Importar contactos do Outlook: como atualizar a lista de contactos

Na era do Facebook e do WhatsApp, os e-mails continuam a ser uma fer­ra­menta de co­mu­ni­ca­ção fun­da­men­tal, es­pe­ci­al­mente nas empresas. O Microsoft Outlook é par­ti­cu­lar­mente adequado como cliente de e-mail devido às suas opções flexíveis de gestão de contactos. Graças ao as­sis­tente de im­por­ta­ção e ex­por­ta­ção integrado, pode importar fa­cil­mente os contactos que já tem no programa. Vamos mostrar-lhe como adicionar os seus contactos mais im­por­tan­tes à lista de contactos do Outlook em apenas alguns passos.

Guia rápido: importar contactos do Outlook

1. Abra o Outlook e vá a «Arquivo» -> «Abrir e exportar» -> «Importar ou exportar»
2. No as­sis­tente de im­por­ta­ção ou ex­por­ta­ção, selecione “Importar de outro programa ou ficheiro” -> “Seguinte”
3. Escolha “Valores separados por vírgulas” -> “Seguinte” -> “Procurar…” ficheiro CSV e, em seguida, selecione a variante de im­por­ta­ção -> “Seguinte”
4. Clique em “Contactos” -> “Seguinte” -> “Concluir”

Importar contactos do Outlook: quais são os re­qui­si­tos?

Existem várias situações em que é útil ou ne­ces­sá­rio importar contactos para o Outlook, por exemplo, se tiver listas externas de contactos pro­fis­si­o­nais ou pessoais. Também pode querer importar contactos an­te­ri­or­mente ex­por­ta­dos do Outlook, porque criou uma cópia de segurança ou porque mudou de versão. Neste caso, a lista de contactos já existe no formato CSV de im­por­ta­ção ne­ces­sá­rio. Se tiver a sua própria lista de contactos em formato de folha de cálculo do Excel, deve guardá-la no formato CSV antes de poder importá-la para a lista de contactos do Outlook.

Como guardar uma folha de cálculo como ficheiro CSV

Todas as folhas de cálculo comuns, como o Microsoft Excel, o Ope­nOf­fice ou o Li­bre­Of­fice Calc, oferecem a opção de guardar pastas de trabalho como ficheiros CSV. Para os uti­li­za­do­res do Excel, por exemplo, isto faz-se da seguinte forma:

1. O primeiro passo é clicar na folha de cálculo que contém os dados de contacto que pretende importar para a lista de contactos do Outlook. Em seguida, aceda ao separador «Ficheiro» e clique em «Guardar como».
2. Clique em «Procurar» e escolha onde pretende guardar o ficheiro. Abra o menu na guia «Tipo de ficheiro» clicando no pequeno triângulo virado para baixo.
3. Localize e selecione a opção «CSV (de­li­mi­tado por espaços)». Por fim, clique em «Guardar». O Excel irá informá-lo de que algumas ca­rac­te­rís­ti­cas da folha de cálculo serão perdidas (devido à mudança para o formato CSV), o que aceita ao clicar em «Aceitar».

Importar contactos para o Outlook: guia passo a passo para clientes de desktop e apli­ca­ções

Assim que tiver os seus contactos em formato CSV, pode começar a importá-los para a sua lista de contactos do Outlook. Para tal, não necessita de qualquer software adicional, uma vez que o já men­ci­o­nado as­sis­tente de im­por­ta­ção e ex­por­ta­ção do Microsoft Outlook vem integrado por pre­de­fi­ni­ção. De­pen­dendo de estar a trabalhar com a versão para com­pu­ta­dor ou com o cliente web, o pro­ce­di­mento difere li­gei­ra­mente. Resumimos a seguir o processo de im­por­ta­ção nas di­fe­ren­tes edições do Outlook.

Como importar contactos para a aplicação do Outlook para com­pu­ta­dor

Os uti­li­za­do­res das versões mais recentes do Outlook podem encontrar o as­sis­tente de im­por­ta­ção e ex­por­ta­ção no menu**«Ficheiro**». O primeiro passo é abri-lo através do separador com o mesmo nome:

Na barra de menus à esquerda, navegue até «Abrir e exportar», onde poderá iniciar o as­sis­tente clicando em «Importar ou exportar».

É possível se­le­ci­o­nar várias ações no menu inicial do As­sis­tente de im­por­ta­ção/ex­por­ta­ção. A ação «Importar de outros programas ou ficheiros», ne­ces­sá­ria para a im­por­ta­ção, já está se­le­ci­o­nada por pre­de­fi­ni­ção, pelo que basta clicar no botão «Seguinte».

Na janela de diálogo seguinte, também pode manter a seleção «Valores separados por se­pa­ra­do­res» e avançar di­re­ta­mente para o menu seguinte clicando em «Seguinte». Pode utilizar a função «Procurar» para es­pe­ci­fi­car o local de ar­ma­ze­na­mento do ficheiro que pretende importar:

Antes de clicar em «Seguinte», tem a opção de se­le­ci­o­nar uma das três variantes de im­por­ta­ção:

1. Subs­ti­tuir du­pli­ca­dos por itens im­por­ta­dos: se já existir um contacto no Outlook, as in­for­ma­ções desse contacto são des­car­ta­das e subs­ti­tuí­das pelas in­for­ma­ções presentes no ficheiro de im­por­ta­ção.
2. Permitir du­pli­ca­dos (opção pre­de­fi­nida): se já existir um contacto no Outlook, o as­sis­tente de im­por­ta­ção/ex­por­ta­ção cria um duplicado desse contacto. Pos­te­ri­or­mente, pode combinar as in­for­ma­ções da lista de contactos ou eliminar a versão in­de­se­jada.
3. Não importar du­pli­ca­dos: se já existir um contacto no Outlook, as in­for­ma­ções para importá-lo são des­car­ta­das. In­de­pen­den­te­mente da seleção que fizer, o menu seguinte irá pedir-lhe que es­pe­ci­fi­que a pasta de destino. Procure o separador «Contactos» e clique em «Seguinte».

Depois de clicar em «Concluir», o Outlook inicia o processo de im­por­ta­ção.

Como importar contactos para o Outlook na aplicação web

Também podes importar novos contactos para a tua lista de contactos na aplicação web do Outlook. Para tal, inicia sessão na aplicação e, em seguida, clica no pequeno ícone de pessoas na barra de fer­ra­men­tas situada no canto inferior esquerdo:

No passo seguinte, clica no botão «Gerir contactos» e seleciona a opção «Importar contactos».

Será aberto o menu «Importar contactos». Clique em «Procurar», selecione o seu ficheiro CSV e, em seguida, clique em «Abrir». Por fim, clique em «Importar».