Cómo una buena gestión de datos optimiza el uso de la información

La gestión de datos es una disciplina relativamente reciente dentro de las tecnologías de la información, surgida como respuesta al aumento de la interconexión y al creciente volumen de datos en las empresas actuales. La investigación académica también se interesa por este ámbito. La ciencia de datos es un campo científico nuevo que se centra, entre otros aspectos, en el almacenamiento y la correcta vinculación de los datos, así como en la búsqueda eficiente en grandes volúmenes de información.

Gestión de datos: qué es y en qué consiste

La gestión de datos (también conocida como data management) establece requisitos claros para el tratamiento de la información digital. Más que una acción puntual, se entiende como un proceso continuo. Ya desde la fase de recopilación y captura o introducción de datos es necesario organizarlos correctamente. La minimización de datos y la calidad de la información son factores clave que siempre deben considerarse. Además de proteger los datos, estos deben ser pertinentes para la finalidad prevista; es decir, no hay que perder de vista su utilidad práctica. También conviene valorar qué información debe archivarse y durante cuánto tiempo. Los datos que dejen de ser necesarios deben poder localizarse fácilmente y eliminarse de forma segura.

Tipos de datos

Para planificar la gestión de datos primero identifica qué tipos de información maneja tu organización. Clasificarla en categorías te ayudará a trabajar de forma más ordenada y a evitar que algún ámbito quede fuera:

• Datos personales: se trata de información vinculada directamente a personas concretas, como nombres, números de teléfono o direcciones. También entran en esta categoría los datos de consumo, las métricas o los hábitos de compra. Pueden referirse a clientes, empleados o incluso a terceros, y por eso necesitan una protección especial.
• Datos sensibles de la empresa: información interna como datos contables, documentos fiscales o secretos comerciales. Aunque cada organización tiene un interés natural en protegerlos, resulta útil definir en la estrategia de gestión de datos qué información concreta entra en esta categoría.
• Datos secundarios: datos que se generan con un fin distinto al inicial. Por ejemplo, la videovigilancia instalada para prevenir robos también puede registrar matrículas de vehículos de clientes. Otro caso son los registros de acceso en redes corporativas, que pueden almacenar direcciones IP de los usuarios.
• Datos públicos: información publicada de forma intencionada, como la que aparece en la página web corporativa o en folletos de empresa. En este caso es esencial respetar la normativa de propiedad intelectual y proteger los activos propios, como imágenes, eslóganes o logotipos, que pueden registrarse como diseños protegidos.

Gestión de datos: tareas y aplicación

El objetivo de la gestión de datos es integrar todos los procesos, desde la recopilación hasta el archivado o la eliminación de la información, siempre con la eficiencia en mente. Para ello se tiene en cuenta todo el ciclo de vida de los datos, conocido como data lifecycle management (DLM).

Recopilación de datos

El tratamiento de la información comienza con su recopilación. En este punto destacan dos aspectos clave:

1. Minimización de datos: solo debe recopilarse la información estrictamente necesaria. Esta obligación está recogida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) si tu empresa opera en la Unión Europea. Además, existen numerosas leyes estatales que regulan la recogida de datos, como la CCPA (California Consumer Privacy Act). Los datos solo pueden tratarse si la persona interesada ha dado su consentimiento o cuando sea necesario por motivos legales, como la elaboración de un contrato.
2. Calidad de los datos: registrar la información con precisión evita correcciones posteriores o solicitudes innecesarias. Lo ideal es almacenar los datos desde el inicio en el formato en el que se vayan a utilizar, ya que cada conversión o transferencia puede introducir errores.

Almacenamiento de datos

La elección del lugar y del formato de almacenamiento es un factor decisivo. Además de guardar los datos de forma local, también existe la opción de recurrir al almacenamiento en la nube. Ambas alternativas presentan ventajas e inconvenientes, por lo que, para la información más crítica, suele recomendarse una estrategia combinada:

Cuando se gestionan grandes volúmenes de información, lo más adecuado es utilizar bases de datos. Si se emplea software especializado, como programas de contabilidad o de gestión de inventario, la cuestión del almacenamiento suele estar resuelta. En estos casos conviene comprobar la compatibilidad con sistemas externos y que existan opciones de exportación, como la generación de informes exigidos por la normativa fiscal.

Seguridad de los datos

La seguridad de los datos es una parte fundamental y a la vez compleja de la gestión de la información. Los datos deben estar protegidos frente a pérdidas, modificaciones no autorizadas y accesos indebidos. El Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) ofrece directrices completas, incluido su Marco de Ciberseguridad, que se actualiza de forma continua y recoge tanto las amenazas potenciales como las mejores prácticas. Además de identificar riesgos, este marco proporciona recomendaciones basadas en procesos para proteger sistemas y datos. Su acceso es gratuito y muchas certificaciones, como la ISO 27001, se ajustan a sus principios.

Principales riesgos de seguridad:

• Daños en el hardware por incendio, agua o sobretensión
• Pérdida de datos por errores humanos
• Infección por malware (p. ej., ransomware) y robo/exfiltración de datos
• Pérdida de información por fallos de software
• Robo de equipos o soportes de almacenamiento

Para mitigar estos riesgos, las soluciones deben combinar medidas técnicas (software de seguridad, cifrado, sistemas de detección de intrusiones) con medidas organizativas (planes de contingencia, sistemas contra incendios o alarmas antirrobo).

Buenas prácticas recomendadas:

• Actualizaciones periódicas: se debe elegir entre actualizaciones automáticas o manuales. Las primeras evitan olvidos, mientras que las segundas permiten comprobar posibles errores en versiones defectuosas.
• Contraseñas seguras: es recomendable establecer políticas para el uso de contraseñas complejas y renovarlas periódicamente. No obstante, un exceso de complejidad puede llevar a que se anoten y queden expuestas en el lugar de trabajo.
• Antivirus y firewall: contar con un antivirus actualizado es imprescindible en cualquier sistema. Según la complejidad de la red, también conviene utilizar un firewall o cortafuegos y, en entornos avanzados, un sistema de detección de intrusiones (IDS).
• Estrategia de copias de seguridad: probablemente la medida más importante. Los datos relevantes deben copiarse con regularidad, en medios seguros y, preferiblemente, en ubicaciones diferentes. En el caso de las bases de datos, no basta con copiar los archivos abiertos; la copia debe realizarse desde la propia aplicación o con herramientas específicas como MySQL-Dump.

Protección de datos

La protección de datos se diferencia de la seguridad de los datos, aunque en algunos puntos se solapan. Mientras que la seguridad busca evitar pérdidas o daños, el objetivo de la protección de datos es garantizar que las personas no autorizadas no accedan a información confidencial.

Los ámbitos principales son:

1. Evitar accesos externos no autorizados: requiere medidas de seguridad informática como el cifrado, el uso de cortafuegos y una adecuada gestión de vulnerabilidades.
2. Restringir el acceso interno a datos personales: implica establecer sistemas de gestión de permisos en el software utilizado. Así, los empleados solo acceden a la información que necesitan y, en algunos casos, de manera limitada. La transmisión cifrada y el almacenamiento seguro aportan una capa extra de protección, incluso en situaciones de robo de hardware o accesos indebidos desde dentro de la organización.

Requisitos de la empresa

La gestión de datos debe integrarse en los flujos de trabajo de la empresa de forma práctica e intuitiva. Esto facilita la aceptación por parte de los empleados y asegura la máxima eficacia. Muchos de los objetivos mencionados también repercuten en la eficiencia operativa: recopilar información innecesaria consume tiempo y puede incomodar a los clientes, mientras que un almacenamiento estructurado y seguro mejora la productividad.

En este contexto, puede ser recomendable que la empresa adopte una política de gobierno del dato (data governance), que establezca normas internas claras sobre cómo gestionar la información. Esta política debería contemplar la calidad de los datos, las herramientas para mejorarla (como las funciones de autocorrección), así como la definición de terminología y formatos uniformes.

Archivado

El archivado de datos que ya no son necesarios de forma inmediata también forma parte de las tareas habituales de una empresa. Esto incluye, por ejemplo, documentos cuya conservación es obligatoria por ley, como facturas o documentación fiscal. Por ello, el archivado debe integrarse en cualquier plan de gestión de datos.

• Almacenamiento separado: así se reduce el volumen de las copias de seguridad activas y se mejora la protección de la información archivada.
• Soportes adecuados: no todos los soportes sirven para archivar datos a largo plazo. Los discos duros deben encenderse periódicamente para comprobar su funcionamiento. Los discos ópticos (CD o DVD) son sensibles a factores externos y tienen una vida útil limitada. Una alternativa recomendable son las cintas magnéticas LTO, que ofrecen gran durabilidad y un coste reducido de los cartuchos, aunque requieren una inversión inicial en hardware y una manipulación más compleja.

Eliminación

Los datos que ya no se necesitan deben eliminarse de forma segura, liberando así a la empresa de la responsabilidad sobre su protección. Un plan de gestión de datos debe prever que la información pueda seleccionarse y borrarse de manera independiente, especialmente en el caso de los datos personales.

Es importante tener en cuenta que la eliminación estándar mediante las funciones del sistema operativo normalmente solo marca el espacio como disponible para sobrescribirlo, pero los datos permanecen físicamente en el disco hasta que otro archivo los sustituya. Para garantizar un borrado seguro, deben utilizarse herramientas o procedimientos especializados que sobrescriban la información varias veces o que destruyan físicamente el soporte cuando corresponda.

Otras obligaciones legales

Además de las leyes federales y estatales de privacidad, las empresas en Estados Unidos están sujetas a distintas normativas que exigen la protección de los datos personales. Si no se garantiza esa seguridad y los datos se usan de forma indebida, los responsables del negocio o sus directivos pueden ser considerados responsables legales. Entre las leyes y marcos más relevantes se encuentran:

• California Privacy Rights Act (CPRA)
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), para datos relacionados con la salud
• Gramm–Leach–Bliley Act (GLBA), para entidades financieras En algunos países, las empresas deben designar un delegado de protección de datos cuando alcanzan cierto tamaño. En Estados Unidos no existe un requisito federal general para las compañías privadas, aunque algunas leyes estatales, estándares del sector o compromisos contractuales sí pueden exigirlo, sobre todo en organizaciones grandes o que manejan datos sensibles.

Tipos de gestión de datos

La manera de organizar la gestión de datos depende en gran medida del tamaño de la empresa y de sus necesidades específicas. En el mercado existen distintos enfoques y soluciones integradas, entre ellos:

• Enterprise Resource Planning (ERP): ofrecen un enfoque integral, registrando y gestionando todos los recursos de la empresa (personal, materiales, equipos). Entre los fabricantes más conocidos están SAP, Sage, Oracle o Microsoft, aunque también existen alternativas de software libre como Odoo o OpenZ.
• Master Data Management (MDM): se centra en la centralización y actualización de los datos clave de la empresa, como datos de clientes, empleados o recursos. Su objetivo es garantizar una calidad de datos uniforme que facilite su uso y análisis. Este enfoque suele estar integrado en los sistemas ERP.
• Content Management System (CMS): sistemas de gestión de contenidos que, además de la publicación de información, pueden servir como intranet corporativa centralizada. Su flexibilidad permite integrar funciones adicionales como la gestión de formularios o bases de datos.
• Document Management System (DMS): sistemas centrados en la gestión documental. Facilitan la creación de formularios, así como el almacenamiento, organización y archivado de documentos de manera estructurada y segura.

Retos de la gestión de datos

La gestión de datos es un proceso dinámico que debe adaptarse de forma continua a nuevas exigencias. En este contexto, surgen desafíos que evolucionan con el tiempo.

Big data

El volumen de información no deja de crecer, lo que plantea demandas cada vez mayores a la gestión de datos, especialmente en:

• La escalabilidad del almacenamiento y de la capacidad de copias de seguridad
• La organización y la rápida localización de los datos necesarios
• La minimización de datos y el filtrado de la información realmente relevante

Seguridad

Los responsables de redes y sistemas se enfrentan a riesgos en constante evolución. El robo de información mediante ingeniería social o el sabotaje a través de ransomware son solo algunos ejemplos. Cuanto más digitaliza una empresa sus datos, mayor es su dependencia de la disponibilidad y del correcto funcionamiento de los sistemas corporativos. Por ello, resulta esencial estar al día sobre nuevos riesgos y prever medidas ante posibles fallos de hardware o pérdidas de acceso a los sistemas.

Requisitos legales

La entrada en vigor del RGPD generó mucha incertidumbre y obligó a las empresas que operan en la UE a realizar un esfuerzo considerable. Aun así, no es improbable que en el futuro surjan nuevas normativas o que se modifiquen las leyes existentes, lo que requerirá nuevas adaptaciones. Todo ello también puede repercutir en la forma de entender la gestión de datos.

Cambios en el entorno empresarial

Las transformaciones en la estructura o en los procesos de una empresa también deben reflejarse en la gestión de datos. Para ello, es recomendable utilizar sistemas escalables o fáciles de migrar. Además, las formaciones periódicas del personal en materia de gobierno de datos (data governance) suponen un esfuerzo adicional, pero son clave para garantizar la correcta aplicación de las políticas internas.