Herramientas colaborativas: las mejores aplicaciones para impulsar la productividad

Las herramientas colaborativas son aplicaciones digitales diseñadas para facilitar la colaboración y la comunicación entre equipos, sin importar dónde se encuentren sus miembros. Gracias a ellas, es posible trabajar conjuntamente en documentos, compartir información en tiempo real y organizar tareas y proyectos de forma más eficiente.

Las mejores herramientas colaborativas en resumen

Actualizado en noviembre de 2025

¿Qué son las herramientas colaborativas?

Una herramienta colaborativa o software colaborativo reúne distintas funciones diseñadas para facilitar la gestión de proyectos y el trabajo en equipo. El objetivo principal de este tipo de soluciones es optimizar los procesos de trabajo, por lo que pueden aplicarse en áreas como la planificación, la organización o el análisis.

Según sus características y enfoque, cada herramienta puede destacar por distintas funcionalidades, como las siguientes:

• Mapas mentales: muchas herramientas colaborativas ayudan a los equipos en la generación de ideas y en el trabajo creativo conjunto. Las funciones para crear mapas mentales o realizar sesiones de brainstorming fomentan que los miembros del proyecto compartan ideas y participen activamente en el desarrollo de nuevas propuestas.
• Intercambio de archivos: uno de los pilares del software colaborativo es la posibilidad de compartir documentos, hojas de cálculo y otros archivos con diferentes usuarios. Muchas plataformas ofrecen un almacenamiento centralizado y permiten establecer permisos de acceso personalizados.
• Comunicación en tiempo real: las herramientas de colaboración suelen incluir funciones de comunicación instantánea, como videollamadas, mensajería o correo electrónico, además de integraciones con aplicaciones ampliamente utilizadas, como Outlook.
• Calendario compartido: ya sea para programar reuniones, llamadas o fechas límite, los correos o mensajes pueden pasar desapercibidos con facilidad. Por eso, las herramientas colaborativas incorporan calendarios compartidos que permiten visualizar y coordinar las citas más importantes de forma sencilla.
• Funciones de gestión: un buen software colaborativo facilita a los responsables de equipo planificar, supervisar y coordinar las distintas tareas. También permite distribuir recursos de forma eficiente y ofrece soluciones para documentar y analizar los flujos de trabajo y los avances.

Por qué vale la pena utilizar software colaborativo

Para organizar proyectos y optimizar los procesos de trabajo, no siempre es imprescindible contar con una herramienta colaborativa. Un pequeño equipo que trabaja en la misma oficina puede coordinarse sin recurrir a un software específico o utilizando aplicaciones independientes para tareas concretas.

Sin embargo, a medida que crecen el número de empleados y proyectos, y cuando los miembros del equipo no están conectados a la misma red corporativa, el valor de este tipo de software para mejorar la coordinación y la eficiencia aumenta considerablemente:

• Aumenta la complejidad: coordinar varios equipos y plazos hace que sea fácil perder la visión general.
• Mejora la eficiencia: las actualizaciones y la coordinación pueden gestionarse desde una plataforma central, ahorrando tiempo y esfuerzo.
• Reduce costes: menos trabajo manual y más tiempo para tareas estratégicas.
• Facilita el intercambio de archivos: permite compartir documentos de forma centralizada, incluso fuera de la red de la empresa.
• Integra fácilmente a colaboradores externos: los socios y proveedores pueden participar sin complicaciones en los procesos internos.

¿Qué herramientas de colaboración existen? 9 herramientas en detalle

Encontrar el programa adecuado para optimizar el flujo de trabajo suele ser más complicado de lo que parece. Esto se debe a dos factores principales: por un lado, las distintas soluciones difieren mucho en su alcance y en los costes asociados, que van desde completas herramientas empresariales hasta versiones freemium o proyectos de código abierto gratuitos.

Algunas aplicaciones ofrecen una amplia gama de funciones para la colaboración, mientras que otras están más orientadas a tareas concretas. También conviene distinguir entre software de colaboración local o autohospedado y aplicaciones en línea gestionadas por proveedores (Cloud o SaaS). Mientras que las primeras destacan por su seguridad y control, las segundas sobresalen por su flexibilidad y facilidad de acceso remoto.

Microsoft 365

Microsoft es conocido sobre todo por sus aplicaciones de Office. En 2011, la empresa lanzó Microsoft 365, llevando sus programas a la nube como aplicaciones web y abriendo así el camino hacia un software colaborativo completo. En lugar de comprar el paquete de aplicaciones, con Microsoft 365 se contrata una suscripción y se accede a las herramientas directamente desde el navegador.

Una de sus principales ventajas es la amplia integración de aplicaciones y, desde hace algún tiempo, de funciones de IA bajo el nombre de Copilot. Estas funciones inteligentes asisten al usuario en múltiples tareas: redactar textos en Word, crear fórmulas complejas en Excel o clasificar y responder correos en Outlook, todo dentro de las aplicaciones habituales.

Al estar compuesto por diferentes programas, Microsoft 365 ofrece numerosas posibilidades de colaboración. Con Outlook (y Exchange) es posible compartir calendarios entre empleados, y Word, Excel y PowerPoint permiten editar archivos de forma simultánea sin necesidad de enviarlos por correo. Además, Microsoft Teams facilita la comunicación interna y la organización de reuniones virtuales.

Pocas soluciones alcanzan un espectro de funcionalidades tan amplio. Mientras que otras herramientas colaborativas dependen de complementos externos, Microsoft 365 integra desde el principio todos los elementos esenciales para la colaboración.

Aplicaciones para la colaboración en Microsoft 365:

• Word: procesamiento de textos con varios usuarios
• Excel: hojas de cálculo colaborativas
• PowerPoint: creación conjunta de presentaciones
• Outlook: gestión compartida de citas, calendarios y tareas
• Teams: comunicación entre compañeros de trabajo
• Access: creación de bases de datos multiusuario
• OneNote: toma de notas colaborativas
• OneDrive: almacenamiento en la nube compartido

Google Workspace

Google es mundialmente conocido por su motor de búsqueda, pero también por sus numerosas aplicaciones. Algunas de ellas se agrupan en Google Workspace, un paquete que combina software ofimático y herramientas de colaboración. Entre las más populares están Gmail, el servicio de correo; Google Docs, para crear documentos; y Google Drive, el almacenamiento en la nube de la compañía.

La mayoría de las aplicaciones están disponibles gratuitamente para usuarios particulares con una cuenta de Google, aunque las empresas pueden optar por versiones ampliadas que incluyen correo profesional, más espacio de almacenamiento y asistencia técnica continua.

Las aplicaciones funcionan bajo el modelo de Software as a Service (SaaS) o Cloud Computing: el software no se ejecuta en los dispositivos locales, sino en una interfaz web. Al estar los datos en la nube, los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier lugar y colaborar fácilmente en tiempo real. Es posible compartir calendarios, editar documentos de forma conjunta y realizar videollamadas directamente en línea.

Funciones de colaboración de Google Workspace:

• Comunicación: con el servicio de correo Gmail, Google Chat (para chats internos) y Google Meet (para videoconferencias), los miembros del equipo pueden comunicarse fácilmente entre sí.
• Organización: las aplicaciones de calendario y notas permiten asignar tareas y organizar reuniones.
• Creación: además de las conocidas herramientas para crear documentos (Docs, Hojas de cálculo, Formularios y Presentaciones), Google Workspace también permite colaborar en páginas web y aplicaciones propias.
• Almacenamiento: además del almacenamiento en la nube de Drive, Google ofrece Vault como sistema de archivo para clientes empresariales.
• Administración: para facilitar a las empresas el control total sobre Google Workspace, la consola de administración permite gestionar usuarios y asignar permisos.
• IA integrada: Google también pone a disposición de los usuarios el asistente de IA Gemini, capaz de resumir contenidos en Docs y Sheets, además de la herramienta de investigación NotebookLM.

Asana

En 2011, Dustin Moskovitz, cofundador de Facebook, y el programador Justin Rosenstein lanzaron Asana, un software colaborativo diseñado para la gestión de proyectos y tareas. Ambos habían trabajado en soluciones internas para mejorar los flujos de trabajo en la red social, lo que inspiró la creación de esta herramienta independiente. Asana funciona como aplicación web SaaS alojada en los servidores de la empresa y también está disponible como app móvil para iOS y Android. La versión Personal es gratuita, aunque las versiones de pago, esto es, “Starter”, “Advanced” y “Enterprise” ofrecen funciones adicionales y soporte ampliado.

En Asana, cada equipo puede tener su propio espacio de trabajo digital en el que gestionar proyectos y tareas. Es posible crear, asignar y editar tareas, definir plazos, añadir etiquetas para filtrar o adjuntar archivos desde Dropbox, OneDrive, Box o Google Drive. El panel de control ofrece una visión general de los proyectos con opciones de ordenación por nombre, fecha límite o estado.

Funciones destacadas de Asana:

• Calendario de equipo
• Chat de proyecto (Conversations)
• Sistema de mensajería interno con archivo
• Opción de deshacer acciones
• Sincronización con software de calendario externo
• Función de impresión y exportación en CSV para proyectos y tareas
• Priorización automática de tareas e informes de estado mediante IA generativa

La versión básica permite crear proyectos para hasta 10 personas. Para equipos más grandes, las versiones “Premium” incluyen plantillas predefinidas, búsqueda avanzada, informes automáticos y controles administrativos adicionales. En la edición “Enterprise”, además del soporte prioritario, se ofrece autenticación basada en SAML (Security Assertion Markup Language) para un inicio de sesión más seguro.

Trello

La empresa estadounidense Fog Creek Software lanzó en septiembre de 2011, tras un año de desarrollo, su herramienta colaborativa Trello, hoy propiedad de Atlassian. Disponible como aplicación web multiplataforma y app móvil para iOS y Android, permite coordinar tareas mediante los característicos tableros visuales. Funciones adicionales, como calendarios o integraciones con aplicaciones en la nube, pueden añadirse mediante los llamados Power-Ups. También ofrece soporte de inteligencia artificial, aunque solo para los planes de pago “Standard”, “Premium” y “Enterprise”.

Al crear un tablero en Trello, existen tres niveles de acceso: en modo privado, solo los usuarios añadidos manualmente pueden visualizarlo y editarlo; los tableros de equipo son visibles automáticamente para todos los miembros del grupo; y los tableros públicos pueden ser vistos por cualquier persona con el enlace, aunque la edición sigue siendo exclusiva de los usuarios autorizados.

Las tareas se gestionan mediante tarjetas que pueden organizarse en listas según su estado o prioridad. Cada tarjeta puede configurarse con las siguientes opciones:

• Asignar miembros
• Añadir etiquetas con colores o patrones
• Crear listas de verificación
• Comentar tareas
• Establecer fechas límite
• Adjuntar archivos o enlaces desde el PC o servicios como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive
• Consultar el registro de actividades
• Mover la tarjeta a otra lista al cambiar su estado

Los usuarios de la versión gratuita pueden adjuntar archivos de hasta 10 MB. A partir del plan “Standard”, el límite aumenta a 250 MB. Las versiones de pago permiten además gestionar permisos para tableros públicos o privados y eliminar usuarios antiguos con un clic. Los planes Premium ofrecen soporte técnico por correo electrónico con respuesta garantizada en un máximo de 24 horas.

Slack

Desde 2014, la herramienta colaborativa Slack ha transformado la comunicación interna de empresas y agencias. Ofrece un entorno central donde los usuarios pueden acceder a todas las aplicaciones, servicios y recursos que necesitan para su trabajo diario. Actualmente, más de 40 millones de personas en más de 150 países y unas 750 000 empresas utilizan Slack a diario. Está disponible como aplicación web y como app para iOS, Android, Windows, macOS y Linux.

Slack puede utilizarse de forma gratuita o mediante suscripción (“Pro”, “Business+” y “Enterprise+”), siendo las versiones de pago las que ofrecen un conjunto más completo de funciones.

El objetivo de Slack es ofrecer la mejor plataforma posible para la comunicación empresarial. Los usuarios pueden crear canales ilimitados que funcionan como salas de chat, abiertos a todos los empleados o restringidos a miembros concretos. Además, la herramienta permite el envío de mensajes directos y el intercambio de archivos, documentos o fragmentos de código (HTML, CSS, C++, PHP, etc.).

Otra de sus grandes fortalezas es la integración con aplicaciones de terceros, que abarca distintas áreas:

• Gestión de archivos: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Comunicación: Google Hangouts, RSS, MailChimp
• Desarrollo: GitHub, IFTTT, Zapier, Jira Cloud, Nagios
• Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Productividad: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Social y ocio: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Diseño: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

A medida que aumentan los canales, puede resultar difícil mantener una visión general. Sin embargo, Slack destaca por su potente buscador, que permite localizar mensajes y archivos en segundos. En la versión gratuita, solo se conservan los mensajes de los últimos 90 días y se limita a diez las integraciones externas. El plan “Pro” elimina estas restricciones, añade acceso de invitados y compatibilidad con OAuth (Open Authentication). El plan “Business+” incluye soporte técnico 24/7 con un tiempo máximo de respuesta de cuatro horas, mientras que la versión “Enterprise” ofrece funciones avanzadas y precios personalizados.

Slack apuesta cada vez más por flujos de trabajo automatizados con IA, capaces de resumir mensajes, identificar estados de ánimo y mostrar contenido de otras aplicaciones según el contexto.

Basecamp

En 2004, la empresa de Chicago 37signals (actualmente Basecamp) lanzó su software colaborativo Basecamp, que desde entonces ha superado los tres millones de ventas. Esta herramienta reúne en una sola plataforma la comunicación interna, la gestión de proyectos y la colaboración con socios externos.

Se puede acceder a Basecamp a través de navegadores web como Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Mozilla Firefox, así como mediante su aplicación de escritorio para Windows y macOS. También dispone de apps móviles para iOS y Android, que permiten aprovechar todas sus funciones desde cualquier dispositivo.

La interfaz de Basecamp, que puede parecer algo compleja al principio, se divide en tres áreas principales:

• Headquarter (HQ): espacio destinado a la dirección de la empresa, con anuncios, información general y archivos accesibles para todos los empleados
• Equipos: plataformas independientes para cada departamento, donde los miembros pueden comunicarse y planificar tareas
• Projects: canales dedicados a los diferentes proyectos y sus participantes

Independientemente de la categoría, Basecamp incluye seis funciones esenciales:

• Sala de chat para cada grupo (anteriormente “Campfire”)
• Tablón de mensajes para noticias y actualizaciones
• Listas de tareas con fechas límite
• Calendario sincronizable con Google Calendar, iCal o Outlook
• Check-ins automáticos para encuestas de estado periódicas
• Espacio centralizado para documentos y archivos, con integración de Google Docs

Basecamp puede utilizarse de forma gratuita para un único proyecto. Para gestionar varios, se debe contratar una de las versiones de pago: “Basecamp Plus” o “Basecamp Pro Unlimited”. Ambas amplían el almacenamiento y el soporte, y en el plan Pro Unlimited el precio no depende del número de usuarios.

Wrike

La herramienta colaborativa Wrike es el producto principal de la empresa homónima, fundada en 2006 en California y galardonada en múltiples ocasiones por su innovación en gestión de proyectos y productividad empresarial. Desde marzo de 2021, Wrike forma parte del grupo de software estadounidense Citrix.

Wrike mejora la comunicación, la transparencia y la responsabilidad dentro de los equipos, siendo especialmente útil para departamentos de marketing, desarrollo, gestión de productos o proyectos creativos. Además de una edición gratuita con funciones básicas, ofrece varias opciones de pago, como “Team” y “Business”, cada una con diferentes niveles de personalización.

El acceso puede realizarse desde la aplicación web, la app de escritorio (Windows, macOS) o las versiones móviles para iOS y Android.

Cada proyecto puede dividirse en tantas tareas o subpasos como se necesite. Las tareas se organizan mediante carpetas y cronogramas visuales que permiten controlar el progreso y las contribuciones de cada miembro. También destacan el Stream de Actividad en Vivo, la gestión de versiones y el almacenamiento compartido de archivos (desde 2 GB), donde se guardan y enlazan los documentos más relevantes.

La función de copia permite duplicar tareas o proyectos recurrentes, y la herramienta se puede ampliar con integraciones como:

• Compartición de archivos: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Desarrollo: Jira, GitHub
• Analítica: Tableau
• Chat y mensajería: Slack, Microsoft Teams
• Inicio de sesión único: integración SAML, Okta, Microsoft

Los usuarios con mayores necesidades pueden optar por la versión “Team”, que incluye 5 GB de almacenamiento, acceso a inteligencia artificial generativa, paneles compartibles y un número ilimitado de visualizadores gratuitos.

El plan “Business” amplía las prestaciones con 15 GB por usuario, gestión de recursos, derechos y grupos de usuarios, plantillas de informes y opciones de personalización del entorno de trabajo. Wrike ofrece un período de prueba gratuito en el que es posible probar distintas versiones antes de elegir la suscripción definitiva.

Spike

Aunque no es una herramienta colaborativa completa, Spike resulta un excelente complemento para cualquier equipo, tanto en grandes corporaciones como en pequeños proyectos. Esta aplicación revoluciona la gestión del correo electrónico: en lugar de manejar largos hilos de mensajes con líneas de asunto y firmas, Spike convierte los correos en conversaciones tipo chat, mostrando solo el contenido relevante. Si lo deseas, incluso puede generar propuestas de respuesta. A diferencia del correo electrónico tradicional, la comunicación es inmediata y en tiempo real.

Además de este formato innovador, Spike incluye funciones como llamadas VoIP y videollamadas, gestión de calendarios e intercambio de archivos. Si se desea, todos los mensajes pueden encriptarse para mayor seguridad.

Estas características convierten a Spike en una buena complemento para otros programas de colaboración:

• Comunicación por correo electrónico con formato de chat
• Telefonía por voz y vídeo
• Intercambio de archivos
• Gestión de calendarios

Para empezar a usar Spike, basta con vincular una cuenta de correo electrónico. La aplicación es gratuita para uso personal con algunas limitaciones, mientras que los planes de pago —gratuitos para estudiantes— incluyen almacenamiento adicional (a partir de 5 GB) y soporte prioritario. Los equipos profesionales pueden suscribirse a planes mensuales. Spike está disponible para Android, iOS, macOS, Windows y como aplicación web.

Notion

Aunque Notion no es una herramienta colaborativa en el sentido clásico, destaca como plataforma de comunicación interna por su estructura modular y gran flexibilidad. Combina funciones de notas, gestión de tareas, bases de datos, calendarios y wikis en una sola interfaz. Los equipos pueden crear centros de información, organizar proyectos y gestionar tareas de forma visual.

En lugar de depender de plantillas fijas, Notion permite diseñar páginas personalizadas mediante bloques configurables: texto, tablas, listas de tareas, tableros Kanban, calendarios o elementos multimedia. Es especialmente popular para crear y mantener bases de conocimiento internas.

La colaboración en Notion se realiza en tiempo real: los cambios son visibles al instante y se pueden añadir comentarios directamente sobre el contenido. Gracias al historial de versiones, es posible revisar ediciones anteriores. Con la integración de Notion AI, los textos pueden resumirse, reformularse, traducirse o estructurarse automáticamente. También es capaz de extraer tareas de notas de reuniones o transformar contenido en tablas.

Gracias a sus numerosas plantillas e integraciones, como Slack, Google Drive o GitHub, la adopción de Notion es sencilla y se adapta fácilmente a flujos de trabajo ya existentes.

Notion está disponible tanto en navegador web como en aplicaciones de escritorio y móviles, lo que facilita un entorno de trabajo flexible. Ofrece un plan gratuito para individuos y pequeños equipos, y versiones “Plus”, “Business” y “Enterprise” con funciones avanzadas, permisos ampliados y mejor soporte técnico. Su interfaz es minimalista e intuitiva.