Cómo calcular y presentar los impuestos para trabajadores autónomos

El trabajo freelance es una opción popular para muchos trabajadores en EE. UU., pero para efectos fiscales no existe una categoría específica llamada “freelancer”. En cambio, los freelancers suelen presentar sus impuestos como individuos “autónomos” o “contratistas independientes”. Según cómo declares, podrías estar sujeto a distintos impuestos. Sin embargo, todos los trabajadores autónomos y contratistas independientes deben pagar el impuesto sobre la renta estatal y/o federal y el impuesto para trabajadores autónomos. Dependiendo de la naturaleza de tu actividad, pueden aplicarse impuestos adicionales, que se tratarán más adelante.

¿Qué impuestos aplican a los freelancers?

Comprender las particularidades de cada tipo de impuesto es fundamental para cumplir con la normativa y evitar sanciones. Los freelancers deben llevar un registro detallado de sus ingresos y gastos, y consultar con un profesional fiscal si tienen dudas sobre sus obligaciones.

Impuesto sobre la renta (income tax)

Los freelancers deben pagar el impuesto federal sobre la renta (income tax) sobre sus ganancias netas (ingresos totales menos las deducciones permitidas). La tasa varía según el nivel de ingresos y el estado civil para la declaración. El Internal Revenue Service (IRS) utiliza un sistema de impuestos progresivo, lo que significa que a mayores ingresos, mayor será la tasa aplicada sobre la porción de ingresos dentro de cada tramo impositivo.

Además del impuesto federal sobre la renta, los freelancers pueden estar sujetos al impuesto estatal sobre la renta o state income tax (dependiendo del estado donde vivan y trabajen). Algunos estados, como Texas y Florida, no aplican el impuesto estatal sobre la renta, mientras que otros, como California y Nueva York, tienen impuestos estatales relativamente altos. Además, algunas jurisdicciones locales también imponen sus propios impuestos sobre la renta.

Qué debes tener en cuenta:

• Los freelancers son responsables de calcular y pagar su propio impuesto sobre la renta.
• El impuesto sobre la renta generalmente vence el 15 de abril de cada año, a menos que se soliciten prórrogas.
• Se requieren pagos trimestrales estimados para quienes esperan deber $1.000 o más en impuestos durante el año.

Impuesto por trabajo por cuenta propia (self employment tax)

El impuesto por trabajo por cuenta propia (self employment tax) cubre las contribuciones a la Seguridad Social y Medicare que normalmente pagaría un empleador si el freelancer fuera un empleado. Como freelancer, se te considera tanto empleador como empleado, por lo que pagas el monto total (15.3%) sobre tus ingresos netos.

Este impuesto se divide en:

• 12.4 % para la Seguridad Social (hasta un límite de ingresos que cambia cada año; para 2025, es de $160,200).
• 2.9 % para Medicare (sin límite máximo de ingresos).
• Se aplica un impuesto adicional de 0.9 % para Medicare sobre ingresos superiores a $200,000 ($250,000 para parejas casadas que presentan declaración conjunta).

Los freelancers deben calcular su impuesto por trabajo por cuenta propia utilizando el Formulario Schedule SE al presentar su declaración de impuestos sobre la renta. Este impuesto generalmente se paga además del impuesto sobre la renta regular.

Qué debes tener en cuenta:

• Este impuesto se calcula sobre los ingresos netos (ingresos después de gastos).
• Los freelancers pueden deducir la mitad del impuesto por trabajo por cuenta propia al calcular su ingreso bruto ajustado, aunque siguen pagando el monto total.
• El impuesto por trabajo por cuenta propia se aplica a freelancers que ganan más de $400 anuales en ingresos netos provenientes de trabajo por cuenta propia.

Impuesto sobre las ventas (sales tax)

El impuesto sobre las ventas o sales tax se aplica a ciertos bienes y servicios. Si vendes productos tangibles o prestas servicios sujetos a impuestos, es posible que debas recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas a las autoridades fiscales estatales o locales. Sin embargo, la aplicación del impuesto sobre las ventas a los servicios varía considerablemente según el estado, y no todos los servicios de autónomos están gravados.

Por ejemplo:

• En California, algunos servicios profesionales, como los servicios legales o contables, están exentos del impuesto sobre las ventas, pero los bienes tangibles vendidos (por ejemplo, la venta de productos) sí están gravados.
• En Nueva York, muchos tipos de servicios también están exentos, pero algunos productos como software o productos digitales pueden estar sujetos a impuesto.

El impuesto sobre las ventas generalmente se cobra como un porcentaje del precio de venta de bienes o servicios sujetos a impuestos. Los autónomos deben registrarse en la autoridad fiscal de su estado para recaudar el impuesto sobre las ventas y luego remitir el impuesto recaudado a la agencia estatal o local correspondiente.

Qué debes tener en cuenta:

• El impuesto sobre las ventas se aplica de manera diferente según el estado, por lo que es importante conocer las normas específicas de tu estado.
• Si vendes bienes o servicios a clientes en varios estados, es posible que debas recaudar el impuesto sobre las ventas en cada estado donde tengas un “nexo” (una conexión significativa, como presencia física o umbrales de ventas).

Impuestos estimados (estimated taxes)

A los trabajadores autónomos no se les retiene automáticamente impuestos de sus pagos, por lo que deben realizar pagos estimados de impuestos para cubrir sus obligaciones de impuesto federal sobre la renta e impuesto por trabajo por cuenta propia. El IRS espera que los autónomos hagan estos pagos trimestralmente, con fechas de vencimiento el 15 de abril, junio, septiembre y enero del año siguiente.

Los impuestos estimados se basan en los ingresos esperados para el año. Para calcular tus pagos estimados, puedes usar el Formulario 1040-ES del IRS. Si no pagas lo suficiente a través de estos impuestos estimados, podrías enfrentar sanciones.

Qué debes tener en cuenta:

• Si esperas deber $1.000 o más en impuestos, generalmente estás obligado a realizar pagos estimados.
• Puedes ajustar tus pagos trimestrales a lo largo del año si tus ingresos fluctúan.
• No pagar los impuestos estimados puede resultar en sanciones, por lo que los autónomos deben mantener un control riguroso de sus pagos.

Otros impuestos

Los autónomos pueden enfrentarse a impuestos adicionales según el tipo de trabajo, la estructura de su negocio o la ubicación del mismo. Algunos de los impuestos adicionales más comunes incluyen:

• Impuestos comerciales estatales y locales: algunos estados y ciudades imponen impuestos comerciales además del impuesto sobre la renta. Por ejemplo, un estado puede tener un impuesto fijo sobre negocios o un impuesto basado en los ingresos o el número de empleados.
• Impuestos por desempleo: aunque los autónomos generalmente no cotizan al sistema de desempleo, ciertos autónomos en industrias específicas pueden estar sujetos a impuestos por desempleo o pueden optar voluntariamente por contribuir a un programa de seguro de desempleo.
• Impuestos especiales (excise taxes): si un autónomo trabaja en una industria especializada, como la venta de alcohol, tabaco o gasolina, puede estar sujeto a impuestos especiales, que son gravámenes sobre tipos específicos de bienes o servicios.
• Impuestos sobre la propiedad: si un autónomo posee bienes inmuebles o equipo relacionado con su negocio, puede necesitar pagar impuestos sobre la propiedad basados en el valor de dichos bienes.

Qué debes tener en cuenta:

• Es importante verificar los requisitos específicos de tu estado en cuanto a impuestos comerciales, ya que pueden variar considerablemente.
• Si tienes una estructura empresarial como una LLC o una corporación, es posible que tengas responsabilidades fiscales adicionales.

Cómo presentar impuestos para autónomos paso a paso

Si eres autónomo y quieres presentar tus declaraciones de impuestos por tu cuenta, sin la ayuda de un asesor fiscal, hay algunas cosas que debes tener en cuenta. Algunos trucos y consejos simples pueden ahorrarte mucho trabajo y estrés al final del año. En las siguientes instrucciones paso a paso, te explicamos cómo calcular correctamente los impuestos por cuenta propia sin demasiado esfuerzo.

Registra tus ingresos y gastos

Lo más importante al presentar la declaración de impuestos por cuenta propia es tener una visión clara y completa de tu año financiero. Aunque no existe una ley que obligue a los propietarios de negocios a llevar registros contables, les conviene cumplir con los Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Esto ayuda a gestionar el negocio sin problemas, presentar los impuestos de forma efectiva y defenderse en caso de una auditoría del IRS. Lo mismo aplica para los autónomos. Cuanto más claros sean tus registros a lo largo del año, más fácil será presentar tu declaración al final del periodo fiscal.

Por regla general, dos hojas de Excel son suficientes para documentar ingresos y gastos: una para los ingresos y otra para los gastos. Estas tablas deben incluir en columnas separadas la fecha, el proveedor o vendedor, la descripción del servicio o producto, el importe bruto y el número de referencia del documento (para recibos o facturas que se conservan como prueba de compra/venta). Si también eres responsable del impuesto sobre las ventas, puedes crear columnas para los importes netos, el impuesto sobre las ventas y el impuesto calculado. Esto te ayuda a llevar un control y ahorra trabajo a largo plazo.

Recopila y organiza tus documentos

Tener ingresos y gastos es una cosa, pero poder llevar un control de ellos es otra. Las actividades comerciales deben estar documentadas, y es mejor tener demasiados registros que pocos. Los documentos de respaldo deben incluir recibos de pagos en efectivo, comprobantes de transferencias, albaranes de entrega, nóminas, facturas de combustible y recibos de gastos de representación.

Aunque no existe una ley específica que obligue al uso de un sistema de contabilidad determinado, a menudo es más fácil y preciso utilizar un sistema de archivo digital junto con la conservación de los recibos en papel. Un sistema de registro bien organizado debe permitirte añadir nuevos documentos a tu base de datos a medida que los recibes. Los programas suelen crear carpetas donde los documentos se archivan de forma sistemática.

Si tu negocio opera bajo el método de contabilidad de caja, generalmente bastarán dos carpetas principales:

• Carpeta de extractos bancarios, archivada cronológicamente; los documentos se colocan detrás de cada extracto.
• Carpeta de documentos en efectivo, organizada secuencialmente por número de documento.

Para los negocios que determinan beneficios mediante el método de contabilidad de devengo (utilizando una cuenta de pérdidas y ganancias y un balance), el IRS recomienda una organización diferente:

• Carpeta de facturas por cobrar (A/R), organizada secuencialmente por número de documento.
• Carpeta de facturas entrantes, organizada secuencialmente por número de documento.
• Carpeta de extractos bancarios, ordenada cronológicamente.
• Carpeta de libro de caja, con documentos de efectivo de respaldo ordenados cronológicamente.

Calcula beneficios: ¿método de caja o método de devengo?

La forma en que calcules tu beneficio determina la cantidad de impuesto sobre la renta que pagarás. Hay dos opciones para calcular el beneficio:

• Método de contabilidad de devengo (accrual accounting method): utiliza una cuenta de resultados y un balance.
• Método de contabilidad de caja (cash accounting method): los gastos solo se reconocen cuando el dinero se paga efectivamente.

Los trabajadores por cuenta propia suelen poder utilizar el método de caja, que es más sencillo, mientras que las empresas más grandes pueden estar obligadas a usar el método de devengo.

Un informe simple de margen de beneficio es suficiente para los autónomos. Esto se refiere simplemente a la cantidad de ingresos por ventas menos los costos de operar tu negocio. Se puede calcular restando los gastos de la empresa de las ganancias obtenidas.

¿Qué puedo deducir?

Las personas autónomas pueden deducir una variedad de gastos relacionados con su negocio de sus ingresos gravables, reduciendo así el monto total del impuesto sobre la renta que deben pagar. Algunos gastos deducibles comunes incluyen:

• Material de oficina
• Alquiler de locales comerciales
• Costos de formación y educación (si son relevantes)
• Salarios pagados a empleados
• Gastos de automóvil y otros activos fijos sujetos a depreciación
• Contribuciones a planes de jubilación (por ejemplo, IRA)
• Gastos de entretenimiento (sujetos a límites)
• Gastos de viaje

Presenta tu declaración de impuestos por cuenta propia

Si eres autónomo, puedes presentar tus impuestos electrónicamente (a través del sistema de presentación electrónica del IRS), por correo postal o con un profesional tributario registrado.

Para los pagos trimestrales estimados de impuestos, debes enviar el Formulario 1040-ES para pagar el impuesto de trabajo por cuenta propia, el Seguro Social y Medicare.

Al presentar tu declaración anual de impuestos, probablemente necesitarás completar los siguientes formularios:

• Schedule C (beneficios o pérdidas del negocio) o Schedule C-EZ (beneficio neto del negocio) para reportar ganancias y pérdidas como trabajador autónomo.
• Schedule SE (Formulario 1040) para presentar el impuesto de trabajo por cuenta propia.

Plazos de presentación y prórrogas

El IRS recomienda presentar la declaración de impuestos antes del 15 de abril de cada año. Sin embargo, si necesitas más tiempo, puedes solicitar una prórroga de 6 meses utilizando el Formulario 4868. Esta prórroga se aplica únicamente al plazo de presentación, no a las fechas de pago.

Presenta una apelación, si es necesario

Una vez que envíes tu declaración de impuestos, el IRS suele procesar los formularios presentados electrónicamente en un plazo de 21 días, mientras que las declaraciones en papel pueden tardar entre 6 y 8 semanas. Después de recibir tu factura o reembolso de impuestos, es recomendable que un asesor fiscal revise la evaluación para detectar posibles errores. Tienes 30 días desde la fecha de determinación para presentar una apelación por escrito. La apelación debe enviarse a la dirección del IRS indicada en la carta, no directamente a la Oficina de Apelaciones.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.