Cómo calcular y presentar los impuestos para tra­ba­ja­do­res autónomos

El trabajo freelance es una opción popular para muchos tra­ba­ja­do­res en EE. UU., pero para efectos fiscales no existe una categoría es­pe­cí­fi­ca llamada “free­la­n­cer”. En cambio, los free­la­n­ce­rs suelen presentar sus impuestos como in­di­vi­duos “autónomos” o “co­n­tra­ti­s­tas in­de­pe­n­die­n­tes”. Según cómo declares, podrías estar sujeto a distintos impuestos. Sin embargo, todos los tra­ba­ja­do­res autónomos y co­n­tra­ti­s­tas in­de­pe­n­die­n­tes deben pagar el impuesto sobre la renta estatal y/o federal y el impuesto para tra­ba­ja­do­res autónomos. De­pe­n­die­n­do de la na­tu­ra­le­za de tu actividad, pueden aplicarse impuestos adi­cio­na­les, que se tratarán más adelante.

¿Qué impuestos aplican a los free­la­n­ce­rs?

Co­m­pre­n­der las pa­r­ti­cu­la­ri­da­des de cada tipo de impuesto es fu­n­da­me­n­tal para cumplir con la normativa y evitar sanciones. Los free­la­n­ce­rs deben llevar un registro detallado de sus ingresos y gastos, y consultar con un pro­fe­sio­nal fiscal si tienen dudas sobre sus obli­ga­cio­nes.

Impuesto sobre la renta (income tax)

Los free­la­n­ce­rs deben pagar el impuesto federal sobre la renta (income tax) sobre sus ganancias netas (ingresos totales menos las de­du­c­cio­nes pe­r­mi­ti­das). La tasa varía según el nivel de ingresos y el estado civil para la de­cla­ra­ción. El Internal Revenue Service (IRS) utiliza un sistema de impuestos pro­gre­si­vo, lo que significa que a mayores ingresos, mayor será la tasa aplicada sobre la porción de ingresos dentro de cada tramo im­po­si­ti­vo.

Además del impuesto federal sobre la renta, los free­la­n­ce­rs pueden estar sujetos al impuesto estatal sobre la renta o state income tax (de­pe­n­die­n­do del estado donde vivan y trabajen). Algunos estados, como Texas y Florida, no aplican el impuesto estatal sobre la renta, mientras que otros, como Ca­li­fo­r­nia y Nueva York, tienen impuestos estatales re­la­ti­va­me­n­te altos. Además, algunas ju­ri­s­di­c­cio­nes locales también imponen sus propios impuestos sobre la renta.

Qué debes tener en cuenta:

• Los free­la­n­ce­rs son re­s­po­n­sa­bles de calcular y pagar su propio impuesto sobre la renta.
• El impuesto sobre la renta ge­ne­ra­l­me­n­te vence el 15 de abril de cada año, a menos que se soliciten prórrogas.
• Se requieren pagos tri­me­s­tra­les estimados para quienes esperan deber $1.000 o más en impuestos durante el año.

Impuesto por trabajo por cuenta propia (self em­plo­y­me­nt tax)

El impuesto por trabajo por cuenta propia (self em­plo­y­me­nt tax) cubre las co­n­tri­bu­cio­nes a la Seguridad Social y Medicare que no­r­ma­l­me­n­te pagaría un empleador si el free­la­n­cer fuera un empleado. Como free­la­n­cer, se te considera tanto empleador como empleado, por lo que pagas el monto total (15.3%) sobre tus ingresos netos.

Este impuesto se divide en:

• 12.4 % para la Seguridad Social (hasta un límite de ingresos que cambia cada año; para 2025, es de $160,200).
• 2.9 % para Medicare (sin límite máximo de ingresos).
• Se aplica un impuesto adicional de 0.9 % para Medicare sobre ingresos su­pe­rio­res a $200,000 ($250,000 para parejas casadas que presentan de­cla­ra­ción conjunta).

Los free­la­n­ce­rs deben calcular su impuesto por trabajo por cuenta propia uti­li­za­n­do el Fo­r­mu­la­rio Schedule SE al presentar su de­cla­ra­ción de impuestos sobre la renta. Este impuesto ge­ne­ra­l­me­n­te se paga además del impuesto sobre la renta regular.

Qué debes tener en cuenta:

• Este impuesto se calcula sobre los ingresos netos (ingresos después de gastos).
• Los free­la­n­ce­rs pueden deducir la mitad del impuesto por trabajo por cuenta propia al calcular su ingreso bruto ajustado, aunque siguen pagando el monto total.
• El impuesto por trabajo por cuenta propia se aplica a free­la­n­ce­rs que ganan más de $400 anuales en ingresos netos pro­ve­nie­n­tes de trabajo por cuenta propia.

Impuesto sobre las ventas (sales tax)

El impuesto sobre las ventas o sales tax se aplica a ciertos bienes y servicios. Si vendes productos tangibles o prestas servicios sujetos a impuestos, es posible que debas recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas a las au­to­ri­da­des fiscales estatales o locales. Sin embargo, la apli­ca­ción del impuesto sobre las ventas a los servicios varía co­n­si­de­ra­ble­me­n­te según el estado, y no todos los servicios de autónomos están gravados.

Por ejemplo:

• En Ca­li­fo­r­nia, algunos servicios pro­fe­sio­na­les, como los servicios legales o contables, están exentos del impuesto sobre las ventas, pero los bienes tangibles vendidos (por ejemplo, la venta de productos) sí están gravados.
• En Nueva York, muchos tipos de servicios también están exentos, pero algunos productos como software o productos digitales pueden estar sujetos a impuesto.

El impuesto sobre las ventas ge­ne­ra­l­me­n­te se cobra como un po­r­ce­n­ta­je del precio de venta de bienes o servicios sujetos a impuestos. Los autónomos deben re­gi­s­trar­se en la autoridad fiscal de su estado para recaudar el impuesto sobre las ventas y luego remitir el impuesto recaudado a la agencia estatal o local co­rre­s­po­n­die­n­te.

Qué debes tener en cuenta:

• El impuesto sobre las ventas se aplica de manera diferente según el estado, por lo que es im­po­r­ta­n­te conocer las normas es­pe­cí­fi­cas de tu estado.
• Si vendes bienes o servicios a clientes en varios estados, es posible que debas recaudar el impuesto sobre las ventas en cada estado donde tengas un “nexo” (una conexión si­g­ni­fi­ca­ti­va, como presencia física o umbrales de ventas).

Impuestos estimados (estimated taxes)

A los tra­ba­ja­do­res autónomos no se les retiene au­to­má­ti­ca­me­n­te impuestos de sus pagos, por lo que deben realizar pagos estimados de impuestos para cubrir sus obli­ga­cio­nes de impuesto federal sobre la renta e impuesto por trabajo por cuenta propia. El IRS espera que los autónomos hagan estos pagos tri­me­s­tra­l­me­n­te, con fechas de ve­n­ci­mie­n­to el 15 de abril, junio, se­p­tie­m­bre y enero del año siguiente.

Los impuestos estimados se basan en los ingresos esperados para el año. Para calcular tus pagos estimados, puedes usar el Fo­r­mu­la­rio 1040-ES del IRS. Si no pagas lo su­fi­cie­n­te a través de estos impuestos estimados, podrías enfrentar sanciones.

Qué debes tener en cuenta:

• Si esperas deber $1.000 o más en impuestos, ge­ne­ra­l­me­n­te estás obligado a realizar pagos estimados.
• Puedes ajustar tus pagos tri­me­s­tra­les a lo largo del año si tus ingresos fluctúan.
• No pagar los impuestos estimados puede resultar en sanciones, por lo que los autónomos deben mantener un control riguroso de sus pagos.

Otros impuestos

Los autónomos pueden en­fre­n­tar­se a impuestos adi­cio­na­les según el tipo de trabajo, la es­tru­c­tu­ra de su negocio o la ubicación del mismo. Algunos de los impuestos adi­cio­na­les más comunes incluyen:

• Impuestos co­me­r­cia­les estatales y locales: algunos estados y ciudades imponen impuestos co­me­r­cia­les además del impuesto sobre la renta. Por ejemplo, un estado puede tener un impuesto fijo sobre negocios o un impuesto basado en los ingresos o el número de empleados.
• Impuestos por desempleo: aunque los autónomos ge­ne­ra­l­me­n­te no cotizan al sistema de desempleo, ciertos autónomos en in­du­s­trias es­pe­cí­fi­cas pueden estar sujetos a impuestos por desempleo o pueden optar vo­lu­n­ta­ria­me­n­te por co­n­tri­buir a un programa de seguro de desempleo.
• Impuestos es­pe­cia­les (excise taxes): si un autónomo trabaja en una industria es­pe­cia­li­za­da, como la venta de alcohol, tabaco o gasolina, puede estar sujeto a impuestos es­pe­cia­les, que son gra­vá­me­nes sobre tipos es­pe­cí­fi­cos de bienes o servicios.
• Impuestos sobre la propiedad: si un autónomo posee bienes inmuebles o equipo re­la­cio­na­do con su negocio, puede necesitar pagar impuestos sobre la propiedad basados en el valor de dichos bienes.

Qué debes tener en cuenta:

• Es im­po­r­ta­n­te verificar los re­qui­si­tos es­pe­cí­fi­cos de tu estado en cuanto a impuestos co­me­r­cia­les, ya que pueden variar co­n­si­de­ra­ble­me­n­te.
• Si tienes una es­tru­c­tu­ra em­pre­sa­rial como una LLC o una co­r­po­ra­ción, es posible que tengas re­s­po­n­sa­bi­li­da­des fiscales adi­cio­na­les.

Cómo presentar impuestos para autónomos paso a paso

Si eres autónomo y quieres presentar tus de­cla­ra­cio­nes de impuestos por tu cuenta, sin la ayuda de un asesor fiscal, hay algunas cosas que debes tener en cuenta. Algunos trucos y consejos simples pueden ahorrarte mucho trabajo y estrés al final del año. En las si­guie­n­tes in­s­tru­c­cio­nes paso a paso, te ex­pli­ca­mos cómo calcular co­rre­c­ta­me­n­te los impuestos por cuenta propia sin demasiado esfuerzo.

Registra tus ingresos y gastos

Lo más im­po­r­ta­n­te al presentar la de­cla­ra­ción de impuestos por cuenta propia es tener una visión clara y completa de tu año fi­na­n­cie­ro. Aunque no existe una ley que obligue a los pro­pie­ta­rios de negocios a llevar registros contables, les conviene cumplir con los Generally Accepted Ac­cou­n­ti­ng Pri­n­ci­ples (GAAP). Esto ayuda a gestionar el negocio sin problemas, presentar los impuestos de forma efectiva y de­fe­n­de­r­se en caso de una auditoría del IRS. Lo mismo aplica para los autónomos. Cuanto más claros sean tus registros a lo largo del año, más fácil será presentar tu de­cla­ra­ción al final del periodo fiscal.

Por regla general, dos hojas de Excel son su­fi­cie­n­tes para do­cu­me­n­tar ingresos y gastos: una para los ingresos y otra para los gastos. Estas tablas deben incluir en columnas separadas la fecha, el proveedor o vendedor, la de­s­cri­p­ción del servicio o producto, el importe bruto y el número de re­fe­re­n­cia del documento (para recibos o facturas que se conservan como prueba de compra/venta). Si también eres re­s­po­n­sa­ble del impuesto sobre las ventas, puedes crear columnas para los importes netos, el impuesto sobre las ventas y el impuesto calculado. Esto te ayuda a llevar un control y ahorra trabajo a largo plazo.

Recopila y organiza tus do­cu­me­n­tos

Tener ingresos y gastos es una cosa, pero poder llevar un control de ellos es otra. Las ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les deben estar do­cu­me­n­ta­das, y es mejor tener de­ma­sia­dos registros que pocos. Los do­cu­me­n­tos de respaldo deben incluir recibos de pagos en efectivo, co­m­pro­ba­n­tes de tra­n­s­fe­re­n­cias, albaranes de entrega, nóminas, facturas de co­m­bu­s­ti­ble y recibos de gastos de re­pre­se­n­ta­ción.

Aunque no existe una ley es­pe­cí­fi­ca que obligue al uso de un sistema de co­n­ta­bi­li­dad de­te­r­mi­na­do, a menudo es más fácil y preciso utilizar un sistema de archivo digital junto con la co­n­se­r­va­ción de los recibos en papel. Un sistema de registro bien or­ga­ni­za­do debe pe­r­mi­ti­r­te añadir nuevos do­cu­me­n­tos a tu base de datos a medida que los recibes. Los programas suelen crear carpetas donde los do­cu­me­n­tos se archivan de forma si­s­te­má­ti­ca.

Si tu negocio opera bajo el método de co­n­ta­bi­li­dad de caja, ge­ne­ra­l­me­n­te bastarán dos carpetas pri­n­ci­pa­les:

• Carpeta de extractos bancarios, archivada cro­no­ló­gi­ca­me­n­te; los do­cu­me­n­tos se colocan detrás de cada extracto.
• Carpeta de do­cu­me­n­tos en efectivo, or­ga­ni­za­da se­cue­n­cia­l­me­n­te por número de documento.

Para los negocios que de­te­r­mi­nan be­ne­fi­cios mediante el método de co­n­ta­bi­li­dad de devengo (uti­li­za­n­do una cuenta de pérdidas y ganancias y un balance), el IRS re­co­mie­n­da una or­ga­ni­za­ción diferente:

• Carpeta de facturas por cobrar (A/R), or­ga­ni­za­da se­cue­n­cia­l­me­n­te por número de documento.
• Carpeta de facturas entrantes, or­ga­ni­za­da se­cue­n­cia­l­me­n­te por número de documento.
• Carpeta de extractos bancarios, ordenada cro­no­ló­gi­ca­me­n­te.
• Carpeta de libro de caja, con do­cu­me­n­tos de efectivo de respaldo ordenados cro­no­ló­gi­ca­me­n­te.

Calcula be­ne­fi­cios: ¿método de caja o método de devengo?

La forma en que calcules tu beneficio determina la cantidad de impuesto sobre la renta que pagarás. Hay dos opciones para calcular el beneficio:

• Método de co­n­ta­bi­li­dad de devengo (accrual ac­cou­n­ti­ng method): utiliza una cuenta de re­su­l­ta­dos y un balance.
• Método de co­n­ta­bi­li­dad de caja (cash ac­cou­n­ti­ng method): los gastos solo se reconocen cuando el dinero se paga efe­c­ti­va­me­n­te.

Los tra­ba­ja­do­res por cuenta propia suelen poder utilizar el método de caja, que es más sencillo, mientras que las empresas más grandes pueden estar obligadas a usar el método de devengo.

Un informe simple de margen de beneficio es su­fi­cie­n­te para los autónomos. Esto se refiere si­m­ple­me­n­te a la cantidad de ingresos por ventas menos los costos de operar tu negocio. Se puede calcular restando los gastos de la empresa de las ganancias obtenidas.

¿Qué puedo deducir?

Las personas autónomas pueden deducir una variedad de gastos re­la­cio­na­dos con su negocio de sus ingresos gravables, re­du­cie­n­do así el monto total del impuesto sobre la renta que deben pagar. Algunos gastos de­du­ci­bles comunes incluyen:

• Material de oficina
• Alquiler de locales co­me­r­cia­les
• Costos de formación y educación (si son re­le­va­n­tes)
• Salarios pagados a empleados
• Gastos de automóvil y otros activos fijos sujetos a de­pre­cia­ción
• Co­n­tri­bu­cio­nes a planes de ju­bi­la­ción (por ejemplo, IRA)
• Gastos de en­tre­te­ni­mie­n­to (sujetos a límites)
• Gastos de viaje

Presenta tu de­cla­ra­ción de impuestos por cuenta propia

Si eres autónomo, puedes presentar tus impuestos ele­c­tró­ni­ca­me­n­te (a través del sistema de pre­se­n­ta­ción ele­c­tró­ni­ca del IRS), por correo postal o con un pro­fe­sio­nal tri­bu­ta­rio re­gi­s­tra­do.

Para los pagos tri­me­s­tra­les estimados de impuestos, debes enviar el Fo­r­mu­la­rio 1040-ES para pagar el impuesto de trabajo por cuenta propia, el Seguro Social y Medicare.

Al presentar tu de­cla­ra­ción anual de impuestos, pro­ba­ble­me­n­te ne­ce­si­ta­rás completar los si­guie­n­tes fo­r­mu­la­rios:

• Schedule C (be­ne­fi­cios o pérdidas del negocio) o Schedule C-EZ (beneficio neto del negocio) para reportar ganancias y pérdidas como tra­ba­ja­dor autónomo.
• Schedule SE (Fo­r­mu­la­rio 1040) para presentar el impuesto de trabajo por cuenta propia.

Plazos de pre­se­n­ta­ción y prórrogas

El IRS re­co­mie­n­da presentar la de­cla­ra­ción de impuestos antes del 15 de abril de cada año. Sin embargo, si necesitas más tiempo, puedes solicitar una prórroga de 6 meses uti­li­za­n­do el Fo­r­mu­la­rio 4868. Esta prórroga se aplica úni­ca­me­n­te al plazo de pre­se­n­ta­ción, no a las fechas de pago.

Presenta una apelación, si es necesario

Una vez que envíes tu de­cla­ra­ción de impuestos, el IRS suele procesar los fo­r­mu­la­rios pre­se­n­ta­dos ele­c­tró­ni­ca­me­n­te en un plazo de 21 días, mientras que las de­cla­ra­cio­nes en papel pueden tardar entre 6 y 8 semanas. Después de recibir tu factura o reembolso de impuestos, es re­co­me­n­da­ble que un asesor fiscal revise la eva­lua­ción para detectar posibles errores. Tienes 30 días desde la fecha de de­te­r­mi­na­ción para presentar una apelación por escrito. La apelación debe enviarse a la dirección del IRS indicada en la carta, no di­re­c­ta­me­n­te a la Oficina de Ape­la­cio­nes.

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