Google Sheets vs. Excel

Google Sheets vs. Microsoft Excel: son muchas las personas que usan a diario una de las dos hojas de cálculo líderes del mercado. Con estos programas se pueden presentar y gestionar datos en forma de tabla, ya se trate de cifras, de texto o de gráficos. Mediante fórmulas pueden crearse de­pe­n­de­n­cias entre las celdas, de manera que los re­su­l­ta­dos se calculan au­to­má­ti­ca­me­n­te. El primer programa de hojas de cálculo salió a la luz ya en 1979: se llamaba VisiCalc y estaba pensado para el Apple 2. Luego llegó Microsoft Excel, que fue el líder in­di­s­cu­ti­ble del mercado durante mucho tiempo, hasta que apareció la apli­ca­ción online Google Sheets, que se ha co­n­ve­r­ti­do en su digno rival en el sector de las hojas de cálculo.

Excel forma parte del paquete Office 365 de Microsoft y está di­s­po­ni­ble para Windows y macOS. El programa se instala en el ordenador, desde donde luego se puede abrir. Google Sheets, en cambio, es una apli­ca­ción de hojas de cálculo incluida en el paquete ofimático online gratuito que ofrece Google Drive y se utiliza en línea, sin necesidad de realizar ninguna in­s­ta­la­ción.

En primer lugar, queremos pre­se­n­tar­te ambos programas desde distintos puntos de vista, para que te hagas una mejor idea de ellos.

La principal di­fe­re­n­cia entre Google Sheets y Excel es la base de su fu­n­cio­na­mie­n­to. Excel se ejecuta de manera local, la forma más habitual hasta no hace mucho. En otras palabras, los archivos se editan y guardan de forma local en el ordenador, sin necesidad de conexión a Internet. Google Sheets, en cambio, funciona ín­te­gra­me­n­te online. ¿Qué supone esta di­fe­re­n­cia? En Excel, la única manera de compartir con otros usuarios los cambios rea­li­za­dos en un documento es en­viár­se­los por correo ele­c­tró­ni­co o mediante algún otro soporte de datos, mientras que en Google Sheets puede haber varios usuarios tra­ba­ja­n­do a la vez en un mismo documento, siempre que tengan permiso de acceso: todos los cambios se muestran en tiempo real y se puede incluso abrir una ventana de chat junto al documento para co­mu­ni­car­se con los demás. Excel, sin embargo, también ha sacado ya su propia al­te­r­na­ti­va en la nube, que permite que los usuarios de OneDrive también puedan trabajar con Excel online.

Para muchas empresas, lo im­po­r­ta­n­te a la hora de decidirse entre Google Sheets o Excel es el pro­ce­sa­mie­n­to de datos. Las compañías de logística, por ejemplo, tienen que gestionar ca­n­ti­da­des enormes de datos. Mientras que Google Sheets permite llenar y editar unos 5 000 000 de celdas, en Excel el número llega a las 17 179 869 184 celdas. El programa de Microsoft tiene, por lo tanto, una capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to mucho mayor que le permite gestionar tablas extensas y fórmulas complejas con más facilidad.

Google Sheets y Excel apenas se di­fe­re­n­cian en sus funciones es­tá­n­da­res. Los usuarios que cambian del uno al otro no suelen echar de menos las funciones que solían usar. Desde la inserción de diagramas hasta el uso de fórmulas, ambos programas ofrecen una amplia gama de po­si­bi­li­da­des. Lo único que sí cambia es la distinta di­s­po­si­ción y pre­se­n­ta­ción de las opciones de edición en la interfaz de usuario, lo cual suele conllevar cierto periodo de ada­p­ta­ción. Las tablas dinámicas o tablas pivote, por ejemplo, en Excel se en­cue­n­tran en el menú Insertar, mientras que en Google Sheets la función co­rre­s­po­n­die­n­te está en el menú Datos.

Por otro lado, si quieres usar funciones es­pe­cia­les, como pueden ser los análisis es­ta­dí­s­ti­cos, la creación de macros o los modelos de datos, decántate por Excel. Si bien Google Sheets cada vez integra más funciones nuevas, estas funciones es­pe­cia­les siguen siendo ex­clu­si­vas de Excel.

Resulta muy útil presentar datos y cifras en forma de diagramas para facilitar la co­m­pre­n­sión de las complejas re­la­cio­nes entre los valores y para ide­n­ti­fi­car te­n­de­n­cias más fá­ci­l­me­n­te. En lo que a la vi­sua­li­za­ción de datos se refiere, Excel es un candidato fiel que cuenta con años de ex­pe­rie­n­cia como pionero en este ámbito y cuya re­pre­se­n­ta­ción gráfica aventaja por su calidad a Google Sheets. De igual manera, Excel ofrece po­si­bi­li­da­des muy variadas para rediseñar los diagramas ya creados.

El principal factor para medir la utilidad de los programas de hojas de cálculo son las funciones de fórmulas que ofrece, que son capaces de ahorrar mucho trabajo en muchos ámbitos. Tanto Google Sheets como Microsoft Excel disponen de todas las funciones básicas, como SUMA, PROMEDIO, MIN o MAX. Los usuarios que quieran realizar sumas o saber un valor máximo, por ejemplo, quedarán sa­ti­s­fe­chos con ambos.

Excel ofrece, además, muchas otras funciones más avanzadas, pensadas para tareas es­pe­cia­li­za­das. Google Sheets, por su parte, destaca por fórmulas es­pe­cia­les como GOO­GLE­FI­NA­N­CE, que permite integrar co­ti­za­cio­nes bu­r­sá­ti­les. Sin embargo, en lo que a fórmulas realmente complejas se refiere, Excel sigue superando a Google Sheets.

Mientras que Excel presenta un gran menú con muchas funciones, Google Sheets tiene un aspecto más mi­ni­ma­li­s­ta, lo que hace que muchos usuarios lo perciban como más intuitivo. Frente a Excel, que abruma a muchos con tantas opciones, en Google Sheets es más fácil hacerse una idea del conjunto. No obstante, con la tabla de símbolos, Excel gana puntos en este sentido. Esta tabla permite modificar y editar valores con tan solo un clic en el símbolo co­rre­s­po­n­die­n­te. Google Sheets, en cambio, solo permite hacerlo a través del menú, haciendo clic en las di­fe­re­n­tes opciones hasta llegar a la función deseada.

Eso sí, con Google Sheets puedes olvidarte de tener que guardar los cambios, ya que se van guardando re­gu­la­r­me­n­te de forma au­to­má­ti­ca. En Excel, esta po­si­bi­li­dad depende de la versión en cuestión. Si en­cue­n­tras el símbolo de Au­to­gua­r­da­do y lo activas, tu hoja de cálculo se guardará au­to­má­ti­ca­me­n­te y, si estás conectado a OneDrive, los datos se guardarán au­to­má­ti­ca­me­n­te en la nube. De lo contrario, deberás ase­gu­rar­te de que se guarden los cambios haciendo clic re­gu­la­r­me­n­te en el símbolo del disquete.

En los últimos años, Excel ha avanzado mucho en materia de seguridad, ya que los archivos pro­te­gi­dos con co­n­tra­se­ña solían ser fáciles de hackear. Ac­tua­l­me­n­te, las medidas de seguridad en la nube de OneDrive son mucho mejores. Si guardas tus archivos lo­ca­l­me­n­te, en principio no corren ningún peligro, siempre que tengas un buen antivirus instalado. Google Sheets funciona ex­clu­si­va­me­n­te en la nube, es decir, guarda los datos de forma digital en la red. Podría parecer que este sistema deja la puerta abierta a los hackers, pero con una conexión de HTTPS y una au­te­n­ti­fi­ca­ción en dos pasos, Google Sheets es muy seguro.

En relación con los costes para el usuario, Google Sheets es el absoluto ganador de la co­m­pa­ra­ción con Microsoft Excel, ya que puede usarse de forma gratuita. Microsoft Excel, en cambio, es parte del paquete de Office, que se vende mediante su­s­cri­p­cio­nes anuales. Otra opción para conseguir Excel como programa separado es pagar por él una sola vez.

Las funciones es­tá­n­da­res ya están di­s­po­ni­bles tanto en uno como en otro. En los últimos años, Google Sheets ha mejorado mucho en diversos ámbitos, pero sigue habiendo algunos temas en los que Excel aún es in­me­jo­ra­ble: el pro­ce­sa­mie­n­to según el tamaño de los datos, la re­pre­se­n­ta­ción gráfica de diagramas y la variedad y co­m­ple­ji­dad de las fórmulas, por ejemplo. Los usuarios se be­ne­fi­cian mucho de la co­m­pe­te­n­cia entre ambos programas, que lleva a Hojas de Google a adoptar cada vez más funciones típicas de Excel, y a Excel, a acercarse cada vez más a la nube.

Si tus prio­ri­da­des son la fu­n­cio­na­li­dad, la re­pre­se­n­ta­ción gráfica y la amplia oferta de fórmulas, Excel es el programa de hojas de cálculo ideal para ti. Con él podrás operar con conjuntos de datos complejos, crear tablas extensas con numerosas pestañas y olvidarte de los posibles problemas de seguridad de la nube.

Si, en cambio, prefieres una versión más sencilla e intuitiva de las hojas de cálculo y, además, quieres poder trabajar en equipo con otras personas sin co­m­pli­ca­cio­nes, decídete por Google Sheets.