La función FECHA de Excel

Excel ofrece muchas funciones ex­tre­ma­da­me­n­te flexibles para realizar cálculos de todo tipo. A menudo, también debemos incluir la fecha o la hora en nuestros cálculos. Para fa­ci­li­tar­lo, Excel cuenta con un formato de fecha interno. Con la fórmula de Excel FECHA, te aseguras de que los valores siempre se muestren co­rre­c­ta­me­n­te y que también puedan co­m­bi­nar­se con otras funciones.

Existen numerosos formatos de fecha distintos. En los Estados Unidos, por ejemplo, la fecha se escribe con el mes delante: el 10 de mayo de 2020 se indica como 05/10/2020. En España, solemos anotar el mes con números en lugar de palabras (10.5.2020) o mencionar quizás el día de la semana (domingo, 10 de mayo de 2020).

Por supuesto, puedes limitarte a escribir la fecha como texto en las celdas de Excel. En este caso, sin embargo, cuando quieras que la fecha presente otro formato, deberás editarla a mano. Resulta mucho más cómodo guardar la fecha en un formato universal y, después, se­le­c­cio­nar el formato concreto que más nos convenga en cada momento. Para ello, puedes utilizar la función de Excel FECHA, con la que, al margen del aspecto que muestre en la celda, la fecha se guarda como un valor en el formato interno del programa. De esta manera, este valor puede in­te­grar­se fá­ci­l­me­n­te en otras funciones o in­co­r­po­rar­se a cualquier cálculo.

De forma pre­de­te­r­mi­na­da, Excel guarda la fecha en formato de número co­n­se­cu­ti­vo tomando como punto de partida el 1 de enero de 1900. En nuestro ejemplo, Excel considera el 10 de mayo de 2020 como “43961”, es decir, la cantidad de días que han pasado desde el 1 de enero de 1900 hasta el 10 de mayo de 2020. Las horas se indican como fra­c­cio­nes de días: Excel guardaría “10 de mayo de 2020, 12:00 p. m.” como “43961,5”. Gracias a este sistema, Excel no solo es capaz de dar formato a cualquier fecha, sino también in­co­r­po­rar­la sin problemas a cualquier fórmula.

Puedes in­tro­du­cir la fecha di­re­c­ta­me­n­te en una celda uti­li­za­n­do la siguiente fórmula:

Es im­po­r­ta­n­te que el año conste de cuatro dígitos, porque, si solo tiene dos dígitos, no queda claro a qué siglo te refieres: con el número 20 ¿quieres indicar el año 1920 o el 2020? Al in­tro­du­cir 2020, Excel reconoce el año de manera ine­quí­vo­ca.

Una ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca in­te­re­sa­n­te de esta fórmula es que también permite in­tro­du­cir valores falsos para los días y meses, ca­l­cu­lá­n­do­los como si fueran ca­n­ti­da­des reales de tiempo. Por ejemplo, si anotas la fecha del 40 de mayo de 2020, Excel la co­n­ve­r­ti­rá al 9 de junio de 2020 au­to­má­ti­ca­me­n­te. También es posible in­tro­du­cir valores negativos; en este caso, Excel generará la fecha anterior. Sin embargo, no es posible es­ta­ble­cer una fecha anterior a 1900. Si el valor del año se sitúa entre el 0 y el 1899, Excel añadirá 1900 años más. Por ejemplo, si in­tro­du­ces 1800, Excel es­ta­ble­ce­rá el año 3700.

Puedes elegir uno de los formatos pre­de­te­r­mi­na­dos o pe­r­so­na­li­zar­los si lo deseas. Para crear tu propio formato de fecha, sigue estos pasos:

1. En la columna de “Categoría”, a la izquierda, se­le­c­cio­na la última opción, “Pe­r­so­na­li­za­da”.
2. Escribe el código de formato en el cuadro de texto “Tipo”.
3. Haz clic en “Aceptar”.

Estos son los códigos de formato más im­po­r­ta­n­tes:

Además de estos códigos de formato, también se puede insertar cualquier texto en la fecha. Para evitar que Excel in­te­r­pre­te las letras como código de formato, debes poner el texto entre comillas. De esta manera, podrás incluir el símbolo que quieras en la fecha, como guiones, barras, líneas o cualquier otro carácter im­pri­mi­ble.

En algunas ocasiones, las fechas se guardan au­to­má­ti­ca­me­n­te como texto en las hojas de cálculo de Excel, como al importar una base de datos. Mediante la función FE­CHA­NU­ME­RO, Excel convierte este texto en una fecha válida, es decir, en un número que el programa reconoce in­te­r­na­me­n­te como fecha.

El valor de retorno de FE­CHA­NU­ME­RO, por tanto, será la fecha en el formato interno de Excel, es decir, un número co­n­se­cu­ti­vo. Para mostrarlo como fecha en el documento, puedes fo­r­ma­tear­lo siguiendo los pasos descritos más arriba. De nuevo, este número puede uti­li­zar­se como re­fe­re­n­cia de celda, in­tro­du­cie­n­do el valor de la celda en los pa­rá­me­tros de la fórmula co­rre­s­po­n­die­n­te.

Excel está co­n­fi­gu­ra­do para dar el formato de fecha au­to­má­ti­ca­me­n­te a cualquier texto que parezca una fecha, tanto si está escrito con palabras como con números. ¿Cómo saber si el programa ha in­te­r­pre­ta­do una fecha escrita como fecha o como texto? Muy sencillo: cuando Excel formatea el texto in­te­r­na­me­n­te como fecha, el contenido de la celda aparece ju­s­ti­fi­ca­do a la derecha. Si está ju­s­ti­fi­ca­do a la izquierda, Excel no ha re­co­no­ci­do el contenido como fecha y, por lo tanto, lo considera texto.

Escribir los datos di­re­c­ta­me­n­te en la celda es útil para indicar la hora además de la fecha. No tienes más que in­tro­du­cir la fecha seguida de un espacio y la hora. Recuerda separar la hora y los minutos con dos puntos, como en el siguiente ejemplo.

Ejemplo: 10 de mayo de 2020 12:00

Las fechas con la hora se formatean exac­ta­me­n­te de la misma manera que las fechas sin hora.

Excel ofrece dos funciones que permiten insertar la fecha u hora actual de forma au­to­má­ti­ca: una dinámica, que actualiza la fecha au­to­má­ti­ca­me­n­te, y una estática, en la que Excel no modifica el valor.

Para in­tro­du­cir una fecha u hora dinámicas, puedes utilizar las fórmulas HOY y AHORA, mientras que, para insertar una fecha u hora estáticas, debes pulsar las co­m­bi­na­cio­nes de teclas [Ctrl] + [,] o [Ctrl] + [Mayús] + [.]: