Convertir correos a PDF: en Outlook es muy sencillo

Para archivar correos ele­c­tró­ni­cos im­po­r­ta­n­tes por separado, te re­co­me­n­da­mos guardar estos correos como PDF. De este modo, exportas los mensajes de tu buzón y los co­n­vie­r­tes en un documento para ar­chi­var­los en tu ordenador o en la red de la empresa. La forma exacta de guardar los correos como PDF depende de la versión de Microsoft Outlook que estés uti­li­za­n­do.

Convertir correos ele­c­tró­ni­cos a PDF con Outlook 365

1. Inicia Outlook y abre el email de tu buzón que quieres convertir en PDF.
2. Haz clic en la pestaña “Archivo” situada en la parte izquierda de la barra de menús de la parte superior de la pantalla.
3. En la parte izquierda del siguiente menú en­co­n­tra­rás la entrada “Imprimir”. Haz clic en el botón y se abrirá la vista de impresión.
4. Haz clic en la pequeña flecha situada debajo del enunciado “Impresora” para abrir el menú de­s­ple­ga­ble. Aquí puedes ver todos los di­s­po­si­ti­vos di­s­po­ni­bles.

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5. Se­le­c­cio­na “Microsoft Print to PDF” y haz clic en “Imprimir”.
6. No se iniciará un proceso físico de impresión, sino que se abrirá una ventana en la que puedes definir una ubicación de al­ma­ce­na­mie­n­to. Introduce la ruta y el nombre del archivo en el que se al­ma­ce­na­rá el correo ele­c­tró­ni­co que deseas convertir a PDF.
7. Haz clic en “Guardar” para guardar el correo ele­c­tró­ni­co que hayas se­le­c­cio­na­do como archivo PDF en tu ordenador, luego podrás seguir uti­li­zá­n­do­lo.

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Cómo guardar un correo en PDF en Mac

En los di­s­po­si­ti­vos de Apple, también tienes la opción de convertir los correos ele­c­tró­ni­cos recibidos en un archivo PDF al ex­po­r­tar­los. Una vez más, solo ne­ce­si­ta­rás ejecutar unos pasos.

1. Inicia Outlook y abre el correo ele­c­tró­ni­co que deseas convertir a PDF.
2. Haz clic en “Archivo” en la barra de menú superior y se­le­c­cio­na la opción “Imprimir”.
3. En la siguiente ventana, haz clic en el menú de­s­ple­ga­ble PDF y se­le­c­cio­na la entrada “Guardar como PDF”.
4. En la siguiente ventana, navega hasta la ubicación en tu disco duro donde desees almacenar el archivo e indica el nombre del archivo.
5. Haz clic en “Guardar” y el correo ele­c­tró­ni­co se co­n­ve­r­ti­rá en el archivo so­li­ci­ta­do.

En­co­n­tra­rás el archivo PDF en la ruta que hayas es­pe­ci­fi­ca­do en tu sistema o servidor.

Outlook: convertir correos a PDF. Cuanto más reciente, mejor

También puedes convertir los correos en PDF con versiones antiguas de Outlook. Aunque las nuevas versiones tampoco contienen una función directa para la co­n­ve­r­sión, sigue siendo mejor utilizar una variante actual del cliente de correo ele­c­tró­ni­co. Por ejemplo, con las versiones de Outlook más recientes es re­la­ti­va­me­n­te fácil guardar los correos como PDF uti­li­za­n­do la función “Microsoft Print to PDF”. Cuanto más antigua sea la versión del cliente que utilices, mayores serán los rodeos que tendrás que dar. Así que es posible que tengas que recurrir al truco de convertir un correo a PDF con Word.

Por razones de seguridad in­fo­r­má­ti­ca debes mantener tu software siempre ac­tua­li­za­do. Debido a las cre­cie­n­tes exi­ge­n­cias de la in­frae­s­tru­c­tu­ra in­fo­r­má­ti­ca y el progreso te­c­no­ló­gi­co, los programas también se someten a re­vi­sio­nes ne­ce­sa­rias. Busca ac­tua­li­za­cio­nes y al­te­r­na­ti­vas de software ac­tua­li­za­das para evitar que los posibles programas ma­li­cio­sos en­cue­n­tren puntos débiles en su sistema.

Convertir correos a PDF y mucho más: otras funciones útiles del PDF

Guardar datos, en este caso correos ele­c­tró­ni­cos, como PDF no es una función que se limite a Outlook. Ya hemos me­n­cio­na­do en esta guía que también se puede conseguir con Word. Pero igua­l­me­n­te puedes convertir archivos a PDF con Excel.

Puedes abrir los archivos PDF con Adobe Acrobat Reader o con el co­rre­s­po­n­die­n­te co­m­ple­me­n­to del navegador. Si deseas editar archivos PDF, en lugar de solo vi­sua­li­zar la in­fo­r­ma­ción en una especie de modo de solo lectura, en­co­n­tra­rás más in­fo­r­ma­ción útil en el enlace fa­ci­li­ta­do.

Al convertir los correos a PDF, estos archivos pueden llegar a ser re­la­ti­va­me­n­te grandes, de­pe­n­die­n­do del tamaño del correo. Por lo tanto, no está de más contar con una opción para reducir los archivos PDF. Con la in­fo­r­ma­ción que aparece en el enlace, puedes mantener bajo el volumen de tu archivo de datos o velar por las bandejas de entrada de tus de­s­ti­na­ta­rios en­viá­n­do­les archivos PDF co­m­pri­mi­dos.

Si sueles almacenar in­fo­r­ma­ción sensible en do­cu­me­n­tos PDF y quieres pro­te­ge­r­los aún más, deberías in­fo­r­mar­te sobre cómo cifrar un archivo PDF. De este modo, los do­cu­me­n­tos creados quedan nue­va­me­n­te pro­te­gi­dos contra el acceso no au­to­ri­za­do y no pueden abrirse sin el co­rre­s­po­n­die­n­te permiso.