E-pro­cu­re­me­nt: el apro­vi­sio­na­mie­n­to ele­c­tró­ni­co

El apro­vi­sio­na­mie­n­to ele­c­tró­ni­co, más conocido como e-pro­cu­re­me­nt o ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt, es un concepto re­la­cio­na­do con las compras pro­fe­sio­na­les y se reduce prá­c­ti­ca­me­n­te al eCommerce en el ámbito del B2B. Es decir, este no hace re­fe­re­n­cia a los pedidos de clientes pa­r­ti­cu­la­res, sino más bien a las re­la­cio­nes co­me­r­cia­les entre empresas. En el ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt, no son los clientes pa­r­ti­cu­la­res quienes compran en una tienda online, sino que son las empresas las que utilizan so­lu­cio­nes digitales para regular las compras entre ellas. La uti­li­za­ción de te­c­no­lo­gías modernas, como la au­to­ma­ti­za­ción, plantea aquí algunas ventajas, pues a menudo se traduce en un ahorro de tiempo para las empresas.

En el trascurso de la di­gi­ta­li­za­ción, muchos sectores y procesos de trabajo en las empresas han ex­pe­ri­me­n­ta­do cambios. Es­pe­cia­l­me­n­te en lo relativo a la co­n­ta­bi­li­dad, los pro­ce­di­mie­n­tos se han vuelto más efi­cie­n­tes gracias a so­lu­cio­nes digitales, lo que también engloba a las compras. El hecho de que el e-pro­cu­re­me­nt sea cada vez más im­po­r­ta­n­te en ellas tiene que ver con que algunos productos y servicios, como el software o los servicios web, solo pueden ad­qui­ri­r­se di­gi­ta­l­me­n­te.

En la mayoría de los casos, el ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt se basa en los de­no­mi­na­dos sistemas de ERP (En­te­r­pri­se Resource Planing en inglés, sistemas de pla­ni­fi­ca­ción de recursos em­pre­sa­ria­les en español), so­lu­cio­nes de software creadas es­pe­cí­fi­ca­me­n­te para las empresas y sus ne­ce­si­da­des y que co­n­tri­bu­yen al control de los procesos co­me­r­cia­les y si­m­pli­fi­can la gestión de las me­r­ca­n­cías.

En principio, el e-pro­cu­re­me­nt es entendido como la rea­li­za­ción digital del apro­vi­sio­na­mie­n­to. Esto significa que no es necesario recurrir a fo­r­mu­la­rios de compra impresos o a catálogos y listas de precios en papel y la co­mu­ni­ca­ción con los pro­vee­do­res tiene lugar pri­n­ci­pa­l­me­n­te por vía digital. En el proceso del e-pro­cu­re­me­nt, las empresas recurren a software que permite de­sa­rro­llar procesos de trabajo con mayor efe­c­ti­vi­dad en el marco de las compras. Sin embargo, no está muy claro todo lo que abarca el ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt, puesto que, por ejemplo, antes de que existiera Internet, para las compras sí se recurría al pro­ce­sa­mie­n­to ele­c­tró­ni­co de datos (PED), pero en la mayoría de los casos aún se uti­li­za­ban recursos ana­ló­gi­cos. Por lo tanto, es difícil es­ta­ble­cer una de­li­mi­ta­ción exacta.

Hoy resulta decisivo para el e-pro­cu­re­me­nt que los procesos estén pe­r­fe­c­ta­me­n­te en­tre­la­za­dos entre sí. Lo ideal es que, tanto por parte de los pro­vee­do­res como de las empresas que compran, los sistemas trabajen sin ningún tipo de problema, porque es así como las empresas pueden comprobar, por ejemplo, si el proveedor co­rre­s­po­n­die­n­te tiene el producto deseado en stock y si el su­mi­ni­s­tra­dor ha recibido el pedido final en su aparato logístico.

Para co­mu­ni­car­se, ambas partes utilizan, en su mayoría, Internet. Algunas empresas prefieren recurrir a su propia red extranet para ga­ra­n­ti­zar una seguridad mayor de los datos. En estos casos los socios co­me­r­cia­les pueden, por ejemplo, acceder a la intranet de los otros a través de una conexión VPN, pero los datos se tra­n­s­mi­ten a través de un túnel IP.

Los sistemas de e-pro­cu­re­me­nt intentan ofrecer una solución digital para todas las etapas del proceso de compra o apro­vi­sio­na­mie­n­to. Dichos procesos de compra recurren a menudo a otros sectores de las empresas, lo que permite conectar el apro­vi­sio­na­mie­n­to ele­c­tró­ni­co con procesos y programas de otros de­pa­r­ta­me­n­tos.

En lo que respecta a las compras, gran parte del trabajo consiste en recabar ofertas y co­m­pa­rar­las. Estas ac­ti­vi­da­des pueden ce­n­tra­li­zar­se por medio de las so­lu­cio­nes del ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt, aunque ello depende de la co­n­fi­gu­ra­ción del sistema utilizado. En ocasiones, todas las ofertas se in­co­r­po­ran di­re­c­ta­me­n­te en el software o como mínimo se utilizan catálogos online para realizar las búsquedas. Asimismo, los catálogos internos aceleran los procesos.

En la mayoría de empresas se requieren procesos de au­to­ri­za­ción es­pe­cí­fi­cos antes de realizar tra­n­sac­cio­nes, pues no a todos los tra­ba­ja­do­res se les permite ejecutar los pedidos ne­ce­sa­rios, sino que las in­s­ta­n­cias su­pe­rio­res tienen que au­to­ri­zar­los. Este tipo de procesos se si­m­pli­fi­ca y acelera mediante los sistemas de e-pro­cu­re­me­nt. El software puede enviarse au­to­má­ti­ca­me­n­te a los si­guie­n­tes pa­r­ti­ci­pa­n­tes en el proceso de au­to­ri­za­ción. Bajo algunas ci­r­cu­n­s­ta­n­cias, basta con presionar un botón para iniciar el pedido, pero además, el software también permite otorgar y quitar derechos de un modo ce­n­tra­li­za­do.

Por último, el e-pro­cu­re­me­nt también permite realizar pedidos. La tra­n­s­fe­re­n­cia de datos tiene lugar por di­fe­re­n­tes vías, de modo que en algunos sistemas los datos se tra­n­s­mi­ten di­re­c­ta­me­n­te a través de Internet o de una VPN que redirige al servidor del su­mi­ni­s­tra­dor. Sin embargo, resulta algo co­m­pli­ca­do tener que enviar los datos por correo ele­c­tró­ni­co a un tra­ba­ja­dor del proveedor para que este los complete in situ, proceso que se aligera cuando ambas partes utilizan formatos es­ta­n­da­ri­za­dos que permiten la tra­n­s­fe­re­n­cia de datos fá­ci­l­me­n­te.

En la tra­n­sac­ción se puede di­fe­re­n­ciar entre apro­vi­sio­na­mie­n­to es­tru­c­tu­ra­do y apro­vi­sio­na­mie­n­to no es­tru­c­tu­ra­do:

• Apro­vi­sio­na­mie­n­to es­tru­c­tu­ra­do: de­pe­n­die­n­do de los productos re­que­ri­dos, los sistemas de e-pro­cu­re­me­nt pueden organizar los artículos de forma au­to­ma­ti­za­da, lo que resulta idóneo, por ejemplo, para aquellos que son im­po­r­ta­n­tes para la pro­du­c­ción. En este sentido resulta esencial que existan contratos de aba­s­te­ci­mie­n­to fijos. Si el sistema de pedidos está sujeto a un único sistema de gestión de in­ve­n­ta­rio, los pedidos pueden rea­li­zar­se, por ejemplo, a partir de un nivel mínimo de stock. Otra po­si­bi­li­dad serían los pedidos pe­rió­di­cos.
   
• Apro­vi­sio­na­mie­n­to des­es­tru­c­tu­ra­do: el e-pro­cu­re­me­nt también respalda los apro­vi­sio­na­mie­n­tos des­es­tru­c­tu­ra­dos, que son ne­ce­sa­rios a in­te­r­va­los de tiempo irre­gu­la­res y no están vi­n­cu­la­dos a un proveedor de­te­r­mi­na­do (y en los que se requieren procesos de au­to­ri­za­ción más complejos). Así, las so­lu­cio­nes PED (Pro­ce­sa­mie­n­to ele­c­tró­ni­co de datos) hacen que las au­to­ri­za­cio­nes por parte de los tra­ba­ja­do­res acre­di­ta­dos se tra­n­s­mi­tan mucho más rápido que por otras vías.

El apro­vi­sio­na­mie­n­to ele­c­tró­ni­co puede co­n­ve­r­ti­r­se en parte del proceso incluso una vez en­tre­ga­dos los pedidos con éxito. Si al sistema se le facilitan los datos del proveedor en tiempo real, podrá su­pe­r­vi­sar la entrega. Así se puede hacer un se­gui­mie­n­to de la cadena de su­mi­ni­s­tro del fa­bri­ca­n­te o di­s­tri­bui­dor hasta la empresa que solicita el pedido. En este último caso puede co­n­fi­r­mar­se la recepción de las me­r­ca­n­cías con el registro ele­c­tró­ni­co de su entrada y así concluir el proceso. Para realizar un se­gui­mie­n­to seguro, resulta ventajoso que haya un vínculo sólido entre el e-pro­cu­re­me­nt y las so­lu­cio­nes digitales de logística y gestión de me­r­ca­n­cías.

La gestión fi­na­n­cie­ra también puede llevarse a cabo mediante el ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt siempre que exista un vínculo con el software de co­n­ta­bi­li­dad. Así, ambas partes pueden be­ne­fi­ciar­se del pro­ce­sa­mie­n­to digital: el proveedor puede crear (de manera pa­r­cia­l­me­n­te au­to­ma­ti­za­da) facturas a través del sistema y enviarlas igua­l­me­n­te a través de este, de modo que llega di­re­c­ta­me­n­te a los re­s­po­n­sa­bles de las empresas cliente.

Las facturas ele­c­tró­ni­cas deben llevar una firma ele­c­tró­ni­ca au­to­ri­za­da, la cual tiene que estar integrada en el sistema de e-pro­cu­re­me­nt co­rre­s­po­n­die­n­te para tener validez. Una vez ve­ri­fi­ca­das las facturas puede rea­li­zar­se la tra­n­s­fe­re­n­cia de las ca­n­ti­da­des pe­n­die­n­tes.

Dado que el sistema documenta todos los procesos, la creación de informes resulta mucho más sencilla que en el caso del apro­vi­sio­na­mie­n­to clásico, que se realiza en papel. Los análisis pueden recurrir a los numerosos datos de­po­si­ta­dos en el sistema ele­c­tró­ni­co, entre los que se incluyen los informes de cada uno de los tra­ba­ja­do­res, de los di­fe­re­n­tes de­pa­r­ta­me­n­tos o de los pro­vee­do­res uti­li­za­dos y se pueden sacar tanto co­n­clu­sio­nes sobre la efe­c­ti­vi­dad de los propios tra­ba­ja­do­res como sobre el re­n­di­mie­n­to de los pro­vee­do­res.

Para que el e-pro­cu­re­me­nt pueda funcionar de forma óptima, es necesario cumplir con ciertos es­tá­n­da­res, en el mejor de los casos a nivel in­te­r­na­cio­nal, que van mucho más allá de los re­qui­si­tos técnicos más obvios:

• Ide­n­ti­fi­ca­ción de los productos: el comercio ha in­tro­du­ci­do números de ide­n­ti­fi­ca­ción es­ta­n­da­ri­za­dos, de modo que con ellos es posible di­s­ti­n­guir de qué productos se trata sin necesidad de consultar el resto de sus es­pe­ci­fi­ca­cio­nes y de co­m­pa­rar­las. La ide­n­ti­fi­ca­ción es­ta­n­da­ri­za­da de productos es fácil de registrar para la mayoría de bases de datos. Algunos ejemplos son EAN, UPC.
   
• Cla­si­fi­ca­ción: la cla­si­fi­ca­ción de productos y servicios no siempre es un proceso sencillo, dado el gran número de ca­te­go­rías en­tre­ta­n­to di­s­po­ni­bles. Para poder incluir y ca­te­go­ri­zar productos en los catálogos co­rre­c­ta­me­n­te es co­n­ve­nie­n­te atenerse a es­tá­n­da­res uniformes. De esta manera, el cliente es capaz de encontrar el producto con mayor rapidez en los di­re­c­to­rios co­rre­s­po­n­die­n­tes. Dichos es­tá­n­da­res permiten no­r­ma­li­zar la de­s­cri­p­ción de los artículos. Por ejemplo: eCl@ss, UN/SPSC.
   
• Formato: para que todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes obtengan in­fo­r­ma­ción im­po­r­ta­n­te para el apro­vi­sio­na­mie­n­to deben uti­li­zar­se formatos de datos que todas las partes puedan manejar sin efectuar co­n­ve­r­sio­nes. Ejemplos: CSV, PRICAT, PRODAT, cXML.
   
• Tra­n­sac­cio­nes: para efectuar procesos lo más rápido posible, realizar pedidos y llevar a cabo entregas es re­co­me­n­da­ble utilizar un formato estándar para los do­cu­me­n­tos tra­n­sac­cio­na­les, que pueden ser pro­ce­sa­dos di­re­c­ta­me­n­te por las máquinas. Ejemplos: EDIFACT, cXML.
   
• Procesos co­me­r­cia­les: las tra­n­sac­cio­nes in­di­vi­dua­les permiten es­ta­n­da­ri­zar la re­pro­du­c­ción de todos los procesos co­me­r­cia­les. Así pueden pro­du­ci­r­se varias acciones en un mismo proceso con un único mensaje. Ejemplos: ebXML, Biztalk.

Hay distintos tipos de sistemas que se di­fe­re­n­cian entre sí por sus aspectos técnicos o, a tales efectos, por el socio comercial pa­r­ti­ci­pa­n­te que determina las es­pe­ci­fi­ca­cio­nes del sistema.

La im­ple­me­n­ta­ción técnica hace re­fe­re­n­cia a la co­mu­ni­ca­ción entre empresas, es decir, entre co­m­pra­do­res y pro­vee­do­res. En ella deben aplicarse es­tá­n­da­res uniformes con el objetivo de que la falta de in­te­gra­ción no genere más problemas de los que pueda so­lu­cio­nar la di­gi­ta­li­za­ción. Los sistemas antiguos solían trabajar con sus propios formatos de archivo, que re­su­l­ta­ban co­m­pli­ca­dos de utilizar para los socios co­me­r­cia­les en caso de no contar con el mismo sistema. En la ac­tua­li­dad suelen uti­li­zar­se formatos más abiertos como XML, que permite que las di­fe­re­n­tes so­lu­cio­nes de software se in­te­r­ca­m­bien in­fo­r­ma­ción entre sí.

Por lo tanto, los sistemas pueden di­fe­re­n­ciar­se sobre todo en función de lo abiertos que son:

• Sistemas cerrados: en los sistemas cerrados, los pro­vee­do­res y los co­m­pra­do­res están es­tre­cha­me­n­te in­te­r­co­ne­c­ta­dos entre sí. Para ello, ambas partes deben utilizar el mismo software o unificar sus in­te­r­fa­ces. Esto último puede resultar muy costoso, por lo que la in­s­ta­la­ción solo merece la pena en caso de que ambas partes se co­mu­ni­quen entre sí de forma duradera y habitual.
   
• Sistemas se­mi­abie­r­tos: tales sistemas suelen proceder de los pro­vee­do­res, que cuentan con una red cerrada y ofrecen acceso a ella a los clientes a través de una interfaz. Así, las empresas pueden acceder al sistema a través del navegador para realizar pedidos o adaptar su propio software a la interfaz del proveedor.
   
• Sistemas abiertos: en un sistema abierto no existe vi­n­cu­la­ción directa entre los sistemas de ambas partes. En su lugar, el proveedor publica pe­rió­di­ca­me­n­te un catálogo online por medio del que los clientes pueden realizar pedidos. Este sistema es asi­n­cró­ni­co, dado que el software no compara los pedidos y las exi­s­te­n­cias en tiempo real.

Se pueden es­ta­ble­cer di­fe­re­n­cias en la im­ple­me­n­ta­ción comercial en función de la parte de la tra­n­sac­ción (proveedor o comprador) que establece las es­pe­ci­fi­ca­cio­nes del sistema utilizado, lo que depende ma­yo­ri­ta­ria­me­n­te de cuál de las dos partes tiene mayor solidez fi­na­n­cie­ra y es más in­flu­ye­n­te. Así, existen grandes empresas que su­b­co­n­tra­tan a numerosos pro­vee­do­res de menor en­ve­r­ga­du­ra que se rigen por las normas de la parte co­n­tra­ta­n­te. Por otro lado, también hay pro­vee­do­res in­flu­ye­n­tes de los que dependen muchas empresas. En tales casos, el proveedor se encarga a menudo de es­pe­ci­fi­car las normas.

Los tres modelos que aparecen a co­n­ti­nua­ción son in­de­pe­n­die­n­tes entre sí, pero con la pro­gre­si­va es­ta­n­da­ri­za­ción de formatos y técnicas suele ser posible vincular las di­fe­re­n­tes so­lu­cio­nes entre sí.

En este modelo, el proveedor establece el modo en que los co­m­pra­do­res deben realizar los pedidos. Puesto que al proveedor le interesa generar el mayor volumen de negocios posible, su objetivo es ga­ra­n­ti­zar a los co­m­pra­do­res el acceso más cómodo posible. Para ello, el proveedor puede facilitar una apli­ca­ción web sencilla, ofrecer el software adecuado o en­tre­gar­le al cliente so­lu­cio­nes de hardware completas. Los sistemas sell side o de la parte del vendedor se parecen a menudo a las tiendas online, en las que los clientes pueden ver los productos de los pro­vee­do­res y efectuar pedidos di­re­c­ta­me­n­te. Sin embargo, el in­co­n­ve­nie­n­te para los co­m­pra­do­res es (además de la im­ple­me­n­ta­ción del sistema) que no existe la po­si­bi­li­dad de comparar ofertas.

Las ofertas de los pro­vee­do­res se integran de diversas maneras en este tipo de sistemas, de modo que es posible, por ejemplo, que los su­mi­ni­s­tra­do­res envíen sus datos a la vieja usanza por correo ele­c­tró­ni­co (y estos se in­tro­du­cen ma­nua­l­me­n­te en el sistema de la empresa). Con todo, la si­n­cro­ni­za­ción de los datos también puede tener lugar de forma au­to­ma­ti­za­da si el sistema del comprador solicita los datos del sistema del proveedor en in­te­r­va­los regulares y los actualiza au­to­má­ti­ca­me­n­te.

Si las empresas o los co­n­so­r­cios cuentan con un de­te­r­mi­na­do poder de mercado, pueden incluso imponer su sistema a los pro­vee­do­res, con lo que los su­mi­ni­s­tra­do­res se ven obligados a adaptar sus so­lu­cio­nes al sistema de las empresas. Esto brinda muchas po­si­bi­li­da­des a las empresas y pueden adecuar los procesos con más facilidad desde su propia pe­r­s­pe­c­ti­va (por ejemplo, la asi­g­na­ción de derechos y la si­m­pli­fi­ca­ción de la co­n­ta­bi­li­dad), lo que sería más co­m­pli­ca­do con una solución sell side.

Las empresas suelen aplicar estas es­tru­c­tu­ras en forma de sistemas de compras de es­cri­to­rio (Desktop Pu­r­cha­si­ng System, DPS), es decir, que todo tra­ba­ja­dor que tenga los permisos co­rre­s­po­n­die­n­tes puede efectuar los pedidos desde su puesto de trabajo. Las empresas no tienen por qué de­sa­rro­llar o realizar el ma­n­te­ni­mie­n­to de estas so­lu­cio­nes, sino que los pro­vee­do­res de servicios de ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt suelen ofrecer paquetes completos en los que el ma­n­te­ni­mie­n­to corre de parte de personal externo es­pe­cia­li­za­do.

En este caso es un tercero quien facilita la pla­ta­fo­r­ma de in­te­r­ca­m­bio (ma­r­ke­t­pla­ce). En este sistema, la situación de partida para pro­vee­do­res y co­m­pra­do­res es similar, por lo que ambas partes deben adaptar sus procesos a las di­s­po­si­cio­nes de los gestores, que exigen el pago de unas tasas para la puesta a di­s­po­si­ción del sistema. También puede ocurrir que sea un grupo de co­m­pra­do­res y pro­vee­do­res el que ofrezca y gestione un mercado de tales ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas. La ventaja para las empresas co­m­pra­do­ras es que, a di­fe­re­n­cia del modelo sell side, en un mercado como tal se reúnen varios pro­vee­do­res. Sin embargo, dichas so­lu­cio­nes no pueden in­te­grar­se tan có­mo­da­me­n­te en el sistema de pla­ni­fi­ca­ción de recursos em­pre­sa­ria­les (ERP) de los co­m­pra­do­res. Para re­me­diar­lo, algunas pla­ta­fo­r­mas ofrecen servicios adi­cio­na­les que si­m­pli­fi­can el trabajo con el sistema.

El apro­vi­sio­na­mie­n­to ele­c­tró­ni­co conlleva numerosas ventajas para las empresas co­m­pra­do­ras y para los pro­vee­do­res im­pli­ca­dos, pero para ello debe im­ple­me­n­tar­se un sistema de tales ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas. Esto no solo hace re­fe­re­n­cia a su ejecución técnica, sino que los procesos de trabajo dentro de la empresa deben adaptarse al nuevo sistema, aunque también deben re­di­s­tri­bui­r­se las tareas en caso necesario e instruir a los tra­ba­ja­do­res en el sector del ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt.

Una vez se hayan superado estos desafíos, el e-pro­cu­re­me­nt ofrece las si­guie­n­tes ventajas:

• Au­to­ma­ti­s­mos: en el apro­vi­sio­na­mie­n­to tra­di­cio­nal y, por lo tanto, no digital, los tra­ba­ja­do­res de los de­pa­r­ta­me­n­tos de ventas y de otros similares emplean mucho tiempo en realizar tareas ru­ti­na­rias una y otra vez. La solicitud de los catálogos de los pro­vee­do­res también lleva su tiempo, por lo que este es un proceso que puede au­to­ma­ti­zar­se con el apro­vi­sio­na­mie­n­to ele­c­tró­ni­co o, por el contrario, volverse co­m­ple­ta­me­n­te superfluo.
   
• Período de apro­vi­sio­na­mie­n­to: incluso sin los efectos de la au­to­ma­ti­za­ción, el e-pro­cu­re­me­nt permite a los tra­ba­ja­do­res ahorrar tiempo y reducir los períodos de apro­vi­sio­na­mie­n­to. Esto puede atri­bui­r­se al hecho de que la velocidad de tra­n­s­mi­sión de los datos digitales es superior a la de los datos impresos. Aquí, los sistemas de compras de es­cri­to­rio permiten que todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes en el proceso reciban los datos en tiempo real. A través de una interfaz que funcione bien con el proveedor pueden in­te­grar­se los datos de los pedidos de forma inmediata en el sistema, lo que permite tra­mi­tar­los en menor tiempo.
   
• Asi­g­na­ción de derechos: los sistemas de ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt ayudan a los usuarios a optimizar la ad­ju­di­ca­ción y el cu­m­pli­mie­n­to de los derechos de de­s­blo­queo. Así, esta te­c­no­lo­gía garantiza que nadie que no tenga los derechos co­rre­s­po­n­die­n­tes realice pedidos antes de que los autorice un tra­ba­ja­dor re­s­po­n­sa­ble. Los permisos adecuados pueden ad­ju­di­car­se y retirarse por medio de un método de pro­ce­sa­mie­n­to ele­c­tró­ni­co de datos (PED).
   
• Costes: los procesos de apro­vi­sio­na­mie­n­to suelen ser bastante costosos, y es que tan solo la impresión y la ad­qui­si­ción de papel ya supone un gasto. La in­s­ta­la­ción de sistemas de e-pro­cu­re­me­nt es bastante cara, aunque a largo plazo la ad­qui­si­ción e in­te­gra­ción de so­lu­cio­nes digitales merecen la pena. Asimismo, el apro­vi­sio­na­mie­n­to ele­c­tró­ni­co también puede disminuir los gastos de al­ma­ce­na­mie­n­to pues, al pro­ce­sar­se los pedidos con mayor rapidez, también se reduce el período de al­ma­ce­na­mie­n­to.
   
• Fle­xi­bi­li­dad: el ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt y la uti­li­za­ción de Internet y de los medios digitales si­m­pli­fi­can eno­r­me­me­n­te la co­m­pa­ra­ción y búsqueda de ofertas. Además, la co­n­fi­gu­ra­ción de los pedidos a través de catálogos online es más flexible que mediante los catálogos tra­di­cio­na­les.
   
• Calidad: el aumento del nivel en el ámbito del e-pro­cu­re­me­nt está re­la­cio­na­do pri­n­ci­pa­l­me­n­te con la calidad de la in­fo­r­ma­ción. Debido a que todos los datos (como, por ejemplo, los de los productos) se tra­n­s­mi­ten por vía ele­c­tró­ni­ca, este método permite disminuir la cantidad de errores en su in­tro­du­c­ción, pues no depende de los tra­ba­ja­do­res. Además, con las pu­bli­ca­cio­nes digitales los pro­vee­do­res ofrecen mucha más in­fo­r­ma­ción sobre los productos y, a su vez, esta puede filtrarse. Así, cada comprador puede vi­sua­li­zar los datos que sean im­po­r­ta­n­tes para él, además de evaluar la in­fo­r­ma­ción sobre los productos o los servicios por medio de co­n­te­ni­dos mu­l­ti­me­dia de alta calidad (imágenes o material de audio y de vídeo).

En la ad­qui­si­ción pro­fe­sio­nal de servicios y bienes, la in­fo­r­ma­ción crítica de las empresas difiere en función de dónde se realicen las tra­n­sac­cio­nes, de modo que es esencial que la tra­n­s­mi­sión sea segura y fiable.

• Seguridad de los datos: en el e-pro­cu­re­me­nt debe ga­ra­n­ti­zar­se que terceras partes no lean o accedan a los datos que se tra­n­s­mi­ten. Para pro­po­r­cio­nar­les menos opciones de ataque a los de­li­n­cue­n­tes, la tra­n­s­mi­sión de datos no debería tener lugar a través del Internet público, sino que los pa­r­ti­ci­pa­n­tes deberían es­ta­ble­cer una conexión VPN segura y cifrada.
   
• Tra­n­s­mi­sión fiable: también es im­po­r­ta­n­te que todos los datos lleguen a los socios co­me­r­cia­les de manera íntegra, lo que resulta más sencillo con el ele­c­tro­nic pro­cu­re­me­nt que con las compras tra­di­cio­na­les.
   
• Datos obli­ga­to­rios: en el e-pro­cu­re­me­nt, los sistemas tra­n­s­fie­ren contratos y otros do­cu­me­n­tos le­ga­l­me­n­te vi­n­cu­la­n­tes. Para que ambas partes tengan la seguridad de que se cumplen las obli­ga­cio­nes, es necesario im­ple­me­n­tar algunas medidas. En algunos casos una co­n­tra­se­ña puede ser su­fi­cie­n­te para ofrecer una co­n­fi­r­ma­ción, en otros se requiere una firma digital con seguridad jurídica.