Cómo firmar un documento en Word

Cada vez es más común que se envíe la co­rre­s­po­n­de­n­cia oficial con fines privados o pro­fe­sio­na­les por correo ele­c­tró­ni­co. Hay di­fe­re­n­tes opciones para firmar en Word fá­ci­l­me­n­te. A co­n­ti­nua­ción, te ex­pli­ca­mos cómo firmar en Word.

In­s­tru­c­cio­nes resumidas: firmar un documento en Word

1. Inserta una firma de un archivo de imagen escaneado (“Insertar” > “Imágenes” > “Este di­s­po­si­ti­vo”).
2. Clica en “Insertar” y escoge “Línea de firma”.
3. Adapta el tamaño de la firma hasta que te convenza el resultado.

¿Cuándo es necesario firmar en Word?

Muchas veces, insertar una firma en un documento no es solo una cuestión de estilo, sino también un requisito legal. La firma garantiza la au­te­n­ti­ci­dad del documento y confirma que la persona firmante ha co­m­pre­n­di­do el contenido y da su co­n­se­n­ti­mie­n­to. Pre­ci­sa­me­n­te por estas razones, puede ser necesario firmar la co­rre­s­po­n­de­n­cia en el espacio digital. Puedes añadir tu firma di­re­c­ta­me­n­te en Microsoft Word y luego enviar el documento por correo ele­c­tró­ni­co o im­pri­mi­r­lo. Existen di­fe­re­n­tes maneras de firmar un documento de Word: a co­n­ti­nua­ción, te ex­pli­ca­mos las tres más fáciles y ha­bi­tua­les.

Insertar una firma digital en Word como gráfico

Puedes insertar tu firma como gráfico en el documento terminado. Este método es muy fácil, aunque necesitas un escáner o un sma­r­t­pho­ne para hacerlo. Para firmar el documento de Word, sigue estos pasos:

1. Firma en un papel en blanco. Utiliza un bolígrafo o una pluma para que la firma destaque bien.
2. Ahora escanea la firma. Se­le­c­cio­na un formato de imagen, como PNG o JPG, para guardarla. Se­le­c­cio­na solo la sección que contenga la firma. La calidad del escaneo no debe ser inferior a 300 ppp.
3. Abre la imagen y recórtala. Si es posible, solo deben quedar unos bordes blancos reducidos, ya que esto facilita la inserción de la firma en Word.
4. Cuando hayas terminado de editar la imagen, vuelve a guardarla en formato de imagen. También puedes uti­li­zar­la para otros do­cu­me­n­tos en el futuro.
5. Abre el documento de Word que quieras firmar, haz clic en “Insertar > Imágenes> Este di­s­po­si­ti­vo” en la barra superior y se­le­c­cio­na la imagen de la firma al final.

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6. Ahora coloca la firma en el lugar adecuado y guarda el documento. Para ello, utiliza la opción “Archivo > Guardar” o el co­rre­s­po­n­die­n­te atajo de teclado de Word.

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Cómo firmar en Word con un panel táctil

Con las versiones más recientes de Microsoft Office, también puedes utilizar el panel táctil de la tableta o el sma­r­t­pho­ne para insertar tu firma en Word. Asimismo, puedes co­n­fi­gu­rar la firma ma­nua­l­me­n­te con una tableta gráfica adecuada y un lápiz digital.

1. En primer lugar, se­le­c­cio­na la opción a mano alzada. Si es necesario, utiliza un lápiz óptico o escribe con el dedo.
2. Se­le­c­cio­na el color negro o azul para la firma digital en Word, ya que son fáciles de leer y tienen un aspecto más pro­fe­sio­nal que los tonos demasiado claros o lla­ma­ti­vos.
3. También puedes es­ta­ble­cer pe­r­so­na­l­me­n­te la in­te­n­si­dad del trazo. Utiliza los signos más y menos para mo­di­fi­car­la.
4. Ahora firma el documento de Word. Te será más fácil si firmas di­re­c­ta­me­n­te en el lugar previsto.

Crear una línea de firma

Si bien los dos métodos an­te­rio­res son es­pe­cia­l­me­n­te útiles si quieres enviar el documento firmado por correo ele­c­tró­ni­co, la siguiente opción es muy útil si deseas imprimir el documento. Microsoft Word ofrece la opción de insertar una línea de firma, lo que asegura que el documento pe­r­ma­ne­z­ca bien es­tru­c­tu­ra­do y que la firma disponga del espacio necesario.

1. En primer lugar, finaliza el documento. Ten en cuenta también el espacio necesario para las notas al pie de página.
2. Haz clic en el lugar donde quieras que aparezca la firma y se­le­c­cio­na “Insertar > Línea de firma”.
3. Puedes in­tro­du­cir un texto debajo de la línea de firma. En los do­cu­me­n­tos privados, conviene indicar el nombre. Si envías un documento pro­fe­sio­nal, también puedes añadir tu puesto en la empresa.
4. Aparecerá una línea de firma en el lugar donde hayas indicado. Imprime el documento y, a co­n­ti­nua­ción, fírmalo. Si lo prefieres, puedes insertar la firma di­re­c­ta­me­n­te en Word como te hemos explicado más arriba.

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¿Qué hay que tener en cuenta al firmar un documento en Word?

A la hora de firmar en Word, hay algunos aspectos que tener en cuenta. Si no vas a imprimir el documento, sino a enviarlo di­re­c­ta­me­n­te por correo ele­c­tró­ni­co o subirlo a alguna pla­ta­fo­r­ma, lo mejor es guardarlo en formato PDF, ya que es más seguro y evita que los datos puedan mo­di­fi­car­se. Si ya has co­n­ve­r­ti­do el documento y quieres añadir la firma más adelante, también es posible firmar un PDF fá­ci­l­me­n­te.

Sobre todo con los do­cu­me­n­tos co­n­fi­de­n­cia­les que requieren firma, puede ser co­n­ve­nie­n­te tomar medidas de seguridad adi­cio­na­les. Poner una marca de agua en el documento o en­cri­p­tar­lo garantiza que no se realicen cambios no deseados ni que accedan al documento terceros no au­to­ri­za­dos.