Trabajar en equipo: cómo hacerlo con éxito

Cuando personas con distintas ha­bi­li­da­des y pe­r­so­na­li­da­des colaboran en un proyecto, comparten tareas y asumen la re­s­po­n­sa­bi­li­dad conjunta sobre el resultado del mismo, se suele hablar de un buen trabajo en equipo. Pero ¿qué es exac­ta­me­n­te trabajar en equipo y qué factores de­te­r­mi­nan el éxito y el fracaso?

Por norma general, se habla de trabajo en equipo cuando varias personas trabajan juntas en un proyecto o por el objetivo de una empresa. Cada persona se encarga de sus propias tareas e in­te­r­ca­m­bia re­gu­la­r­me­n­te in­fo­r­ma­ción con sus co­m­pa­ñe­ros de equipo sobre el estado y el progreso. Sin embargo, la respuesta a la pregunta “¿Qué es el trabajo en equipo?” es mucho más compleja, porque, en el mejor de los casos, el equipo comparte la re­s­po­n­sa­bi­li­dad del éxito (de un proyecto o de una empresa), confía en los demás y disfruta tra­ba­ja­n­do juntos.

Antes de entrar en los re­qui­si­tos previos y en las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que hay que tener en cuenta para trabajar en equipo, pre­se­n­ta­re­mos las ventajas concretas (para las empresas y los empleados) que se derivan de un buen trabajo en equipo. El énfasis lo ponemos en “buen trabajo”: el trabajo en equipo que no funciona bien puede tener numerosas de­s­ve­n­ta­jas.

Trabajar en equipo tiene, en el mejor de los casos, las si­guie­n­tes ventajas:

• Tra­n­s­fe­re­n­cia de co­no­ci­mie­n­tos e in­no­va­ción: una vez en­co­n­tra­do el experto adecuado para cada tarea en el equipo, los demás miembros del equipo se be­ne­fi­cian de sus co­no­ci­mie­n­tos. Mediante el in­te­r­ca­m­bio regular, también se obtienen nuevos co­no­ci­mie­n­tos y se descubren formas de encontrar so­lu­cio­nes. Como resultado, se pueden resolver retos que un empleado de forma in­di­vi­dual no habría podido manejar.
• Aumento de la pro­du­c­ti­vi­dad: los problemas se resuelven más rápido, todos pueden co­n­ce­n­trar­se en lo que mejor saben hacer.
• Mayor mo­ti­va­ción: por un lado, surge una presión “amistosa” de la co­m­pe­te­n­cia, que estimula a cada empleado a alcanzar el máximo re­n­di­mie­n­to o, al menos, uno mayor. Por otro lado, hay un se­n­ti­mie­n­to de comunidad en el que no se quiere dejar a nadie colgado.
• Mayor re­s­po­n­sa­bi­li­dad personal: si la co­mu­ni­ca­ción en el equipo es correcta, los empleados in­di­vi­dua­les suelen trabajar de forma más in­de­pe­n­die­n­te.
• Diversión y bienestar: trabajar en un buen equipo es más divertido que cuando cada uno lidia con las di­fi­cu­l­ta­des por sí mismo. Esto también conduce a un mayor co­m­pro­mi­so de los empleados con la empresa y a una di­s­mi­nu­ción de la flu­c­tua­ción.

Además de la pirámide de Lencioni, existen otros estudios y ob­se­r­va­cio­nes sobre las co­n­di­cio­nes que deben cumplirse para un buen trabajo en equipo. Los más im­po­r­ta­n­tes son:

Son in­di­s­pe­n­sa­bles las reuniones pe­rió­di­cas y los inte­r­ca­m­bios sobre cómo están yendo los di­fe­re­n­tes proyectos. En el mejor de los casos, cada miembro del equipo sabe lo que hacen los demás en todo momento. Durante la co­mu­ni­ca­ción en el trabajo o equipo, es im­po­r­ta­n­te que todas las voces se escuchen por igual y que las cue­s­tio­nes des­agra­da­bles también puedan abordarse abie­r­ta­me­n­te, ya sean problemas para resolver una tarea o dentro del equipo.

Por un lado, debe haber un acuerdo sobre lo que debe lograrse exac­ta­me­n­te y cuándo, pero, sobre todo: cómo. ¿Cómo quieren trabajar juntos los miembros del equipo, con qué fre­cue­n­cia in­te­r­ca­m­bian ideas, cómo afrontan los problemas? Para poder responder a estas preguntas, es im­po­r­ta­n­te trabajar en valores y normas comunes sobre cómo discutir, ar­gu­me­n­tar, hablar, etc.

La gente trabaja de forma más pro­du­c­ti­va cuando hace exac­ta­me­n­te lo que se le da bien y le gusta hacer. Por lo tanto, las tareas deben di­s­tri­bui­r­se de tal manera que el puesto y la función se ajusten entre sí. En el mejor de los casos, también debe ser posible que los miembros del equipo sean as­ce­n­di­dos a un nuevo puesto si así lo desean. Si surgen nuevas áreas de re­s­po­n­sa­bi­li­dad dentro de un equipo, todos los miembros del personal deben pa­r­ti­ci­par y ser es­cu­cha­dos en la di­s­tri­bu­ción de estas áreas.

Aunque un equipo se ocupe de una tarea muy es­pe­cí­fi­ca, es im­po­r­ta­n­te que los miembros del equipo con ex­pe­rie­n­cia y ha­bi­li­da­des similares no trabajen juntos ex­clu­si­va­me­n­te. Cuanto más amplio (dentro de lo razonable) sea un equipo, mejor. Esto no solo significa mayor co­m­pe­te­n­cia pro­fe­sio­nal, en­co­n­trar­se con di­fe­re­n­tes pe­r­so­na­li­da­des y formas de pensar favorece el trabajo en equipo – la clave aquí es la “Di­ve­r­si­dad y la inclusión”.

Un buen trabajo en equipo solo funciona si ningún miembro (de forma pe­r­ma­ne­n­te) se coloca en primer plano. Si la misma persona siempre quiere brillar delante del jefe, el se­n­ti­mie­n­to de equipo puede des­apa­re­cer. Los éxitos deben ce­le­brar­se siempre como éxitos conjuntos.

A menudo no es culpa de los propios miembros de que el trabajo en equipo no funcione, sino del entorno: esto puede deberse al estilo de liderazgo de la dirección o a la empresa que socava el éxito del trabajo en conjunto a través de métodos de trabajo an­ti­cua­dos, falta de salas de reuniones y he­rra­mie­n­tas.

Aparte de cualquier software, la forma correcta de trabajar es una clave im­po­r­ta­n­te: trabajar de forma ágil por ejemplo, describe un método que se centre en un ambiente de trabajo dinámico para los equipos: autónomo, co­la­bo­ra­ti­vo y con un uso óptimo de las po­si­bi­li­da­des técnicas.

Para la co­la­bo­ra­ción digital puedes apoyarte en so­lu­cio­nes en la nube, como Microsoft 365 o Google Workspace. Estas he­rra­mie­n­tas basadas en la nube también se re­co­mie­n­dan para almacenar y trabajar co­n­ju­n­ta­me­n­te en los archivos, entre ellas se encuentra el al­ma­ce­na­mie­n­to HiDrive que incluye una función de copia de seguridad. Para la co­mu­ni­ca­ción, son útiles apli­ca­cio­nes como Slack, Zoom y otras muchas al­te­r­na­ti­vas. Para organizar las tareas y los proyectos, existen so­lu­cio­nes muy potentes como Jira u ofertas gratuitas como Asana o Trello.

Todas estas ideas de he­rra­mie­n­tas son fáciles de aplicar y ayudan a los equipos a trabajar juntos con éxito.

Aunque las ventajas de trabajar en equipo para las empresas y los empleados suelen superar con creces los in­co­n­ve­nie­n­tes, también existen posibles escollos que los jefes o en­ca­r­ga­dos, en pa­r­ti­cu­lar, deben conocer y co­n­tra­rre­s­tar a tiempo. Entre ellas se en­cue­n­tran:

• El aumento de los esfuerzos de coor­di­na­ción y co­mu­ni­ca­ción.
• Los miembros in­di­vi­dua­les del equipo dependen del trabajo, la mo­ti­va­ción y los es­tá­n­da­res de calidad de los demás para su éxito personal.
• La antipatía personal entre dos o más miembros dificulta el trabajo en equipo.
• Los empleados in­di­vi­dua­les dejan de lado su opinión real, ya que esto parece ponerlos en minoría (Group Think).
• Los empleados in­di­vi­dua­les se apoyan en la ambición y el éxito de los demás.

Los jefes de equipo y los su­pe­r­vi­so­res co­n­tra­rre­s­tan muchos de estos peligros mediante la co­mu­ni­ca­ción regular con cada miembro del equipo. Una buena base de confianza y una cultura de equipo abierta son fu­n­da­me­n­ta­les en este caso.