Si­n­cro­ni­zar Outlook Google Calendar

Para gestionar citas y re­co­r­da­to­rios muchos usuarios utilizan el ca­le­n­da­rio de Outlook o el de Google. A menudo se utilizan ambos programas a la vez, pero esto puede desem­bo­car fá­ci­l­me­n­te en un caos de citas: si no se mantienen ac­tua­li­za­dos ambos ca­le­n­da­rios es posible quedar con dos personas a la vez o que se olviden eventos concretos. Una buena solución es si­n­cro­ni­zar ambos ca­le­n­da­rios, por ejemplo, con la he­rra­mie­n­ta de si­n­cro­ni­za­ción Outlook Google Calendar Sync.

Guía rápida: cómo si­n­cro­ni­zar Outlook y Google Calendar

1. Inicia sesión en Google Calendar.
2. En la sección izquierda, abre el menú de Co­n­fi­gu­ra­ción del ca­le­n­da­rio al que quieres su­s­cri­bi­r­te haciendo clic en los tres puntos que hay junto al ca­le­n­da­rio en cuestión. Se­le­c­cio­na “Co­n­fi­gu­rar y compartir”.
3. En “Integrar el ca­le­n­da­rio” copia el enlace público o privado de tu ca­le­n­da­rio.
4. Cambia la vista de Outlook a la visión de ca­le­n­da­rio y haz clic en “Inicio” y luego en “Añadir ca­le­n­da­rio” y “Desde internet”.
5. Pega la URL y acepta.

Así, tu Google Calendar será visible en Outlook y se irá ac­tua­li­za­n­do.

3 maneras de si­n­cro­ni­zar Outlook con Google Calendar

Hay varias opciones para que las citas y re­co­r­da­to­rios de Outlook y Google Calendar puedan verse al mismo tiempo sin necesidad de abrir ambos ca­le­n­da­rios de forma si­mu­l­tá­nea.

Al exportar e importar, se puede tra­n­s­fe­rir el estado de un evento de un ca­le­n­da­rio a otro.

Si también deseas modificar y ampliar estas citas, puedes si­n­cro­ni­zar tus ca­le­n­da­rios usando una apli­ca­ción de terceros. De esta manera, los cambios se hacen efectivos en ambos ca­le­n­da­rios.

Asimismo, es posible re­gi­s­trar­se en ca­le­n­da­rios propios o públicos (por ejemplo, de clubes de­po­r­ti­vos o aso­cia­cio­nes), de manera que estas fechas también se incluyan en la pla­ni­fi­ca­ción semanal y mensual.

A co­n­ti­nua­ción, en­co­n­tra­rás tres métodos di­fe­re­n­tes para vincular Outlook y Google Calendar.

Importar Google Calendar a Outlook

Al importar un ca­le­n­da­rio, se obtiene una in­s­ta­n­tá­nea de los eventos del ca­le­n­da­rio en el momento en el que van a ser im­po­r­ta­dos. Si se realizan cambios en el ca­le­n­da­rio fuente (del que se importa la in­fo­r­ma­ción), no se ac­tua­li­za­rán au­to­má­ti­ca­me­n­te en el ca­le­n­da­rio de destino (al que han sido im­po­r­ta­dos todos los eventos). Por eso, este método para si­n­cro­ni­zar Outlook y Google Calendar es de utilidad es­pe­cia­l­me­n­te cuando quieres añadir re­co­r­da­to­rios o citas fijos: cu­m­plea­ños, horas de cierre de oficinas, ani­ve­r­sa­rios, etc. Sea como fuere, para importar Google Calender a Outlook o a otro ca­le­n­da­rio, primero debes ex­po­r­tar­lo.

Exportar Google Calendar

Para exportar el ca­le­n­da­rio de Google, primero has de acceder a tu cuenta de Google de forma habitual. A co­n­ti­nua­ción, haz clic en el botón “Calendar” para iniciar el programa. En el icono de la rueda dentada en la barra de menú superior puedes abrir la co­n­fi­gu­ra­ción de la apli­ca­ción de ca­le­n­da­rio haciendo clic en el elemento de menú co­rre­s­po­n­die­n­te.

Se­le­c­cio­na “Importar y exportar” en el menú de na­ve­ga­ción de la izquierda y haz clic en “Exportar” bajo la opción con el mismo nombre. Google creará au­to­má­ti­ca­me­n­te un archivo co­m­pri­mi­do con toda la in­fo­r­ma­ción sobre tus citas y eventos en formato iCal.

Ahora de­s­co­m­pri­me el archivo exportado usando el software apropiado (por ejemplo, WinRAR) para poder im­po­r­tar­lo a Outlook.

Importar Google Calendar

Para importar el ca­le­n­da­rio de Google uti­li­za­n­do la apli­ca­ción de es­cri­to­rio de Outlook, primero hay que abrir dicha apli­ca­ción. A co­n­ti­nua­ción, abre la pestaña “Archivo” y se­le­c­cio­na la opción “Abrir y exportar”.

Haz clic en “Importar o exportar” para abrir el asistente que permite importar y/o exportar archivos y co­n­fi­gu­ra­cio­nes.

Se­le­c­cio­na la opción “Importar archivo iCalendar (.ics) o vCalendar (.vcs)” y clica en “Siguiente”.

Abre el archivo .ics extraído y decide si quieres im­po­r­tar­lo a tu ca­le­n­da­rio o abrirlo como ca­le­n­da­rio nuevo. Según la opción que elijas, las citas de tu ca­le­n­da­rio de Google se verán dentro de tu ca­le­n­da­rio de Outlook o las verás en uno nuevo en la sección “Otro ca­le­n­da­rio”.

¿Cómo importo Google Calendar en la Outlook Web App?

Por supuesto, también puedes importar el ca­le­n­da­rio de Google a la apli­ca­ción web de Outlook (OWA). En primer lugar, re­gí­s­tra­te en la página de OWA e inicia sesión como de costumbre. Cambia a la vista de ca­le­n­da­rio haciendo clic en el pequeño icono de ca­le­n­da­rio en la parte inferior izquierda.

Para insertar el archivo exportado de Google Calendar, haz clic en “Añadir ca­le­n­da­rio” y se­le­c­cio­na “Cargar desde archivo” en el menú que aparece.

En el menú Importar, se­le­c­cio­na el archivo exportado .ics con la función Examinar. Aquí también puedes de­te­r­mi­nar a qué ca­le­n­da­rio de Outlook debe im­po­r­tar­se tu ca­le­n­da­rio de Google, en el caso de tener di­fe­re­n­tes hojas de ca­le­n­da­rio en Outlook. Confirma el proceso de im­po­r­ta­ción haciendo clic en “Importar”.

Abonarse a Google Calendar con Outlook

Para poder disponer en tu propio ca­le­n­da­rio de Outlook de los datos más recientes del ca­le­n­da­rio de Google tendrás que su­s­cri­bi­r­te a Google Calendar. Si tienes la dirección in­di­vi­dual del ca­le­n­da­rio de otra persona, también puedes su­s­cri­bi­r­te a ese ca­le­n­da­rio. De este modo, puedes, por ejemplo, si­n­cro­ni­zar el ca­le­n­da­rio de tu pareja, de tus co­m­pa­ñe­ros de trabajo o de una aso­cia­ción de la que seas miembro con el tuyo propio. Así podrás ver todas las citas de una pasada, sin perderte ni olvidar reunión o evento alguno.

Si te suscribes a un ca­le­n­da­rio, este se vincula al tuyo. Bá­si­ca­me­n­te, es el proceso que se sigue para su­s­cri­bi­r­se a una red social: en el momento en el que el pro­pie­ta­rio de un ca­le­n­da­rio al que estás suscrito cambie o añada algo a su ca­le­n­da­rio, tu ca­le­n­da­rio también se mo­di­fi­ca­rá con la nueva in­fo­r­ma­ción.

Su­s­cri­bi­r­se a Google Calendar con la apli­ca­ción de es­cri­to­rio de Outlook

Para su­s­cri­bi­r­te a tu propio Google Calendar desde tu cuenta de Outlook, necesitas la dirección iCal adecuada, di­s­po­ni­ble en la co­n­fi­gu­ra­ción de Google Calendar. Abre la apli­ca­ción de Google y a co­n­ti­nua­ción el menú de co­n­fi­gu­ra­ción haciendo clic en “Co­n­fi­gu­rar y compartir”.

En “Integrar el ca­le­n­da­rio” en­co­n­tra­rás la dirección URL que necesitas en formato iCal. Si deseas exportar el ca­le­n­da­rio solo con fines privados, copia la URL con el nombre “Dirección secreta en formato iCal”. Si quieres hacer público tu ca­le­n­da­rio, entonces has de se­le­c­cio­nar y copiar la dirección pública.

Ahora cambia a tu cuenta de Outlook. Tras ajustar la vista de ca­le­n­da­rio (1.), se­le­c­cio­na “Abrir ca­le­n­da­rio” y “Desde Internet…”(2.).

Aparecerá la ventana “Nueva su­s­cri­p­ción a ca­le­n­da­rio de Internet”, en la que deberás in­tro­du­cir la URL de iCal pre­via­me­n­te copiada del ca­le­n­da­rio de Google antes de hacer clic en “Aceptar”.

Una vez aceptado, te habrás suscrito a Google Calendar con tu cuenta Outlook. Ahora deberías poder ver todas las citas actuales y futuras de tu ca­le­n­da­rio de Google en Outlook.

Su­s­cri­p­ción a Google Calendar desde la web de Outlook

Su­s­cri­bi­r­se a Google Calendar desde la apli­ca­ción web implica un proceso muy similar al de la su­s­cri­p­ción en la apli­ca­ción de es­cri­to­rio: en primer lugar, por supuesto, es necesario conocer la dirección iCal de Google Calendar antes de iniciar sesión en la cuenta de Outlook. A co­n­ti­nua­ción, se accede a la web de Outlook y se pasa a la vista de ca­le­n­da­rio. Acto seguido se clica en “Añadir ca­le­n­da­rio”.

Se­le­c­cio­na “Su­s­cri­bi­r­se desde la web…” en las opciones que aparecen en la lista.

Ahora introduce la URL de iCal de tu ca­le­n­da­rio de Google y es­pe­ci­fi­ca el nombre deseado. También puedes darle un color o un símbolo al ca­le­n­da­rio. Haz clic en “Importar” para su­s­cri­bi­r­te al ca­le­n­da­rio.

Ya puedes acceder a tu ca­le­n­da­rio de Google en cualquier momento y ver las citas que has in­tro­du­ci­do en el ca­le­n­da­rio de Outlook. Sin embargo, no puedes in­tro­du­cir tus propias citas en el ca­le­n­da­rio al que te has suscrito.

Si­n­cro­ni­zar ca­le­n­da­rios de Outlook y Google con apli­ca­cio­nes de terceros

Para si­n­cro­ni­zar los ca­le­n­da­rios de Outlook y Google entre sí, también puedes recurrir a un programa in­de­pe­n­die­n­te. Es más, existen algunos programas gratuitos. Es el caso del software de código abierto Outlook Google Calendar Sync o de otras so­lu­cio­nes de pago como Sync2. Te mo­s­tra­re­mos como si­n­cro­ni­zar los ca­le­n­da­rios con estas dos he­rra­mie­n­tas.

Cómo realizar la si­n­cro­ni­za­ción de ca­le­n­da­rios con Outlook Google Calendar Sync

Paso 1. Descarga Outlook Google Calendar Sync desde la página oficial del proyecto.

Paso 2. Puedes abrir el asistente de si­n­cro­ni­za­ción haciendo doble clic en el archivo de­s­ca­r­ga­do. Sin embargo, antes de poder iniciar el proceso de si­n­cro­ni­za­ción, debes es­pe­ci­fi­car tus cuentas de Outlook y Google en la co­n­fi­gu­ra­ción. Cambia a la pestaña “Settings”, donde primero has de in­tro­du­cir la dirección que deseas vincular con el servicio de correo de Microsoft en “Outlook”. A co­n­ti­nua­ción, en “Google”, conéctate a tu cuenta de Google haciendo clic en “Retrieve Calendars” e iniciando sesión en dicha cuenta.

Por último, se utilizan las “Sync Options” para definir los pa­rá­me­tros de si­n­cro­ni­za­ción. Por ejemplo, en qué in­te­r­va­los se deben ac­tua­li­zar los ca­le­n­da­rios o qué colores se deben utilizar para cada categoría. Estos ajustes se pueden cambiar después en cualquier momento.

Paso 3. Guarda los ajustes y vuelve a la pestaña “Sync”. Haz clic en “Start Sync” para reunir las fechas de los ca­le­n­da­rios de Outlook y Google se­le­c­cio­na­dos.

Si­n­cro­ni­zar Google Calendar y Outlook con Sync2

Paso 1. Descarga el programa de la web oficial de Sync2.

Paso 2. Instala e inicia el programa en el PC. El asistente de co­n­fi­gu­ra­ción de si­n­cro­ni­za­ción te ofrecerá varias opciones de­pe­n­die­n­do de las cuentas que desees si­n­cro­ni­zar. Para vincular Outlook y Google Calendar, se­le­c­cio­na la opción de servicios de Google.

Paso 3. Una vez se­le­c­cio­na­da la opción de los servicios de Google e indicados los datos que quieres si­n­cro­ni­zar, aparecerá la ventana de inicio de sesión de Google. Re­gí­s­tra­te como de costumbre con tus datos de acceso.

Paso 4. Después de iniciar sesión, Sync2 conecta au­to­má­ti­ca­me­n­te tu cuenta de Google con el ca­le­n­da­rio de Outlook.

El ca­le­n­da­rio de Google se encuentra ahora si­n­cro­ni­za­do con el ca­le­n­da­rio de Outlook. Para co­m­pro­bar­lo, introduce una cita o evento en Google Calendar. Esta fecha debería aparecer poco después en el ca­le­n­da­rio de Outlook. En caso de que no haya aparecido, ten en cuenta el periodo que has in­tro­du­ci­do en el campo sobre el intervalo de si­n­cro­ni­za­ción, que puedes ajustar a tus ne­ce­si­da­des.