Archivo OST en Outlook: qué es y cómo funciona

Un archivo OST (Offline Storage Table) es una copia local del buzón de Outlook. Te permite acceder a correos ele­c­tró­ni­cos, contactos y ca­le­n­da­rios incluso sin conexión a Internet. Los datos ori­gi­na­les pe­r­ma­ne­cen siempre en el servidor; el archivo OST solo actúa como copia para trabajar sin conexión y si­n­cro­ni­za los cambios cuando vuelves a estar online. Aquí te ex­pli­ca­mos cómo funcionan los archivos OST, dónde se almacenan y en qué se di­fe­re­n­cian de los archivos PST.

¿Qué es un archivo OST?

Un archivo OST (Offline Storage Table) es la copia local de un buzón de Outlook que se crea au­to­má­ti­ca­me­n­te al usar cuentas de Exchange, Microsoft 365 o IMAP. Gracias a él puedes acceder a correos ele­c­tró­ni­cos, ca­le­n­da­rios y contactos incluso sin conexión a Internet. Los datos ori­gi­na­les pe­r­ma­ne­cen siempre en el servidor, mientras que el archivo OST actúa como copia para trabajar sin conexión y si­n­cro­ni­za los cambios en cuanto vuelves a co­ne­c­tar­te.

En las versiones actuales de Microsoft Outlook, el al­ma­ce­na­mie­n­to de tus correos y demás in­fo­r­ma­ción se realiza en forma de archivos OST. Outlook descarga los datos del servidor de correo y los guarda te­m­po­ra­l­me­n­te en un archivo OST, lo que garantiza el acceso sin conexión mientras el servidor mantiene la copia principal.

Las versiones más recientes de Outlook incluyen mejoras en el al­ma­ce­na­mie­n­to en caché sin conexión, como un control más preciso de los datos de­s­ca­r­ga­dos o un mejor re­n­di­mie­n­to al trabajar con archivos OST grandes. En entornos de Microsoft 365 y archivos en la nube, el archivo OST puede ser más pequeño, ya que es necesario guardar menos in­fo­r­ma­ción lo­ca­l­me­n­te.

Nota: este artículo se refiere a Outlook (clásico). En el nuevo Outlook para Windows, el al­ma­ce­na­mie­n­to sin conexión y la co­m­pa­ti­bi­li­dad con los archivos PST pueden funcionar de forma diferente.

¿Para qué sirven los archivos OST?

Outlook utiliza archivos OST en cuentas de Exchange, Microsoft 365, IMAP y Outlook.com para pe­r­mi­ti­r­te acceder y trabajar con tus correos y otros datos incluso sin conexión a Internet. A di­fe­re­n­cia de los archivos PST, que también pueden mo­di­fi­car­se sin conexión porque funcionan como al­ma­ce­na­mie­n­to local in­de­pe­n­die­n­te, los cambios rea­li­za­dos en un archivo OST solo se aplican de forma de­fi­ni­ti­va cuando Outlook vuelve a co­ne­c­tar­se y si­n­cro­ni­za esos cambios con el servidor.

Ventajas y de­s­ve­n­ta­jas de un archivo OST

El mayor beneficio de un archivo OST en Outlook es el al­ma­ce­na­mie­n­to central en el servidor de correo. Esto te permite acceder a tus datos desde cualquier lugar y di­s­po­si­ti­vo. Si tu ordenador sufre un fallo, solo se perderá la copia local; los datos que pe­r­ma­ne­cen en el servidor seguirán intactos. Para recuperar un archivo OST dañado o perdido, basta con volver a co­n­fi­gu­rar la cuenta en Outlook y dejar que se si­n­cro­ni­ce de nuevo.

OST y PST: ¿cuál es la di­fe­re­n­cia?

El archivo de datos de Outlook PST es la al­te­r­na­ti­va al archivo OST. “PST” significa Personal Storage Table, y en este caso Outlook descarga los datos del servidor y los guarda lo­ca­l­me­n­te en el di­s­po­si­ti­vo en formato PST. Un archivo OST, en cambio, funciona como copia sin conexión: solo almacena te­m­po­ra­l­me­n­te los datos en tu ordenador, mientras que la versión original permanece en el servidor.

La di­fe­re­n­cia entre un archivo OST y un archivo PST depende de la co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta en Outlook. Las cuentas POP descargan los correos mediante el protocolo POP3 y los guardan en formato .pst, que actúa como archivo de datos local principal. Las cuentas IMAP utilizan un archivo .ost como caché para trabajar sin conexión.

Es im­po­r­ta­n­te entender que los cambios rea­li­za­dos en un archivo PST local son cambios directos en los datos ori­gi­na­les. Por ello, si un archivo PST se pierde o se daña, también se pierden los datos que contiene, y solo pueden re­cu­pe­rar­se con he­rra­mie­n­tas de re­cu­pe­ra­ción. En el caso de los archivos OST, los cambios hechos sin conexión se si­n­cro­ni­zan au­to­má­ti­ca­me­n­te con el servidor cuando vuelves a co­ne­c­tar­te, ya que el servidor guarda la copia principal.

En algunas versiones antiguas de Outlook (como 2013 o 2016), al usar cuentas IMAP u Outlook.com se podían crear carpetas marcadas como “Solo en este ordenador”. Esos elementos se guardaban úni­ca­me­n­te de forma local y se perdían si el archivo OST se dañaba o si cambiabas de cuenta. Hoy esta función es más bien un caso especial histórico y ya no tiene un papel relevante en las versiones actuales.

Co­m­pa­ra­ti­va: archivos OST vs. PST

Una ventaja im­po­r­ta­n­te del archivo PST es que, si tu buzón empieza a quedarse sin espacio, puedes mover datos a un archivo PST local y archivar correos ele­c­tró­ni­cos con Outlook para liberar capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to de forma sencilla.

¿Dónde se en­cue­n­tran los archivos OST?

Puedes acceder a las carpetas donde Outlook guarda sus archivos de datos (tanto PST como OST) siguiendo estos pasos:

• Paso 1: abre la pestaña “Archivo” en Outlook.
• Paso 2: haz clic en “Co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta” y, de nuevo, en “Co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta”.
• Paso 3: en la pestaña “Archivos de datos”, se­le­c­cio­na una entrada y haz clic en “Abrir ubicación de archivo…”.

También puedes encontrar los archivos OST di­re­c­ta­me­n­te en el di­re­c­to­rio <unidad>\Usuarios<no­m­bre­deu­sua­rio>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Ten en cuenta que los archivos OST solo pueden uti­li­zar­se junto con la cuenta de Outlook a la que están vi­n­cu­la­dos. En las versiones más recientes de Outlook, la ubicación del archivo ya no puede mo­di­fi­car­se fá­ci­l­me­n­te desde la interfaz. Té­c­ni­ca­me­n­te es posible hacerlo mediante la clave de registro ForceOSTPath.