Cómo guardar un Po­we­r­Poi­nt en PDF

El software para diseñar pre­se­n­ta­cio­nes Po­we­r­Poi­nt ya estaba incluido en la primera versión del paquete de ofimática Microsoft Office, lanzada en 1989. Un análisis de mercado publicado en 2010 de­mo­s­tra­ba el liderazgo de la empresa en ese sector, con un 72 por ciento de pa­r­ti­ci­pa­ción de mercado. En realidad, Po­we­r­Poi­nt fue de­sa­rro­lla­do y lanzado en 1984 por otra empresa, que acabó ve­n­dié­n­do­lo a Microsoft en 1987. Se estima que este programa se utiliza para crear el 95 por ciento de todas las pre­se­n­ta­cio­nes.

Re­pro­du­cir pre­se­n­ta­cio­nes de Po­we­r­Poi­nt es muy fácil cuando tienes instalado el programa. En caso de que el equipo no cuente con este software, puedes exportar el archivo de la pre­se­n­ta­ción a otros formatos. Para la mayoría de usuarios, el más cómodo es el formato PDF (del inglés portable document format). Para ver este tipo de do­cu­me­n­tos, suele uti­li­zar­se el programa Acrobat Reader, di­s­po­ni­ble de forma gratuita. También puedes utilizar na­ve­ga­do­res y otros muchos lectores de PDF al­te­r­na­ti­vos para abrir estos archivos.

Te ex­pli­ca­mos cómo guardar un Po­we­r­Poi­nt en PDF paso a paso.

El menú “Opciones” permite co­n­fi­gu­rar la versión en PDF del archivo Po­we­r­Poi­nt. Para crear un documento que incluya todas las dia­po­si­ti­vas de la pre­se­n­ta­ción, haz clic en “Todas” y se­le­c­cio­na la opción “Dia­po­si­ti­vas” en el menú de­s­ple­ga­ble. La opción “Co­m­pa­ti­ble con PDF/A” en “Opciones PDF” es im­po­r­ta­n­te si tienes la intención de guardar el documento a largo plazo, ya que este estándar mínimo te asegura que el archivo pueda vi­sua­li­zar­se en di­s­po­si­ti­vos futuros. Las otras casillas están marcadas por defecto. No olvides habilitar “Texto de mapa de bits cuando las fuentes no están in­cru­s­ta­das”, que garantiza que la fuente original de la pre­se­n­ta­ción se muestre en otros di­s­po­si­ti­vos incluso si no la tienen instalada. Pulsa “Aceptar” para confirmar la co­n­fi­gu­ra­ción y cerrar la ventana.

Antes de publicar el documento, marca “Abrir archivo tras pu­bli­ca­ción”, lo que te ahorrará tener que buscar el archivo con el ex­plo­ra­dor de Windows, ya que este se abrirá au­to­má­ti­ca­me­n­te con el programa lector de PDF instalado en el equipo. Con “Optimizar para: Estándar” se pueden preparar los archivos co­n­ve­r­ti­dos para im­pri­mi­r­los. Si se­le­c­cio­nas “Tamaño mínimo”, Po­we­r­Poi­nt op­ti­mi­za­rá el archivo para pu­bli­car­lo en línea con el tamaño más reducido posible. En cualquier caso, esta casilla solo debe marcarse si el archivo solo va a vi­sua­li­zar­se en pantalla. Una vez co­n­fi­gu­ra­dos todos los pa­rá­me­tros, co­n­fí­r­ma­los con “Publicar”.

El método es bá­si­ca­me­n­te el mismo que de­s­cri­bi­mos arriba. macOS ofrece dos opciones:

• Opción 1: Archivo -> Guardar como (para guardar como archivo PDF).
• Opción 2: Archivo -> Exportar (para exportar como archivo PDF).

Los pasos son los mismos en ambos casos, aunque en macOS no están di­s­po­ni­bles algunas opciones de Windows, como guardar notas, guardar las dia­po­si­ti­vas como documento e “Incluir dia­po­si­ti­vas ocultas” del archivo PDF, así como reducir el tamaño del archivo. En la versión de 2011 y po­s­te­rio­res, es posible es­ta­ble­cer la calidad de impresión a un estándar inferior o superior al guardar un Po­we­r­Poi­nt en PDF.

Se abre una ventana donde se debe pulsar “Descargar como” (1.) y, a co­n­ti­nua­ción, “Descargar como PDF” (2.). Aparece una barra de estado que indica que el archivo está listo para guardarse en el disco local. Con “Guardar como”, puedes es­pe­ci­fi­car dónde se guardará el Po­we­r­Poi­nt en formato PDF.