 940 y 941. También debes co­mu­ni­car­te con la agencia tri­bu­ta­ria estatal para liquidar impuestos como el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el empleo y el impuesto sobre fra­n­qui­cias. Fi­na­l­me­n­te, solicita al IRS la ca­n­ce­la­ción de tu Número de Ide­n­ti­fi­ca­ción del Empleador (EIN) para fo­r­ma­li­zar el cierre de empresa.

Paso 4: pagar deudas y cancelar contratos

Antes de cerrar tu negocio, es im­po­r­ta­n­te liquidar todas las deudas pe­n­die­n­tes con pro­vee­do­res, pre­s­ta­mi­s­tas y acree­do­res. También debes notificar a los arre­n­da­do­res y pro­vee­do­res de servicios para cancelar contratos de alquiler, su­mi­ni­s­tros, software y otros acuerdos en curso. Si tienes líneas de crédito co­me­r­cia­les, préstamos o tarjetas de crédito em­pre­sa­ria­les, debes ca­n­ce­lar­las o saldarlas.

Paso 5: notificar a empleados y gestionar la nómina final

Si tienes empleados, debes no­ti­fi­car­les ofi­cia­l­me­n­te sobre el cierre del negocio para cumplir con las leyes laborales estatales y federales. También debes procesar su última nómina, ase­gu­rá­n­do­te de incluir los salarios pe­n­die­n­tes, los be­ne­fi­cios y, si aplica, la in­de­m­ni­za­ción. Antes de finalizar el año fiscal, emite los fo­r­mu­la­rios W-2 para empleados y 1099 para co­n­tra­ti­s­tas in­de­pe­n­die­n­tes para reportar sus ingresos.

Paso 6: notificar a clientes y socios co­me­r­cia­les

Para ga­ra­n­ti­zar un cierre sin in­co­n­ve­nie­n­tes, es re­co­me­n­da­ble informar sobre el cierre de la empresa a tus clientes, pro­vee­do­res y socios co­me­r­cia­les. Si hay contratos u órdenes pe­n­die­n­tes, debes cu­m­pli­r­los o pro­po­r­cio­nar re­em­bo­l­sos. También es buena idea ac­tua­li­zar tu página web, redes sociales y di­re­c­to­rios em­pre­sa­ria­les anu­n­cia­n­do ofi­cia­l­me­n­te del cierre del negocio.

Paso 7: liquidar activos del negocio

Si deseas recuperar parte del valor de tu empresa, puedes vender in­ve­n­ta­rio, equipos de oficina, propiedad in­te­le­c­tual u otros activos. Los ingresos obtenidos deben usarse para liquidar deudas pe­n­die­n­tes y, si queda un saldo restante, di­s­tri­bui­r­lo entre los pro­pie­ta­rios o ac­cio­ni­s­tas según lo es­ta­ble­ci­do en los acuerdos legales.

Paso 8: cancelar licencias, permisos y registros co­me­r­cia­les

Debes cancelar ofi­cia­l­me­n­te todas las licencias, permisos y registros em­pre­sa­ria­les en agencias locales, estatales y federales. Esto incluye cerrar cuentas con au­to­ri­da­des re­gu­la­to­rias y ase­gu­rar­te de que la empresa ya no tenga que pagar tarifas anuales o re­no­va­cio­nes. También es im­po­r­ta­n­te cancelar otros contratos como:

  • Contratos de alquiler
  • Su­mi­ni­s­tros de energía
  • Seguros (re­s­po­n­sa­bi­li­dad civil, ac­ci­de­n­tes)
  • Contratos de teléfono e Internet
  • Contratos pu­bli­ci­ta­rios y de marketing
  • Cuentas bancarias
  • Do­mi­ci­lia­cio­nes bancarias

Paso 9: conservar do­cu­me­n­tos del negocio

Incluso después de cerrar un negocio, es obli­ga­to­rio conservar registros im­po­r­ta­n­tes, como de­cla­ra­cio­nes fiscales y contratos. Se re­co­mie­n­da gua­r­dar­los entre tres y siete años, según la normativa estatal y federal.

Paso 10: de­cla­rar­se en quiebra (si es necesario)

Si tu negocio ha acumulado más deudas de las que puede pagar, es posible que debas co­n­si­de­rar de­cla­rar­te en quiebra. De­pe­n­die­n­do de tu situación fi­na­n­cie­ra, puedes acogerte a la quiebra bajo el Capítulo 7, que permite la li­qui­da­ción total de los activos co­me­r­cia­les, o al Capítulo 11, que ofrece la po­si­bi­li­dad de re­es­tru­c­tu­rar las deudas y es­ta­ble­cer planes de pago.

Costes del cierre de empresa

El coste de cerrar un negocio en EE. UU. varía según el estado, la es­tru­c­tu­ra em­pre­sa­rial y las deudas pe­n­die­n­tes. Para negocios sin empleados ni deudas, el coste puede oscilar entre $50 y $500. Para empresas con empleados, contratos en vigor o deudas, el coste puede superar desde los $5,000 hasta los $10,000.

Cómo cerrar una pequeña empresa

Si estás buscando cerrar un pequeño negocio, el proceso de di­so­lu­ción dependerá de la es­tru­c­tu­ra de tu empresa. Ya sea que tengas una LLC (sociedad de re­s­po­n­sa­bi­li­dad limitada), un negocio como autónomo o una sociedad, deberás seguir muchos de los pasos me­n­cio­na­dos an­te­rio­r­me­n­te. Sin embargo, para los tra­ba­ja­do­res por cuenta propia y las LLC de un solo miembro, el proceso suele ser más rápido, ya que no se requiere la apro­ba­ción de socios o ac­cio­ni­s­tas.

Si eres tra­ba­ja­dor por cuenta propia, no es necesario presentar los Articles of Di­s­so­lu­tion (Artículos de Di­so­lu­ción), ya que el negocio no es una entidad separada de su pro­pie­ta­rio. No obstante, debes presentar la de­cla­ra­ción de impuestos final, cerrar las cuentas fiscales y cancelar las licencias o los permisos co­me­r­cia­les.

Para las LLC y so­cie­da­des, el cierre de una empresa sí requiere la pre­se­n­ta­ción de los Articles of Di­s­so­lu­tion (Artículos de Di­so­lu­ción) o do­cu­me­n­tos equi­va­le­n­tes ante la Se­cre­ta­ría de Estado co­rre­s­po­n­die­n­te. Algunos estados exigen la li­qui­da­ción de impuestos pe­n­die­n­tes antes de aprobar la di­so­lu­ción, por lo que es im­po­r­ta­n­te ase­gu­rar­se de estar al día con las obli­ga­cio­nes fiscales.

Si tu empresa no tiene empleados, puedes omitir las de­cla­ra­cio­nes fiscales re­la­cio­na­das con la nómina, como las W-2 o informes de desempleo. Sin embargo, aún debes presentar las de­cla­ra­cio­nes fiscales estatales y federales finales y liquidar cualquier impuesto sobre fra­n­qui­cias o sobre las ventas que pudiera estar pendiente.

Aunque el cierre de una pequeña empresa suele ser más sencillo que la creación de una nueva, no siempre es inmediato. Algunos estados siguen cobrando impuestos sobre fra­n­qui­cias hasta que la di­so­lu­ción se ha fo­r­ma­li­za­do co­m­ple­ta­me­n­te. Para evitar costes in­ne­ce­sa­rios, lo mejor es presentar los do­cu­me­n­tos de di­so­lu­ción en cuanto se dejen de realizar ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les.

Cerrar un negocio o su­s­pe­n­de­r­lo te­m­po­ra­l­me­n­te

Si crees que podrías reanudar ope­ra­cio­nes en el futuro, podrías co­n­si­de­rar suspender el negocio en lugar de cerrarlo de­fi­ni­ti­va­me­n­te. Esta opción puede ser útil si aún no estás seguro de cerrar el negocio por completo o si necesitas tomarte un tiempo antes de tomar una decisión de­fi­ni­ti­va. Sin embargo, incluso si la empresa no está operativa, algunas obli­ga­cio­nes legales y fiscales siguen vigentes.

Todas las empresas deben seguir pre­se­n­ta­n­do de­cla­ra­cio­nes de impuestos ante el IRS, incluso si no han generado ingresos. En la mayoría de los casos, las empresas sin actividad no deberán pagar impuestos, pero no presentar la do­cu­me­n­ta­ción co­rre­s­po­n­die­n­te puede generar multas y sanciones. Además, algunas es­tru­c­tu­ras em­pre­sa­ria­les, como las LLC y las co­r­po­ra­cio­nes, podrían seguir sujetas a impuestos sobre fra­n­qui­cias o tasas ad­mi­ni­s­tra­ti­vas. Por ejemplo, Ca­li­fo­r­nia exige el pago de $800 anuales en concepto de impuesto sobre fra­n­qui­cias, in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de si la empresa tiene actividad o no.

Antes de poner un negocio en pausa, es re­co­me­n­da­ble liquidar todas las deudas y obli­ga­cio­nes fi­na­n­cie­ras. Cualquier contrato de arre­n­da­mie­n­to, su­s­cri­p­ción o servicio a largo plazo debe ser revisado y cancelado si no va a uti­li­zar­se. Mantener estos contratos activos puede generar gastos in­ne­ce­sa­rios mientras el negocio está inactivo.

Para los tra­ba­ja­do­res por cuenta propia, el proceso de su­s­pe­n­sión de ac­ti­vi­da­des es más simple, ya que no hay una se­pa­ra­ción legal entre el negocio y su pro­pie­ta­rio. No es necesario presentar do­cu­me­n­tos de di­so­lu­ción ante el estado, pero sí deben seguir in­fo­r­ma­n­do ingresos y pérdidas co­me­r­cia­les en la de­cla­ra­ción de impuestos personal (Fo­r­mu­la­rio 1040, Anexo C).

Si no tienes claro si cerrar un negocio de­fi­ni­ti­va­me­n­te o su­s­pe­n­de­r­lo te­m­po­ra­l­me­n­te, lo mejor es consultar la normativa es­pe­cí­fi­ca de tu estado o ase­so­rar­te con un experto en derecho o fi­s­ca­li­dad em­pre­sa­rial. Tomar la decisión correcta puede evitarte problemas fiscales y ad­mi­ni­s­tra­ti­vos en el futuro.

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