Cómo funciona SUMAR SI de Excel

La suma de valores está a la orden del día en tus análisis e informes. Excel te facilita realizar sumas, pero a veces no quieres sumar todos los valores, sino que deseas re­s­tri­n­gir la suma a de­te­r­mi­na­das cifras. Para ello, Excel pone a tu di­s­po­si­ción la función SUMAR SI.

Con SUMAR SI, Excel combina una función para sumar valores con diversos ar­gu­me­n­tos. Un de­te­r­mi­na­do valor solo se tendrá en cuenta para la suma si cumple un criterio es­pe­ci­fi­ca­do por el usuario. Estos criterios pueden hacer re­fe­re­n­cia al valor en sí o a una celda re­la­cio­na­da con el valor. Así, se pueden sumar, por ejemplo, solo los números mayores o menores a 1000, pero también solo aquellos valores que pe­r­te­ne­cen a la categoría “Necesario para la oficina”.

Mediante esta función puedes crear fórmulas que reac­cio­nan a cambios en las tablas. Si, por ejemplo, editas las de­s­cri­p­cio­nes de de­te­r­mi­na­dos objetos, estos ya no se tienen en cuenta para la suma. Con ayuda de elementos in­ter­ac­ti­vos puedes crear también entonces fo­r­mu­la­rios.

La sintaxis de SUMAR SI no es muy compleja:

Hay tres pa­rá­me­tros, de los que el último solo se debe rellenar de forma opcional:

• Rango: aquí in­tro­du­ces las celdas a las que se debe aplicar el criterio. En las celdas aparecen números o valores: puede aparecer importes de dinero o fechas, pero también nombres, matrices o re­fe­re­n­cias. Aquí también pueden estar los valores que fi­na­l­me­n­te desees sumar.
• Criterio: los criterios se pueden definir de distintas maneras. Puedes emplear números, ex­pre­sio­nes, re­fe­re­n­cias, textos u otras funciones. Si deseas emplear texto o fórmulas ma­te­má­ti­cas, debes rodear el criterio de comillas dobles. Puedes usar los ca­ra­c­te­res comodín ? (para un carácter único) y * (para una secuencia de ca­ra­c­te­res no de­te­r­mi­na­da).
• rango_suma: si los valores que deseas sumar no están incluidos en el primer parámetro, puedes in­di­car­los aquí.

Si usas el parámetro opcional rango_suma, la cantidad y di­s­tri­bu­ción de las celdas debe seguir las in­di­ca­cio­nes de rango en la medida de lo posible. A cada celda en el primer parámetro se asigna una celda en el tercero. Si generas una di­s­cre­pa­n­cia, por ejemplo, es­ta­ble­cie­n­do diez celdas en rango, pero solo cinco en rango_suma, Excel co­m­ple­ta­rá el tercer parámetro con cinco celdas adi­cio­na­les por su cuenta.

Aparte de SUMAR SI, también existe la evolución SUMAR.SI.CONJUNTO. Esta función está di­s­po­ni­ble a partir de Excel 2007 y ofrece la po­si­bi­li­dad de indicar varios pa­rá­me­tros. El principio es el mismo que el de SUMAR SI: puedes definir el rango en el que deseas buscar, el criterio y el intervalo con las celdas que deseas sumar. La di­fe­re­n­cia principal radica en que ahora in­tro­du­ces más criterios y, por lo tanto, puedes se­le­c­cio­nar más in­te­r­va­los. Además, el orden de los pa­rá­me­tros cambia li­ge­ra­me­n­te:

Mientras que el parámetro rango_suma es opcional en SUMAR SI, en el caso de la función ampliada hay que indicarlo de forma obli­ga­to­ria. Debes indicar al menos un criterio y el intervalo co­rre­s­po­n­die­n­te y puedes de­te­r­mi­nar hasta 127 criterios de búsqueda.

La función SUMAR SI de Excel cuenta con múltiples apli­ca­cio­nes. La mejor manera de explicar las distintas po­si­bi­li­da­des es con ejemplos que puedes usar como punto de partida para tu trabajo haciendo los ajustes ne­ce­sa­rios.

La forma más sencilla de la función SUMAR SI se obtiene si se usa una co­m­pa­ra­ción ma­te­má­ti­ca. En este contexto, se usan los símbolos co­m­pa­ra­ti­vos conocidos en su versión co­m­pa­ti­ble con Excel:

• menor que: <
• mayor que: >
• menor o igual: <=
• mayor o igual: >=
• igual: =
• no igual: <>

SUMAR SI se vuelve un poco más in­te­re­sa­n­te si incluimos re­fe­re­n­cias a celdas. Así, puedes sumar solo aquellos valores que se co­rre­s­po­n­den con un texto es­pe­cí­fi­co en otra celda.

Ima­gi­ne­mos que cuentas con una lista des­or­de­na­da de varios ingresos de distintas personas en una cuenta de ahorros. Deseas consultar cuánto dinero ha ingresado cada uno. Con esta función puedes sumar úni­ca­me­n­te aquellos importes asociados a un nombre concreto.

No hace falta que in­co­r­po­res el texto a la fórmula en sí. También puedes es­ta­ble­cer una re­fe­re­n­cia a una celda en la que aparezcan los nombres. Puede re­su­l­tar­te es­pe­cia­l­me­n­te útil guardar los nombres en una lista de­s­ple­ga­ble. En este caso, la función lee el criterio de búsqueda en la celda.

La función para sumas co­n­di­cio­na­das de Excel es es­pe­cia­l­me­n­te útil porque permite incluir in­di­ca­cio­nes de fechas. Su­po­n­ga­mos que solo deseas sumar ingresos que tienen una an­ti­güe­dad superior a un año. Una vez más, partimos de una lista des­or­ga­ni­za­da. Por lo tanto, necesitas comparar la fecha del ingreso con la fecha actual. En este contexto, se usan las funciones FECHA:MES y HOY.

Si necesitas más fle­xi­bi­li­dad en la suma, SUMAR SI permite integrar valores de veracidad como criterios. Si el contenido de la celda es VERDADERO, el importe de la celda co­rre­s­po­n­die­n­te se incorpora a la suma. Esto puede ser útil si trabajas con casillas de ve­ri­fi­ca­ción. Estas aportan la in­fo­r­ma­ción de VERDADERO (si la casilla está marcada) o FALSO (si la casilla está vacía) para la celda que elijas. De esta forma, puedes hacer re­fe­re­n­cia a estas celdas como criterio de búsqueda y buscar allí la expresión VERDADERO.

A menudo deseas que se cumpla más de un criterio para incluir el valor en la suma. SUMAR SI no permite esto, por lo que se creó la función SUMAR.SI.CONJUNTO. Esta función te permite realizar búsquedas con dos o más criterios que deben darse.

Su­po­n­ga­mos que deseas sumar los be­ne­fi­cios de uno de tus ve­n­de­do­res, pero solo los que ha co­n­se­gui­do en una ciudad de­te­r­mi­na­da.