Así puedes gestionar los WordPress roles

Para que un sitio web funcione de forma idónea y se eviten co­m­pli­ca­cio­nes, es im­po­r­ta­n­te que cada usuario conozca exac­ta­me­n­te sus tareas y derechos y que estos estén cla­ra­me­n­te definidos. En WordPress, si­m­ple­me­n­te se co­n­fi­gu­ran roles para permitir un proceso fluido. Aquí apre­n­de­rás cómo gestionar los derechos de los WordPress roles, qué roles hay y qué debes tener en cuenta a la hora de co­n­fi­gu­rar­los.

Los roles de usuario en WordPress o WordPress user roles de­te­r­mi­nan los derechos y accesos que tiene un usuario en una web. Al fin y al cabo, una web implica muchas tareas, pero no hacen falta todos los co­la­bo­ra­do­res para cada paso, por lo que no todos tienen por qué estar au­to­ri­za­dos para hacer todos los cambios. Las ac­ti­vi­da­des van desde la creación de nuevas entradas hasta la adición de nuevos usuarios o la in­s­ta­la­ción de plugins. Por todo ello, es re­co­me­n­da­ble que todo el mundo conozca su trabajo y se evite, desde el principio, cualquier co­m­po­r­ta­mie­n­to no aceptado o incluso pe­r­ju­di­cial.

Por ejemplo, si creas un sitio web para un cliente, está claro que este debe poder acceder al contenido, pero, sin embargo, no es necesario que tenga capacidad para hacer cambios en un tema. Los roles de WordPress en tu propia web siguen una dinámica parecida.

Un redactor de co­n­te­ni­dos no tiene por qué y no debería poder acceder a los plugins; sin embargo, para los co­la­bo­ra­do­res que quieran ilustrar o modificar sus propios co­n­te­ni­dos, los derechos co­rre­s­po­n­die­n­tes son im­pre­s­ci­n­di­bles. Una di­s­tri­bu­ción bien pensada y estricta de los roles en WordPress, unos permisos de usuario bien definidos y unas obli­ga­cio­nes co­mu­ni­ca­das con claridad ga­ra­n­ti­zan procesos fluidos y un trabajo más eficaz y seguro.

En función de la versión, hay cinco o seis roles de usuario di­fe­re­n­tes que se pueden co­n­fi­gu­rar en WordPress. Es im­po­r­ta­n­te di­s­tri­buir las tareas de forma sensata desde el principio y conceder los derechos co­rre­s­po­n­die­n­tes en co­n­se­cue­n­cia.

Toda web cuenta con un ad­mi­ni­s­tra­dor desde el principio. El ad­mi­ni­s­tra­dor tiene todos los permisos, acceso a todas las ca­pa­ci­da­des y puede asignar a otros usuarios su rol en WordPress. El ad­mi­ni­s­tra­dor puede añadir o eliminar nuevos usuarios, instalar ac­tua­li­za­cio­nes o plugins, cambiar los temas y, además, tiene el control sobre todo el sitio web.

Por lo tanto, esta tarea debe asignarse a un usuario que pueda asumir esta re­s­po­n­sa­bi­li­dad, que sea de confianza y que tenga una visión general de todos los procesos. También es re­co­me­n­da­ble que solo una persona actúe como ad­mi­ni­s­tra­dor y que el acceso se proteja mediante una co­n­tra­se­ña .htaccess.

Los editores son re­s­po­n­sa­bles de las pu­bli­ca­cio­nes de la web. Un editor puede crear, modificar, publicar y eliminar entradas y páginas. También puede realizar todas estas acciones con entradas y páginas creadas por otros usuarios. Por lo tanto, la tarea principal gira en torno al contenido del sitio web y, en el caso de un equipo grande, también la su­pe­r­vi­sión de otros usuarios. En cambio, un editor no puede instalar plugins, temas o ac­tua­li­za­cio­nes.

A di­fe­re­n­cia de los dos roles an­te­rio­res de WordPress, el autor solo es re­s­po­n­sa­ble de su propio contenido. Por lo tanto, no puede corregir, publicar o eliminar las co­n­tri­bu­cio­nes de otros usuarios. A cambio, puede publicar, editar y eliminar sus propias entradas y cargar archivos mu­l­ti­me­dia como imágenes y vídeos. Los autores pueden asignar sus entradas a las ca­te­go­rías ya exi­s­te­n­tes, pero no pueden crear sus propias ca­te­go­rías.

El co­la­bo­ra­dor (en inglés co­n­tri­bu­tor) está su­bo­r­di­na­do al editor. Aunque puede escribir y crear sus propias entradas, un editor (o el ad­mi­ni­s­tra­dor) debe en­ca­r­gar­se de la pu­bli­ca­ción. Los co­la­bo­ra­do­res no tienen la po­si­bi­li­dad de modificar ni borrar sus propias entradas más adelante, ni pueden acceder a las entradas de otros usuarios. Esto hace que este rol sea ideal para co­la­bo­ra­do­res externos o autores invitados que aportan co­n­te­ni­dos pero que no pueden, o no deben, asumir ningún tipo de re­s­po­n­sa­bi­li­dad dentro de la web.

Los se­gui­do­res no tienen ca­pa­ci­da­des o derechos activos en WordPress Pla­ceho­l­der: e-book para pri­n­ci­pia­n­tes de WordPress. Solo pueden cambiar y adaptar su propio perfil. En cambio, tienen acceso y pueden leer todas las entradas de la web. Este modelo es es­pe­cia­l­me­n­te adecuado para los usuarios a los quieres conceder acceso a co­n­te­ni­dos ex­clu­si­vos de la página. Pero no existe ningún tipo de co­la­bo­ra­ción.

Estos roles de WordPress solo existen en sistemas mu­l­ti­si­tio. El sú­pe­ra­d­mi­ni­s­tra­dor tiene todos los derechos y acceso a todas las webs de la red y es superior a los ad­mi­ni­s­tra­do­res de cada página in­di­vi­dual. Solo él puede instalar temas, gestionar plugins e incluso eliminar páginas in­di­vi­dua­les.

Mientras que los roles de usuario de WordPress me­n­cio­na­dos an­te­rio­r­me­n­te están incluidos de serie, algunos plugins también permiten co­n­fi­gu­rar roles adi­cio­na­les con tareas y ca­pa­ci­da­des di­fe­re­n­tes y cla­ra­me­n­te definidas. Algunos ejemplos son las funciones de gestor en las tiendas o los editores de SEO.

En el backend bien or­ga­ni­za­do se pueden definir los WordPress roles y asignar los distintos permisos de usuario de forma re­la­ti­va­me­n­te fácil e intuitiva.

1. Primero haz clic en la opción de menú “Usuarios” de la barra de la izquierda y se­le­c­cio­na “Añadir nuevo”.
2. En la ad­mi­ni­s­tra­ción de usuarios verás in­me­dia­ta­me­n­te qué entradas son obli­ga­to­rias y cuáles son vo­lu­n­ta­rias.
3. En primer lugar, aparece el nombre de usuario. No se trata del nombre real del usuario. Por razones de seguridad, el nombre de usuario no debe contener ninguna re­fe­re­n­cia al nombre y los apellidos reales del nuevo usuario.
4. La dirección de correo ele­c­tró­ni­co se utiliza para enviar al usuario los datos de acceso. Cada dirección de correo solo se puede usar una vez.
5. La in­di­ca­ción del nombre y los apellidos es vo­lu­n­ta­ria. Si no rellenas estos campos, los mensajes se pu­bli­ca­rán con el nombre de usuario. Aunque el nombre real deja una imagen más pro­fe­sio­nal y personal.
6. La in­di­ca­ción de la web también es vo­lu­n­ta­ria. Solo sirve para que el usuario pueda enlazar su propia presencia web si lo desea.
7. La co­n­tra­se­ña se genera au­to­má­ti­ca­me­n­te cuando se crean nuevos roles en WordPress. Sin embargo, al iniciar la sesión por primera vez, se pide al nuevo usuario que defina una nueva co­n­tra­se­ña. Para proteger tu web y tus datos de la mejor manera, debes crear una co­n­tra­se­ña segura. Además, es re­co­me­n­da­ble usar un gestor de co­n­tra­se­ñas.
8. En el último punto, puedes se­le­c­cio­nar entre los di­fe­re­n­tes roles de WordPress y asignar una posición y, por tanto, los permisos del nuevo usuario WordPress.

El ad­mi­ni­s­tra­dor puede gestionar sin problema nombres, datos, co­n­tra­se­ñas o roles de usuario de WordPress o cambiar entradas in­di­vi­dua­les del panel de ad­mi­ni­s­tra­dor web. Para ello, basta con hacer clic de nuevo en “Usuarios” en el lado izquierdo y luego en “Todos los usuarios”. Debajo del usuario que deseas editar, en­co­n­tra­rás la opción “Editar”.

El ma­n­te­ni­mie­n­to, la visión de conjunto y la ad­mi­ni­s­tra­ción de cada una de las funciones de WordPress pueden resultar tareas muy confusas y requerir mucho tiempo, es­pe­cia­l­me­n­te en el caso de equipos grandes con muchos editores y autores di­fe­re­n­tes. Para estos casos, hay varios plugins de WordPress para adaptar roles y derechos de acceso y para ayudarte a no perder la pe­r­s­pe­c­ti­va.

Si un usuario ya no trabaja para ti o para tu web, no hay problema en eli­mi­nar­lo en el backend. De este modo, ma­n­te­n­drás el orden por un lado y te ase­gu­ra­rás, por otro, de que el antiguo co­la­bo­ra­dor ya no tenga acceso al contenido de tu web. Para ello, vuelve a hacer clic en “Usuarios” en la barra lateral izquierda y luego en “Todos los usuarios”. Ahora pon una marca de ve­ri­fi­ca­ción junto al usuario que deseas eliminar y haz clic en la opción “Borrar” del menú de­s­ple­ga­ble situado en la parte superior izquierda, en “Acciones en lote”.

Dado que es posible que necesites conservar el contenido creado por el usuario, WordPress ahora te da la opción de asignar las pu­bli­ca­cio­nes del usuario a otro usuario. También puedes eliminar todo el contenido del usuario y hacer clic en “Confirmar borrado”.