Obrigação de arquivar e-mails: o que as empresas devem ter em conta

Em Espanha, existem obri­ga­ções legais que exigem que as empresas arquivem de­vi­da­mente os seus e-mails co­mer­ci­ais. Esta ne­ces­si­dade de arquivar e-mails decorre prin­ci­pal­mente da le­gis­la­ção fiscal e con­ta­bi­lís­tica, que obriga a manter a ras­tre­a­bi­li­dade e a in­te­gri­dade da do­cu­men­ta­ção durante vários anos.

Por que razão as empresas es­pa­nho­las devem arquivar os seus e-mails?

Com exceção de alguns pro­fis­si­o­nais in­de­pen­den­tes que não estão sujeitos à le­gis­la­ção comercial, todas as empresas e em­pre­sá­rios in­di­vi­du­ais em Espanha são le­gal­mente obrigados a arquivar os seus e-mails com re­le­vân­cia fiscal ou comercial. Esta obrigação decorre das exi­gên­cias do Código de Comércio e da le­gis­la­ção fiscal, bem como da ne­ces­si­dade de cumprir o quadro jurídico em vigor e as políticas internas da empresa.

A res­pon­sa­bi­li­dade pelo arquivo dos e-mails recai sobre a direção da empresa. As empresas que não cumprirem esta obrigação podem enfrentar sanções fiscais e eco­nó­mi­cas, uma vez que o in­cum­pri­mento dos re­qui­si­tos con­ta­bi­lís­ti­cos pode implicar sanções por parte da Au­to­ri­dade Tri­bu­tá­ria.

As bases legais para o arquivo de e-mails em Espanha derivam prin­ci­pal­mente do Código de Comércio e da Lei Geral Tri­bu­tá­ria, que exigem a con­ser­va­ção de do­cu­men­tos co­mer­ci­ais e fiscais. Além disso, as empresas devem cumprir a Lei Orgânica 3/2018 sobre a Proteção de Dados Pessoais e a garantia dos direitos digitais, bem como o Re­gu­la­mento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), es­pe­ci­al­mente no que diz respeito à proteção de dados pessoais. No que diz respeito à validade dos e-mails re­la­ci­o­na­dos com tran­sa­ções co­mer­ci­ais, deve também ter-se em conta a Lei 59/2003 sobre a as­si­na­tura ele­tró­nica.

Que e-mails devem ser ar­qui­va­dos?

De acordo com o Código de Comércio, as empresas devem conservar, durante pelo menos seis anos, a do­cu­men­ta­ção e a cor­res­pon­dên­cia re­la­ci­o­na­das com a sua atividade comercial, o que inclui os e-mails com re­le­vân­cia con­ta­bi­lís­tica, fiscal ou jurídica. Estes podem ser:

• Faturas, contratos e acordos co­mer­ci­ais
• Cor­res­pon­dên­cia re­la­ci­o­nada com pa­ga­men­tos, cobranças e operações fi­nan­cei­ras
• Cor­res­pon­dên­cia com clientes, for­ne­ce­do­res ou ad­mi­nis­tra­ções públicas

Con­se­quen­te­mente, todos os e-mails com im­pli­ca­ções legais ou eco­nó­mi­cas para a empresa devem ser ar­qui­va­dos de forma or­ga­ni­zada e acessível, incluindo os anexos. Entre estes incluem-se, por exemplo:

• Cor­res­pon­dên­cia que formalize acordos ou tran­sa­ções: pedidos, contratos, faturas, con­fir­ma­ções
• Co­mu­ni­ca­ções que do­cu­men­tem ne­go­ci­a­ções, in­ci­den­tes ou re­cla­ma­ções re­le­van­tes

Durante quanto tempo devem ser ar­qui­va­dos os e-mails?

De acordo com o Código Comercial, as empresas são obrigadas a conservar, durante 6 anos, toda a cor­res­pon­dên­cia e do­cu­men­ta­ção re­la­ci­o­nada com a sua atividade comercial. Isto inclui os e-mails com valor con­tra­tual ou comercial.

Por seu lado, a Lei Geral Tri­bu­tá­ria es­ta­be­lece que de­ter­mi­na­dos do­cu­men­tos com re­le­vân­cia fiscal — tais como faturas, livros con­ta­bi­lís­ti­cos e de­cla­ra­ções — devem ser con­ser­va­dos durante um período máximo de 10 anos, es­pe­ci­al­mente se puderem ser so­li­ci­ta­dos em processos de fis­ca­li­za­ção tri­bu­tá­ria.

Por isso, muitas empresas optam por arquivar todos os e-mails re­le­van­tes durante 10 anos, para garantir o cum­pri­mento tanto da le­gis­la­ção comercial como da le­gis­la­ção fiscal. Este princípio de con­ser­va­ção do­cu­men­tal também se aplica a outros formatos digitais, como faturas e do­cu­men­tos con­ta­bi­lís­ti­cos di­gi­ta­li­za­dos. Nestes casos, é re­co­men­dá­vel seguir critérios se­me­lhan­tes aos da di­gi­ta­li­za­ção cer­ti­fi­cada de do­cu­men­tos con­ta­bi­lís­ti­cos, o que garante que os arquivos digitais tenham a mesma validade legal que os originais em papel.

Como devem as empresas arquivar os e-mails?

A le­gis­la­ção espanhola não impõe uma forma técnica es­pe­cí­fica para o arquivo de e-mails, mas es­ta­be­lece que a do­cu­men­ta­ção comercial e fiscal deve ser con­ser­vada de forma a que seja:

• Inal­te­rá­vel e não ma­ni­pu­lá­vel (ou seja, sem al­te­ra­ções)
• Legível e acessível durante todo o período legal de con­ser­va­ção
• Ras­treá­vel e ve­ri­fi­cá­vel em caso de inspeção

Isto significa que os e-mails ar­qui­va­dos devem conservar o seu conteúdo na íntegra, bem como os metadados re­le­van­tes (remetente, data, hora, assunto, anexos…).

Para garantir o cum­pri­mento destas normas, muitas empresas optam por utilizar software de arquivo es­pe­ci­a­li­zado, que permite uma con­ser­va­ção segura e em con­for­mi­dade com os re­qui­si­tos legais, es­pe­ci­al­mente no que diz respeito à in­te­gri­dade dos dados e à proteção contra ma­ni­pu­la­ções.

Arquivado de forma segura e em con­for­mi­dade com a re­gu­la­men­ta­ção relativa aos e-mails

Para que o arquivo de e-mails cumpra os re­qui­si­tos legais em Espanha, as empresas devem garantir que as mensagens sejam con­ser­va­das de forma segura, íntegra e acessível durante todo o período exigido pela le­gis­la­ção comercial ou fiscal.

Isto significa que o sistema de arquivo deve garantir que:

• Os e-mails não podem ser alterados depois de ar­qui­va­dos (in­te­gri­dade)
• Podem ser fa­cil­mente re­cu­pe­ra­dos quando ne­ces­sá­rio (dis­po­ni­bi­li­dade)
• Conservem todas as in­for­ma­ções re­le­van­tes, incluindo anexos e metadados (in­te­gra­li­dade)
• Estejam pro­te­gi­dos contra acessos não au­to­ri­za­dos (con­fi­den­ci­a­li­dade)

Embora a le­gis­la­ção não obrigue à adoção de um método es­pe­cí­fico, a forma mais fiável de cumprir estes re­qui­si­tos é através da uti­li­za­ção de soluções es­pe­ci­a­li­za­das de arquivo ele­tró­nico. Estas fer­ra­men­tas permitem au­to­ma­ti­zar o processo, aplicar controlos de segurança, gerir os prazos de con­ser­va­ção e facilitar o acesso em caso de inspeção fiscal ou auditoria.

Os e-mails podem ser ar­ma­ze­na­dos em ser­vi­do­res próprios ou em soluções na nuvem, desde que seja garantida a sua segurança, in­te­gri­dade e dis­po­ni­bi­li­dade, de acordo com as normas legais e técnicas apli­cá­veis. Se os e-mails tiverem sido en­crip­ta­dos, a empresa deve poder de­sen­crip­tar as mensagens caso tal seja exigido pela ad­mi­nis­tra­ção pública.

Por favor, tenha em conta o aviso legal relativo a este artigo.