La firma de correo ele­c­tró­ni­co pro­fe­sio­nal: lo que debes saber

Tanto en el ámbito pro­fe­sio­nal como en el personal, una firma de correo ele­c­tró­ni­co bien diseñada transmite una imagen seria y cuidada. En este artículo de­s­cu­bri­rás qué datos son obli­ga­to­rios, cómo darle un diseño atractivo y qué pla­n­ti­llas y he­rra­mie­n­tas pueden ayudarte a crearla fá­ci­l­me­n­te.

¿Qué debe incluir una firma de correo ele­c­tró­ni­co?

Una buena firma de correo ele­c­tró­ni­co reúne toda la in­fo­r­ma­ción de contacto relevante, se presenta de forma clara y cuenta con un diseño propio. Según su finalidad (pro­fe­sio­nal o privada, los re­qui­si­tos pueden variar.

Datos obli­ga­to­rios en las firmas de correo ele­c­tró­ni­co pro­fe­sio­na­les

A di­fe­re­n­cia de otros países, en Estados Unidos no existe una obli­ga­ción legal de incluir datos concretos en las firmas de correo ele­c­tró­ni­co. Sin embargo, añadir cierta in­fo­r­ma­ción ayuda a proyectar una imagen pro­fe­sio­nal:

Elementos ese­n­cia­les:

• Nombre completo de la persona remitente
• Cargo o puesto de trabajo
• Nombre de la empresa
• In­fo­r­ma­ción de contacto (teléfono, correo ele­c­tró­ni­co)
• Página web de la empresa

Elementos op­cio­na­les:

• Dirección de la oficina
• Enlaces a redes sociales
• Notas sobre festivos o eventos de la empresa
• Avisos de co­n­fi­de­n­cia­li­dad o re­s­po­n­sa­bi­li­dad legal

En general, no se re­co­mie­n­da utilizar la firma de correo ele­c­tró­ni­co con fines pu­bli­ci­ta­rios. Los elementos op­cio­na­les pueden aportar claridad y pro­fe­sio­na­li­dad, pero no son un requisito legal.

Firmas privadas

En los correos ele­c­tró­ni­cos pe­r­so­na­les no existe ninguna obli­ga­ción legal, aunque añadir una firma puede resultar útil, por ejemplo, para ofrecer otras vías de contacto o dar vi­si­bi­li­dad a proyectos propios.

In­fo­r­ma­ción habitual que se suele incluir:

• Nombre y apellidos
• Número de teléfono fijo o móvil
• Dirección de correo ele­c­tró­ni­co
• Página web personal
• Perfiles en redes sociales

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Elementos adi­cio­na­les como citas o emojis conviene uti­li­zar­los con mo­de­ra­ción y solo cuando sea apropiado según el contexto.

¿Cómo debe ser una firma de correo ele­c­tró­ni­co?

El diseño de la firma influye di­re­c­ta­me­n­te en la impresión de pro­fe­sio­na­li­dad que transmite. Una es­tru­c­tu­ra clara y un formato sobrio son fu­n­da­me­n­ta­les.

Re­co­me­n­da­cio­nes para un buen diseño

• Separar la in­fo­r­ma­ción con párrafos o barras ve­r­ti­ca­les
• No utilizar más de dos ti­po­gra­fías
• Aplicar los colores co­r­po­ra­ti­vos con di­s­cre­ción
• Incluir espacios en blanco para mejorar la le­gi­bi­li­dad
• Opcional: añadir una imagen o el logotipo (de forma moderada)

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Consejos de formato

• Usar negrita para destacar el nombre o el cargo
• Emplear un tamaño de letra más reducido para la in­fo­r­ma­ción legal
• Preferir formato HTML o Rich Text en lugar de solo texto (co­m­pro­ba­n­do siempre la co­m­pa­ti­bi­li­dad)

Evita los diseños demasiado re­ca­r­ga­dos: resultan poco pro­fe­sio­na­les y di­fi­cu­l­tan la lectura, como se aprecia en el siguiente ejemplo.

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Elementos de diseño op­cio­na­les

• Logotipo de la empresa
• Fo­to­gra­fía del remitente
• Claim o eslogan co­r­po­ra­ti­vo
• Avisos sobre va­ca­cio­nes de la empresa
• Enlaces a redes sociales

Asegúrate de que las imágenes estén bien in­cru­s­ta­das y que el peso de los archivos sea lo más bajo posible para no ra­le­n­ti­zar la carga.

Firma de correo ele­c­tró­ni­co: pla­n­ti­llas para distintas pro­fe­sio­nes

Utiliza estas pla­n­ti­llas para crear tu firma de correo ele­c­tró­ni­co de forma rápida. Copia los ejemplos de firmas pro­fe­sio­na­les y adáptalos a tus ne­ce­si­da­des.

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Plantilla 3: agentes in­mo­bi­lia­rios