Fórmulas Excel: ex­pli­ca­ción y resumen

El programa de hojas de cálculo Excel te ofrece una gran variedad de fórmulas de co­m­ple­ji­dad diversa para realizar cálculos. Al igual que una ca­l­cu­la­do­ra de bolsillo, Excel asume la carga principal de calcular y analizar los datos a través del uso de fórmulas.

Fórmulas Excel: de­fi­ni­ción

Con las fórmulas de Excel correctas, este programa puede uti­li­zar­se como una ca­l­cu­la­do­ra in­te­li­ge­n­te. Una fórmula de Excel no es más que una ecuación ma­te­má­ti­ca compuesta por símbolos, números y letras. Mediante el uso de ope­ra­do­res de cálculo, se pueden utilizar las fórmulas de Excel para sumar o mu­l­ti­pli­car, entre otras cosas. Vi­n­cu­la­n­do re­fe­re­n­cias de celdas o co­n­s­ta­n­tes con los ope­ra­do­res de cálculo ne­ce­sa­rios, puedes trabajar con valores in­di­vi­dua­les de celdas hasta llegar a áreas de celdas más complejas.

Excel: di­fe­re­n­cia entre fórmulas y funciones

Al igual que las fórmulas, las funciones de Excel son una im­po­r­ta­n­te he­rra­mie­n­ta de las hojas de cálculo. Aunque ambas son similares y se combinan, existe una gran di­fe­re­n­cia entre las fórmulas y las funciones de Excel:

• Fórmulas: una formula comienza siempre con un signo igual, seguido de las re­fe­re­n­cias o di­re­c­cio­nes de las celdas. Éstas se enlazan para el cálculo mediante de­te­r­mi­na­dos ope­ra­do­res de cálculo como + para sumas o - para restar.
• Funciones: una función se compone de fórmulas, pero no es una fórmula. Las funciones son más bien ope­ra­cio­nes au­to­ma­ti­za­das, al­go­ri­t­mos y programas como “SUMA” o “ROUND”. Las funciones utilizan una co­m­bi­na­ción fija y pre­de­fi­ni­da de fórmulas para obtener un resultado es­pe­cí­fi­co. Las funciones son idóneas para valores numéricos complejos, por lo que también pueden formar parte de una fórmula.

Para ilustrar la di­fe­re­n­cia entre fórmulas y funciones, haremos una co­m­pa­ra­ción de la suma de las celdas A1 a A6 como fórmula y como función:

Una cosa que tienen en común las fórmulas y las funciones de Excel es que ambas tienen la capacidad de crear vínculos entre las celdas y los valores que contienen.

Resumen de las fórmulas más im­po­r­ta­n­tes de Excel

A co­n­ti­nua­ción te pre­se­n­ta­mos un resumen de las fórmulas más im­po­r­ta­n­tes que puedes utilizar en Excel y cómo crearlas.

¿Cómo funcionan las fórmulas de Excel?

Las fórmulas de Excel utilizan diversos al­go­ri­t­mos de cálculo basados en re­fe­re­n­cias a celdas, co­n­s­ta­n­tes y ope­ra­do­res de cálculo enlazados para realizar ope­ra­cio­nes ari­t­mé­ti­cas. Cada fórmula que in­tro­du­z­cas en una celda se­le­c­cio­na­da en Excel debe comenzar con el signo igual =. Debes in­tro­du­cir las re­fe­re­n­cias de celda y los ope­ra­do­res después del signo igual. Por ejemplo, puedes utilizar la fórmula =A1+A2 para indicar a Excel que sume las celdas A1 y A2 con su contenido y muestre el resultado en la línea de comandos.

La es­tru­c­tu­ra de las fórmulas de Excel

Todas las fórmulas de Excel empiezan con el signo igual =. Le siguen las re­fe­re­n­cias de fila, es decir, las di­re­c­cio­nes de las filas que necesitas para el cálculo. También se puede calcular con co­n­s­ta­n­tes, es decir, con valores de celda fijos e in­va­ria­bles. En este caso, las re­fe­re­n­cias a filas in­di­vi­dua­les se vinculan de nuevo con ope­ra­do­res de cálculo.

Una fórmula Excel puede contener los si­guie­n­tes co­m­po­ne­n­tes in­di­vi­dua­l­me­n­te o en su totalidad y en orden cro­no­ló­gi­co:

• Signo igual =
• Una función como SUMA
• Re­fe­re­n­cias de celdas (por ejemplo A2 o B3)
• Co­n­s­ta­n­tes (al mover o copiar una fórmula, texto constante o valores numéricos en celdas como “3”)
• Ope­ra­do­res como * o +

Los si­guie­n­tes ejemplos ilustran la es­tru­c­tu­ra de las fórmulas de Excel:

• Ejemplo 1: si quieres sumar las filas A1 a A4 mediante una fórmula de Excel, la fórmula es la siguiente: =A1+A2+A3+A4
• Ejemplo 2: si deseas dividir los valores numéricos de las celdas A1 y A2, la fórmula es la siguiente: =A1/A2

Ope­ra­do­res de cálculo para fórmulas Excel

Las ope­ra­cio­nes ari­t­mé­ti­cas básicas más im­po­r­ta­n­tes que ofrece Excel para las fórmulas son las fu­n­da­me­n­ta­les de las clases de ma­te­má­ti­cas. De­pe­n­die­n­do del cálculo deseado o de la eva­lua­ción de celdas y valores, puedes elegir entre:

• Suma: +
• Resta: -
• Mu­l­ti­pli­ca­ción: *
• División: /
• Potencias: ^

Cómo utilizar las fórmulas de Excel

A co­n­ti­nua­ción te mo­s­tra­re­mos varias formas de utilizar, editar o mostrar fórmulas Excel.

Cómo crear fórmula en Excel

Si deseas in­tro­du­cir una fórmula de Excel que haga re­fe­re­n­cia a valores de celdas, procede del siguiente modo:

1. Haz clic en cualquier celda o en una celda adyacente a los valores.
2. Introduce el signo igual =.
3. Se­le­c­cio­na di­re­c­ta­me­n­te las celdas para tu fórmula. También puedes in­tro­du­cir la dirección de la celda después del signo igual.
4. Introduce el operador de cálculo deseado, como + o -.
5. Se­le­c­cio­na la celda siguiente o introduce la dirección de la celda después del operador de cálculo.
6. Pulsa la tecla Enter para ver el resultado deseado en la celda se­le­c­cio­na­da.

Editar fórmulas de Excel

Si quieres cambiar una fórmula de Excel que has creado, tienes dos opciones:

• Opción 1: haz clic en la celda con la fórmula co­rre­s­po­n­die­n­te y mo­di­fí­ca­la di­re­c­ta­me­n­te.
• Opción 2: en cuanto in­tro­du­z­cas una fórmula de Excel en una celda se­le­c­cio­na­da, también aparecerá en la parte superior de la línea de edición.

Mostrar fórmulas de Excel

¿Quieres vi­sua­li­zar po­s­te­rio­r­me­n­te una fórmula utilizada en la hoja de datos? Puedes hacerlo de este modo:

1. Abre la pestaña “Fórmulas” en la barra de menús de la parte superior.
2. Se­le­c­cio­na la opción “Mostrar fórmulas”.
3. Ahora verás la fórmula utilizada en la celda se­le­c­cio­na­da.

Utilizar fórmulas de Excel con función integrada

Al crear una fórmula de Excel, también puedes integrar una función si es necesario. Para ello, haz lo siguiente:

1. Se­le­c­cio­na la celda deseada para la fórmula.
2. Introduce la función co­rre­s­po­n­die­n­te después del signo igual, por ejemplo, SUMA.
3. Introduce ahora un corchete de apertura como es habitual en las funciones y se­le­c­cio­na el rango de celdas que desees para el cálculo.
4. Introduce un corchete de cierre al final de la función.
5. Obtendrás el resultado pulsando la tecla Intro.

Borrar la fórmula de Excel y conservar el resultado

Para eliminar una fórmula de la hoja de datos y conservar o insertar solo los valores, procede del siguiente modo:

1. Haz clic en la celda con la fórmula co­rre­s­po­n­die­n­te. Copia el contenido de la celda uti­li­za­n­do el atajo de Excel [Ctrl] + [C].
2. Se­le­c­cio­na la celda en la que deseas insertar el valor sin fórmula. A co­n­ti­nua­ción, ve a la pestaña “Inicio” y haz clic en la flecha pequeña situada debajo de “Pegar” en el área de menú “Po­r­ta­pa­pe­les”.
3. En el área “Pegar valores”, se­le­c­cio­na la opción “Pegar valores” para pegar solo los valores o el resultado sin la fórmula.

La ventaja de eliminar las fórmulas es que dejas la hoja de datos o el libro de trabajo con todos los re­su­l­ta­dos cla­ra­me­n­te or­ga­ni­za­dos para en­tre­gar­los a otro usuario sin que las fórmulas molesten.