Veel ge­brui­kers maken graag gebruik van Outlook of Google Agenda om hun afspraken te beheren en her­in­ne­rin­gen in te stellen. Sommige ge­brui­kers gebruiken zelfs beide programma’s, wat al snel kan leiden tot chaos in hun agenda. Een manier om dit te verhelpen is door middel van syn­chro­ni­sa­tie. Hiermee kunt u de afspraken in beide agenda’s sa­men­voe­gen. Een tool die u hiervoor kunt gebruiken is Outlook Google Calendar Sync.

Tip

De in­struc­ties in dit artikel zijn van toe­pas­sing op de volgende versies van Outlook: Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 en Outlook 2016. Sommige stappen kunnen afwijken voor oudere versies.

Korte hand­lei­ding voor het syn­chro­ni­se­ren van Outlook en Google Agenda

  1. Meld je aan bij je Google-agenda.
  2. Open in de lin­ker­zij­balk het in­stel­lin­gen­me­nu van de agenda waarop u zich wilt abonneren door op de drie puntjes naast de naam van de agenda te klikken. Selecteer ver­vol­gens In­stel­lin­gen en delen.
  3. Kopieer onder Agenda in­te­gre­ren het openbare of privé iCal-adres van uw agenda.
  4. Wijzig de weergave in Outlook naar de agen­da­weer­ga­ve en klik op Start > Agenda toevoegen > Van internet.
  5. Plak de URL die u in stap 3 hebt ge­ko­pi­eerd en klik op Ok.

U kunt nu uw Google-agenda bekijken in Outlook. De agenda wordt continu bij­ge­werkt, zodat u alle wij­zi­gin­gen die u in uw Google-agenda aanbrengt, ook in Outlook kunt zien.

3 manieren om Outlook en Google Agenda te syn­chro­ni­se­ren

Er zijn ver­schil­len­de manieren om afspraken uit zowel Google als Outlook te bekijken zonder dat u beide agenda’s te­ge­lij­ker­tijd hoeft te openen:

  • Met ex­por­te­ren en im­por­te­ren kunt u de huidige status van de ene agenda naar de andere over­bren­gen.
  • Als u ook afspraken wilt wijzigen of uit­brei­den, kunt u uw agenda’s syn­chro­ni­se­ren met een ap­pli­ca­tie van een derde partij. Bij deze aanpak worden wij­zi­gin­gen in beide agenda’s door­ge­voerd.
  • Het is ook mogelijk om u te abonneren op uw eigen agenda of een openbare agenda (bij­voor­beeld een agenda voor een club of or­ga­ni­sa­tie) en de eve­ne­men­ten daarin. Op die manier kunt u ze opnemen in uw week- en maand­plan­ning.

Hieronder leggen we uit hoe je deze drie ver­schil­len­de methoden kunt toepassen.

Hoe u uw Google Agenda in Outlook im­por­teert

Wanneer u een agenda im­por­teert, ontvangt u een mo­ment­op­na­me van de agenda op het moment van im­por­te­ren. Dit betekent dat de ge­ïm­por­teer­de afspraken niet au­to­ma­tisch worden bij­ge­werkt wanneer u wij­zi­gin­gen aanbrengt in de oor­spron­ke­lij­ke agenda. Het im­por­te­ren van afspraken is een goede methode om Google Agenda toe te voegen aan Outlook als u vaste afspraken aan uw agenda wilt toevoegen, zoals ver­jaar­da­gen of kan­toor­uren. Om Google Agenda te im­por­te­ren in Outlook of een andere agenda, moet u deze eerst ex­por­te­ren.

Exporteer uw Google Agenda

Om uw Google Agenda te ex­por­te­ren, logt u in op uw Google-account. Klik ver­vol­gens op de agenda-knop om het programma te starten. U kunt de agenda-in­stel­lin­gen openen door op het tand­wiel­sym­bool in de bovenste menubalk te klikken.

Selecteer Im­por­te­ren en ex­por­te­ren in het na­vi­ga­tie­me­nu aan de lin­ker­kant. Klik ver­vol­gens op Ex­por­te­ren in het gedeelte Ex­por­te­ren. Google maakt au­to­ma­tisch een ZIP-bestand met uw af­spraak­ge­ge­vens in iCal-formaat.

Afbeelding: Google Calendar settings: Import and Export
Under Import and Export, you can export your calendar as an iCal file and save it to your PC.

Om het bestand in Outlook te im­por­te­ren, moet u het ge­ëx­por­teer­de bestand uitpakken (bij­voor­beeld met WinRAR).

Google Agenda im­por­te­ren in Outlook (desktop)

Om uw Google Agenda te im­por­te­ren met behulp van de Outlook-desktopapp, opent u eerst de client. Ga naar het tabblad Bestand en selecteer Openen en ex­por­te­ren. Klik op Im­por­te­ren/ex­por­te­ren om de wizard Im­por­te­ren en ex­por­te­ren te openen.

Afbeelding: Options in the Open menu of Microsoft Outlook
Click on Import/Export to import or export files or settings.

Selecteer de optie Een iCalendar-bestand (.ics) of vCalendar-bestand (.vcs) im­por­te­ren en klik op Volgende.

Selecteer het uit­ge­pak­te .ics-bestand en geef aan of u het wilt im­por­te­ren in uw bestaande agenda of wilt openen als een nieuwe agenda. Af­han­ke­lijk van de optie die u kiest, worden uw afspraken uit Google Agenda weer­ge­ge­ven in uw Outlook-agenda of opgenomen in een aparte agenda onder Andere agenda’s.

Google Agenda im­por­te­ren in Outlook op het web

U kunt Google Agenda ook aan Outlook toevoegen door de ge­ëx­por­teer­de Google Agenda te im­por­te­ren in Outlook op het web. Ga eerst naar de aan­mel­dings­pa­gi­na van Outlook op het web en meld u aan. Schakel ver­vol­gens over naar de agen­da­weer­ga­ve door op het kleine agenda­pic­to­gram aan de lin­ker­kant van het scherm te klikken.

Om het ge­ëx­por­teer­de Google Agenda-bestand in te voegen, klikt u op Agenda toevoegen en se­lec­teert u Van een bestand in het menu dat ver­schijnt.

Afbeelding: Outlook on the web: Add calendar
Click on “Add calendar” to import your calendar, holidays or other in­for­ma­ti­on into your Outlook calendar.

Gebruik in het menu Im­por­te­ren de bla­der­func­tie om het ge­ëx­por­teer­de .ics-bestandte se­lec­te­ren. Als u ver­schil­len­de Outlook-agenda’s hebt, kunt u ook se­lec­te­ren naar welke Outlook-agenda uw Google-agenda moet worden ge­ïm­por­teerd. Klik op Opslaan om de agenda te im­por­te­ren.

Hoe u zich kunt abonneren op Google Agenda met een Outlook-account

Om uw Outlook-agenda te voorzien van de meest recente gegevens uit uw Google-agenda, kunt u zich eenvoudig abonneren op Google Agenda. Als u het adres van de agenda van iemand anders hebt, kunt u zich ook op hun agenda abonneren. U kunt bij­voor­beeld de agenda van uw partner, collega’s of een ver­e­ni­ging waarvan u lid bent in­te­gre­ren. Omdat al uw afspraken in één oogopslag toe­gan­ke­lijk zijn, hoeft u zich geen zorgen te maken dat u een afspraak of evenement mist.

Wanneer u zich op een agenda abonneert, wordt deze gekoppeld aan uw agenda. Het is ver­ge­lijk­baar met het abonneren op sociale netwerken. Zodra de eigenaar van een agenda waarop u zich hebt ge­a­bon­neerd iets wijzigt of toevoegt aan zijn agenda, wordt dit weer­ge­ge­ven in uw agenda.

Abonneren op Google Agenda met Outlook (desktop)

U kunt zich vanuit uw Outlook-account abonneren op uw Google-agenda met behulp van het iCal-adres. Dit adres vindt u in de in­stel­lin­gen van Google Agenda. Het eerste wat u dus moet doen, is Google Agenda openen. Klik ver­vol­gens op In­stel­lin­gen en delen.

Afbeelding: Google Calendar: Settings and Sharing menu
If you want to subscribe to a Google calendar, you need to have the iCal address for the calendar. You can find this in the calendar settings.

Onder het kopje Kalender in­te­gre­ren vindt u het URL-adres dat u nodig hebt in iCal-formaat. Als u de kalender voor pri­vé­ge­bruik wilt ex­por­te­ren, kunt u de URL onder de naam Pri­vé­adres in iCal-formaat kopiëren . Als u uw kalender openbaar hebt gemaakt, kunt u het openbare adres kopiëren.

Schakel nu over naar uw Outlook-account. Ga naar de ka­len­der­weer­ga­ve, selecteer Kalender toevoegen en ver­vol­gens Van internet….

Afbeelding: Outlook: Add a calendar from the internet
In order to subscribe to a calendar, you need the iCal address of the calendar. You can add the address by selecting the option ‘From Internet’ under ‘Add calendar’.

Er ver­schijnt een venster (Nieuw in­ter­net­ka­len­de­rabon­ne­ment). Hier kunt u de iCal-URL van uw Google-kalender plakken. Nadat u deze hebt geplakt, klikt u op OK. U hebt nu een abon­ne­ment op uw Google-kalender ingesteld in uw Outlook-account. U zou nu alle huidige en toe­kom­sti­ge afspraken en ge­beur­te­nis­sen uit uw Google-kalender moeten kunnen zien in Outlook.

Abonneren op Google Agenda met Outlook op het web

Het abonneren op Google-agenda’s in Outlook op het web is ver­ge­lijk­baar met het abonneren op een agenda met behulp van de desktop-app. Voordat u zich aanmeldt bij uw Outlook-account, moet u het iCal-adres van de Google-agenda vinden. Net als bij de desktop-app opent u, zodra u het adres hebt, uw Outlook-account en schakelt u over naar de agen­da­weer­ga­ve. Klik op Agenda toevoegen.

Afbeelding: Outlook on the web: Add calendar
Add the calendar you want to subscribe to in your Outlook on the web account.

Selecteer ver­vol­gens Van internet… in de lijst met opties.

Afbeelding: Outlook on the web: Add a calendar via the web
Select the import option ‘Subscribe from web’ to subscribe to a calendar using the iCal-Link.

Voer in het tekstveld de iCal-URL van uw Google-agenda in en geef de naam op die u wilt gebruiken. U kunt ook een kleur en/of pictogram aan de agenda toewijzen. Als u klaar bent, klikt u op Im­por­te­ren.

U kunt nu op elk moment toegang krijgen tot de Google-agenda en afspraken/eve­ne­men­ten in de agenda recht­streeks in Outlook bekijken. U kunt echter geen afspraken/eve­ne­men­ten aan de agenda toevoegen.

Hoe Google Agenda syn­chro­ni­se­ren met Outlook met behulp van apps van derden

U kunt ook een externe app gebruiken om Google-agenda’s met Outlook te syn­chro­ni­se­ren. Dit kan met gratis tools zoals de open-source software Outlook Google Calendar Sync, maar ook met betaalde op­los­sin­gen zoals Sync2. Hieronder laten we u zien hoe u de agenda’s met deze twee tools kunt syn­chro­ni­se­ren.

Syn­chro­ni­sa­tie met Outlook Google Agenda Sync

Stap 1: Download Outlook Google Calendar Sync van de officiële pro­ject­pa­gi­na

Stap 2: Nadat het bestand is ge­down­load, kunt u de syn­chro­ni­sa­tie­wi­zard openen door erop te dub­bel­klik­ken. Voordat u het syn­chro­ni­sa­tie­pro­ces kunt starten, moet u echter eerst uw Outlook- en Google-accounts opgeven in de in­stel­lin­gen. Ga hiervoor naar In­stel­lin­gen en voer het adres van uw Outlook-account in onder Outlook. Voeg ver­vol­gens onder Google uw Google-account toe door op Agenda’s ophalen te klikken en u aan te melden bij uw account.

U kunt Syn­chro­ni­sa­tie­op­ties gebruiken om de syn­chro­ni­sa­tie­pa­ra­me­ters te de­fi­ni­ë­ren. U kunt bij­voor­beeld bepalen hoe vaak de agenda’s moeten worden bij­ge­werkt of welke kleuren voor welke ca­te­go­rie­ën moeten worden gebruikt. U kunt de in­stel­lin­gen op elk moment wijzigen.

Afbeelding: Outlook Google Calendar Sync: Sync options
In Outlook Google Calendar Sync, you can choose from different syn­chro­ni­sa­ti­on options under the Settings tab.

Stap 3: Sla de in­stel­lin­gen op en ga terug naar het tabblad Syn­chro­ni­se­ren. Klik op Syn­chro­ni­se­ren starten om de afspraken uit de door u ge­se­lec­teer­de Outlook- en Google-agenda’s samen te voegen:

Syn­chro­ni­sa­tie met Sync2

Stap 1: Download het programma van de officiële Sync2-website.

Stap 2: In­stal­leer en start het programma op uw pc. De syn­chro­ni­sa­tie-in­stal­la­tie­wi­zard biedt u ver­schil­len­de opties, af­han­ke­lijk van de accounts die u wilt syn­chro­ni­se­ren. Om Outlook- en Google-agenda’s te koppelen, se­lec­teert u Google Services.

Afbeelding: Synchronisation options in Sync2 Synchronisation Setup Wizard
When using the Sync 2 Syn­chro­ni­sa­ti­on Setup Wizard, choose Google Services (Calendar/Contacts/Tasks) to syn­chro­ni­se your Google and Outlook calendars.

Stap 3: Nadat u Google Services hebt ge­se­lec­teerd en de wizard de gegevens hebt verstrekt die u wilt syn­chro­ni­se­ren, ver­schijnt het aan­mel­dings­ven­ster van Google. Meld u aan zoals u dat normaal ook zou doen.

Stap 4: Zodra u bent ingelogd, koppelt Sync2 au­to­ma­tisch uw Google-account aan uw Outlook-agenda.

Afbeelding: Sync2: Overview of Google data that has been synchronised
Sync2 shows when contacts, tasks or the calendar in your Google account were last syn­chro­ni­sed.

Uw Google-agenda is nu gekoppeld aan uw Outlook-agenda. Om te con­tro­le­ren of de syn­chro­ni­sa­tie is gelukt, voert u een afspraak in uw Google-agenda in. De afspraak zou kort daarna in uw Outlook-agenda moeten ver­schij­nen. Houd rekening met de tijds­in­ter­val die u hebt ingevoerd in het veld Syn­chro­ni­sa­tie-interval. U kunt de in­ter­val­in­stel­ling aanpassen in de Sync2-in­stel­lin­gen.

Ga naar hoofdmenu