Microsoft Exchange Server: qué es y cómo funciona

El trabajo conjunto dentro de muchas empresas se apoya en so­lu­cio­nes de software co­la­bo­ra­ti­vo que permiten una gestión ce­n­tra­li­za­da de correos ele­c­tró­ni­cos, citas, contactos y tareas. Entre estas so­lu­cio­nes se encuentra el servidor Exchange, puesto a di­s­po­si­ción por Microsoft para los sistemas basados en Windows. Lanzado en dos ediciones di­fe­re­n­cia­das por el espectro de funciones de que disponen, la in­s­ta­la­ción de Microsoft Exchange requiere adquirir una licencia que permita su uso como solución en la nube o como software on premises, esto es, que puede ser alojado en la in­frae­s­tru­c­tu­ra in­fo­r­má­ti­ca de la empresa. En este artículo ofrecemos una pa­no­rá­mi­ca sobre las fu­n­cio­na­li­da­des que ofrece Microsoft Exchange, de­s­ta­ca­mos algunas de sus ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas pri­n­ci­pa­les y te orie­n­ta­mos en la toma de de­ci­sio­nes respecto al modelo de uso más adecuado para tus ne­ce­si­da­des.

El servidor Microsoft Exchange puede usarse como software as a service (SaaS) o como in­s­ta­la­ción con licencia en tu propio servidor.

• In­s­ta­la­ción on premises: este modelo se refiere a la in­te­gra­ción del software en la in­frae­s­tru­c­tu­ra in­fo­r­má­ti­ca de la empresa. Para hacerlo se requiere una licencia que autorice la in­s­ta­la­ción en el propio hardware y una licencia de acceso de cliente (Client Access Licenses, CAL). Esta licencia permite poner un di­s­po­si­ti­vo a di­s­po­si­ción de varios usuarios, como también autorizar a un usuario es­pe­cí­fi­co acceder al servidor Exchange a través de varios di­s­po­si­ti­vos. Aquí hay que tener en cuenta que tal licencia de acceso de cliente (CAL) no incluye los derechos de uso para el software de cliente que sea necesario (Outlook, etc.).
   
• Exchange online: en el marco del servicio online de Microsoft 365, Microsoft también ofrece este software como solución en la nube. Esto significa que el servidor Exchange no se gestiona en los centros de datos de la empresa, sino que se aloja en la nube propiedad de Microsoft. Para poder usar sus funciones se necesita una su­s­cri­p­ción de usuario (User Su­b­s­cri­p­tion License o USL), que autoriza utilizar al servidor Exchange como SaaS y permite, además, la gestión paralela en el centro de datos propio, dejando abierta así la po­si­bi­li­dad de un alo­ja­mie­n­to híbrido.
   
• Servidor Exchange alojado: esta última opción requiere de un proveedor externo, que, por regla general, consiste en un proveedor de alo­ja­mie­n­to web que cuenta con las licencias de Microsoft ne­ce­sa­rias para la puesta en fu­n­cio­na­mie­n­to de Exchange. Esta opción permite a los usuarios finales disfrutar de las funciones del servidor Exchange con di­fe­re­n­tes tarifas ajustadas a las ne­ce­si­da­des.

Escoger el modelo más adecuado depende, en primera instancia, del tamaño de la empresa. Las so­lu­cio­nes en la nube están pensadas para empresas medianas que no suelen disponer ni de los medios ni del personal que ga­ra­n­ti­cen la in­s­ta­la­ción y el ma­n­te­ni­mie­n­to de una in­frae­s­tru­c­tu­ra in­fo­r­má­ti­ca pro­fe­sio­nal. Tomar medidas fu­n­da­me­n­ta­les de pro­te­c­ción de datos y llevar a cabo backups regulares de forma local requiere un gran esfuerzo. Estos pro­ce­di­mie­n­tos, en cambio, forman parte del estándar en los grandes centros de datos.

La ex­te­r­na­li­za­ción del alo­ja­mie­n­to, por su parte, brinda la ventaja de que la potencia co­n­tra­ta­da se puede ajustar más fá­ci­l­me­n­te a la situación actual de la empresa. Esto significa que si, por ejemplo, la empresa crece de forma ex­po­ne­n­cial e ine­s­pe­ra­da, se pueden contratar más buzones de correo ele­c­tró­ni­co sin tener que invertir en hardware o en licencias nuevas.

El modelo on premises está más indicado para grandes empresas cuyo de­pa­r­ta­me­n­to in­fo­r­má­ti­co dispone del pre­su­pue­s­to necesario para poder integrar una ar­qui­te­c­tu­ra Exchange segura en la propia in­frae­s­tru­c­tu­ra. En este modelo, la ad­qui­si­ción de una licencia de servidor pro­po­r­cio­na la libertad de poder ajustar las funciones del servidor Exchange a los re­que­ri­mie­n­tos de la empresa. Por último, y no menos im­po­r­ta­n­te, es que la empresa permanece en posesión de los datos que maneja, lo que sería muy diferente si el servidor Exchange se alojara en un servidor ajeno.

Si te decides por alquilar el servidor Exchange, es el proveedor quien se encarga del alo­ja­mie­n­to, del ma­n­te­ni­mie­n­to del hardware y de las ac­tua­li­za­cio­nes. Por tu parte, solo te tienes que preocupar de poner en fu­n­cio­na­mie­n­to el software cliente local (ge­ne­ra­l­me­n­te Microsoft Outlook). Integrada en el servidor Exchange, la apli­ca­ción web Outlook on the web permite acceder al programa de correo desde el navegador.

Si, por el contrario, te decides por co­n­fi­gu­rar el exchange server tú mismo, debes contar con un claro aumento del esfuerzo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo para la empresa. Uno de los re­qui­si­tos para la in­te­gra­ción de Microsoft Exchange 2016 en el centro de datos de la empresa es contar con el sistema operativo Windows Server 2012 o Windows Server 2012 R2. La red debe permitir también el fu­n­cio­na­mie­n­to del servicio de archivo Active Directory, ya que Exchange lo necesita para almacenar y permitir el acceso a la in­fo­r­ma­ción del di­re­c­to­rio para Windows. Para Exchange 2019, sin embargo, se requiere Windows Server 2019 y, al menos, .NET Framework 4.7.2.

Algunas al­te­r­na­ti­vas muy populares al servidor Exchange y con un espectro de funciones muy parecido, son Open-Xchange, IBM Notes, Zimbra, Zarafa y Scalix.

En octubre de 2018, Microsoft presentó la nueva versión de Exchange. La versión 2019 ha mejorado sobre todo en términos de seguridad y re­n­di­mie­n­to. Ahora Exchange soporta, por ejemplo, Windows Server Core y la sencilla in­s­ta­la­ción del servidor ofrece a los atacantes menos opo­r­tu­ni­da­des de actuar. Además, en este liviano entorno los ad­mi­ni­s­tra­do­res corren menos riesgo de cometer errores que los hackers podrían utilizar como puerta de enlace. La otra in­no­va­ción im­po­r­ta­n­te en materia de seguridad es que, a partir de ahora, el acceso a la gestión de Exchange desde el exterior puede blo­quear­se di­re­c­ta­me­n­te.

Microsoft ha mejorado el re­n­di­mie­n­to, por ejemplo, con una más que notable op­ti­mi­za­ción de las búsquedas, lo que conlleva una co­n­mu­ta­ción por error mucho más rápida. Además, Microsoft Exchange ahora también es co­m­pa­ti­ble con el hardware moderno, pueden uti­li­zar­se 256 GB como RAM y 48 núcleos de pro­ce­sa­dor en paralelo.

También se han in­tro­du­ci­do nuevas funciones para los usuarios finales, aunque con algunas ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas útiles. Al mismo tiempo, se ha perdido una ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca im­po­r­ta­n­te para algunas empresas:

El servidor Exchange está di­s­po­ni­ble en dos versiones, la Standard y la En­te­r­pri­se, que dependen tanto de la licencia de servidor como de las licencias de acceso cliente (CAL). Mientras que las ediciones de la licencia de servidor se refieren a su es­ca­la­bi­li­dad, las ediciones de las CAL se di­fe­re­n­cian en relación a sus pre­s­ta­cio­nes.

Con una licencia de acceso cliente se da permiso a un di­s­po­si­ti­vo es­pe­cí­fi­co o a un usuario in­di­vi­dual. La ad­qui­si­ción de una licencia En­te­r­pri­se presupone la posesión de la Standard.