Una tabla de Excel contiene a menudo in­fo­r­ma­ción co­n­fi­de­n­cial como cifras, fórmulas o cálculos. Un clic por error en el campo equi­vo­ca­do o un dato in­co­rre­c­to pueden llevar a falsear tablas complejas. Si activas el modo de solo lectura, el contenido de tu Excel no podrá ser ma­ni­pu­la­do ni mo­di­fi­ca­do por error. Es posible proteger los archivos de Excel para evitar la mo­di­fi­ca­ción de sus datos.

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Resumen: cómo proteger un archivo de Excel con el modo solo lectura

  1. Abre el archivo de Excel que deseas proteger.
  2. En “Guardar como”, se­le­c­cio­na “He­rra­mie­n­tas” > “Opciones generales”
  3. En “Co­n­tra­se­ña de escritura” introduce la clave que desees y vuélvela a confirmar
Nota

El modo de solo lectura de Excel no debe co­n­fu­n­di­r­se con el cifrado de archivos de Excel. Los archivos cifrados ofrecen una mayor pro­te­c­ción con co­n­tra­se­ña para evitar el acceso no au­to­ri­za­do a los archivos.

¿Cuándo y por qué debemos activar el modo solo lectura?

Las tablas de Excel pueden ser muy complejas y contener datos de suma im­po­r­ta­n­cia, que muchas veces están vi­n­cu­la­dos entre sí mediante fórmulas y ope­ra­cio­nes. Si proteges un archivo de Excel con solo lectura, evitas au­to­má­ti­ca­me­n­te mo­di­fi­ca­cio­nes no deseadas del contenido.

Si tu tabla de Excel está protegida en modo lectura con una co­n­tra­se­ña, podrás decidir si se pueden realizar cambios en ella y quién tiene permiso (mediante una co­n­tra­se­ña) para hacerlo. Evi­de­n­te­me­n­te, también es posible des­ac­ti­var el modo de solo lectura de Excel si quieres volver a permitir que se modifique li­bre­me­n­te el documento (el proceso es similar a des­ha­bi­li­tar el modo lectura para hojas de cálculo in­di­vi­dua­les de Excel o eliminar el modo lectura en Word).

Consejo

¿Te parece im­po­r­ta­n­te que tus apli­ca­cio­nes Office, incluida Excel, siempre estén ac­tua­li­za­das? Con Microsoft 365 de IONOS no tendrás problema; el servicio de Microsoft Office te ofrece espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to adicional hasta cinco di­s­po­si­ti­vos por usuario.

Proteger un archivo de Excel en el modo solo lectura (con co­n­tra­se­ña): paso por paso

Guardar una tabla de Excel con el modo de solo lectura es fácil y rápido. Sigue los pasos de la guía que te mostramos a co­n­ti­nua­ción para activar el modo solo lectura en Excel.

Nota

Esta guía es válida para las versiones de Excel a partir de 2016 y para la edición Excel de Microsoft 365.

Paso 1. Abre el archivo de Excel que quieres guardar con el modo lectura. Dirígete a “Archivo” y a co­n­ti­nua­ción se­le­c­cio­na “Guardar como” en el menú para abrir las opciones de guardado.

Imagen: Ventana de Guardar como
Ventana de Guardar como.

Paso 2. En la ventana de “Guardar como”, haz clic en el botón de “He­rra­mie­n­tas” que hay justo a la izquierda del botón de Guardar. Entonces se abrirá un pequeño menú en el que tendrás que se­le­c­cio­nar “Opciones generales”.

Imagen: Excel para Windows: botón de “Herramientas” en el cuadro de Guardar
En He­rra­mie­n­tas escoge Opciones generales de la lista de­s­ple­ga­ble.

Paso 3. En el campo “Co­n­tra­se­ña de escritura”, introduce la co­n­tra­se­ña. Esta puede ser una palabra cua­l­quie­ra o una co­m­bi­na­ción de teclas, no es necesario que siga ningún criterio. Además, marca la opción “Se re­co­mie­n­da guardar como de solo lectura” para avisar al usuario del modo de solo lectura al abrir el archivo. Atención: a partir de ahora ne­ce­si­ta­rás esta co­n­tra­se­ña para hacer cambios en tu propio archivo, así que ¡guárdala bien!

Imagen: Excel: opciones generales de las herramientas para guardar
Excel: opciones generales de las he­rra­mie­n­tas para guardar

Paso 4. Excel te pedirá que repitas la “Co­n­tra­se­ña de escritura”. Al in­tro­du­ci­r­la de nuevo, te aseguras de no haberte equi­vo­ca­do de tecla. Haz clic en Aceptar para cerrar la ventana.

Imagen: Excel: introduce de nuevo la contraseña para confirmar
Excel: introduce de nuevo la co­n­tra­se­ña para confirmar

Paso 5. Fi­na­l­me­n­te, haz clic en “Guardar” para activar el modo de solo lectura.

Consejo

Trabaja en Excel con más facilidad: utiliza los atajos de Excel y ejecuta comandos con co­m­bi­na­cio­nes rápidas de teclas.

Proteger el archivo de Excel con modo de solo lectura (sin co­n­tra­se­ña): cómo funciona

¿Quieres que se avise a los usuarios de que es re­co­me­n­da­ble usar tu archivo de Excel en el modo de solo lectura? Para ello, es posible re­co­me­n­dar el modo de solo lectura sin es­ta­ble­cer una co­n­tra­se­ña. Sigue los pasos de 1 a 3 de la sección anterior sin in­tro­du­cir una “Co­n­tra­se­ña de escritura”. Solo has de marcar la opción “Se re­co­mie­n­da guardar como de solo lectura”. Al abrir el archivo, los usuarios recibirán un aviso con la re­co­me­n­da­ción.

Imagen: Aviso de archivo de Excel abrir solo en modo lectura
Aviso de archivo de Excel abrir solo en modo lectura

¿Cómo se abre un archivo en modo de solo lectura con co­n­tra­se­ña?

Cuando abres un archivo con pro­te­c­ción de solo lectura con co­n­tra­se­ña, la hoja de cálculo te pide que in­tro­du­z­cas la co­n­tra­se­ña del archivo. Al abrir el archivo te aparecerá esta ventana para la co­n­tra­se­ña:

Imagen: Excel: contraseña para archivos protegidos por el modo de solo lectura
Co­n­tra­se­ña para archivos pro­te­gi­dos por el modo de solo lectura
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Introduce la co­n­tra­se­ña y haz clic en “Aceptar”. Si está activada la opción “Se re­co­mie­n­da guardar como de solo lectura”, el archivo aparece protegido. Tendrás que activar la opción de “Editar de todas formas” para poder mo­di­fi­car­lo.

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